加強國有企業辦公室精細化管理的思考

羅玲 核工業二八0研究所

精細化管理是一種管理理念、一種管理文化，是將企業管理責任進行具體化、清晰化，它要求每一個管理者都要盡職盡責。其本質意義是對戰略和目標進行層層分解、精準細化和有效落實的過程，是讓企業的戰略規劃能準確貫徹到每個環節并高效發揮作用的過程，同時也是提升企業整體管理水平的一個重要途徑。辦公室管理在國有企業管理中處于承上啟下、協調各方的中樞地位，肩負著服務與保障、協調與督辦、參謀與管理等重要職責。在進入第二個百年奮斗新征程時期，全面立足“三新一高”要求，加強辦公室精細化管理，對“確保政令暢通、高效規范、服務優質，提升國有企業治理水平，推動企業實現‘十四五’戰略目標和高質量發展”有著重要作用。

一、國有企業辦公室主要管理職能概述

服務與保障職能。服務是國有企業辦公室的首要工作職責。文件收發與制作、會議準備與組織、資料查詢與解答、資質證照管理與介紹信函件開具、企業間業務交流互訪與項目洽談接待、保密管理與疫情防控工作、群眾來信來訪辦理與突發事件應對等工作展示著辦公室作為國有企業“窗口”的服務功能。同時本著精簡高效，許多國有企業行政辦公室和后勤辦公室合二為一，還擔負辦公資產管理、車輛安全駕駛與調度、員工食堂管理、公共設施維修維護管理、保衛管理、辦公環境美化亮化管理等后勤保障職能。辦公室既是“前哨”，也是“后院”。服務好各級領導、服務好職能部門和業務單位、服務好員工群眾，保障企業健康有序運轉是目標、是任務；統籌兼顧、規范高效、細致周到，不斷提高辦文、辦會、辦事效率與質量是要求、是責任[1]。

協調與督辦職能。辦公室作為國有企業治理體系中的“橋梁”，既要協調企業內部領導之間、部門之間、職能部門與業務單位之間、領導與部門單位之間的關系；還要協調企業與上級主管單位、與下級子企業、與各級地方政府、與客戶企業之間的關系。聯系上下、溝通左右、協調內外、統籌各方，發揮好“樞紐”作用是國有企業辦公室的關鍵職責。同時，辦公室要對上級會議精神和文件的貫徹執行情況、企業黨委會和董事會及辦公會等會議決策的落實情況、群眾反映問題的解決情況、保密保衛等工作自查檢查問題的整改情況、領導交辦事項的辦理情況等進行督促提醒和信息反饋，確保事事有著落、件件有回聲，做到環環相扣、管理閉環。

參謀和管理職能。國有企業作為中國特色社會主義的重要物質基礎和政治基礎，是我國國民經濟中的中流砥柱，肩負著國有資本的保值增值，責任重大，使命光榮。辦公室在宣貫上級文件精神、執行領導工作部署、應對緊急突發事件、開展落實情況督促提醒等過程中，需要不斷提高政治判斷力、政治領悟力、政治執行力，不斷提高站位、開拓視野、積累知識、創新方法、提升能力，做好調研和資料收集工作，學深悟透文件精神實質，正確把握政策內涵，洞悉行業發展趨勢，熟悉業務管理流程，抓好統籌規劃協調，當好領導的參謀和助手。

二、現階段國有企業辦公室管理現狀

（一）需進一步完善制度，激發活力

首先原有管理制度跟不上時代變遷和企業高速發展的需要，新事物、新情況、新矛盾不斷涌現，出現了職能交叉不明確、管理權責不清晰的問題。其次現階段以績效為導向的薪酬分配機制多向經營、項目等直接與績效考核經濟指標掛鉤的部門傾斜，績效考核與激勵機制有待進一步完善，而個別企業，由于過度重視短期經營業績，催生了部門之間、員工之間的惡性競爭，導致團隊意識缺乏，越位、錯位、缺位、相互推諉扯皮的現象時有發生，使得原本就繁雜瑣碎事多人少的辦公室工作，因缺乏有效激勵，無法吸引招攬人才，固有辦公室人員忙東忙西，精力分散，疲于應付，不僅精細化管理程度不高、效果不佳，而且可能村村起火、處處冒煙、費力不討好，挫傷干事創業、開拓創新的積極性和主動性[2]。

