探析基層事業單位檔案管理現代化實現路徑

膠州市膠東國際機場和臨空經濟區綜合辦公室 葉珊珊

隨著時代的發展，基層事業單位檔案管理工作的內容和形式發生了一定的變化，在以大數據為背景進行發展的時候，現代化的信息管理模式可以更好地改變檔案管理的現狀，能夠進一步促進現代化辦公模式的發展，同時也能夠在極大限度上提高辦公的效率，有效幫助事業單位更好地進行檔案管理，可以幫助單位節省更多的成本，還可以進一步提高單位管理以及發展的實效性。

一、基層事業單位檔案管理的現代化

檔案管理作為基層事業單位發展中的重要組成部分，隨著社會經濟的不斷變革而變化。尤其是隨著信息化技術的發展，檔案管理形式也呈現出多樣化以及系統化。在信息化時代之前，基層事業單位的檔案都以紙質形式呈現，信息化時代到來之后，逐漸出現了無紙化檔案以及虛擬化檔案；再后來，隨著攝影技術的發展，檔案管理逐漸發展成縮微化檔案管理，不僅從根本上解決了檔案占用空間大、不易保存等問題，而且對于檢索也有非常積極的作用；此外，隨著社會的不斷進步，檔案管理也將逐漸突破時空限制，發揮其最大的作用。

二、事業單位進行現代化檔案管理的重要意義

（一）更好地提高檔案信息的可靠性

社會中各行各業的人都希望基層單位能夠更好地對檔案信息進行管理和保護，因為在基層事業單位當中，所有的檔案記錄所包含的內容非常廣，會將公職人員在單位當中所有的成就以及工作情況進行詳細的記錄，只有對檔案進行更好的管理，才能夠對公職人員的所有工作付出進行記錄。如果想要更好地對檔案進行管理，就需要進行現代化的轉型，現代化的管理模式能夠幫助基層事業單位獲取更加巨大的收益，甚至可以幫助工作人員更加方便地對檔案進行管理。只有基層事業單位的發展變得更加穩定，才能夠更好地推動社會的發展。所以在進行檔案管理時，基層事業單位的管理壓力還是非常巨大的，而現代化的管理技術能夠解決工作人員在工作時遇到的各種問題，甚至可以利用數據庫技術更好地展開工作，可以快速地將所有的數據進行收集和管理，有效減少工作人員的工作壓力。所以基層事業單位進行現代化的檔案管理是非常有必要的。

（二）有利于提高檔案信息的全面性

基層事業單位也應該跟隨著時代的發展，采取一些現代化的手段更好地進行檔案管理，并且也能夠有效地保證相關信息的全面性。在對所有的檔案進行管理的時候，需要將所有的內容以及所有的檔案信息記錄得非常明確，但是傳統的管理模式采用人為記錄的方式，會導致信息出現泄露或者是記錄的信息出現一定偏頗。而現代化的管理模式將會有效解決在管理過程當中所存在的一系列問題，讓信息變得更加可靠全面，通過現代化的管理模式能夠全面地將人員的檔案信息進行統一管理。

（三）幫助檔案信息進行及時的更新

基層事業單位當中的所有檔案需要隨時進行更新，并且檔案的更新速度對事業單位的發展也會起到重要的作用。為了使工作人員在查詢的時候確保檔案當中的信息是準確的，所以檔案當中所有的信息以及數據都需要及時地進行同步和更新。比如在某些事業單位當中，如果有部分的工作人員需要外出學習或者是出差工作，在進行檔案管理時就需要將工作人員外出的信息進行詳細的記錄和同步，這樣才能夠確保信息的準確性，也能夠有效地避免找不到工作人員的尷尬情況。同時信息在進行更新之后，工作人員在調取檔案信息時，不管什么時候所看到的信息都是非常全面、非常真實的，也能夠進一步確保檔案的準確度。

