物流企業(yè)提升內(nèi)部控制有效性的策略研究

鄭美強(qiáng)

（福建藍(lán)海物流有限公司 福建福州 350000）

國家擴(kuò)大內(nèi)需政策實施下，近年來物流企業(yè)始終保持較快的增長速度，然而行業(yè)內(nèi)長期存在的各種弊端也凸顯出來。物流企業(yè)的發(fā)展受到內(nèi)控體系建設(shè)薄弱的影響，各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在管理環(huán)節(jié)中未能得到充分合理的利用，造成企業(yè)發(fā)展后勁明顯不足。企業(yè)要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，就要依據(jù)實際情況對各方面因素進(jìn)行考量，構(gòu)建起完善的內(nèi)控體系，為企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的實現(xiàn)提供支撐。作為現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)的管理模式，企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制體系的職能發(fā)揮與企業(yè)競爭力的提升和穩(wěn)定發(fā)展有著緊密的關(guān)聯(lián)，所以，加強(qiáng)內(nèi)控體系的構(gòu)建對企業(yè)發(fā)展具有非常重要的意義。

一、物流企業(yè)內(nèi)部控制相關(guān)概述

（一）物流企業(yè)的基本特征

物流指的是為了滿足客戶的需求，通過最小的成本進(jìn)行運(yùn)輸、儲存、配送等工作，為了各類產(chǎn)品及信息從生產(chǎn)場地到達(dá)消費(fèi)場地而進(jìn)行的規(guī)劃、執(zhí)行和管理的全過程。依據(jù)從事物流的主體進(jìn)行劃分，可以將現(xiàn)代物流劃分為第一、二、三方物流。本文重點對第三方物流進(jìn)行分析。其主要特征體現(xiàn)在三個方面。

第一，合同有償服務(wù)。物流企業(yè)主要以合同作為指導(dǎo)方向為客戶提供一系列的服務(wù)，合同是企業(yè)開展工作的基礎(chǔ)，也是企業(yè)開展內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。

第二，其客戶存在長期戰(zhàn)略關(guān)系。由于物流企業(yè)需要對客戶的銷售、存貨、訂貨、生產(chǎn)等計劃進(jìn)行全面考慮，因此與客戶之間會形成一種長期的戰(zhàn)略合作關(guān)系。

第三，其發(fā)展基礎(chǔ)是現(xiàn)代信息技術(shù)。信息技術(shù)是物流企業(yè)生存和發(fā)展的重要條件，包括EDI技術(shù)、EFT技術(shù)、條形碼技術(shù)、電子商務(wù)技術(shù)等。信息技術(shù)的發(fā)展實現(xiàn)了數(shù)據(jù)及時有效的傳遞，實現(xiàn)了物流企業(yè)業(yè)務(wù)處理的自動化和環(huán)節(jié)運(yùn)作的一體化，使客戶更多地將自身運(yùn)送業(yè)務(wù)承包給第三方物流企業(yè)完成。

（二）內(nèi)部控制的實施作用

第一，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的完整和安全。內(nèi)部控制體系的構(gòu)建，可以通過科學(xué)有效的方法對企業(yè)的貨幣資金、銷售、材料等環(huán)節(jié)重點財務(wù)活動進(jìn)行監(jiān)督，對其合規(guī)性和合法性進(jìn)行評估，能夠?qū)ζ髽I(yè)的物資進(jìn)行管理，避免出現(xiàn)浪費(fèi)，促進(jìn)資源利用效率的提高。

第二，保證會計信息的真實性。內(nèi)部控制可以對會計信息處理的全過程和全環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理，使會計信息更加完整和真實，減少了信息傳遞中可能出現(xiàn)的錯誤，從而更好地為企業(yè)開展決策提供支持。

