檔案管理工作的創新及對策研究

余雯雯

（紹興市越城區體育中心，浙江 紹興 312000）

引言

檔案工作是事業單位重要組成部分，是提升各個行業經濟發展水平的關鍵。在新時代背景下，需要做好檔案管理工作的創新，融入時代性的內容，提升檔案管理工作效果的同時，發揮其作用，為各個行業發展助力。

一、檔案管理工作創新的意義

檔案管理工作，就是檔案部門對檔案實體或者信息進行管理，并為相關人員提供檔案方面的服務。檔案管理作為國家檔案事業的重要組成部分，對事業單位、機關單位、企業發展有著非常重要的作用，記錄業務活動信息與人事信息，是各個行業建設發展的依據。該工作的創新意義，主要體現在以下方面。

1.推動檔案管理改革

創新是發展的動力，也是提升檔案管理環境適應能力的關鍵。通過對當前檔案管理工作的創新，可以解決檔案管理工作中存在的不足，如管理手段落后、管理效果不佳等，能夠為職能部門提供更多的數據支持，更好地發揮檔案管理工作的價值[1]。檔案管理工作作為國家檔案事業的一部分，通過檔案管理工作的改革，可以使我國檔案管理事業進一步發展，能夠適應當前環境的變化，為國家發展提供更多的支持。

2.促使檔案管理工作可持續發展

檔案管理創新，實現檔案工作可持續發展。檔案事業是一項與時代發展有著密切關系的工作，通過對管理工作的創新，可以引進更多先進的技術手段與管理理念，能夠真正地做到與社會經濟同步發展。若是檔案管理工作中，仍采用傳統的方式進行管理，那么會對國家檔案事業發展造成不利影響，同時無法為時代發展與經濟進步提供支持。因此，需要提升對檔案管理創新，借此推動社會經濟建設，促使檔案事業可持續發展。

二、檔案管理工作中存在的問題

1.缺乏創新意識

檔案管理工作中，對管理人員的專業能力、職業素養有著較高的要求。通過對檔案管理情況的綜合分析，發現部分檔案管理人員缺乏創新意識，忽略對檔案管理工作的創新改革，造成檔案管理滯后的問題。檔案管理創新是時代發展必然趨勢，也是當前工作的重點。受傳統工作理念的影響，部分管理人員認為檔案管理工作重點就是收集文獻資料，做好重要材料信息的保存工作即可[2]。實際上并非如此，檔案管理工作主要包含檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用方面的工作?？茖W的管理方式，可以提升檔案信息資源的管理與利用效果，更能體現出檔案管理的價值。若仍采用以往的工作理念進行檔案管理工作，將會對檔案事業的改革發展產生阻礙，無法體現出檔案管理工作的社會價值。

2.檔案管理設備有待更新

受傳統工作理念的影響，檔案管理工作并沒有得到管理人員的重視，忽略對檔案管理的投入，造成資金不足，設備更新不及時的問題。檔案管理工作的實施，需要一套完善的基礎設施來支持，如計算機設備、檔案室等，以此保證檔案管理工作的有效性，實現檔案信息資源高效管理。但是通過對我國部分檔案管理部門工作情況的分析，發現辦公條件差、基礎設施不全面是普遍性問題。部分檔案管理部門出現了檔案保護設備與現代化建設不到位的情況，無法為檔案管理工作開展提供支持。若這一問題得不到解決，將會對檔案管理創新造成阻礙，無法體現出檔案管理工作的價值。

3.檔案管理不規范

檔案管理工作中，規范的管理手段，可以使檔案管理流程變得更加的清晰，同時能夠提升檔案管理工作效果，對后續工作的創新改革具有一定的作用。部分檔案管理部門雖然制定檔案管理制度，但是并沒有真正地被應用，出現檔案管理制度實施形式化、表面化的問題。此外，有部分檔案管理部門出現檔案管理不規范，與檔案管理要求不符的情況。在檔案管理工作中，需要制定完善的管理制度，根據國家要求做好檔案資料的管理，保證檔案信息的完整性，避免出現資源浪費的情況。

如某些基層事業單位中，忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關注、支出和設施完善不足。長期的不重視和制度的不完善，導致事業單位檔案管理工作與實際工作產生了錯位和脫節，檔案的留存與機構運行之間沒有形成應有的閉環，一些管理制度執行不力，影響了單位的整體發展。

