信息技術在疾控中心檔案管理中的應用

蘇居明 周 偉 徐 東

（山東省濰坊市疾病預防控制中心，山東 濰坊 261061）

在當前疾控中心日常工作當中，檔案管理工作至關重要，檔案是疾病預防和管理的重要材料。近年來，我國經濟水平快速增長，國家和社會對于疾病的預防和控制工作也越發重視，從而使得我國疾控中心的工作和管理模式也隨之發生了一系列的變化。隨著疾控檔案數量的日漸增長，檔案管理工作難度也越來越大，在很大程度上增加了檔案管理工作人員的壓力和工作難度。從另一個角度來講，隨著信息技術的快速應用和普及，疾控中心也應該緊跟時代的步伐，加強網絡化和數字化建設，改變陳舊的工作模式，為疾控中心檔案管理工作的開展提供切實的保障。下文圍繞信息技術在疾控中心檔案管理中的應用展開一系列的討論。

一、應用與疾控中心檔案管理的信息技術

1.信息存儲技術

所謂信息存儲技術，實際上指的是信息技術的一項基本職能。對信息存儲技術加以科學合理有效的應用，可以使疾控中心建立完善的檔案管理系統和信息數據庫，通常是以計算機磁盤存儲的方式為主。近年來，伴隨著互聯網技術的快速發展，計算機磁盤存儲方式逐漸被云計算存儲方式所取代，云計算存儲技術不僅具備磁盤存儲技術讀取速度快以及檢索便利的優勢和特點，同時也可以將檔案信息資料保存在云端，防止由于計算機磁盤被損壞造成檔案的丟失等，安全性更優于磁盤存儲模式[1]。在實際工作當中，可以直接使用互聯網實現檔案資料的發生，不僅如此，還可以在云存儲方面發揮出極大的優勢，擁有極大的存儲空間，進而能夠存儲更多的檔案信息資料。另外，對信息存儲技術加以科學合理有效的應用，可以極大地減少對于紙質資料的應用，避免由于紙質檔案丟失、損壞等問題對檔案管理工作所產生的影響。所以說信息存儲技術是保障檔案管理工作正常運行的關鍵，其通過合理利用互聯網技術能夠在最大限度上保障檔案信息得到安全、合理化存儲，并有效解決傳統檔案管理工作冗雜、查閱不便等情況。

2.多媒體技術

應用多媒體技術，可以使疾控中心檔案管理工作人員能夠以圖像、文字以及影音的方式完成檔案管理工作，實現紙質信息資料向數字化多媒體信息資料的轉變，從而使得檔案信息內容更為豐富，同時也可以為信息資料的檢索工作提供極大的便利，為檔案管理工作人員減輕負擔，同時也可以為非管理人員對資料進行檢索提供便利，進而使檔案信息資料的作用和價值都能夠得到最大程度的發揮。利用多媒體技術數字化的檔案信息可通過新媒體進行健康教育宣傳、傳染病的預防等工作的開展。我們濰坊市疾病預防控制中心建立網站，創新健康科普的傳播形式，把群眾需要的熱點問題和該讓他們知曉的重要的健康教育知識制作成動漫、小故事、兒歌的形式，提高健康教育的趣味性和可接受性。通過多元化的形式，形象、生動地為公眾解答他們所關注的健康問題，讓健康教育科普知識變得有趣、實用。