第三，促進(jìn)工作效率的提高。內(nèi)部控制能夠?qū)ζ髽I(yè)的工作流程進(jìn)行優(yōu)化，對員工的職責(zé)分工進(jìn)行明確，使部門之間互相監(jiān)督和配合，將風(fēng)險控制在可承受范圍內(nèi)，促進(jìn)了企業(yè)工作效率的提高，實現(xiàn)了經(jīng)營風(fēng)險的規(guī)避。第四，促進(jìn)了國家政策和法規(guī)的落實。內(nèi)部控制能對企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，在與有關(guān)政策法規(guī)存在偏離時進(jìn)行糾正，通過各個部門信息的反饋和分析，減少了政策實施中存在的偏差。

二、物流企業(yè)提升內(nèi)部控制有效性的策略

（一）完善治理結(jié)構(gòu)，落實監(jiān)督控制

第一，物流企業(yè)要結(jié)合自身的行業(yè)特征，以業(yè)務(wù)流程再造作為切入點，打破傳統(tǒng)職能部門之間的界限，實現(xiàn)組織架構(gòu)的創(chuàng)新。相較于傳統(tǒng)的職能劃分模式，業(yè)務(wù)流程再造不但需要企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)中，將那些工作效率低下、不形成附加值的中間環(huán)節(jié)進(jìn)行消除，使得經(jīng)營流程更加地整體化，更要求企業(yè)經(jīng)營流程為組織核心，實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)模式的徹底改造。物流企業(yè)要以客戶作為經(jīng)營中心，將運(yùn)輸、庫存、包裝、配送等經(jīng)營環(huán)節(jié)開展流程的設(shè)計和改造，并且充分利用信息化技術(shù)所具有的優(yōu)勢，實現(xiàn)物流的最優(yōu)化，通過組織結(jié)構(gòu)的充足，滿足電子商務(wù)對企業(yè)業(yè)務(wù)提出的需求。

第二，要對內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善。企業(yè)要加強(qiáng)對股東大會作用的重視，將累積投票制引入其中，與股東表決排除制有效結(jié)合實現(xiàn)對股東行為的制約。企業(yè)要設(shè)立董事會，形成決策的有效制衡。同時，企業(yè)要成立監(jiān)事會對財務(wù)活動進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)事會成員需要具備一定的專業(yè)知識，并保證其具有權(quán)威性和獨(dú)立性。

第三，要構(gòu)建起所有者層次和經(jīng)營者層次的會計組織。所有者層次會計組織所代表的是利益相關(guān)者的利益，股東會可以委派財務(wù)總監(jiān)和董事，董事會中成立審計和財務(wù)委員會，負(fù)責(zé)管理投資中心，實現(xiàn)對財務(wù)負(fù)責(zé)人的制衡。經(jīng)營者層次的會計組織主要職能，是幫助經(jīng)營者控制企業(yè)物流、信息流和資金流，為管理職責(zé)的發(fā)揮提供支持。

（二）增強(qiáng)內(nèi)控理念，促進(jìn)部門協(xié)同

目前，物流企業(yè)內(nèi)部控制普遍較為薄弱，究其原因主要是行業(yè)內(nèi)部對于內(nèi)部控制缺乏重視，未能將內(nèi)部控制放在企業(yè)管理的重要位置，領(lǐng)導(dǎo)層過分重視經(jīng)營，對于內(nèi)控在企業(yè)管理中的積極作用缺乏了解。企業(yè)需要轉(zhuǎn)變自身觀念，使各個部門之間加強(qiáng)合作，定期組織員工進(jìn)行合作理念的學(xué)習(xí)，從根源上認(rèn)識到企業(yè)各個部門是一個互相關(guān)聯(lián)的整體，認(rèn)識到各部門之間合作的效率和質(zhì)量在企業(yè)發(fā)展中的重要性，通過積極有效的合作推動企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。企業(yè)要針對不同部門之間存在的問題制定有效的解決措施，促進(jìn)部門之間的交流與溝通，使部門之間互相理解積極配合，為內(nèi)部控制制度的落實提供保障。

