企業數字化行政管理創新的應用場景與實踐案例

蘇毅興

（廣西外國語學院，廣西 南寧 530222）

一、前言

“十四五”規劃指出：“加快數字化建設，建設數字中國，以數字化轉型整體驅動生產方式、生活方式和治理方式變革[1]?！彪S著新一輪科技革命的演進，數字時代快速到來，數字經濟對我國經濟增長的拉動作用日益突出。作為市場經濟主體之一的企業，數字化轉型之路不可阻擋。從我國企業發展現狀來看，行政管理環節存在的問題嚴重影響企業效能提升，也不利于企業走數字化發展之路。因此，企業應當借助數字化技術手段，對行政管理體系進行創新實踐，從而找到科學的降本增效方式。企業行政管理的內涵十分豐富，因此，數字化技術的應用場景也比較多，相關實踐會得出一些經驗與思考。企業數字化行政管理創新的意義及實踐是本文著重研究的內容，希望借此對企業行政管理創新進行的深入思考，為今后企業行政管理數字化發展提供借鑒幫助。

二、企業數字化行政管理創新的意義

（一）有助于解決現有行政管理弊端

從我國企業現有行政管理情況來看，主要存在行政管理體系不完善、行政管理效能低、行政管理人員能力不足等問題[2]，這取決于企業傳統行政管理工作特點，也取決于企業的戰略與發展愿景。數字化技術應用于企業行政管理工作后，能夠解決一系列傳統體系中存在的問題。傳統行政管理體系過于依賴人力，使得企業負擔較重，在企業實現數字化行政管理創新后，部分環節可實現自動化管理；傳統行政管理更多依賴于行政人員的經驗和判斷，而數字化技術則可實現科學預測與決策；傳統企業行政管理主要依靠OA等系統，存在功能性不強、缺乏人性化等特點，而數字化技術的應用能有效解決這些弊端。企業行政管理的數字化發展不是偶然現象，而是現代企業高質量發展的必選題。

（二）有助于提升行政管理效能

在企業數字化行政管理創新過程中，主要通過打造數字化平臺幫助企業實現行政管理效能的提升。一方面，數字化平臺能夠有效提升行政管理效率。企業有些行政審批手續過于復雜，需要層層審批，導致管理效率低下。在數字化平臺搭建后，相關審批環節雖然沒有改變，但是線上審批的方式節約了人力和時間，效率大大提升。例如，在企業印章管理中，借助數字化平臺可實現統一保管、流程在線、用印審批通過后即可通過用印機器加蓋印章。另一方面，數字化平臺可以實現企業各個部門之間高效協同。企業行政管理數字化轉型之后，各個部門之間不再是信息孤島，可以借助數字化平臺實現信息共享，溝通效率不斷提升，各個部門之間的協作也更加順暢，從而對于企業行政管理效能的提升也具有重要意義。

（三）有助于實現企業降本增效目標

在全球經濟復蘇步伐放緩的大背景下，企業要想保生存，就需要通過設定具體的降本增效目標來追求高質量的發展。成本高、效率低已經成為現代企業健康發展的重要阻力，因此需要借助數字化技術實現企業創新發展。一方面，數字化行政管理有利于降低企業成本。企業行政管理涉及日常運營的方方面面，因此行政管理成本也是企業的重要支出，數字化技術的應用可以實現智能化成本管控，從而降低企業運營的整體成本。另一方面，數字化行政管理是實現增效目標的基礎。數字化行政管理創新的推進，將企業復雜和繁瑣的工作交給數字化平臺解決，使得行政管理效能不斷提升，因此有利于企業實現整體增效目標。

（四）有助于推動企業數字化轉型

大數據、物聯網、人工智能、虛擬現實等技術正在改變企業傳統的發展模式，也在商業應用層面取得了顛覆式發展，數字經濟時代的到來為企業發展帶來了更多機遇與挑戰。對于現代企業來說，數字化轉型已經不是一道選擇題，而是一道必選題，或者說是生存題，關系到企業的未來發展。企業數字化轉型的重要影響因素包含成本極致優化、應對不確定性和市場變化，這是決定企業能否成功實現數字化轉型的關鍵。而數字化行政管理創新的推進，將幫助企業有效管控成本，改善內部運營環境，提升企業核心競爭力，進而幫助企業應對復雜多變的市場環境?？梢哉f，企業行政管理的數字化發展是企業實現數字化轉型的基礎，對企業數字化轉型具有推動作用。

三、企業數字化行政管理創新的應用場景與實踐案例

從企業實踐來看，數字化行政管理場景具有多樣化特征，制度管理、印章管理、后勤管理等多場景借助數字化技術均實現了創新。本文選取行政管理的五個重點環節，具體闡述數字化行政管理的創新實踐。

