農業(yè)科研檔案管理現狀及改進措施分析

北京市農林科學院 李旭鵬

農業(yè)科研檔案是我國重要的科研檔案資源，也是我國現代科研管理工作中的重要內容，在農業(yè)科研活動中是不可缺少，對于現代農業(yè)的發(fā)展具有關鍵作用。隨著社會現代化發(fā)展程度的不斷深化，檔案信息資源也引起了高度關注，做好農業(yè)科研檔案的管理工作，對于促進農業(yè)經濟發(fā)展以及社會的進步有著重要的作用。農業(yè)科研檔案資源利用率的提升離不開管理工作，但現階段我國農業(yè)科研檔案管理中，也有較多問題，給農業(yè)科研檔案資源的利用以及農業(yè)的發(fā)展都帶來了不小的影響，只有提出有效的改進措施，才能提升檔案管理水平，以便更好地促進我國科研工作的持續(xù)性發(fā)展。

一、農業(yè)科研檔案的內涵及特點

（一）內涵

農業(yè)科研檔案，具體來說指的是農業(yè)科研部門在開展科研活動中而形成的具與農業(yè)發(fā)展有關的信息材料，具有重要的保存、指導價值。通常來說，農業(yè)科研檔案的表現形式多樣，主要有文字、圖像、聲音等，為農業(yè)科技的推廣以及科研成果的轉化提供了重要的媒介。由于農業(yè)科研檔案是在大量的科研活動中而誕生的，所以其本身是十分豐富的，而且具有很高的實用價值，是我國農業(yè)科技檔案的重要內容，能夠為農業(yè)的生產和發(fā)展提供有益的參考和指導[1]。

（二）特點

農業(yè)科研檔案為農業(yè)科研單位的發(fā)展和創(chuàng)新提供了重要的智力資源支持，與一般檔案相比，有其突出特點：

1.種類多且數據量大

農業(yè)科研檔案大多會涉及較多的領域，是對重要科研數據和科研成果的記載。農業(yè)科研檔案中，既包括糧食作物，如水稻、玉米等，也包括經濟作物，如紅豆、大豆等，同時還包括為農業(yè)發(fā)展提供保障服務的基建、財務及文書檔案等。而每個作物的科研檔案中還會包括一些基因定位、轉基因、新品種的培育、栽培技術等，基本上實現了產業(yè)鏈所有重要環(huán)節(jié)的全覆蓋，內容十分豐富，而且復雜性比較高。

2.收集范圍廣、周期長，且形成時間比較分散

農業(yè)科研檔案的核心是項目，與農業(yè)科研以及檔案有關的內容都需要以項目為核心而開展。如今在我國經濟水平不斷提升的背景下，農業(yè)科技也引起了國家和社會的高度重視，同時課題的科研項目類型也更加豐富，其中不僅包括國內外科研團隊聯合實施的項目，還包括需獨立承擔的各種項目，有時候課題組在一定時間段內還會同時承擔多個種類的科研項目，所以農業(yè)科研檔案的收集范圍也是比較廣泛的。由于農業(yè)科研周期比較長，一個新品種農作物從組合到最終審定大約需要七八年的時間，甚至更久，導致農業(yè)科研檔案的形成時間也比較分散，自然收集周期也比較久。

3.具有很強的專有性、保密性和成果性

農業(yè)科研檔案對農業(yè)科研活動進行了真實的記錄，所以其必然具有很強的專有性以及保密性。而農業(yè)科研的周期比較長，再加上涉及的范圍比較廣，所以農業(yè)科技的成果也具有一定的可控性和保密性。比如農作物育種除了需要在當地夏季進行種植，還需要南繁加代；一些科研成果除了需要在當地使用，還需要在生態(tài)區(qū)域相同的地區(qū)使用，甚至一個品種會在多個省份使用。而且農業(yè)生產，繁殖后代所使用的材料也具有不用的形態(tài)，容易出現侵權行為，而且發(fā)生侵權后，調查取證的難度也比較大，無法對其進行準確的辨別，并且鑒定的過程也十分復雜，保護比較困難。而農業(yè)科研檔案，可以對科研活動進行真實的記載，為保護農業(yè)知識產權提供了最有力的證據支持。

二、農業(yè)科研檔案管理工作的重要性

（一）提高科研管理效率

科研檔案的質量是科研單位管理水平、科研實力以及發(fā)展水平的重要體現。做好科研檔案管理工作，提高科研檔案的管理能力和水平，有利于為廣大的科研工作者提供更有效的信息服務，也對于促進農業(yè)科研工作的穩(wěn)定發(fā)展有重要的作用。農業(yè)科研工作具有很強的連續(xù)性，所以農業(yè)科研檔案在記錄過程中，必須要保證檔案的完整性、準確性以及連續(xù)性，檔案記錄的任何階段都需要保證記錄的細致性、完整性，這樣才能為后續(xù)的科研工作提供有效的指導和借鑒，從而實現科研成果的有效推廣和應用。

