探討基層單位文件檔案管理現代化路徑

朱 玉

（遼寧省大數據管理中心（遼寧省信息中心），遼寧 沈陽 110002）

引言

隨著科學技術的發展，基層單位管理工作越來越嚴格，管理模式也在不斷升級。文件檔案管理作為基層單位管理工作中的重要組成部分，越來越多的單位已將精力分散到文件檔案管理工作中來。文件檔案是對一些人或事物的記載，它詳細記載了研究對象的各種信息。如今對文件檔案進行現代化管理，成了許多單位的選擇。現代化管理方式之所以能夠得到眾多單位的青睞，不僅僅是因為信息化時代的要求，更在于與傳統的人工管理模式相比，這種管理模式有著諸多好處，無論是從效率方面，還是安全性方面考慮，現代化管理都有著很大優勢。但現代化管理在迅速發展的同時，也呈現出了許多問題。想要進一步加強文件檔案管理的現代化，就必須解決這些問題。只有解決所出現的問題，才能使文件檔案管理方式穩定發展，從而提高現代化管理水平。因此，本文將針對這些問題進行詳細探討，并提供一些淺略的見解，僅供參考。

一、基層單位文件檔案管理現代化的重要性

對基層單位文件檔案進行現代化管理，符合信息化時代的要求。近年來，我國科技水平在不斷上升，傳統的管理方式已不再能適應時代潮流，以紙張為媒介的文件檔案正在逐漸被多媒體檔案所代替。而現代化管理方式取代傳統的管理方式已成為必然趨勢。

1.提升工作效率

從工作效率上來看，傳統的人工管理模式從打印到密封保存的環節都需要耗費大量的時間，工作人員在查找檔案時，由于保存的文件過多，種類過于復雜，往往不能在第一時間查找到所需的材料。即使查找所需的材料，所耗費的時間也比較長。而采用現代化管理這種新型的管理模式，可以省略掉打印和密封保存等環節，再加上智能輔助設備可以自動將各種復雜的文件進行分類，所以工作人員在查找檔案時，只需要點開文件夾，就可以游覽到所需的文件內容，這種管理模式大大縮短了保存和查找檔案的時間。因此，這是現代化管理模式必然取代傳統管理模式的原因之一。

2.減少資源浪費，節約管理成本

傳統的文件檔案主要是以紙張形式所呈現出來。而從環保的角度來看，紙張是由樹木所制成，因此，紙張的使用量越大就代表被砍伐的樹木越多，對環境的破壞程度就越大。而現代化管理模式就不會對環境保護造成影響，在現代化管理模式下，文件檔案轉為智能設備的文件夾形式進行保存。因此，現代化管理模式可以減少資源浪費，從而減少環境污染的發生。除此以外，對紙張的使用還會增加管理成本，對于使用單位來說，所需要的紙張數量比較多，最終所耗費的紙張成本也并非小數[1]。而現代化管理對紙張數量的要求相對較小，因此可以大大節約在文件檔案管理上的成本支出。總而言之，從資源和成本這兩方面來看，現代化管理模式必定能夠取代傳統管理模式。

3.減少人力投入

現代化管理方式的載體是電腦，所有的文件、檔案都被保存在電腦中，這種保存方式除了可以方便查找、閱讀，還可以減少對人工的使用。傳統的文件、檔案都是以紙張為載體進行記載，并且不同文件的內容不同、種類也各異，僅憑個人無法及時完成如此繁重的工作任務，這就導致對人工的需求較大。而現代化管理的優勢在于減少了對人工的依賴，現代化管理方式對各種檔案的分類往往只需一個工作人員就可以操作完成，不需要過多的人員輸出，從而減少了人力投入。而人工輸出的減少，還可以進一步降低管理成本。