（三）制定完善的授權(quán)審批流程

一方面，要對授權(quán)審批流程進(jìn)行完善。企業(yè)管理是一項十分復(fù)雜的工程，為了保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，需要保證授權(quán)的合理性。在授權(quán)時不但要保證管理者具有權(quán)威性，還要保證經(jīng)濟(jì)活動的效益型。在對內(nèi)控落實人員進(jìn)行授權(quán)時，也要充分考量控制環(huán)節(jié)的具體情況，既要保證企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的有序落實，還要保證內(nèi)控執(zhí)行人員的權(quán)力得到制衡，要依據(jù)業(yè)務(wù)活動的重要程度以及額度大小確定不同的批準(zhǔn)層次。另一方面，要對職責(zé)進(jìn)行有效的劃分。首先是不相容崗位的分離。企業(yè)要依據(jù)不相容崗位分離的原則，合理地進(jìn)行會計與相關(guān)崗位的設(shè)置，對職責(zé)和權(quán)利進(jìn)行明確，構(gòu)建起互相制衡的組織結(jié)構(gòu)。比如授權(quán)批準(zhǔn)崗位要與經(jīng)濟(jì)活動的執(zhí)行崗位分離，經(jīng)濟(jì)活動的執(zhí)行崗位要與該業(yè)務(wù)的審核、記錄崗位分離；財產(chǎn)保管崗位要與財產(chǎn)記錄崗位分離；銷售業(yè)務(wù)權(quán)限的審批、價格制定、合同審批、發(fā)票開具等與會計記錄崗位進(jìn)行分離。其次是組織結(jié)構(gòu)的互相控制。企業(yè)要依據(jù)自身業(yè)務(wù)需要進(jìn)行各個部門的設(shè)置，各部門的責(zé)任權(quán)限需要獲取授權(quán)，并保證在授權(quán)范圍內(nèi)的職責(zé)和權(quán)利不受到外界的干擾；各種類型的財務(wù)活動在進(jìn)行過程中，需要不同部門的配合并保證可以進(jìn)行互相監(jiān)督；在對經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行檢查時，檢查者與被檢查者之間不應(yīng)該存在從屬關(guān)系，從而保證問題能夠快速識別和解決。

（四）加強(qiáng)財產(chǎn)保護(hù)，確保資產(chǎn)安全

針對實物資產(chǎn)來說，企業(yè)要建立嚴(yán)格的定期清查制度，由資產(chǎn)實物管理部門與財務(wù)管理部門共同行動。要清晰完整地對清查結(jié)果進(jìn)行記錄，企業(yè)擁有的資產(chǎn)都要進(jìn)行實物編碼管理，編碼中應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)類型、所屬部門、購買時間等信息，便于資產(chǎn)實物管理部門和財務(wù)管理部門進(jìn)行信息的傳遞。通過有效的清查，使企業(yè)清楚地掌握資產(chǎn)占用狀況和使用情況，為資產(chǎn)使用效率的提高奠定基礎(chǔ)，為資產(chǎn)的真實性和完整性提供了保證。對于單位價值較低的資產(chǎn)，要嚴(yán)格對購買、入庫、領(lǐng)取、攤銷等過程進(jìn)行記錄，避免出現(xiàn)資產(chǎn)的丟失和損壞。要單獨(dú)對經(jīng)營租賃的資產(chǎn)進(jìn)行管理，由實際使用部門進(jìn)行驗收，在使用部門和人員出現(xiàn)改變時，要第一時間反饋給財務(wù)部門，從而在輔助賬中進(jìn)行調(diào)整。對于貨幣資產(chǎn)來說，包括銀行存款、現(xiàn)金、有價證券等，要安排專業(yè)的出納人員進(jìn)行管理，嚴(yán)格落實定期盤點制度，由其他人員負(fù)責(zé)監(jiān)督盤點，盤點結(jié)果要由監(jiān)督人員和出納簽字確認(rèn)，銀行存款要實行賬表分離的措施，出納負(fù)責(zé)付款，會計負(fù)責(zé)對賬和核查，從而保證資金的安全。針對高額資產(chǎn)來說，企業(yè)可以進(jìn)行參保，通過風(fēng)險的轉(zhuǎn)移為企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行提供保障。

