財務共享模式下集團企業內部控制建設存在的問題及對策探討

李廣玲

（1.兗礦能源集團有限公司共享中心，山東 鄒城 273500；2.對外經濟貿易大學國際商學院，北京 100029）

隨著經濟全球化進程的加速，我國一些企業在海外設立了分支機構，建設了跨國企業集團。為了處理一系列分子公司會計核算指標和會計政策不一致的情況、強化集團企業財務管控，集團企業往往結合財務共享服務中心管理財務問題。但是，國內企業應用財務共享模式的時間較短，在執行中存在一些不足，如效率低、交流不暢、信息不對稱等。形成上述問題的主要原因是財務共享模式不適應企業固有的內部控制。鑒于此，探究基于財務共享模式下的集團企業內部控制建設是十分迫切和有意義的。

一、財務共享模式對集團企業內部控制的作用

1.提升企業工作效率

集團企業結合財務共享模式可以實現工作效率的提升。此模式的應用可以優化財務工作，引導財務人員擺脫傳統的工作模式、應用新型的信息共享方式錄入憑證和登記賬簿等，基于信息網絡的應用下尤為精準地傳輸數據。在以往的財務流程管控中，財務人員應對流程的一系列指標進行關注，財務共享可以集中地進行財務管理，提升了對財務人員的技術標準，讓其集中精力把控業務全局和分析財務報表等，在分析和解讀報表之后，在企業一系列項目決策中有效地應用財務信息。

2.降低企業經營成本

集團企業中設置了若干具有從屬性的子公司，財務共享模式的應用能夠實現企業管理水平的提升以及經營成本的降低。有效的財務共享模式可以提升集團企業跟子公司的融合程度，加速實現信息共享，在應用一系列財務共享服務提升經營效率之后，其經營成本也會降低。集團企業跟子公司在設計信息共享模式的情況下，無論是管理流程和方式，還是管理理念都得以簡化，從而節省了管理成本。

二、財務共享模式下集團企業內部控制建設存在的問題

1.人員組織架構不完善

財務人員非常熟悉傳統財務模式下的一系列工作標準和工作流程，能夠較為順利地開展財務工作，而基于財務共享模式下，財務人員盡管可以便捷地應用財務數據。但是，在應用財務共享中心的內容后，財務人員工作的重復性增加，時間一長，財務人員的工作積極性和主動性會顯著降低。當新鮮感逐步喪失后，財務人員會形成厭煩的工作情緒。集團企業在應用財務共享模式中，財務人員的職能發生了改變，其業務處理方式發生了變化，即由線下業務處理向線上（填制單據、審批、統一結算）業務處理轉變。在財務共享模式的應用初期，財務人員職能的改變會對崗位的職權和技能發展標準帶來重要的影響，基于財務共享模式的制約，財務人員的基本技能會存在衰退的現象，進而對財務人員的職業發展帶來不利的影響。

2.內控活動存在缺陷

基于財務共享模式的影響，在財務共享平臺中放置了若干業務或經濟活動，財務管理人員應根據企業信息技術的應用水平和實際發展現狀優化該平臺。集團企業在逐步增加業務時，管理人員會設置相應的財務信息系統，在各種信息系統的應用下，管理人員如果未能實時處理各種業務或通知，就會導致重復性的財務信息形成，這不僅使工作人員的額外工作負擔加重，而且會導致一些財務數據和信息的失真。

3.缺少健全的內部監督體系

集團企業在應用財務共享模式的前提下，其下屬子公司規模會縮減，財務人員的減少表明其職權的增加，即將多項職務分配給財務人員，而疊加職務一定程度上加大了對財務工作的監管難度。內部審計人員在落實監督時尤為重視事后審計，這樣無法控制一些財務問題的產生，從而對整體的財務運行流程造成不利影響。在財務共享模式下，倘若企業缺少完善的內部監督體系，那么財務信息處理效率會降低，從而難以實現預期的內部審計效果。