（一）數字化制度管理

企業傳統制度管理中存在制度不規范、管理困難等問題，數字化制度管理模式的推進不僅解決了相關問題，而且更加方便快捷。一是企業各項制度自動分類識別，查詢起來更加方便。二是實現了制度在線發布與傳達，提升了行政效率，也加快了制度的落實進程。三是實現了制度在線分析與評價，為制度的制定者和執行者均提供了便利，有利于規范制度體系的形成。

某企業使用了EBPM數字化制度管理平臺，積極推進數字化行政管理創新實踐。在制度編寫環節，達成內容自動轉化為制度要素、文件條款共享與協同等功能；在制度管理環節，達成制度在線發布與查看，同時通過設定不同角色權限對制度進行嚴格管控，保證制度安全性；在制度評價環節，通過動態評價對制度進行不斷優化，提升制度有效性。該企業自搭建數字化制度管理平臺后，有效解決了制度管理問題，制度管理體系也愈發完善。

（二）數字化采購管理

從現代企業采購管理現狀來看，存在采購費用占比高、管理松散等問題。具體來看，一些企業采購管理缺乏完善流程，造成采購管理混亂；一些企業管理過程不透明，為采購管理增加難度；很多企業目前采購管理借助OA系統或者ERP系統完成，造成管理效率低下。由此可知，企業數字化采購管理系統應用是大勢所趨。

某企業使用了行政數字化采購系統，體驗頗佳。該系統擁有八大功能模塊，不僅能夠實現對采購需求、訂單進行管理，還可以實現供應商、合同等方面的管理。該系統的主要特點有采購任務智能提醒，將采購任務置入系統日歷即可實現；智能分析，通過自動核算采購金額的變化趨勢，讓企業管理人員清晰了解費用情況；支持B2B支付，實現了財務線上代付，解決了行政代付的難題。該企業在使用數字化采購系統后，采購費用支付更加合理化，行政管理也更加科學化。

（三）數字化固定資產管理

有效的固定資產管理是企業良性發展的前提，但是企業在固定資產管理方面還存在許多問題。一方面是賬實不符，造成固定資產流失。對于大型企業來說，一名行政人員可能要管理上千個固定資產，盤點難度比較大，容易造成固定資產實際數量與賬面數量不符的情況，這樣極易造成企業損失。另一方面是固定資產管理混亂，造成閑置浪費。主要存在急用的商品找不到、常用物品沒有庫存的情況，這主要是由于固定資產登記、領用等方面存在薄弱環節。數字化固定資產管理系統則可以很好地解決這些問題。

某企業在實現固定資產的數字化管理后，行政管理效率大大提升。一是實現了固定資產自助登記和領用。員工自己通過小程序就可以完成登記和領用，并且系統設定了歸還提醒功能。二是一物一碼，實時查詢。每一個固定資產上都貼上二維碼標簽，手機掃碼即可獲得資產詳細信息。三是協同盤點，提高效率。實現了部門盤點和全員盤點，減少了行政人員工作量。通過對固定資產的數字化管理，該企業有效提升了固定資產的價值，同時對行政管理的數字化進程具有積極影響。

（四）數字化活動管理

企業相關活動安排是企業文化的體現，也是增強員工工作積極性的有效手段。在傳統的行政管理模式下，行政人員有時對活動傳達不到位，造成活動效果不佳；還存在員工參與度不高，導致“形式主義”等問題。這樣就失去了企業活動的意義，甚至還會適得其反。因此，現代企業積極探索數字化活動管理十分必要。

某企業在引入數字化活動管理系統后，并取得了良好效果。通過在線通知、群內溝通的方式，將活動通知有效下發，并且溝通效率不斷提升。同時，通過移動簽到、多場景直播等方式，員工可以選擇多種方式參與其中，從而提升了員工參與活動的主動性。此外，還實現了費用在線管理，更加便捷靈活的費用支付方式幫助活動順利推進。借助數字化活動管理系統，該企業活動參與人數持續提高，有效激發了員工的積極性，同時踐行了企業文化。這樣的行政管理模式既人性化，又智能化，行政管理水平也得以提升。

（五）數字化會議管理

在傳統的行政管理中，企業會議主要采用現場方式完成，會后行政人員需要整理會議紀要并歸檔相關資料。企業各個部門之間會因為會議室資源有限而產生“撞車”現象，各部門需要花費大量時間進行協調，降低了企業運營效率。另外，一些出差人員無法及時參加會議，影響會議精神的傳達。而數字化會議管理幫助企業提升了行政效能。

