基于大數據背景試析如何優化與創新民政檔案管理工作

劉 巍

（凌海市社會事務服務中心，遼寧 錦州 121200）

臨時救助、救急難、城鄉低保均為民政局職責范圍內的工作內容，隨著相關工作進行，將內容以檔案的方式記錄并進行整理，可以為工作人員提供數據，便于各類工作的開展。民政檔案對民政局工作開展意義重大，為了順利推進各類活動，需要設置科學的管理模式，確保工作按照要求有序推進。

一、大數據時代民政檔案管理創新與優化的必要性

1.保證工作的政治屬性

大數據時代工作人員處理民政檔案數據，通過分布式處理、分布式數據挖掘、云存儲、分布式數據庫管理、虛擬化等方式處理數據，鎖定有價值的信息，更好地落實管理任務。在民政檔案要求不斷變高、檔案數據海量增加的過程中，數據處理技術的應用變得異常重要，過往管理檔案的方式已經不合時宜，工作人員需要轉變管理思想，以創新檔案的方式達到工作要求，保證民政檔案工作政治屬性不受影響。檔案管理模式的建立需要謹遵國家戰略指示，管理人員在工作中必須堅定自身政治立場，做好民政檔案基礎工作，由此可以高質量地完成管理任務[1]。

2.激活檔案工作的文化屬性

民政文化是推動民政事業發展的作用力量，通過民政文化建設形成愉悅、輕松的氛圍，為工作人員建立良好的環境，促使工作可靠、順利的開展。在數據網絡時代下，民政機構在檔案管理中，為了更好地推進民政文化建設，合理應用信息化技術，從而加快民政人才隊伍建設速度，同時完善工作人員文化、思想等方面的條件。調查我國民政系統的發展情況，超過85%的系統在著力推進民政文化建設工作，激活檔案工作的文化屬性，達到彰顯檔案管理價值的目的。民政系統在發展中需要改變過往民政檔案形式，將其作為文化產品并進行文化設計，使文化產品與民政檔案管理相互結合。在大數據時代下，使用新觀念并利用技術手段，實現多元管理。民政文化建設需要以堅實的數據作為支撐，借助檔案推進民政文化建設，提高檔案與文化間的聯系[2]。

3.提升檔案工作的服務屬性

民政檔案必須發揮服務職能，可以為大眾提供更好的服務，實現便民利民的工作目的。民政檔案擁有服務社會、傳承文明、記錄歷史與造福大眾的職責，也是黨與人民較為關注的事業。民政檔案應該意識到自身承擔的工作職責，為了更好地完成工作，需要在大數據時代，重新鎖定工作目標，合理應用新時代出現的技術，由此可以突破過往工作的局限。民政工作在社會發展的各個時段，均得到各類人群、領域和政府的支持，民政檔案作為民政事業的重要內容，需要隨著時代轉變，改變工作模式，由此可以更好地為民政事業發展服務。民政檔案管理需要形成全局眼光，從宏觀視角審視并分析問題，建立全民檔案服務體系，借助大數據、云計算等技術落實民政檔案管理任務，推動民政檔案業務朝創新化、多元化方向發展[3]。

4.深化工作信息屬性

民政檔案管理在信息技術迅猛發展的時期，也與大多數行業一樣，朝智能化方向轉變管理模式。我國大部分地區的民政系統使用電子文本，同時更換民政檔案工作的管理方式。民政檔案管理優化創新成為一種必然趨勢，管理者需要掌握信息化的管理形式，加大信息技術在檔案管理中的應用力度，在電子檔案建設中提高檔案信息管理水平，節省大量的財力、物力與人力，將信息技術的優勢展露無遺。民政檔案管理相關部門在檔案信息建設階段，還需要監督檔案數字化的發展情況，需要將其視為一項常態化工作，更好地管控各類資源，為檔案管理工作的開展提供基礎。目前，我國民政機構在檔案管理中，并沒有實現對錄像、照片、錄音與文字等信息的全面數字化管理，在未來的一段時間，需要圍繞民政系統在檔案管理方面的需求，建立信息資源共享平臺，推進檔案安全保密方面的工作，確保檔案數據在應用階段的安全性，不會對民政事業發展形成不利影響[4]。