4.信息化建設不到位

在檔案管理工作中，信息技術的運用能夠打破檔案收集、管理工作不到位的情況，同時可以為檔案管理創新提供技術支持。但是在實際工作中，出現檔案信息化建設不到位的情況。部分人員認為信息化檔案工作實施需要投入較多的資金，且無法保證檔案管理工作效果，因此忽略檔案信息化建設。信息技術檔案管理工作的實施，提升檔案管理工作效率，解決以往人工紙質檔案管理中存在信息丟失、收集不全面的問題，是當前檔案管理工作的有效方法。在檔案部門管理工作中，要轉變思想觀念，加強信息技術的運用，提升檔案管理工作水平。

5.檔案管理人員素質問題

在檔案管理工作中，要求檔案管理人員具備豐富的工作經驗與能力，能夠結合時代的發展，對原有的檔案管理模式創新，以滿足檔案管理的發展需求[3]。當前檔案管理工作人員雖然具備良好的檔案管理知識結構，但是創新意識與實踐能力較弱，無法為檔案管理創新提供人才支持。此外，有部分檔案管理人員缺乏信息技術操作能力，無法利用信息技術進行檔案管理工作，影響信息化檔案管理工作實施，造成檔案管理工作落后的情況。

三、檔案管理工作創新發展對策

1.樹立檔案管理創新意識

在檔案管理工作中，管理理念是檔案管理工作效果的保障，也是提升檔案管理工作質量的前提。為了提升檔案管理工作有效性，需要轉變管理人員的思想觀念，使其認識到創新工作的必要性，并在原有管理工作的基礎上進行完善，引入更多先進的工作理念與手段，解決檔案管理方面存在的不足。針對以往檔案管理創新中存在的不足，可以從以下方面入手。

第一，提升檔案部門主要負責人的創新意識。檔案部門管理者是檔案管理工作的領頭人，也是檔案管理工作效果的基礎保證。若是管理者不具備創新意識，仍采用以往工作理念開展工作，會對檔案管理工作的實施產生一些消極的影響[4]。因此，需要做好檔案管理者創新意識的培養，提升管理人員的創新改革意識，引導其做好帶頭作用，為接下來檔案管理創新改革做好鋪墊。實際工作中，可以將現代化檔案管理手段，如信息化檔案管理、以人為本的檔案管理理念等呈現給領導人員，使其認識到檔案管理工作創新的必要性，為后續工作開展提供支持。

第二，提升基層員工對檔案管理創新的重視?；鶎訂T工是檔案管理創新的實施者，其思想觀念會影響檔案管理工作效果。實際工作中，可以組織相關的宣傳活動，將現代化檔案管理手段與方法呈現出來，使檔案管理人員在潛移默化中形成創新意識，主動對檔案管理手段進行改革，優化檔案管理工作效果，提升檔案管理工作水平。

第三，加強檔案基礎設施的建設，為檔案管理創新提供基礎保障。實際工作中，需要做好電子設備的更新與維護、基礎設施的建設工作，保證檔案管理工作順利實施。

2.建立健全的檔案管理制度

檔案管理工作中，管理制度的建設，約束檔案管理工作行為，完善檔案管理流程，實現檔案資料的規范管理。俗話說：沒有規矩，不成方圓。管理制度的完善，可以提升檔案管理人員的責任意識，同時能夠解決以往不規范管理的問題，為檔案管理工作創新提供基礎保證。

首先，建立責任機制。在檔案管理工作中，責任機制的建設，明確這一工作的主要負責人，使各個環節檔案管理人員對自身承擔的責任與工作內容產生清晰的認識，為管理工作開展提供制度保證[5]。以往檔案管理工作中，由于制度的不完善，造成權責模糊的問題，影響檔案管理工作順利實施。責任機制的建設，可以有效地避免這一問題，同時能夠增加工作人員的責任意識，規范檔案管理過程與流程。

其次，建立檔案管理制度，圍繞檔案歸檔范圍、立卷歸檔要求、檔案保管期限、檔案的鑒定與銷毀、檔案借閱五個方面入手，制定清晰具體的規章制度，要求從業人員根據自身的工作內容，做好檔案的歸檔、保管與銷毀工作。在檔案管理工作中檔案資料的收集、保管工作非常重要，是高效率工作的保證。明確的管理制度，使檔案管理人員對工作流程與要求產生清晰的認識，并圍繞此開展一系列的工作，提升檔案管理工作效果的同時，完善檔案管理工作效果。