二、基層單位文件檔案管理現代化路徑存在的問題

1.管理制度不完善

文件檔案管理，需要有完善的管理制度。管理制度的設定能夠規范文件檔案管理工作流程，使整個過程高效、有序。但從目前來看，許多基層單位還未制定出完善的管理制度，在制度設定上還存在許多問題，具體可以從以下幾個方面來看。首先，一些基層單位都沒有統一的審核標準，審核標準的隨意性，可能會造成檔案資料不完善甚至缺失，進而為檔案查詢增添難度，導致查詢速度減低。同時，審核標準的隨意性還可能會使檔案資料出現失誤，正確與錯誤的內容不能分辨清楚，從而降低檔案資料的準確性，使文件檔案資料的價值不能得到充分體現。其次，管理制度的不完善還會造成標題與目錄的缺失，其是整個文檔核心內容的概括，一旦缺失，工作人員在查詢檔案時就不能迅速地了解檔案的內容。如果在時間充裕的情況下，這種問題所造成的影響相對較小，但倘若遇到緊急時刻就會一定程度造成嚴重的后果。因此，結合以上的問題，管理制度的完善對文件檔案現代化管理具有十分重要的意義。

2.檢索系統不完善

文件檔案整理是為后期檔案檢索提供便利，要使檢索工作順利完成，就必須要有配套的檢索系統。但從目前各基層單位檢索工作狀況上看，雖然文件檔案整理有序、便于查詢，但由于查詢系統缺乏，沒有快捷有效的查詢系統，也就導致基層單位不能快速查詢到即時所需的檔案資料[2]。直至目前，大部分基層單位所采用的檢索方式仍然是依靠人工查詢，先進的檢索系統仍比較缺乏，而先進檢索系統的缺失，不利于節約查詢時間。

3.高素質人員缺乏

部分單位不注重對文件檔案管理方面人才的培養，沒有明確認識到文件檔案管理的重要性。在招聘相關工作人員時，未設置招聘門檻，導致所招聘的工作人員專業素質低。或是出現設置門檻，單位未及時對入職新人進行相應的培訓，從而導致管理工作的開展達不到理想狀態。除此之外，部分單位在招聘工作人員時非但沒有招收熟悉該專業的人才，反而從其他部門調配一些工作人員來進行檔案管理。對于這些非專業人員來說，檔案管理屬于陌生領域，自然而然就不能管理好文件檔案。造成這種問題出現的原因，歸根結底是單位內部的忽略，而這種現象在目前看來不占少數，比較普遍。

4.文件檔案管理人員和其他部門之間的溝通聯系相對較少

一般而言，在實際進行檔案管理工作的過程中，要及時對相關資料進行收集、整理、分析、歸納。由于基層單位領導忽略文件檔案管理工作的開展，因此管理人員缺乏和其他部門之間進行溝通交流的意識。受溝通缺失的影響，無法在有效時間內進行資料信息的更新和完善，導致資料缺失及材料不完整等問題的存在，對于后續檔案管理工作穩定開展產生負面影響。

三、檔案管理現代化概述

1.檔案管理無紙化發展

隨著當前計算機信息技術的發展與普及，基于當前時代發展背景下，文件檔案管理無紙化、虛擬化的特征逐漸顯現，文字的保存形式出現多樣化特征。由于信息技術的發展以及互聯網技術的普及，無紙化文字的存儲形式越來越普遍，被廣泛使用的傳統紙質儲存媒介的檔案管理模式已被徹底改變，并實現了創新。受信息技術發展的影響，檔案管理工作更加方便、快捷、規范，并能避免傳統紙質資源管理中受人為因素影響而出現問題。通過網絡實現檔案資源的互聯，使檔案資源得到極大豐富，檔案管理也形成虛擬化。

2.檔案管理的縮微化

縮微化、數字化也是當前檔案管理的一大特點，隨著攝影技術的發展普及，數碼攝影技術已被大眾認知和接受，為開展檔案管理的創新提供了技術層面的支持。信息技術、攝影技術的綜合使用，能將傳統檔案管理中的問題實現圖文轉換并進行保存，通過縮微攝影技術，再將其轉換為占用內存較小的電子文件[3]。通過互聯網技術的使用，能在計算機上進行智能化檢索，只需輸入關鍵詞，就可以搜索到自己想要的所有文件，從中進行篩選與選擇。從根本上，避免傳統檔案管理中占用庫存大、檢索不便捷的問題，還可以避免傳統紙質檔案出現的褪色、蛀蟲、腐蝕等問題。