二、民政局檔案管理工作在大數據背景下存在的不足

1.管理意識缺失

民政局主要處理各類資料，為政府工作并向社會公眾提供服務。民政局提供的各類服務基于檔案數據。過往使用紙質查詢的方法，在數據獲取方面花費較多時間，在數據調研階段還需要經歷繁瑣的過程，無形中降低管理工作的效率。民政局檔案管理工作沒有得到大部分群體的重視，與該項工作不能產出較大經濟效益有關，無法調動負責人員工作積極性。還有一部分人員對檔案工作認知程度不足，沒有發現工作具備的價值，不利于檔案管理工作任務的落實。由此使民政局工作人員在發展中受到阻礙，不能順利推進工作[5]。

2.大數據建設改革遲緩

民政局在發展過程中意識到創新檔案管理的必要性，在大數據背景下引入大數據、云計算等技術，為檔案數據整理與分析等工作服務。然而，部分民政局在檔案信息建設中，沒有按照工作需求完善檔案管理模式，檔案信息建設遲緩，無法達到檔案管理設定的工作目標。一些工作人員對檔案管理要求執行不到位，同時存在技術掌握不足的問題，無法合理應用技術。民政局檔案部門數據標準設置存在不統一的短板，不利于檔案資源開發[6]。

3.管理人員各類問題突出

民政局在大數據背景下開展檔案管理工作，必須從信息化發展轉變檔案管理方式，需要合理應用現代技術處理檔案信息相關工作，使用一些先進的技術。創新檔案管理模式后，與傳統工作方式不同，檔案管理人員需要學習新的檔案管理方式，擁有專業的能力與對應道德素養，從而可以靈活面對各類工作狀況，處理各類問題。檔案管理人員需要擁有創新式的理念，確定檔案管理要點并進行控制，從而可以完成崗位任務。然而，我國部分地區民政局的檔案管理人員職業素養不足，無法按照要求在規定時間完成規定的任務，會降低免責檔案管理工作的整體質量，對管理工作形成不利影響[7]。

三、大數據背景下民政檔案管理工作的創新途徑

1.正確認識電子檔案管理工作

民政檔案管理工作內容眾多且較為繁瑣，在檔案數據大量增加的過程中，為完成檔案方面的管理任務，需要轉變工作觀念，完善電子檔案管理方面的制度內容，按照檔案管理需要調整工作方式，由此可以更好地完成檔案相關任務，不會造成其他問題。電子檔案在數據整理、分析、調用與管理方面均擁有較大的優勢，民政局需要適應時代發展形勢，為順利推進發展任務，需要加快紙質檔案朝電子檔案轉變的速度，確保檔案管理工作高效進行，為各類工作開展提供支撐。民政局領導與檔案管理人員必須對電子檔案有正確的認知，發現電子檔案管理對檔案工作順利進行的意義，學習電子檔案管理的方式，掌握電子檔案管理的技巧與工作要點，可以靈活地使用管理手段，輔助檔案管理工作推進[8]。

在電子檔案管理中，民政局還需要基于電子檔案特點，做好安全防護工作，防止檔案數據在管理與使用中出現泄漏的情況。檔案管理人員需要擁有數據保密意識，設置防火墻并定期更新補丁，防止黑客進入系統。電子檔案建設耗時長，難以在短時間內完成，工作人員需要在電子檔案建設中投入較多精力、時間與財力，由此才能獲得一定成效[9]。

2.加快信息化建設速度

2.1 制定數據采集標準

檔案信息化管理以信息技術作為基礎，按照信息管理需求設置系統，可以在短時間內處理數據并找到對應信息，由此為工作提供數據，可以在短時間內完成業務，提高服務工作質量。大數據的出現為民政檔案工作帶來很多便利，但是在大數據構建中也存在一定不足，比如在搜索欄輸入關鍵詞，會出現很多類似內容，在相關內容識別中花費不少時間，會為管理人員帶來一定不便。民政檔案管理人員應該從工作高效開展角度，調整數據采集與管理方式，提高數據管理的合規性，得到可靠性與準確性高的數據，由此在較短時間完成工作任務。檔案部門在數據管理中，制定數據采集標準，結合自身在數據信息管理方面的需求，提出管理規范要求，建立規范性較高的管理體系，由此有效管控檔案管理方面的工作[10]。