二、信息技術在疾控中心檔案管理工作中的應用價值

1.提高工作效率和質量

就疾控中心以往的檔案管理工作而言，檔案管理人員通常都是以人工的方式完成檔案的搜集、整理、保存以及歸檔等一系列工作，隨著檔案資料的不斷增加，需要消耗大量的人力和物力，且工作效率低下，檔案的檢索、利用過程煩瑣，造成了極為嚴重的人力資源浪費現象[2]。在疾控中心檔案管理工作當中對信息技術方式加以科學合理有效的應用，使紙質的資料轉化為電子信息的模式，可以從物理角度節約空間，同時也可以減少檔案管理人員的工作量，極大提升了檔案工作各個內容與環節的效率和質量，為工作人員減輕了很大的負擔，在此基礎上，也可以有效地提升檔案資源的利用效率，有力促進和推動檔案管理工作信息化進程的發展。從另一個角度來講，應用信息技術可以有效加強檔案資料的時效性與真實性，防止檔案信息資料在存儲的過程當中出現問題，從整體上提升了疾控中心檔案管理工作的質量和水平，所以說信息技術的應用推動檔案信息管理工作更加便利、高效，大大節約了翻閱、查找檔案信息所導致的時間浪費以及工作效率降低。

2.疾控中心檔案信息化發展帶動各項工作管理的信息化

近年來，隨著我國各個行業和領域信息化程度的不斷深化，信息技術方式的作用和價值得到了越來越大的發揮，只有將其應用到實際工作當中，才可以切實滿足社會發展的實際需求[3]。中國檔案學會第九屆理事長楊冬權在2020年12月的專題講座中提出：以后不論是企事業單位還是各級檔案館的檔案都要從數字化向數據化轉變，數據化是智慧檔案的前提和核心[4]。檔案管理的數據化是數字化檔案、電子檔案開發利用的新的方向。運用新技術，深度融合利用系統數據，充分發揮支撐作用。疾控中心檔案工作應借此東風，積極響應檔案館的號召，完成本單位檔案工作全面數字化，進而向數據化開發、利用轉變。而疾控中心把檔案管理的信息化應用到實際工作當中，還可以有力促進和推動疾控中心各項管理工作的信息化發展，早期監測預警能力、健康影響因素監測評估能力，進一步提升工作信息化水平。依托全民健康信息平臺，更加完善傳染病和突發公共衛生事件監測系統等各類疾病預防控制業務信息系統，使其他各項工作都能夠充分滿足當今社會發展的切實需求，進而可以將自身的作用和價值進行最大程度的發揮，全面滿足檔案管理工作的現實要求。

3.促進疾病預防工作的有效開展

從實際意義上來講，疾控中心所發布的每一條信息都和人們的身體健康有著緊密的聯系，在檔案管理工作當中應用信息技術方式，能夠對各項信息進行監測，第一時間發現其中所存在的變化和更新，進而有利于疾控中心工作人員更快地掌握相關的信息。對于疾病防控工作而言，必須要確保醫護人員能夠在第一時間獲取檔案信息，才能夠為疾病防控爭取到最有力的時機，避免病情進一步擴大，進而造成不可估計的重大損失。

4.及時更新健康信息

疾控中心檔案管理工作當中應用信息技術，還可以使信息采集速度得到有效的提升，從而使得疾病健康信息更新更加及時，使社會群眾能夠及時了解到新的疾病健康知識以及新的疾病的預防措施，在很大程度上控制和降低疾病的蔓延速度，并且將一些傳染性疾病的蔓延控制在一定的范圍之內，從根本上保證公共衛生安全。從另一個角度來講，疾控中心的科研人員應該對檔案資料進行充分的利用，開展相應的研究工作，以此可以促進科研工作能力和水平的穩步提升。不僅如此，還可以利用檔案信息展開健康教育活動，根據檔案數據的分析，以更精確、直觀的數據告訴人們各種疾病的預防措施。使人們對社會健康問題的最新情況有一個及時全面的了解，最大程度提升專業領域的教育能力和水平，這也是檔案信息化建設的一個重要意義。

