社會保險業務檔案管理存在的問題和對策

葉青勝

瀏陽市社會保險服務中心 湖南瀏陽 410300

1 社會保險檔案的特點

社會保險文件有其自身的特點，主要表現在以下幾個方面：一是社會保險文件涉及面廣。目前，我國社會保險主要保障城鎮職工的養老、工傷、就業、失業、醫療、生育等權利，我國社會保障制度將確保人們基本實現農村戶口的全面保護。第二，社會保險文件不是固定不變的，根據勞動者的工作關系和工資增減的變化，發生相應的動態變化。勞動者享受工傷、失業等待遇后，就會形成相應的工作文件。三、社會保險文件的處理對象是各人，一旦公民參加社會保險，其保險信息將單獨形成一個文件，作為原始憑證保存，這將伴隨公民的一生，保險文件提供記錄管理及各種其他服務，使國民個人終身受益。第四，社會保險文件有一定的記錄、管理、支付、變更等標準和規范，在社會保險處理過程中嚴格按照規章制度辦事，平等對待每位員工[1]。

2 社會保險業務檔案管理問題

2.1 社會保險檔案管理標準不足

社會保險檔案管理不規范，影響了保險業的健康發展。目前，由于國民對社會保險制度缺乏了解，社會保險文件的重要性有所降低。社會保險文書是公民在辦理保險業務過程中形成的被保險人個人信息和其他基本信息的記錄。作為直接信息，具有很強的法律效力。然而，廣大群眾并沒有深刻認識到社會保險證件的重要性，因此在征集社會保險證件時遇到了困難。全國社會保險制度是近年來國家出臺的一項新政策。因此，在社會保險檔案管理過程中，管理制度不完善，管理經驗不足，沒有管理經驗，必然導致管理上存在可借鑒的問題。同時，社會保險檔案管理缺乏相應的軟硬件設施，社會保險辦理機構眾多，難以形成全面的文件管理規范，導致社會保險檔案管理不規范的現象。

2.2 社會保險事業檔案管理缺乏科學性

社會保險工作文件管理不完善的重要原因是文件管理缺乏科學性?，F階段，社會各領域正在積極引進新興技術，以提高生產力。社會保險行業也有相應的實驗，但部分機構沒有意識到科學技術的重要性。特別是在社會保險業務文件管理中沒有實現電子管理的情況下，人工管理會增加管理工作量，而且不利于文件的查詢和保護。

2.3 社會保險事業檔案管理員缺乏專業素養

業務文件管理器作為社會保險事業的主要參與者，對社會保險業務文件管理的質量和水平有很大的影響。但是，在這個階段，一些商務文件管理人員缺乏專業素養，不能勝任這項工作，很難提高社會保險業務文件管理工作的效率。

3 有效管理社會保險檔案的對策

3.1 提高了文件管理的重要性

首先，為了促進社會保險工作記錄管理工作的有效推進，必須提高業界相關人士的重視，才能更好地進行優化工作。為此，基層社會保險行業領導層要重視文件管理工作的完善。只有這樣才能更好地做優化工作，提高文件管理的效率和安全性。重視文件管理工作主要在于聘用高素質的專家進行文件管理，從而提高文件管理的科學性。要積極利用現代信息技術，實現現代信息技術與文件管理的結合，通過技術改革提高文件管理的效率。領導層不僅要重視文件管理工作，業界各階層也要明確自己的責任，不斷增強責任意識，提高文件管理水平，提高社會保險行業社會形象，不斷提高工作的改善和優化，不斷提高自己的工作實力，探索整理工作記錄、如何進一步改進和優化歸檔操作[2]。

3.2 提高管理者的工作質量

要完善社會保險工作記錄管理制度，促進保險事業健康順利發展，著力提高社會保險記錄管理人員的工作素質。由于社會保險相關種類多種多樣，社會保險文件管理任務直接加重，社會保險文件管理人員應具備較高的專業性和業務能力，確保社會保險文件分類的準確性和保管水平。目前，社會保險檔案管理人員整體素質偏低，文化知識水平不高，甚至出現大量兼職現象，嚴重影響了社會保險檔案管理質量。社會保險文件對于保存人事變動后的續保、公民個人基本醫療保險等多方面的直接社會保險信息具有重要意義。針對社保檔案管理人員素質參差不齊的問題，相關社保部門應積極采取措施加以改進。比如，在引進具有檔案管理知識的專家的同時，要對現有的社會保險檔案管理人員進行業務能力培訓，提高工作水平，促進社會保險檔案的系統化、科學化管理和保險業的健康發展。

3.3 提高信息文件管理水平

現代信息技術的應用有效地提高了社會各領域的工作效率。信息技術在社會保險行業的應用，有效地提高了文檔管理的質量和水平。與傳統的紙質文檔管理相比，電子文檔管理具有操作方便、查詢速度快、安全性和保存時間長等無可比擬的優勢。它可以減少管理員的工作量，提高文檔管理的效率，減少手工操作，減少文件管理中出錯的可能性，提高文件管理質量。在使用現代信息技術的文件管理過程中，要注意不要陷入電子文件可以完全代替紙質文件的錯誤想法。

4 結語

總之，要重視社會保險工作文件管理工作的完善，全面認識到文件管理工作對社會保險部門的重要性，改善文件管理工作，提高文件管理的效率和安全性。