三、財務共享模式下加強集團企業內部控制建設的對策

1.科學設計人員組織架構

基于財務共享模式下的集團企業內部控制建設，要求管理人員設計適宜的人才架構。具體而言，管理部門應對財務人員的一系列職責進行劃分，設置相應的體系或體制。當前，集團企業的財務模式是業務支持和分析、財務交易處置、財務管控，通過此形態的良性循環能夠實現財務信息管控水平的提升。其中，業務支持和分析主要是進行數據分析，財務管控主要是財務規劃和管理，財務交易處置重點表現為會計稽查和會計基礎操作等業務。此財務模式要求的財務素養存在差異性，為此，管理人員應根據各種素質要求招聘所需要的財務人員。集團企業在財務人員業務管理方面需要注重員工的考核和激勵，有效調動員工的工作積極性和主動性，推動財務人員主動提升工作技能。另外，管理層應制定關于財務管理部門的輪崗制度，方便員工對全套財務流程進行學習和掌握，在組織部門技能培訓的情況下，老員工能夠定期交流經驗，且指引新員工開展合理的職業規劃。

2.制定標準化的財務制度

在以往的財務管理模式下，集團企業劃分為營業部、區域管理總部、總公司，各個部門的財務管理流程是相對獨立的，如區域管理總部的核心中心涵蓋預算控制、審批管理、抽樣監督等，結合專業人員的單據填制、成本核算、財產清查等向營業部發送。而集團企業應用財務共享模式滯后，其財務工作流程出現了非常大的變化，科學化與標準化要求越來越高，財務人員需要對有關的工作流程進行把握。相較于以往的財務管理模式，財務共享模式屬于企業財務管理精簡化、標準化以及業務流程優化的創新。為了方便試點的完善、優化、糾偏、創新，確保管理和實操有據可依，集團企業需要制定標準化財務制度，重點涵蓋標準化內部控制制度以及標準化操作和流程主導。在財務共享模式應用之前，需要對經營業務流程（往來款項管理、物資采購、合同付款、費用報銷）進行優化，制定標準化業務流程圖，且輔之以標準化的操作指導，從而確保各個環節或流程都具備具體化的操作規范。此外，應優化和調整財務管理的一系列內控制度，制定財務共享模式之下的規范化、標準化、一致性的內部制度體系。

3.加強財務信息管理和系統維護

財務共享模式下應用的一系列標準化、精簡化、優化的財務創新方式實現了財務工作效率的提升，這非常適宜在規模較大的集團企業應用。集團企業應注重加強財務信息管理，維護財務信息的安全，合理篩選內部供應商，結合有效的信息技術保障財務系統的安全。只有財務信息系統不存在缺陷，才可以更加科學、高效地建設財務共享服務中心。

具體來講，基于財務共享模式，集團企業的業務和財務相分離，而財務共享系統的內控是連接兩者的紐帶，因此，財務共享系統的完善應有效兼顧內控的實際需求。一是信息技術部門應注重與內控機構的互動交流。在內控機構要求對內控流程進行優化時，信息技術部門應實時給予技術支持，進一步完善信息系統，從而與新型內控活動流程標準相符合，實時彌補財務共享系統內控的不足之處。二是重視維護財務共享系統。信息系統是財務共享服務中心內控的依賴，如果信息系統存在缺陷或問題，那么將影響企業各分支機構業務的處理，甚至會造成內控失效，使企業面臨嚴重的經營風險。為此，應有效維護信息系統，以提升工作效率和保障內控的順利運行。例如，應用SAP管理系統，在此系統應用前，管理人員應簽署安全保障和技術協議，這自然增加了財務共享模式的安全系數。通過對財務共享平臺的維護，企業管理人員還需要執行平時的監控，設計內部的信息技術中心和網絡技術中心，對運行的軟硬件系統進行實時監測，進而保證財務共享平臺的安全運行。