（二）需進一步統一思想、搭建平臺

精細化管理強調目標的細化、量化、標準化、規范化、流程化等，需要通過分解戰略目標、細化管理單元、改進管理方式，確保企業管理思想和目標高效、準確、到位的落實。辦公室作為企業運營的“總調度”，要有效發揮協調及督辦功能，除了勇于擔當、甘于奉獻、勤于實干，自身努力外，還需要企業有明確的目標、清晰的標準、規范的流程和科學精準的考核與激勵體系等作為支撐，需要企業上下勠力同心、團結協作，尤其對深化國企改革中涉及轉型升級、利益分配、民生福祉等重大問題，更是需要企業高層統一思想、凝心聚力，以及對辦公室工作的大力支持。同時辦公室工作人、財、物投入不足，企業信息化建設遲緩，也是影響辦公室精細化管理水平的制約因素[3]。

（三）需進一步強化學習、提高能力

國有企業辦公室工作紛然陳雜、千頭萬緒，其實質卻是政治工作，始終胸懷“兩個大局”、心系“國之大者”，嚴守政治紀律和政治規矩，保持“三力”、堅守“底線”，注重從政治的角度來觀察、思考、分析和解決各類問題，是國有企業辦公室人的立足之本。在專業和業務方面，文件起草、會議組織、公共關系處理、保密管理、車輛管理、員工食堂管理、應急管理等，都需要專業知識和管理技能。現實中，辦公室人忙于瑣碎繁重日常工作，時事政治學習的系統性不夠，專業知識更新的及時性不足，思考領悟學以致用的深度、廣度不夠，“做得多、錯得多、不做反而沒錯”的思想仍然存在，工作積極性不高、服務意識不強，保守主義、經驗主義導致執行力不足、創新性不夠，精細化管理容易停于口號、流于形式、浮于表面。

三、加強國有企業辦公室精細化管理的思考

2014年5月8日，習近平總書記到中辦調研時提出了“五個堅持”，即“堅持絕對忠誠的政治品格、堅持高度自覺的大局意識、堅持極端負責的工作作風、堅持無怨無悔的奉獻精神、堅持廉潔自律的道德操守”的工作要求。同時，習總書記還用要牢記“天下大事必作于細”“慎易以避難，敬細以遠大”的道理來強調“一絲不茍、嚴謹細致、精益求精，于細微之處見精神，于細節之間顯水平”的工作作風，這不僅是對中辦的工作要求，也是對新形勢下國有企業辦公室工作的要求，更是為國有企業辦公室精細化管理指明了方向[4]。

明確目標、細化職責、合理配置。當前是國有企業改革三年行動的關鍵之時，是進一步聚焦主責主業、健全市場經營機制、加快推動企業高質量發展、各項改革舉措落實之時，時間緊迫、任務艱巨。加強辦公室精細化管理，確保改革行動方案落實落細，首先要注重管理目標的精細化，要依據企業“十四五”戰略規劃和國企改革三年行動方案，科學制定企業總體管理目標，并層層細化分解，將總目標分解到每一年度、每個部門、每個崗位，使每一個目標、任務、指令都可以量化、可以執行、可以落實到具體責任人。其次要全面解決職責交叉、權責不清的問題，要在總目標的引導下，進一步調整和優化企業組織架構，理清各職能部門和業務單位的職能，將職能充分細化至各個崗位，并劃清工作界面，區分每一個目標、任務、指令的主責人和配合人，讓全員各就各位、各司其職。第三，在機構設置和人員配備中，應綜合考慮人員年齡結構、專業結構等因素，并與企業規模、業務特點、職責任務相匹配，積極引入市場理念，創新工作方式方法，可采取人才引進、競聘上崗、勞務派遣、揭榜掛帥、聯合作業等多渠道、多形式的靈活機動的選人用工機制，深化全面預算管理，既能人盡其才、人崗適配，避免越位、錯位、缺位，又可整合各方資源、進行合理配置、有效控制人工成本等[5]。

完善制度、優化流程、創新發展。制度是保障。構建一套科學完善的國有企業現代化治理體系是實施精細化管理量化、標準化、流程化的前提。一方面，企業應該加強政策研究與形勢分析，與時俱進、因勢利導，結合行業特點、產業發展、經營實際和管理實踐等，及時修訂完善各項管理制度，為加強辦公室精細化管理提供堅強的制度保障。另一方面，企業應堅持“系統思維、高起點謀劃、高標準推進、高質量落實”的工作思路，聚焦“提高效率、增強活力、提升價值”的工作要求，敢于自我革新，對標對表國內國際一流，高瞻遠矚、因地制宜，做好頂層設計，將企業所有業務進行綜合考慮、統籌規劃，革故鼎新原有工作流程，打通堵點、捋順拐點、連接盲點，形成行之有效、科學完整的一體化業務流程。第三，企業要應時代之變，加大企業科技投入與自主研發的力度，利用信息網絡技術，構建數據傳遞與信息共享的交流平臺，并勇于開拓創新，立時代潮頭，發時代新聲，持續改進和不斷優化細化流程，提升精細化管理水平，用大數據、云計算、人工智能等推動企業智能化水平，加快科技成果轉化，不斷增強企業核心競爭力，用科技創新之光賦能企業高質量發展新征程。