（五）持續(xù)優(yōu)化全面預(yù)算管理體系

首先，企業(yè)要利用ERP等信息化手段開展預(yù)算管理。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)π畔⒒到y(tǒng)體用的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和審計，對預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的整理和研究，從而對企業(yè)的財務(wù)狀況進(jìn)行預(yù)測，為管理者開展決策提供數(shù)據(jù)支持。其次，要全面落實預(yù)算管理責(zé)任。企業(yè)要設(shè)立專門的預(yù)算管理部門，負(fù)責(zé)推行預(yù)算管理，保證企業(yè)所有員工參與其中，從而更好地對預(yù)算資料進(jìn)行收集，從宏觀角度對企業(yè)的預(yù)算和成果進(jìn)行分析。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，對存在的問題進(jìn)行檢查和分析將問題規(guī)范化，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算落實中的風(fēng)險問題。再次，要加強(qiáng)控制，強(qiáng)化考核。預(yù)算管理過程中要將指標(biāo)進(jìn)行量化和分解，下發(fā)到各個部門中進(jìn)行落實，為后續(xù)考核與評價提供標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)要結(jié)合成本控制目標(biāo)制定費(fèi)用控制指標(biāo)，對預(yù)算超出的原因進(jìn)行全面分析，并及時進(jìn)行調(diào)整。同時，企業(yè)要構(gòu)建起科學(xué)完善的激勵機(jī)制，促進(jìn)員工工作積極性和主動性的提高。

（六）基于作業(yè)成本法加強(qiáng)運(yùn)營成本控制

第一，提高配送效率實現(xiàn)送貨運(yùn)輸作業(yè)成本的降低。首先，減少運(yùn)輸?shù)拇螖?shù)。物流企業(yè)可以提高配送的效率，減少運(yùn)輸所需要的次數(shù)，通過提高裝載率，保證配車計劃的合理性，選擇最為快捷的運(yùn)送方法，實現(xiàn)運(yùn)輸成本的降低。其次，縮短運(yùn)輸距離。作為影響運(yùn)輸成本的重要因素，距離對于車輛保養(yǎng)、燃料使用、人工成本等變動成本具有直接的影響。因此企業(yè)在進(jìn)行運(yùn)輸過程中，需要選擇運(yùn)送距離最短且道路條件最好的線路進(jìn)行運(yùn)輸，從而實現(xiàn)運(yùn)輸成本的降低。再次，通過包裝的優(yōu)化提高車輛運(yùn)載率。在進(jìn)行貨物運(yùn)輸時，要充分考慮貨物的體積和重量，解決好空間利用問題，保證集裝箱的充分利用。最后，要對物流中心的地址和配送的線路進(jìn)行優(yōu)化，實現(xiàn)配送成本的降低。企業(yè)可以充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過分類樹的方法，對操作特點、產(chǎn)品特征、交通狀況等因素進(jìn)行綜合考量，保證物流中心選址的最優(yōu)化。企業(yè)要對自身狀況、商品特點和周邊交通等情況進(jìn)行全面分析，對配送過程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，選擇最為合理的配送路線，使配送管理更加的智能化和科學(xué)化，保證企業(yè)配送成本和固定成本之和最低。第二，要實現(xiàn)分揀作業(yè)成本的降低。（1）分揀作業(yè)的安排要跟配送線路的次序相同。給配送車輛裝載貨物時需要考慮配送順序，在出庫區(qū)整理貨物時要保證貨物裝載的便利。對于出入庫較為頻繁的貨物，要放置在與出口距離較近的位置，從而節(jié)約取貨時間。（2）要避免發(fā)貨錯誤的問題。企業(yè)要加強(qiáng)對自動化和機(jī)械化設(shè)備的應(yīng)用，減少目視以及取物操作中出現(xiàn)的錯誤，提高作業(yè)的準(zhǔn)確度。（3）信息的處理。在分揀作業(yè)的過程中，需要將信息流和物流進(jìn)行充分結(jié)合，減少作業(yè)的等待時間，從而促進(jìn)分揀效率的提高。第三，促進(jìn)儲存成本的降低。企業(yè)要利用大數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)模式，對商品數(shù)據(jù)間存在的關(guān)聯(lián)進(jìn)行分析，從而確定哪些貨物存放在一起能夠提高分揀率，保證倉庫位置的合理性，對儲存位置進(jìn)行優(yōu)化，從而促進(jìn)企業(yè)倉儲成本的降低。

