高新技術產業開發區檔案管理存在的問題與對策分析

丁振華

（安慶化工建設投資有限公司，安徽 安慶 246000）

引言

檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案；在全面建設小康社會的進程中，檔案工作顯得越來越重要。深刻把握新一代科技革命和產業變革機遇，把握產業發展規律趨勢，科學總結我國高新區的產業發展基礎離不開檔案工作，檔案真實、客觀記錄了高新區的歷史變遷和發展脈絡，是高新區的無形資產和寶貴資源，是促進我國各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。同時，對地方經濟社會發展發揮著無可替代的資政參考作用，對推動經濟社會科學發展、維護國家安全和社會穩定、維護人民群眾合法權益、提高黨的執政能力和政府管理水平，為黨委政府決策當好參謀助手具有重要意義[1]。

值得深思的是，進入“十四五”時期，檔案工作內外環境發生了深刻變化，面對新形勢新任務新要求，高新區檔案工作還存在一些不適應的地方，主要是：檔案工作重視程度不夠，檔案管理的軟硬件條件保障、管理制度建設和專業人才投入需要進一步改善，檔案收集方式、管理方式、服務機制、數字化建設需要進一步創新，檔案人才隊伍素質需要進一步提高。如何加強新形勢下高新區檔案管理工作，確保開發建設過程中各類檔案的完整、準確、系統，由此可見，從提升檔案管理的角度思考：如何加大檔案資源的開發利用，成為新時期的一項新任務。

一、高新區檔案管理概述

1.高新區檔案管理的含義與特征

新形勢下高新區檔案管理是指在高新區建設過程中檔案作為各項工作和人民群眾生產生活情況的真實記錄，是促進高新區各項事業科學發展、維護地方黨委和政府及人民群眾根本利益的重要依據。

高新區檔案是指在促進高新技術及其產業的形成和發展的特定區域中各管理部門及各企事業單位從事的各項活動中形成的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的原始歷史記錄，是真實記錄高新區建設發展變化和維護各單位合法權益的重要原始憑證。高新區檔案工作有以下特征。

1.1 高新區檔案工作具有多元性。由于高新區集土地開發、城市規劃建設、產業項目招商、投融資、基礎設施和公共配套建設等多領域工作于一體，檔案的門類形成也呈現出多樣性的特點，在重點項目建設、招商引資、項目管理、征地拆遷、安全生產監管、生態環境保護等方面表現尤為突出。

1.2 高新區檔案工作具有階段性。一是在建設初期，檔案工作應納入工作計劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍，與業務工作同步部署，提高檔案工作的全員意識。二是在建設中期，各地均不同程度設置了綜合檔案室、檔案館、檔案中心等管理機構，配備了專兼職檔案員，制定了相應工作運轉機制。三是在轉型升級期，檔案類別與結構、形成主體和范圍不斷豐富和完善，管理模式從單一被動式管理趨向多元化主動服務轉變。

1.3 高新區檔案工作具有專業性。高新區形成的各門類檔案，如產品檔案、科研檔案、科技檔案、民生檔案、項目檔案等。要求檔案管理部門和人員應與時俱進，具備一定的檔案專業能力素質，能夠準確識別高新區檔案管控風險，掌握高新區檔案管理的特性，建立健全有效管理體系。

2.高新區檔案工作的現狀

2.1 檔案管理邁向法治化。檔案法治意識不斷增強，結合實際相繼出臺規章制度，明確了工作職責和重要性，設置檔案工作部門，配備專門人員，將檔案工作納入高新區總體發展規劃、工作計劃、年度預算和目標績效考核，集中統一管理各門類和載體檔案資料，統籌協調與督促指導高新區內各責任單位檔案工作；建立檔案同步收集與歸檔工作機制，落實文件形成部門預立卷制度、企業檔案主體責任制，編制了檔案分類方案、各門類文件材料歸檔范圍和保管期限表、檔號設置方案、全宗卷等，規范了檔案綜合管理利用。

2.2 檔案工作趨向數字化。為響應國家檔案數字化建設發展要求，充分發揮高新區先行先試的體制機制優勢，結合政務服務、大數據、“互聯網+”數字檔案資源整合特征，轉變傳統檔案工作模式，突破空間等管理條件制約因素，摒棄傳統檔案管理弊端，實現多人在線歸檔收集、網絡異地查檔服務、數據統計分析、備份等功能，對紙質檔案進行數字化加工，加大紙質檔案的信息資源利用開發，充分發揮檔案的利用價值和效率。