加強協同、管控過程、精準激勵。為確保辦公室精細化管理各項措施真正落到實處，一是要在“協”字上做文章，除了細化職責、明確分工外，企業內部各職能部門和業務單位之間、各崗位之間要建立良性的競爭與合作關系，既要打破大鍋飯，拉開收入差距，獎勤罰懶，實行干部能上能下、人員能進能出、收入能增能減；又要樹立“小核心、大協作”意識，加強團隊建設，強化協同配合，并在成本核算、利潤分配和表彰激勵等方面，體現團隊作戰的價值和提高整體企業效率的作用；二是要在“防”字上下功夫，要注重對目標、任務、指令各個環節執行中的過程管控，強化內部控制、全面預算執行控制和全面風險控制，及時發現問題、糾正偏差、排除隱患、化解風險，確保高質高效實現目標、完成任務和執行指令；三是要在“準”字上求實效，企業應該建立健全精細化管理考核與評價體系，并注意與企業的人才招聘、干部選拔、績效考核、榮譽激勵等制度體系之間的相互銜接，避免出現制度打架、標準不統一的問題，同時，輔之以科學的管理方法，做到嚴格考核、精準激勵，切實激發辦公室人的主觀能動性，增強全員“知責于心、擔責于身、履責于行”的思想自覺和行動自覺，從而轉化為切實解決企業改革發展中深層次和卡脖子問題、全面促進企業深化改革、提升治理水平、實現企業高質量發展的強大引擎。

系統培訓、提升能力、文化引導。精細化管理的穩步實施，離不開一支高素質、業務能力強的員工隊伍。思想是行動的先導。加強系統培訓、提升綜合能力、全面灌輸精細化管理意識、培育精細管理文化，是精細化管理中不可缺少的重要組成部分。一是通過加強政治理論的系統學習，強化政治引領，筑牢信念基石，要在學習中注重以問題為導向、注重與業務相融合，深化對國企改革重要意義的理解、對當前國際國內形勢的研判、對單位發展戰略和自身崗位責任的認識，提升全員政治素養，不斷增強“四個意識”，堅定“四個自信”，做到“兩個維護”。二是采取走出去請進來、線上線下、傳幫帶、崗位練兵、掛職交流等多種方式，加強辦公室人員文秘、綜合、信息、保密、檔案等專業知識和“心理學、社會學、經濟學、法學”等相關學科知識的培訓工作，提升辦公室人員寫作、溝通、管理等專業水平和綜合能力。三是通過開展制度上墻與流程印冊、張貼標語與制作宣傳欄、主題演講與知識競答、新聞宣傳與微信公眾號推送、選樹典型與經驗交流等形式多樣、內容豐富的文化活動，加大精細化管理制度的宣貫力度，發揮企業文化潛移默化的影響力和促進作用。同時，在精細化管理文化建設過程中，企業各級領導干部要以身作則、守正創新、盡責履職、勇于探索，當好“引領者”和“輔導員”，發揮好頭雁效應和示范作用，讓“細節意識”“追求卓越精神”“嚴細融入一切的理念”等滲透到企業生產經營管理的方方面面，真正融入員工工作、生活當中，主動教育引導員工把精細化管理變成一種行動自覺，愛崗敬業、團結協作、嚴謹細致、銳意進取、攻堅克難、久久為功，創造一流工作業績，為實現企業管理目標不懈奮斗。

四、結語

總之，加強國有企業辦公室精細化管理，進一步明晰管理目標，完善管理制度、優化管理流程，落實管理舉措，從全局出發，從細節著手，精益求精，持續改善，提升企業整體治理水平與質量，對企業面對兩個百年之大變局的新機遇與新挑戰，面對疫情對國內外經濟形勢的深刻影響，堅持兩個“一以貫之”，保持戰略定力和耐力，穩中求進、踔厲奮發、篤行不怠、砥礪前行，推動高質量發展有著重大意義。