（七）發(fā)揮責(zé)任考核制度的作用

作為物流企業(yè)來說，最為重要的競爭力就是人力資源。當(dāng)前，許多企業(yè)員工素質(zhì)參差不齊，沒有建立科學(xué)有效的獎懲措施和考核體系，并且領(lǐng)導(dǎo)層對員工的考核評價缺乏重視。企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起完善的員工管理制度，加強(qiáng)人力資源建設(shè)。一方面，要定期組織員工進(jìn)行物流有關(guān)知識的學(xué)習(xí)，促進(jìn)員工綜合能力的提高。企業(yè)在人員聘用、選拔和任用過程中，不但要對員工的綜合能力進(jìn)行考察，還要重點關(guān)注員工的道德修養(yǎng)，要建立全面科學(xué)的員工評價標(biāo)準(zhǔn)，定期進(jìn)行考核與評價，使員工素質(zhì)的提升帶動企業(yè)整體管理能力的提高。企業(yè)要定期組織員工參與不同方面知識的學(xué)習(xí)，在企業(yè)內(nèi)構(gòu)建起良好的學(xué)習(xí)氛圍，使得企業(yè)充滿活力和生機(jī)。另一方面，企業(yè)要構(gòu)建起合理的考核體系，并配套完善的獎懲措施，將績效考核的結(jié)果與員工的薪資待遇建立連接，從而改變員工懶散的工作態(tài)度。企業(yè)要加強(qiáng)對考勤工作的重視，并將競爭上崗的用人機(jī)制引入到企業(yè)當(dāng)中，給那些素質(zhì)較低、沒有責(zé)任心的員工一定的威懾，并給予考核結(jié)果十分優(yōu)秀的員工物質(zhì)和精神獎勵，使員工形成危機(jī)意識，積極主動地參與到工作當(dāng)中。員工的薪資待遇要與業(yè)績進(jìn)行對接，從而促進(jìn)員工工作積極性的提高，為企業(yè)經(jīng)營效益最大化目標(biāo)的實現(xiàn)提供保障。

（八）重視信息溝通與共享

當(dāng)前，許多物流企業(yè)存在信息溝通不暢的情況，所以構(gòu)建起信息化系統(tǒng)是企業(yè)解決這一問題的有效路徑。物流企業(yè)要構(gòu)建起信息化管理系統(tǒng)，對內(nèi)外部客戶信息進(jìn)行全面的收集，在系統(tǒng)中針對客戶的不同進(jìn)行區(qū)分，從而滿足他們差異化的運(yùn)輸需求。在進(jìn)行信息收集的過程中，應(yīng)當(dāng)注意兩個方面的問題。一方面，要保證員工反饋問題渠道的暢通，保證員工能夠?qū)⒐ぷ髦邪l(fā)現(xiàn)的可疑情況，反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)或者審計部門，并允許匿名。這樣不但便于員工反映問題，還可以避免受到打擊報復(fù)。另一方面，企業(yè)要建立完善的信息披露制度，及時地向外界公布一些重大事項，并接受外部人員的監(jiān)督，包括供應(yīng)商、客戶和審計人員等，在收到反饋意見以后，管理層要采取積極有效的措施進(jìn)行處理，通過外部人員的意見能夠了解到工作人員的工作成效，包括投訴的處理、賬單錯誤的糾正、賬款的拖欠、應(yīng)收賬款的回收等。