2.3.檔案工作呈現規范化。從檔案的收集、分類、鑒定、整理、歸檔、裝訂、著錄、裝盒、標引、上架等具體工作入手，加強檔案的形成的過程管理。制定了檔案規章制度，做到了有章可循。配備了計算機、密集架、監控設備等辦公設備，加強了檔案保管。檔案室做到辦公、調閱、庫房三分開，確保檔案在整理、查閱和存儲等環節中的完整性和安全性。建立了各種檢索體系，使歸檔后的檔案門類清晰、結構合理、查閱便捷。

二、高新區檔案管理存在的問題

1.檔案工作法治化意識淡薄

高新區各級各部門對檔案工作存在不同程度認識偏差，沒有堅持“檔案工作姓黨”的原則，對檔案工作的政治屬性認識不足，在高新區體制機制改革中難以有效推動，沒有科學遵循檔案工作規律，部分仍停留在傳統的管理階段，主動順應新變化，履職責任和意識還有欠缺，對檔案工作“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”現象依然存在，檔案工作作為一項傳統性和基礎性工作，存有其本身特殊性質和屬性，依法建檔治檔思想和檔案全員意識亟待加強[2]。

2.檔案人員和機構設置不足

檔案部門多數為綜合管理部門臨時設置機構，由于檔案管理崗位設置的不確定性，崗位具有較大的流動性；檔案辦公用房設置不規范、不達標，存在檔案庫房和辦公室或業務用房混用等現象，由于現有存儲空間的制約，檔案收集和安全保管的不穩定性，庫房面積難以滿足檔案按時接收的要求；人才培養機制嚴重缺乏，檔案從業人員中存在非專業兼職人員臨時上崗現象，缺乏專業知識和實踐能力，沒有行之有效的培訓機制，對大型基建、招商項目、安全生產等專業性很強的門類檔案無從下手，無法駕馭和有效處置高新區檔案工作的復雜局面[3]。

3.地區間檔案工作差距較大

如蘇州工業園區的檔案管理中心等一批先進園區的檔案工作抓住了發展機遇，走在了行業和區域前列，受地區間經濟發展、人文教育、歷史環境等因素的影響，對比發達地區和欠發達地區高新區檔案工作，檔案事業一體化發展格局還未完全形成，檔案服務利用資源整合體系還未完全建立，地區間檔案工作發展水平存在著不平衡和不充分矛盾，制約了檔案工作的協調發展，難以滿足高新區轉型升級的需求和檔案事業發展需要[4]。

4.檔案信息化建設相對滯后

隨著當今社會網絡化、數字化、智能化的快速發展，數字檔案和電子檔案是作為紙質檔案生命的延續和發展趨勢，人們對檔案信息的利用需求日益增長，檔案資源及時得到有效整合、高效檢索、共享利用顯得尤為突出。與此同時，多數高新區對檔案工作數字化認識不高，數字化工作開展水平參差不齊，檔案信息資源多元分散，以至于館（室）藏檔案的結構較為單一，檔案工作助推高新區的科學決策作用發揮不高。

三、高新區檔案管理存在的問題原因分析

1.檔案管理水平難以服務高新區建設

高新區建設與發展離不開檔案管理工作的有力支撐。各類檔案全程記載了高新區從無到有的發展歷程，是最真實、最可靠、最有力的歷史見證。如拆遷檔案的收集整理與民生息息相關，可以直接影響到社會的大局穩定。隱蔽工程檔案的建檔與工程安全、道路、雨污水排放工程新改擴建環環相扣，是建筑施工安全管理工作的命脈。由于局地檔案管理規劃起步較晚，工作缺乏系統性和前瞻性，易出現人崗不匹配問題，沒有依法發揮職能部門責任，發揮檔案工作的前端控制作用不足，致使檔案收集不齊全、完整，難以有效轉變檔案被動服務環境。