（二）加強科研檔案的統一管理

農業(yè)科研檔案管理工作的開展，可以實現科研檔案以及科研檔案室的集中、統一管理，這樣統一的管理方式能夠有效地減少人力資源的消耗，也能避免占據較大的空間，為信息的查詢和使用也提供了很大的便利。加強科研檔案的統一管理對于農業(yè)科研單位的發(fā)展有重要作用，農業(yè)科研工作分為農業(yè)科研、技術示范以及農業(yè)技術培訓等，這幾項工作內容比較復雜，而且所涉及到的工作量比較大，如果沒有做好檔案的合理管理，會給科研工作的開展帶來不利影響。而加強農業(yè)科研檔案的統一管理，有利于保證農業(yè)科研檔案的集中性和豐富性，而且對于促進農業(yè)科研工作的發(fā)展也十分重要。

（三）加強科研工作的全流程管理

做好農業(yè)科研檔案管理工作，還能為科研工作立項、選題以及規(guī)劃等提供重要的導向作用。科研工作本就具有很強的連續(xù)性和承接性，如果科研項目研究人員可以對前輩的經驗進行借鑒，這樣不僅可以學習其它科研人員的思路，也能少走彎路。可見農業(yè)科研檔案管理十分重要，只有保證農業(yè)科研檔案管理的工作質量，才能為后續(xù)檔案信息的查詢等工作奠定良好的基礎。一旦制定新的科研選題和工作計劃，也會隨之開啟新的科研檔案，而只有不斷地實現每次科研工作與科研檔案管理的有效銜接和配合，才能構建更加完整的農業(yè)科研檔案體系。

目前與其他的科研工作相比，農業(yè)科研工作也受了自然因素的挑戰(zhàn)，由于受到外界影響比較大，使得農業(yè)科研的成果和檔案的保存就顯得十分重要。做好農業(yè)科研管理，可以為后續(xù)科研工作提供重要的財富，也有利于加強科研成果的推廣[2]。

三、農業(yè)科研檔案管理的現狀

（一）思想認識存在偏差

當前我國在農業(yè)科研檔案管理工作方面，還存在著思想認識偏差的問題，缺少科學的規(guī)劃和思考，沒有全面的認識到歸檔的重要性。農業(yè)科研檔案管理在定位上，也存在一定的認知偏差，缺乏對崗位人才儲備的重視，給檔案管理的長期發(fā)展也帶來了較大的影響。部分領導人員和研究人員，并沒有認識到檔案建檔保存和歸檔整理的重要性，導致檔案管理工作無法保證農業(yè)科研資料的完整性，甚至有些人員過度重視農業(yè)科研檔案的保密性，并沒有及時做好歸檔整理工作，導致科研檔案的完整性受到了較大的影響。

（二）檔案形成周期長、渠道多，檔案質量得不到保證

農業(yè)科研檔案所涉及的內容比較多，而且形成周期比較久，工作的綜合性比較強，在保存期間容易出現缺失、不規(guī)范等問題，其主要體現在以下幾個方面：第一，農業(yè)科研工作從申報到最后的驗收，涉及到較多部門，歸檔的原材料在各個環(huán)節(jié)中容易出現缺失的問題；第二，由于科研工作的周期比較長，再加上檔案的收集本就具有一定的系統性，且其中參與人員也有一定的流動性，檔案材料很容易出現疏漏或者分割等問題，導致缺少連續(xù)性；第三，歸檔材料的準確性不足，缺少規(guī)范性，農業(yè)科研檔案中存在較多的田間實驗數據，但是部分工作人員在記錄方面隨意性比較大，并沒有及時做好保管，原始基礎材料很容易缺失，無法保證原始材料的完整性。另外也有一些工作人員缺乏對失敗研究資料的認識，認為失敗的研究資料沒有價值，于是將其直接丟棄，并沒有進行整理和歸檔[3]。

（三）專業(yè)水平比較低

在農業(yè)科研檔案工作中，由于缺少專業(yè)知識的培訓和業(yè)務學習，導致管理部門的職能也難以有效地發(fā)揮。一些農業(yè)科研檔案管理人員，由于面臨著較大的崗位考核壓力以及職稱晉升壓力，在工作中受到了其他非本職工作的牽扯和影響，導致無法將精力集中在培訓學習上，影響了其自身專業(yè)水平的提升。再加上部分科研單位對農業(yè)科研檔案管理工作的定位比較簡單，并沒有平衡好管理服務工作。一些檔案管理人員在歸檔檢查工作中，也面臨著不少的問題，但是工作人員并沒有重視這些問題，也沒有及時解決，反而直接將其轉交給上級部門，管理職能并沒有發(fā)揮出來。

（四）資源利用不足

目前大多數農業(yè)科研檔案管理都實施雙套制的歸檔管理方法，檔案管理的安全性大大提升，檔案資料利用的便利性也明顯提高。但是在農業(yè)科研檔案資源的利用方面，一直以數據查詢?yōu)橹?，檔案資源的利用深度不足，并沒有加強對現代手段的合理使用，在檔案數據的挖掘、產權知識保護等方面的價值并沒有充分展示，導致檔案資源的利用性不足，也就無法彰顯出其應有的價值。