3.檔案管理的社會化

社會發展的歷史記錄和儲存庫，就是社會化及市場化的檔案資料，在其歷史發展進程之中，起到為當代服務、為后代提供重要參考資料的作用，也是珍貴的不可再生型信息資源。檔案資源的社會化管理及后續開展市場化運作，在強化人員對于檔案管理保護意識的同時，還可以使檔案管理共享機制得到健全優化，促使檔案開發價值最大化，充分發揮出應有的價值和作用。

四、基層單位文件檔案管理現代化途徑

1.完善管理制度

在管理制度的制定上，不同單位有不同的發展情況。因此，在制定管理制度時，不能一概而論，要結合自身的實際情況進行制定。同時，管理制度并非一成不變，需要根據實際情況和需求進行變動和優化調整。這就要求基層單位在制定管理制度時，不能一度求穩，而應該根據實際情況進行優化和改進，利用制定好的管理制度對工作人員的行為進行規范。只有制定出完善的管理制度，審核標準才能得到統一，檔案內容才能更加準確，所蘊含的價值得到真正體現。除此之外，管理制度的完善還可以保證目錄與標題的完善，管理人員在查詢檔案時，可以快捷、便利、有效。無論查詢時間是否緊迫，管理人員都可以及時了解到所需檔案的內容。要完善文件檔案管理制度，可以從以下兩個方面進行。首先，可以完善管理工作流程，并制定相應的規范標準，這樣就能夠嚴格規范工作人員的行為，從而減少失誤的發生。其次，基層單位應認真檢查各文件檔案是否附有完整的標題與目錄，并對各類文件進行編號，以便觀察使用。

2.完善檢索系統

從檢索系統的發展情況來看，大部分單位都采取的是人工查詢。因此，要想提升查詢速度，就必須不斷升級完善檢索系統，使檢索系統更加規范和專業。優質的檢索系統應該結合先進的信息技術，從而達到電子化目的。但由于各單位的檢索條件不同，因此在探索新的檢索系統時應該考慮自身的檢索條件，這樣才能設計性能完善的檢索系統。

3.提高工作人員專業素質

現代化管理，除了需要完善的硬件設施和管理制度外，更需要有相應專業的人才配伍。因此，各單位若想獲得相應的專業人才，在招聘工作人員時就應適當提高門檻，從而引進一些高素質的管理人才。除此之外，單位也要加強對文件檔案管理的認識，明確文件檔案管理現代化的重要性，盡量減少跨部門調整工作人員的頻率，從而使整個管理工作更加有序。

4.強化與其他部門之間的溝通和聯系

首先，在進行資料整理工作的前期，需要進行相應的準備工作，例如收集、歸納、整理相應的文獻資料等，還需要強化檔案部門和其他部門之間的溝通聯系，促使檔案管理現代化工作穩定有序開展。其次，為不斷強化檔案管理現代化進程，跟上發展的需求，就需要檔案管理部門強化與電子信息部門之間的溝通聯系，使其可以及時為文件檔案管理部門提供完整優化的信息服務，促使檔案管理現代化工作穩定、有序開展[4]。

結語

綜上所述不難看出，基于當前時代發展背景下計算機網絡技術的使用，可以促使文件檔案管理工作效率的提升，一定程度可以避免傳統檔案管理準確率和效率較低問題的出現，同時也可以避免檔案管理中紙質材料字跡褪色、磨損等問題的發生。各單位一定要提起高度重視，通過技術理念的更新和應用，使文件檔案管理工作實現與時俱進，滿足不同時期下不同需求的目標。檔案管理屬于基層單位工作中的重要組成部分，檔案材料真實記錄基層組織的實際工作活動情況，涉獵的內容較寬泛。基于此，本文針對基層單位文件檔案管理發展現代化的有效途徑進行分析，以系統管理、制度優化、人員能力提升方面為切入點，論述有效的應用途徑，以促進相關工作效率的提高。總而言之，基于當前信息化時代發展背景下，基層單位文件檔案現代化管理已成了必然的趨勢。