三、疾控中心檔案管理信息技術的應用策略

1.強化檔案管理重視程度，革新管理理念

在以往傳統的檔案管理工作當中，人們只是一味地注重管理，而對于使用方面則有所忽略，這種工作模式和理念已經無法滿足當今時代發展的需求[5]。正因為如此，相關工作人員應該從思想觀念上加以改變，做到與時俱進，打破傳統被動的管理思維，勇于創新，根據當今社會的實際情況，創新管理模式。就疾控中心而言，相關工作人員首先應該全面掌握疾病譜的發展變化情況，并利用信息技術將其傳達給相關單位，為后續各項工作的開展提供切實可靠的參考依據[6]。另外，在實際工作當中可以實現對檔案資源的整合，不僅可以使疾控中心檔案管理工作的能力和水平都得到有效的提升，同時也可以為疾病預防工作的順利開展和進行奠定堅實的基礎，創造良好的條件。所以說提高對檔案管理工作的重視程度，能夠有效解決當前管理工作落后的現狀，使得更多科學合理的檔案信息管理理念能夠做到全方位的落實。

2.強化培訓工作力度，提高工作人員的綜合素質

檔案數據化對檔案工作人員的能力和素質也提出了更高的要求。就疾控中心檔案管理工作而言，應該進一步強化對檔案信息傳感技術、通信技術以及計算機技術的學習，如此才能夠切實有效地提升管理工作的效果和質量。不僅如此，作為檔案管理工作人員還應該擁有積極學習的態度和觀念，在實際工作當中以及利用業余時間加強學習，提高自身的知識水平和綜合素質，加強自身的管理能力[7]。學習先進的信息技術方式，能夠使疾控中心檔案管理工作人員更加熟練的掌握業務和管理模式，對其進行詳細的記錄，進而可以為日后各項工作的順利開展和進行奠定堅實的基礎，創造良好的條件。疾控中心以及相關管理單位也應該在人才培養方面投入一定的資金作為支持，要求專家開展講座，使所有檔案管理人員都能夠深入學習和了解信息技術方式的相關知識和應用技能，對信息技術方法應用到疾控中心檔案管理工作有一個更加清晰和深入的了解，進而可以使信息技術在疾控中心檔案管理工作中的作用和價值得到最大程度的發揮。

3.推動檔案管理工作的信息化建設進程

就目前而言，任何工作的高效完成都脫離不了信息技術的支持，其也越來越成為提升工作效率的關鍵。就檔案管理工作而言，對互聯網技術加以科學合理有效的應用，能夠在很大程度上提升工作效率和工作質量，為疾病檔案的檢索和管理工作提供極大的便利。就一些重大的傳染性疾病而言，如果建立完善的信息化檔案管理系統，可以利用互聯網查找臨床癥狀與之相同的病例，進而可以及時發現患病群體，從而實現早發現、早隔離和早治療。我們要加強檔案信息化管理的相應技術的應用研究工作，加快理清相應技術推進檔案管理信息化的工作思路，使其適用性更強，從而極大提升檔案管理工作的效率和質量[8-9]。

4.建立完善的檔案管理基礎設施

若要建立完善健全的信息化檔案管理系統，必須要使用軟件和硬件技術為其提供有力的支撐。就疾控中心而言，需要采購相應的設備，但從目前的情況來看，很多工作人員并沒有對其有一個足夠的重視，從而使得硬件和軟件設施不夠完善和健全。具體來講，一些疾控中心檔案管理部門并沒有安裝抽濕機和空調等相關設施，從而使得檔案有霉變等情況發生。另外，缺乏一定的信息管理存儲設備，不具備數據錄入軟件工具，如此同樣在一定程度上降低了檔案管理工作的效率和質量[10]。正因為如此，疾控中心應該把檔案管理配置所需要使用的軟硬件設備進行大力的投資和使用，為各項工作的開展和進行提供良好的軟硬件環境，進而有效提升疾病預防工作的效果和質量，適當增加資金的投入，為檔案信息化管理工作提供大力支持，確保檔案管理基礎設施建設能夠適應實際的使用要求。

結語

前文圍繞信息技術在疾控中心檔案管理中的應用進行了簡要的分析和描述。從總體的角度來講，檔案管理工作是疾控中心日常運營和管理工作當中的重要組成部分，相關工作人員應該對此有所重視，大力應用先進的信息技術方法，提高檔案管理工作的效率和質量，有力促進和推動我國檔案信息化管理事業的進一步發展。