企業轉型跨境電商的ERP系統定制及改進

王明玉

深圳市聚榮科技有限公司

近年來，跨境電商發展勢頭猛烈，2019年，我國跨境電商零售進出口額達到了1862.1億元人民幣，是2015年的5倍，年均增速49.5%。作為國家新興的鼓勵行業，跨境電商的商業模式仍然以貨物銷售為主。跨境電商在2020年到井噴式的發展，近年來隨著信息化的發展，傳統行業也及時進行產業轉型，或紛紛設立電商部門，進入跨境電商這一細分領域。隨著企業的規模擴大和業務發展，尋求適合跨境電商企業使用的ERP系統成為企業的迫切需求。企業如何在海量數據里精準分析需求并整合上下游行業資源，成為定制ERP系統的難題。ERP系統的應用一定程度上降低企業經營成本，對于降低中小型企業人力成本和員工工作強度有不同程度的支持。

一、傳統出口企業與跨境電商商業模式對比分析

（一）中國跨境電商的行業模式

中國的跨境電商行業主要分為兩種模式，第一種為企業對企業模式，即B2B，這種模式下，商業模式特點在于信息的發布和推廣通過線上完成，但貨物的交付批次較多，規模較大，交付對象仍然是企業；第二種為企業對消費者，即B2C的貿易模式，這種商業模式特點是貨物的交付對象為消費者個人，企業通過海外電商平臺，直接面對個人消費者進行銷售，中間不存在批發商或者經銷商。由于第一種貿易模式本質是仍然為傳統貿易，與外貿企業的經營模式差異不大，文章主要討論的是第二種，即B2C直接面對個人消費者的跨境電商模式。

B2C的跨境電商的銷售模式下又主要分為兩種：第一種以精品模式銷售，產品專注一類或某幾大類，如創業板上市公司安克創新（代碼：300866）主要以個人3C消費品為主；第二種以鋪貨為主，產品種類較多，每日上架數量上千，銷售平臺及店鋪多達數百數千個，相當于傳統的薄利多銷模式，如深圳知名坂田及華南城大部分跨境電商。

（二）傳統出口行業與跨境電商商業模式對比

1.貿易模式不同：對于傳統貨物出口企業來說，貿易模式是在國內生產產品，通過適當的渠道銷往國際市場，交易對象為海外企業，一般訂單比較穩定。

但對于跨境電商來說，顧客轉變為個人消費者，所以訂單零散、訂單數龐大。

2.物流方式不同：傳統出口企業來說，物流多數選擇海運集裝箱出口方式，FOB或CIF的交易條款到交易國客戶收貨即可。對跨境電商來說，零售產品一般從國內空運直發，或者采用較為經濟的方式，把貨物提前運輸至海外倉庫——包括平臺自有倉庫及第三方海外倉。接收到客戶訂單后，再由本地物流發貨交至消費者手中。物流方面，跨境電商的流程和復雜性提高，所以設置ERP系統時應注意這一點。

3.資金流不同：傳統出口企業通過銀行信用證、電匯等方式直接把交易款項轉入出口商的賬戶內。跨境電商企業目前資金結算方面仍在不斷地探索和嘗試中，比較常見的做法是通過第三方支付實現結匯的方式[1]。如圖1。

圖1 傳統出口行業與跨境電商物流區別

通過上文貿易模式、物流、資金流的對比可知，銷售仍然脫離不了傳統的進銷存流程，但對于中小出口企業來說，原有單一的商業模式下，對應的信息管理系統較為簡單，可能已經無法滿足業務的不斷升級變更。下文將探討中小型企業轉型為跨境電商時如何定制升級一款更具匹配性的ERP系統。

二、ERP系統現狀及模塊改進分析

（一）傳統企業現有ERP系統的狀況

ERP系統的核心思想是供應鏈管理。它從供應鏈范圍優化企業的資源，優化了現代企業的運行模式，它對于改善企業業務流程、提高企業核心競爭力具有顯著作用。以往ERP系統主要在國有大中型企業，跨國集團使用，他們管理層級架構較多，業務模式多樣，必須要有定制性的ERP系統對所有業務經濟進行數據化管控。企業通過ERP系統實現全面管理，要求業務流程中各個部門必須參與進來，錄入相應的經濟數據。