2.檔案管理工作軟硬件基礎建設薄弱

由于崗位設置或人員編制等因素限制，檔案工作機構設立較為困難，沒有及時配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，檔案工作人員的職業晉升和職稱評定體系不完備，檔案分類方案設置不科學，檔案管理制度不健全，沒有建立行之有效的檔案工作網絡，受現實條件制約，辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房基本功能未分區設置，普遍存在一室多用現象，難以提供主機房、檔案數字化加工室等業務技術用房基礎設施保障，檔案的信息化管理與高新區建設不相適應，無法滿足檔案進行集中管理和信息化建設的現實要求，檔案管理的跨平臺跨地域資源數據亟待實現共治共享[5]。

四、解決高新區檔案管理問題的對策

1.提升依法治檔工作意識

一是要深入開展檔案法制宣傳教育，提高政治站位，充分認識和準確把握檔案法修訂的重要意義和精神實質，促進檔案事業的全面發展。二是要加強檔案執法和行政監督，充實高新區檔案工作機構或人員，加大檔案行政執法監督力量，切實指導園區管理部門、企事業單位依法依規收集整理檔案，實行閉環管理。三是要建立健全配套法規制度。嚴格按照新修訂的《檔案法》精神，加快地方性檔案法規制度在高新區落地生效[6]。

2.增強檔案管理人員專業素質

一是要樹立科學的人才觀，要始終堅持“黨管人才”原則，堅持正確的選人用人導向，把好選人用人關，加快檔案事業發展必須搶占人才高地，不斷優化人才隊伍建設。二是提高檔案人才的培育力度，嚴抓黨性教育和專業教育，實行優勝劣汰。注重崗前和在崗教育培訓，創新教育培訓方式方法，不斷儲備檔案隊伍后備力量。三是加快人才政策的有效制定，根據地區實際情況和檔案工作現狀，實施人才強區戰略，從實際問題出發，為引進人才解決后顧之憂，不斷拓寬引才引智渠道。

3.強化檔案工作目標管理責任

一是明確部門具體職責。明晰分管檔案工作的部門和領導以及各自崗位職責，落實各部門專兼職檔案人員，形成檔案網絡管理體系，建立檔案工作定期調度通報機制，將檔案工作目標責任制與部門工作目標績效掛鉤。二是加大檔案安全保管。建立健全檔案安全應急管理制度，堅持檔案用房三分開，保障用房面積，配備符合要求的檔案柜、防火防盜等檔案專用設備，編制檔案安全管理應急預案，最大限度地防止檔案所遭受的損害，構建人防、物防和技防立體的檔案安全防范體系。三是加強檔案業務規范化建設。規范建立工程建設、招商引資和項目等類別檔案的收集歸檔和保管利用流程，特別是做到工程建設檔案的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行[7]。

4.加快檔案信息化建設進程

一是將檔案信息化建設工作納入重要議程，由園區主要負責同志親自抓，堅持將檔案信息化建設工作與中心工作同謀劃、同部署，加大考核和問責力度。二是加大檔案信息化建設硬件投入，高標準高質量建設檔案館（室）及數字化檔案室，及時配置計算機、掃描儀、數字終端、服務器等硬件設施，匹配智慧園區發展趨勢，不斷完善設施設備配套，打造智能的檔案信息化管理平臺。三是提升檔案業務人員掌握和運用信息化技術的能力，加快形成數字化檔案管理和綜合利用體系，減少對原始檔案的頻繁利用和人為損害。

結語

從高新區誕生以來，檔案作為開發建設的歷史縮影，真實、客觀地記錄了開發建設的全過程，也是企業在生產、經營管理中形成的原始記錄，是高新區的無形資產和不可再生寶貴資源，更是國家檔案體系中的重要組成部分，檔案應被依法管理、保護、利用。隨著新形勢的發展和人民群眾生產生活、市場競爭環境、企業自主經營的迫切需要，各地高新區檔案工作的水平失衡，存在問題不一，其中有共性和特性問題，各地要進一步增強檔案服務意識和全員檔案意識，克服工作中出現的困難，準確認識新形勢下檔案工作與可持續發展問題，不斷完善檔案機構設置和職能配置，培育檔案專業人才，貫徹新發展理念，迎接“十四五”時期新機遇挑戰，不斷縮小地區間檔案工作差距，深入貫徹落實和主動服務長三角一體化發展國家戰略，以實現檔案信息資源社會共享為目標，加大檔案信息化建設步伐，加快構建內容豐富、結構合理的檔案資源體系，不斷提升高新區競爭軟實力的內生動力，為高新區的經濟高質量發展保駕護航。