三、傳統檔案管理工作中存在的問題

（一）工作效率較低

經過調查發現，在我國很多地區的事業單位當中，在進行檔案管理時還采用的是非常傳統的紙質保存以及管理的方式。這種傳統的管理方式極大程度上限制了工作人員的實際工作，并且紙質檔案如果長期使用有可能會出現一系列的問題，導致檔案無法更好地進行保存。當檔案數據過多時，甚至還會占據更多的空間，工作人員在進行檔案信息查詢時也會浪費大量的時間，并且在對檔案進行建立歸檔以及分類時，這些工作量都是非常巨大的。如果想要更好地做好檔案分類工作，就需要耗費大量的人力，并且需要消耗掉更多的時間，甚至工作人員在進行管理的過程當中有可能會在細節方面出現一系列的紕漏，導致無法更好地展開檔案的管理工作。在浪費人力資源的同時，也會極大幅度地降低工作的效率，這種落后的管理方式會導致事業單位無法正常的發展，甚至導致在檔案搜索以及查詢時會影響工作的進度。

（二）管理制度不健全

從目前的情況來看，各個單位在進行檔案管理時，沒有制定更加完善的管理制度，所以工作人員在進行檔案管理工作時非常隨意，并且在管理的過程當中沒有制定更加有效的措施和方案，所以在進行檔案管理和檔案查詢時經常會出現一系列的問題，還會出現混亂的情況。由于沒有制定更加明確的制度，直接導致很多檔案卷宗所記錄的信息不是非常的完整，經常會出現缺失的現象，導致工作人員在進行后期查詢的時候有可能會影響正常工作。事業單位所擁有的工作人員較多，所以在進行檔案管理時，所面對的工作量是非常巨大的，如果在進行檔案管理時沒有進行非常詳細的分類，那么在查找時將會耗費大量的時間。甚至工作人員在進行檔案管理時也沒有一個明確的規劃方向，只能根據自己的想法進行檔案管理，導致管理檔案的工作人員在進行工作對接時有可能會造成一系列的混亂。除了沒有制定非常明確的管理制度之外，在管理模式上也不夠先進，導致單位在進行檔案管理工作時會出現落后的現象，無法更好地提高工作質量以及工作效率。

（三）檔案在檢索時所采用的操作較為復雜

為了能夠在日常生活當中可以更加方便地進行快速的檢索和查詢，需要在檔案管理的過程當中進行明確的分類和歸檔，但是很多事業單位在進行分類的時候，沒有足夠重視這項工作，甚至在進行信息查詢時都是人為搜索，這會導致工作人員消耗掉大量的時間，只為了找到一個相關的信息內容。而這對單位的檔案管理也會產生相應的影響，只有利用信息技術建立起一個更加完善的檢索系統，才能夠有效地去解決查詢、檢索等問題。

（四）檔案管理人員水平不高

在很多基層事業單位中，為了節省部分工資發放，再加上對檔案管理工作的不重視，認為檔案管理部門只要有一些負責人就可以，無需對能力以及個人素質等進行考核，因此，安排一些年齡較大的老員工從事檔案管理工作。一來老員工會認為自己年齡大能有一份工作已經很好了，對工資的要求不高；二來，老員工對單位的各方面管理相對了解，不需要進行專業培訓；三來，也滿足了單位照顧老員工的需求。但是隨著時代的變化，這些老員工對現代技術的應用與作用了解較少，并且操作能力相對較差，使檔案管理工作無法與現代技術相融合，導致檔案管理落后。

（五）檔案管理資金投入過低

由于大部分基層單位對檔案管理的忽視，使得在檔案管理資金投入這方面也受到一定的影響，導致技術與管理上出現落后的現象。基層單位沒有運用先進的科學技術，至今還處于傳統管理狀態，從而使檔案的信息量較小，檔案的利用與開發沒有得到廣泛應用。