傳統出口企業產品繁多，ERP系統數據量大，安全性和穩定性較差，也可能存在著購買一次系統使用多年的情況，并且管理層不注重系統的維護和更新，或者ERP系統數據龐大，運行效率低下，各種管理模塊比較分散。企業內部系統眾多，各系統收集數據的標準、結構不一致，系統之間的數據難以共享，業務系統傳遞到財務系統的數據可能不夠準確，間接加大了財務人員信息收集和分析工作難度，影響了管理層的決策效率。業務快速擴張要求企業應用更加強大的軟件系統來進行數據處理。但傳統ERP系統的類型相對很少，系統的可擴展性和功能也不足，無法實現實時接口、數據提取和跨平臺的數據交換等功能[2]。

（二）ERP系統改進定制的目標

經過上文對比可知，由于跨境電商平臺是B2C模式，零售客戶的訂單量龐大散亂，銷售地區廣泛，或者采用多平臺多店鋪模式。即便是單一平臺內部也有較多的費用項目，以亞馬遜平臺為例，亞馬遜將對每個訂單收取傭金、操作費、配送費、對退貨訂單僅退回部分傭金和配送費，數據龐大，依靠人工手段對比錄入進銷存系統，效率低下，難以做到每日業務精準統計。物流方面，配送內涵延伸，包括了海外當地的物流配送。所以當系統跟業務不匹配時，不能助力業務發展，容易引起員工的抗拒，成為阻礙。

改進后的ERP系統的模型建立物流、資金流、信息流的集成運作上，更切合企業的實際業務需求。應在傳統模塊上，著重改進銷售、物流、倉儲和財務模塊，打造企業專門信息數據庫。除了具有的四大主要功能模塊：供應商產品管理、進銷存管理、物流渠道管理、財務模塊管理外，如有條件，應在定制ERP系統時優先考慮系統主頁上設計綜合數據看板，可以提升決策效率。改進后的ERP系統更加適應市場化要求，為業財融合推進助力，提升組織效率、提高企業的管理水平。

（三）銷售模塊改進思考

傳統零售行業，需要銷售員實時錄入銷售單。海外銷售量大的情況下，以人工錄入的方式不僅效率慢，而且易錯。亞馬遜平臺開放端口給白名單用戶，使白名單用戶能夠抓取銷售數據，基于這個可實現的操作，我們可以對接數據端口，將國外銷售數據實時鏈接到國內的系統數據庫。實現每小時抓取銷售數據更新或實現預定時間更新，可以在亞馬遜平臺每日結算后，更新銷售數據，了解訂單相關費用明細或具體訂單傭金等。

（四）物流模塊改進思考

物流模塊的改進點主要在于需要考慮派送的情況。開放物流商端口，物流公司只要提供API接口，都可以快速接入，企業可在本地系統上快速查詢物流情況，或者自動在ERP中生成運單號，上傳平臺物流單號，標記訂單已經發貨[3]。

（五）倉儲模塊改進思考

以美國亞馬遜平臺為例，亞馬遜平臺可以看到在亞馬遜倉庫的庫存變動情況，但是無法看到第三方倉庫如海外倉的庫存，也無法鏈接到國內倉庫的庫存情況。可以開放端口，將海外倉的管理系統——WMS系統接入，實時更新庫存，實現庫存管控的精準、及時。通過一個系統能夠示警庫存不足，提示管理人員進行訂貨等備貨操作。

（六）財務管理模塊改進思考

由于資金通過第三方平臺回款，需設置財務結算和預警系統，加強資金的監管，關注資金回款時間，注意提高資金安全性。通過系統可以看到海外銷售平臺的回款時間、第三方回款的進度，預計國內收款時間，有利于提高資金利用效率。由于銷售地域廣泛，涉及的幣種較多，可以和中國銀行的實時匯率進行鏈接，系統自動換算為更準確的人民幣金額。另外利用ERP系統實現即時監控財務和非財務指標，同時實現線上與供應商、物流商對賬等功能。

三、升級ERP系統的SWOT分析

（一）優勢

升級后系統具有獨立性，所有數據保存在本地，不用擔心數據在第三方服務器上的安全性和賬號被關聯。2020年海外亞馬遜平臺上眾多小賣家賬號被關閉，其原因也是因為第三方服務器數據被亞馬遜平臺發現具有關聯性，強制性關閉。而自主定制的系統，終端服務器儲存的重要數據留存本地，可以防止重要數據被人為泄露，從安全性來說有大幅提高。