再次，檔案管理人員績效考核評價制度。對檔案管理人員工作完成情況、工作態度、工作能力等進行全方位的考核與評價，并將此與員工的績效聯系在一起，將此作為提升員工積極工作的動力，使員工在崗位工作中獲得更多積極的體驗，以此提升檔案管理工作有效性。在這一制度的約束下，工作人員會更加積極地參與崗位工作，從中積累經驗與檔案管理方法，為檔案管理創新提供經驗支持。

最后，建立獎勵制度。對表現良好的工作人員給予經濟與非經濟方面的獎勵，使工作人員從中獲得更多的成就感，真正地感受到這一工作對自身的意義，并全身心投入其中。需要注意的是，對于表現不好的人員，如沒有按照要求完成工作任務、不規范工作等，應給予批評或者一定的懲罰，端正工作人員的態度，使其以積極的態度面對檔案管理，避免因為工作人員態度問題造成檔案管理工作效果不理想的情況發生。

3.構建信息化檔案管理平臺

在檔案管理工作中，信息技術的運用，是檔案事業發展的方向，也是促使檔案管理創新改革的關鍵因素。檔案管理工作中，重視信息技術的運用，結合檔案管理特點，搭建檔案管理平臺，將此作為創新檔案管理的平臺，要求工作人員利用線上平臺進行相關的工作，以此實現高效率工作。與傳統人工檔案管理模式相比，信息化檔案管理平臺的運用，不但可以減輕工作人員的壓力，同時還可以將紙質檔案轉化成數字檔案，減少檔案信息丟失或者被破壞的問題。檔案管理人員應意識到該技術手段應用價值，采用技術研發與信息化檔案管理平臺引進的方式，構建信息化檔案管理平臺，創新管理方式與手段。目前市面上有很多信息化檔案管理平臺，為檔案管理信息化建設提供資源。實際工作中，可以引進市面上的管理平臺，將此作為信息化建設的載體，將紙質檔案信息轉化成數字化的方式進行保存與管理，為后續工作實施提供便利。這樣一來，有效地提升檔案管理工作效果，同時能夠提升檔案服務水平，可以為檔案的運用提供更多的便利。

如按照云南省人社廳為了實現檔案信息化管理，圍繞“優化人社服務、提升群眾體驗”的工作目標，依托“云南省公共人才服務管理信息系統”將現存檔案信息作為基礎數據，堅持以“入庫檔案不漏一卷、應采信息不落一條”的工作標準，將11521卷入庫檔案以數字化的方式錄入人事檔案信息平臺中，為后續人事檔案信息管理工作開展提供便利，避免因為檔案查找、收集對檔案管理帶來的不便。檔案管理部門，可以參考事業單位的檔案信息化建設方法，結合國家的政策，做好檔案信息建設工作，采用多種檔案信息保存的方式，將檔案收集與儲存在一起，為相關工作的實施提供技術支持，促使我國檔案事業改革創新。

4.構建檔案管理人員隊伍

檔案管理工作中，管理人員隊伍的建設，能夠解決檔案管理工作中的不足，有利于管理工作高質量進行。首先，組織業務技能培訓活動，將現代化管理理念、管理手段等內容體現在培訓活動中，端正工作人員的態度，使其主動參與學習，并在日常工作中運用專業知識，提升檔案管理工作效果。在培訓活動中，可以邀請行業內的專家進行講解，提升培訓的效果，豐富檔案管理人員的知識結構。其次，對檔案管理人員進行思想教育，提升管理人員的責任意識。思想教育工作的實施，可以提升管理人員創新意識與改革意識，使其更好地適應檔案管理創新形式，并發揮自身的專業優勢，為檔案管理工作開展提供人才保證。

如安康市，組織市人社局對安康職業技術學院檔案管理工作進行了專題培訓指導，其中學院13名相關人員參加了培訓交流。培訓會上，市人社局干部人事檔案管理同志對干部人事檔案如何分類、如何查缺補充資料、干部人事檔案專審表如何規范填寫等方面做了詳細深入的講解，同時針對檔案管理和審核認定工作中遇到的疑點和難點問題進行了一一解答。

結語：

總而言之，在檔案管理工作中，由于管理人員思想觀念、信息化建設、人員素質等因素，影響檔案管理創新改革，阻礙我國檔案管理事業的發展。實際工作中，培養管理人員的創新意識，做好設備、人員的建設工作，完善管理制度，構建信息化檔案管理平臺，利用專業的檔案管理人員隊伍，進行檔案管理工作模式的創新與改革，以此提升檔案管理工作有效性，為我國檔案管理事業進一步發展打下堅實的基礎。