4.完善內部監督體系

一是集團企業的內控分為內部管控和財務控制，其中，內部管控包括人力資源管控、業務管控、質量管控、組織結構管控；財務控制重點涵蓋的是籌資投資控制、成本費用控制、貨幣資金控制、預算管控、應收賬款控制等。因為內部管控與財務控制存在一定的差別，管理人員需要對財務人員的職責進行合理劃分，換言之，各個領域的人員負責相應的工作。例如，對財務控制可分配財務素養較高的人員，可以將管理能力較強的人員分配到管理工作中。

二是財務共享服務中心需要實現信息獲取方式的拓展以及提升信息反應速度和信息管控水平，構建系統、綜合的信息反映和聯絡系統。在經濟業務信息存在疑問的情況下，財務人員可以迅速聯系業務的直接責任人，從而實時發現和處理問題，保障業務和財務信息符合，構建關鍵信息直接向集團企業領導和董事會報告體系，有效體現會計監督控制的價值，減小企業的管理風險。同時，結合激勵考核體系的建構與組織培訓，實現財務人員綜合素質的提升，增強其競爭觀念、風控觀念、服務觀念，實現會計監督控制的深入加強。

三是注重監管備用金。對于備用金管理存在的缺陷，在設計流程時對備用金申請者（職員報賬系統中）進行限額標記，當職員在報銷費用的情況下，報銷申請單向報銷費用中心傳送，報銷中心會計發現職員的限額標記可以先將備用金進行沖銷，然后向資金結算中心傳送超限額的款項，資金結算中心向報銷費用職員劃轉相關費用，如此能夠防范長時間不報銷備用金的現象。

四是維護業務單據的完整。根據原始單據缺少完整性的不足，能夠對會計業務單據進行適度增加。信息維護中心可以在銷售訂單中記入采購合同中標記的物品單價、數量、型號規格、發貨地點和時間、票據信息、付款方式等信息，并且向財務共享中心單據中心上傳掃描的有關合同進行審核，如此能夠確保業務原始單據的完整，防范分支機構銷售員不根據合同要求收取有關單據的現象，降低控制活動流程存在的風險性，提升了內控管理的有效性。

5.注重業務和財務的協同

集團企業財務共享服務中心需要協同業務和財務，構建高效的業務和財務協同方式，健全業務和財務的沖突協調以及管理體系，提升服務對象的信任感和滿意度，保證對服務對象經營決策的有效參與。具體來講，一是對財務信息系統的安全性與可靠性進行定期評估，實時把握和優化存在的漏洞或缺陷，定期結合服務對象反饋的建議升級和維護系統，確保系統較易操作，提升服務對象的滿意程度。二是根據服務對象難以取得當面財務咨詢服務效果的情況，財務共享服務中心需要安排財務小組定期進行現場答疑，滲透財務共享的思想，激發服務對象的參與熱情，且取得其支持和理解。三是集中財務信息系統的應用可以對規模較大的數據信息進行分析和處理，執行全程性、綜合性的預算管理，探究與確立企業業務后續的發展定位或趨勢和方向，引導業務部門實現戰略目標或任務，結合精準的籌劃和測算統籌解決子公司的資金缺乏問題，確保服務對象享受財務共享模式下帶來的好處，提升服務對象的信任感。

6.定期實施內部控制評價

集團企業應明確自身的發展現狀、行業特色、財務共享服務中心的建設情況，認知當前時期財務共享服務中心建設引起的內控環境的改變，積極聘請第三方機構對財務共享服務中心建設存在的內控風險進行評估，根據形成的系統性風險或操作性風險，集團企業需要以上級單位財務主管部門核查、企業監事會檢查、外部審計風控評價或審計等方式實時提示風險或發現隱患，然后及時整改和優化，實現機構設置的完善，并且設計多重防線，防范系統性風險的形成。

四、結論

綜上所述，很多集團企業已開始應用財務共享模式來完善財務管理，為了更好地實施內控管理，企業管理人員應充分探究內部控制建設中存在的問題，并結合整改對策進一步完善業務流程，以提升內部控制建設的合理性與有效性，從而推動企業的轉型升級和長遠發展。