定制系統更符合各公司的實際情況，尤其是由于可以實時抓取銷售端數據，能迅速匹配國內庫存情況，判斷商品是否需要及時采購。并在綜合看板處提供庫存預警，能夠實現即時監控。定制系統使管理層能及時獲取數據，做出相關決策。如設置財務和非財務指標，查看低價銷售策略下產品盈虧情況等，迅速做出調整價格或清理庫存等決策。

（二）劣勢

定制系統需要考慮的各項細節較多較煩瑣，對管理層的統籌及流程設計能力較高。同時也需要既懂技術又懂業務的人員，對系統管理人員能力要求較高，要引入優秀、有經驗、應變能力強的高水平IT人才，成立專項小組[4]。既能維護系統，了解系統功能運行邏輯，又要對業務熟悉，防止流程上有疏漏輸入錯誤數據。因此，定制系統的人力成本及后期維護成本也較高，應結合企業規模及人工成本等，橫縱向對比，從成本效益原則綜合考慮可行性。如果長遠考慮利弊，綜合考慮下來，作者認為資金較寬裕、發展迅速的中小企業可適時考慮定制化系統，因為現有系統已無法滿足企業需求，制約企業發展。

（三）機會

未來電商行業仍將在很長一段時間內持續發展，線上選購仍然是購物趨勢。銷售數據海量增加，將吸引更多的企業轉入跨境電商行業中。類似的，企業發展過程中，也將有系統管理軟件升級的要求及困惑。企業對定制化的軟件擁有獨家版權，可以注冊軟件著作權，后期考慮開放權限給其他非同品類競爭的企業，釋放使用權，獲取額外收入。另一方面，消費者需求將持續變動，企業能夠隨時根據業務變化更新，在ERP系統細節方面持續改進，持續提升企業市場競爭力。

（四）威脅

銷售端口由海外電商平臺開放，獲取實時數據比較被動，還需要各項輔助工具配合。如果銷售數據和第三方倉儲數據接入不暢通，將影響整個系統順暢運行，嚴重的話將導致系統癱瘓。同時，由于涉及企業賬戶信息、財務數據等敏感數據，必須保證數據庫的安全管理，如何保證本企業本地的數據庫安全，不受外界的入侵是需要技術人員和管理層首要思考和解決的問題。

四、定制ERP系統的難點問題

1.任何新系統導入必然會面臨各種問題，一般來說，新舊系統需要并行數月，相關人員有抵觸心理，不愿意配合，需要持續宣講，讓各部門互相理解支持。建議以項目管理形式，由主要項目管理人員負責推動及各部門溝通，必要情況下，可以設置項目完成獎勵，設置項目目標等績效考核手段，推動各部門積極性。

2.新系統存在調用問題，偶有Bug是必然情況，需要優化，可能會影響新系統已錄入數據，需要實時做好數據備份的準備，可以根據數據的大小，設置數據每個小時或每2個小時自動備份一次。

3.鏈接到平臺后獲取銷售端數據的更新較快，要求有專人操作監測系統。對應更新庫存數據速度快，否則容易造成庫存赤字。并且由于系統數據互相影響，上一流程數據有誤，將直接導致后面流程出錯，業務流程以請購單、采購單為開端，必須嚴格審核。

4.產品種類繁多、上架迅速，庫存管理要求嚴格。各種模塊應注意導入導出功能，實現批量、智能化操作。系統對接電商平臺數據，如果遇到大型促銷節日，可能會出現海量銷售數據，能否妥善接入自主系統，需要預判并進行測試。

五、結語

ERP系統一直是企業管理的有力工具，先進的ERP系統結合業務流程和財務工作，設計管理會計模塊，通過ERP系統反映到財務信息數據上，對企業管理無疑是大有裨益的。但任何先進的管理方法都要結合行業特點和公司戰略，探索管理思路，和實際情況相結合，變成適合自己的方法，才能發揮其最大效用。在企業轉型升級的道路上，更應該重視ERP系統結合業務更新，優化系統的應用，使系統能夠切實提高企業效率和市場競爭力，推動企業的高速發展。