某企業使用的數字化會議管理系統，具有多項功能：一是支持在線預訂，將會議室資源進行合理利用，提高了企業各個部門之間的溝通效率；二是支持在線會議模式，員工可以隨時隨地參會，十分便利；三是支持無線投屏功能，會議效果更佳。該企業實現數字化會議管理后，會議不再是行政管理工作的難題，既優化了企業資源配置，也節約了人力資源成本。

四、企業數字化行政管理創新的思考

企業數字化行政管理創新的諸多實踐獲得了一定成效，不僅轉變了傳統行政管理模式，而且也提升了行政管理效能，由此引發了一些思考。

（一）數字化理念轉變是基礎

現代企業要獲得良性發展，要想提升核心競爭力，則應向數字化發展邁進，而行政管理數字化則是第一步。一方面，企業高管要對數字化行政管理有充分認識。數字化行政管理不僅僅是數字化系統的應用，而是要建數字化規劃貫穿于行政管理工作的始終，有的放矢，順暢推進數字化行政管理創新過程[3]。同時，企業高管還應看到數字化轉型過程中存在的機遇與挑戰，全力保障行政管理效能提升。另一方面，構建正確的數字化發展理念，與時俱進。對于現代企業來說，數字化發展理念絕不能僅僅停留在理論層面，更重要的是將數字化理念落地、轉化為實踐的過程。依據時代特征與數字化技術的更迭，調整企業行政管理模式與目標，賦能企業高質量發展。

（二）數字化技術應用與融合是樞紐

數字化技術要與企業行政管理充分融合，才能實現最佳效果。一是從企業行政管理需求出發，加強數字化技術的應用與創新。企業在引進數字化技術時，不能脫離實際，相關技術要與企業需求相匹配，否則只會造成資源浪費。二是搭建完善的數字化行政管理平臺。從企業行政管理現狀、需求和目標出發，進行數字化行政管理平臺開發，購買的第三方平臺也應當進行調整優化，方可推進使用。數字化行政管理平臺上線之前，要在企業內部做好培訓和宣傳工作，提升全員的配合度，以便更好地推進平臺使用。三是注重業務與技術的融合。數字化技術應用后，組織邊界和信息邊界均被打破，數字化技術需要沉淀才能形成轉化，只有與企業業務進行充分融合，才能發揮最大優勢。

（三）行政管理多場景應用是根本

在企業數字化行政管理創新中，還應當注重數字化技術的多場景應用與融合。一方面，實現現有行政管理場景的充分運用。除了本文中提及的制度、采購、會議等場景的應用，數字化技術還可應用于企業行政管理中的用車管理、訪客接待、證照管理等場景，借助多場景應用加快數字化技術的沉淀與融合，從而賦能企業行政管理數字化發展。另一方面，加強場景開發，推動行政管理數字化創新。數字化技術迭代速度十分快，這一過程也是技術下沉的過程，因此企業應以此為契機，注重數字化技術應用場景的開發，為行政管理工作提供全方位服務，助力企業行政管理水平的持續提升。這一過程也是企業不斷創新的過程，也是未來發展的必然選擇。

（四）行政人員數字化能力提升是關鍵

現代企業行政人員應當從三個方面提升數字化能力。一是數字環境適應能力。企業數字化行政管理平臺正式上線之前，要組織行政人員進行培訓，通過理論學習與模擬實踐等方式，讓行政人員適應數字化環境，完成理念與工作方式的轉變。二是數字化行政管理系統操作能力。行政人員要充分熟悉數字化系統以及相關功能，在實際工作中才能更好地應用，借助數字化行政管理系統的優勢，實現行政管理效能提升。三是抽象分析能力。這里不是說復雜的抽象分析能力，而是指行政人員要具備基礎的數據采集、集成、分析和預測能力，這是企業數字化發展對行政人員提出的新要求，也是行政人員轉型的重要方向。在具備了這些能力后，企業行政人員自身也會獲得更好成長。

五、結論

企業行政管理效能的提升是企業降本增效的重要途徑，也是企業實現數字化轉型的基礎。而企業數字化行政管理創新則是提升行政管理效能的有效手段，也是時代發展的必然趨勢。通過數字化制度管理、數字化采購管理、數字化固定資產管理、數字化活動管理和數字化會議管理的實踐，進一步證明了數字化行政管理創新的必要性。針對企業傳統行政管理的弊端，以及數字化技術的應用，本文進行了一些思考：一是數字化理念轉變是基礎；二是數字化技術應用與融合是樞紐；三是行政管理多場景應用是根本；四是行政人員數字化能力提升是關鍵。隨著數字化技術的深入應用和持續沉淀，相信一定能夠在企業數字化轉型中發揮重要作用。