四、基層事業單位進行檔案管理的現代化路徑

檔案管理將會對事業單位的發展產生重要的影響，如今經濟社會在不斷地進行發展和改革，現代化的技術手段將會為人們的工作以及生活提供很多的便利，就連在進行檔案管理時也會采取更加現代化的管理模式。在很多事業單位，在采用現代化的管理技術手段之前，所有的檔案都是以紙質的形式來進行呈現的，當采用了信息化的管理手段之后，所有的檔案將會以新穎的形式進行呈現。而現代化的檔案管理手段能夠有效地解決檔案所占空間大以及不易保存等各種不同的問題，可以幫助工作人員更好地經營管理和查詢，甚至在使用檔案的過程當中能夠跨越時間和地點的限制，更加方便地進行操作。

（一）重視現代化檔案管理模式

在對所有的問題進行了詳細的分析之后，就會發現很多基層事業單位對于檔案管理并沒有引起充分的重視，如果想要更好地去改變檔案管理的現狀，提高檔案管理的質量，就需要從基礎對檔案管理的觀念進行改變，并且在進行檔案管理的過程當中也需要不斷地進行創新和改革，才能夠順應時代的發展，才能夠為單位的發展提供更加有力的幫助。

（二）建立健全完整的檢索系統

如何更好地進行檔案保存和管理，對于每一個事業單位來說都是非常重要的，所以應該根據時代的發展去采用更加現代化的技術手段。事業單位需要建立起一個更加完整并且非常科學的檢索系統，通過信息化的檢索系統建立起更加完善的管理制度，所使用的管理手段也會更加專業。并且在使用不同的檢索系統時，事業單位需要根據自身的情況以及相關的條件去選擇更加適合的系統，確保檔案管理工作能夠順利地開展。

（三）使用更加現代化的檔案管理系統

基層事業單位在開展檔案管理實際工作的時候，要以現代化的管理為主要目標，并且要將管理手段進行不斷的改進，才能有效地提高檔案管理的時效性以及工作效率。為了能夠更好地推動檔案管理工作的開展，還需要建立起更加科學并且更加規范的管理模式，更好地幫助事業單位進行檔案管理工作，進一步提高事業單位的整體運營效率。

（四）加強檔案管理機制的建立

如果想讓檔案管理完全改革，機制方面的建設具有十分重要的意義，基層相關工作人員需要在管理機制方面加大建設力度，針對檔案管理中以往陳舊的方式，需要運用科技完成改革，讓檔案管理工作逐漸進入全新的發展階段。互聯網的普及不反讓檔案資源逐漸豐富，提升管理效率，也能讓檔案文件真實、可靠、安全。所以，基層事業單位需要加強檔案管理機制的建立，使檔案更加安全以及受到更好的保護。

（五）加強檔案管理人員的培訓

檔案管理員需要擁有一定的專業性，才能夠更好地實施檔案管理工作，所以相關的事業單位就需要對管理人員進行非常專業的培訓。只有不斷地去提高管理人員的業務水平，才能夠更好地去進行管理工作。在培訓的過程當中，事業單位還需要重視管理人員的個人發展，讓管理人員順應時代的發展，不斷創新管理手段，更好地去適應現代化的管理模式，采取更加有效的管理措施。

（六）提供一定的資金支持

基層事業單位只有擁有了足夠的資金支持，才能夠幫助單位順利地建立起一個現代化的檔案數據庫，技術方面的問題需要擁有一定的資金支持，所以事業單位在進行管理時，應該給予相應的技術以及資金支持，確保管理工作順利開展，從而順應時代的發展。

五、總結

改變傳統檔案管理模式，最大限度上滿足事業單位檔案管理的發展需求，在實際的工作當中，采用現代化的管理手段明確展現出其優勢。事業單位只有采用了更加完善的現代化管理體系，才能夠進一步提高檔案管理的時效性，將所有的工作都落到實處，才能夠更好地提高事業單位的綜合管理水平。