在大數據時代下，檔案部門制定統一的標準，規范數據采集工作，構建完善的管理體系，由此落實檔案管理方面的工作，設置信息類別并高效進行數據分析等工作。隨著檔案數據管理工作的開展，為了在數據收集方面獲得最佳效果，需要不斷優化采集標準，由此可以提高采集信息內容的精度，還可以保證檔案管理工作的效率，為大眾推送更好的服務。

2.2 健全網絡查詢平臺

民政局在檔案管理中，為了進一步提高檔案資料管理水平，在建立數據采集標準基礎上打造網絡查詢平臺，發現當下平臺存在的問題并進行完善。民政檔案傳輸與查詢和平臺建設的完整性與合理性有較大關聯，需要搭建健全的管理平臺，重新分類不明確的平臺，確定信息分類方式，對于不人性化的查詢方式，非常容易引起用戶的反感，較為嚴重時更會阻礙工作的進行。因此，民政局面對龐大的數據信息，需要改變工作方針與策略，需要建立網絡查詢平臺，完善現有的管理體系，可以更高效地推進檔案管理工作，完成大量資料的精準分類與管理。目前，在網絡查詢平臺建設期間，對于查詢引導與流程等內容，需要基于人性化角度進行設計，由此可以持久應用并獲得良好的成效，不會引發群眾的抱怨。

3.改進民政電子檔案日常管理方式

民政局使用電子檔案記錄各類信息，與傳統工作方式相比效率更高，可以出色地完成檔案管理任務。民政局在檔案管理中，需要隨著電子檔案的應用調整管理檔案數據的方式，不會對各類工作的開展形成不利影響。民政局領導應該在檔案信息建設的過程中，對電子檔案管理工作創新給予足夠重視，意識到電子檔案發展的必然性，總結過往檔案管理方面的經驗，按照當下對檔案工作提出的需求，設置滿足電子檔案使用需求的管理制度，加強對各類工作的處置強度，確保各類工作有序推進。民政檔案記錄的內容較為廣泛，還涉及個人私密信息，一旦出現信息泄漏的情況，將會對當事人造成不小的影響。因此，民政局需要做好保密工作，基于互聯網開放性特征存在的安全隱患，使用科學的方式進行應對，提高平臺各類數據的安全性。檔案部門在數據信息管理中，可以設置防火墻，由此可以做好黑客攻擊的防御工作。對于民政檔案應該選擇針對性的管理方式，需要設置專門的崗位，負責檔案網絡管理工作，由此可以動態監督網絡狀況，一旦發現異常狀況便可以進行處理。在民政電子檔案管理中，優化管理程序，確定各環節工作要點，控制民政檔案在信息化建設中，在人力、財力等方面的投入力度，促使新型管理方式，可以更好地應用檔案內容。

檔案管理人員負責民政檔案的管理工作，民政局需要重視管理人員培養工作，保證崗位人員擁有相應的能力，可以完成崗位任務。民政局需要加強在人員管理方面的強度，落實各項規章制度與要求，有效地約束管理人員，由此提高民政局在檔案管理方面的工作水平。檔案管理人員需要擁有豐富的知識，掌握法律法規，不會作出觸犯底線的行為。在大數據背景下，民政局檔案部門人員的工作負荷沉重，在高強度的工作壓力下可能出現消極心理，不利于各類活動的開展。因此，民政局在落實培訓活動時，也需要基于人文關懷角度調整管理內容，組織心理教育會議，排解檔案管理人員的心理問題，給予工作人員生活方面的照顧，消除其后顧之憂，可以全身心地投入到檔案信息管理中，更好地為民政局各類工作服務。

結語

民政系統在大數據時代下需要擁有創新精神，意識到檔案管理工作的重要性，在電子檔案建設中調整管理方式，發揮電子檔案對民政局各類工作與服務的作用，促使民政局可以更好地完成工作職責，向大眾提供優質的服務。民政局檔案部門在管理模式創新階段，還需要調查群眾的真實需求，基于相關數據創設管理制度，建立針對性強的管理體系，不會對檔案管理工作形成不良影響。