（五）缺少獎懲措施

農業(yè)科研檔案管理工作中，存在缺乏獎勵機制的問題，獎懲措施不足。農業(yè)科研檔案管理工作具有明顯的系統性、長期性，而且實際工作中也有明確要求，但是在績效獎勵方面卻比較缺乏。組織在申報獎勵和榮譽的過程中，并沒有綜合考慮管理人員，并沒有對其工作的成績、價值進行充分認可，從而影響了管理人員的工作積極性和主動性。在人員的績效考核工作中，也沒有合理地融入科研檔案管理工作；在歸檔工作中，如果管理人員沒有做好配合工作，也沒有嚴格的落實相關規(guī)定，也就無法進行有效的管理和制約。

四、農業(yè)科研檔案管理的改進措施

（一）樹立正確的工作意識

為保證農業(yè)科研檔案管理工作的高效開展，需要樹立正確的農業(yè)科研檔案管理工作意識、制定合理的發(fā)展規(guī)劃，并不斷提升領導對科研檔案管理工作的重視，保證農業(yè)科研檔案管理工作可以得到有效落實。農業(yè)科研單位，需要結合實際的發(fā)展需要，制定科學的發(fā)展規(guī)劃，分管領導也需要加強各項檔案管理工作的監(jiān)督，保證檔案管理工作得到有效的落實。同時還需要注重解決員工生活、工作上的問題，不斷提升員工自身的歸屬感和認同感，讓廣大員工在思想上加強對農業(yè)科研檔案管理工作的認識，保證高效的開展農業(yè)科研檔案管理工作[4]。

（二）提高檔案管理人員素質，強化隊伍建設

農業(yè)科研檔案管理工作的專業(yè)性比較強，而且工作任務也比較繁瑣，對管理人員的專業(yè)以及能力素質方面也有較高的要求，只有具備過硬的專業(yè)能力、政治素質、責任意識以及保密意識等，才能保證做好農業(yè)科研檔案管理工作。

必須要重視檔案管理人員和隊伍建設。首先，加大檔案管理人員的專業(yè)知識和技能的培訓力度，尤其需要重視科研、計算機等方面的培訓，提升檔案管理人員的信息化水平，保證其熟練掌握現代辦公設備的使用方法，不斷地推進農業(yè)科研檔案管理的數字化發(fā)展。其次，還要加強農業(yè)科研檔案的安全性和保密性宣傳，保證每個檔案管理員都具備良好的安全意識以及保密意識。最后，加強檔案管理人才的培養(yǎng)，并注重從生活、工作等方面加強對檔案管理人員的關注，制定完善的獎勵機制，鼓勵檔案管理人員對管理模式加強創(chuàng)新，從而提高工作積極性，以便培養(yǎng)更多的農業(yè)科研檔案管理人才[5]。

（三）建立完善的農業(yè)科研檔案管理制度

制定完善的農業(yè)科研檔案管理制度，對于農業(yè)科研檔案管理工作效率和質量的提升具有重要作用，而且還能讓工作人員全面認識到檔案管理工作的重要性，在實際工作中讓檔案管理工作更加的規(guī)范。正所謂沒有規(guī)矩不成方圓，只有加強對農業(yè)科研檔案管理工作的有效約束，才能提高工作效率。所以需結合實際情況，構建完善的農業(yè)科研檔案管理制度，為歸檔工作提供指導，最大限度地保證檔案資料的完整性，同時還需要制定合理的檔案交接制度，為檔案交接工作提供重要保證，避免出現檔案交接混亂而導致檔案缺失的問題。

（四）加強檔案資源的開發(fā)和利用

只有做好農業(yè)科研檔案資源的深度開發(fā)和利用，才能充分地突出農業(yè)科研檔案的實際價值，以便更好地促進我國農業(yè)科研工作的良好發(fā)展。為了提高農業(yè)科研檔案資源的開發(fā)以及利用效果，發(fā)揮出信息技術的作用，將數字信息融入到管理工作中，建立完善的農業(yè)科研檔案資源數據庫，以便為實現信息資源的共享提供支持。在建立數據庫過程中，需要保證格式統一、內容完整，并在此基礎上建立完善的信息化檔案管理工作制度，以便真正提升農業(yè)科研檔案資源的利用率。借助信息技術，充分地挖掘農業(yè)科研檔案中的大數據，使其在制定工作決策、知識產權保護、申報獎勵等方面可以得到充分的利用，讓檔案資源的價值得到顯著提高[6]。

五、結束語

綜上所述，農業(yè)科研檔案管理是我國農業(yè)科研工作中的重要內容，農業(yè)科研檔案管理的水平對農業(yè)的發(fā)展有重要影響。農業(yè)科研檔案管理工作，也存在一些問題，這些問題的存在使得農業(yè)科研檔案的價值得不到體現，甚至還會阻礙農業(yè)科研活動的開展。為此需要深入分析當前農業(yè)科研檔案管理工作的現狀，并提出科學的改進措施，借此來不斷地提升農業(yè)科研檔案管理的效率和水平，為農業(yè)科技的進一步發(fā)展提供重要保證，從而更好地推動我國農業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展。