（九）建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制

物流企業(yè)在經(jīng)營過程中存在著許多的風(fēng)險因素，引起的財務(wù)風(fēng)險對企業(yè)帶來的影響也存在不同。企業(yè)要構(gòu)建起科學(xué)有效的風(fēng)險預(yù)警體系，對自身財務(wù)狀況進(jìn)行動態(tài)的評估，及時識別財務(wù)管理中存在的風(fēng)險問題，制定針對性的措施進(jìn)行防范，避免財務(wù)風(fēng)險的發(fā)生。首先，物流企業(yè)需結(jié)合實際，評估自身的風(fēng)險容量，即企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展中愿意承擔(dān)的風(fēng)險數(shù)量，基于此合理制定戰(zhàn)略目標(biāo)，明確管理基調(diào)。其次，強(qiáng)化內(nèi)部人員對風(fēng)險控制的重視，幫助各部門人員樹立風(fēng)險管理意識，積極參與風(fēng)險管理中，提高自身履職的合規(guī)性、合理性，減少風(fēng)險的發(fā)生。再次，確定風(fēng)險評價指標(biāo)體系，構(gòu)建風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)。物流企業(yè)可以參考其他成功企業(yè)經(jīng)驗，分析自身業(yè)務(wù)流程、財務(wù)流程等，結(jié)合預(yù)期風(fēng)險類型和特點，設(shè)置財務(wù)風(fēng)險評價指標(biāo)，以便對各類風(fēng)險可以及時進(jìn)行識別和衡量。為保證風(fēng)險監(jiān)管的實時性，物流企業(yè)可以引入風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)，搭建信息共享平臺，借助信息手段來提高風(fēng)險識別效率，及時發(fā)現(xiàn)潛藏的風(fēng)險危機(jī)。比如企業(yè)可以以內(nèi)部資金情況作為基礎(chǔ)，對企業(yè)資金的流向和使用情況進(jìn)行全面的監(jiān)督和控制，對風(fēng)險的存在進(jìn)行預(yù)警和識別，對企業(yè)資金流動進(jìn)行科學(xué)監(jiān)督，實現(xiàn)資金運(yùn)轉(zhuǎn)過程中風(fēng)險的識別和規(guī)避。最后，完善風(fēng)險控制數(shù)據(jù)庫，靈活應(yīng)對各類風(fēng)險。物流企業(yè)應(yīng)針對可能存在的風(fēng)險構(gòu)建風(fēng)險應(yīng)對數(shù)據(jù)庫，明確各類風(fēng)險的誘導(dǎo)因素、控制手段，在風(fēng)險出現(xiàn)時，可以及時將相關(guān)數(shù)據(jù)反饋給管理者，便于其利用風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險對沖或是風(fēng)險轉(zhuǎn)移等手段將風(fēng)險遏制在初期，避免風(fēng)險擴(kuò)散。

三、結(jié)語

隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展和應(yīng)用，對企業(yè)內(nèi)部控制工作提出了更高的要求。物流企業(yè)為了追求內(nèi)部控制的完善，需要對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和調(diào)整，企業(yè)要對組織架構(gòu)、預(yù)算管理體系、成本管理模式、風(fēng)險預(yù)警體系、考核評價機(jī)制等進(jìn)行完善，加強(qiáng)部門之間的溝通和交流，推動企業(yè)內(nèi)部控制體系的完善，為企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展提供保障。