辦公室檔案數字化和數字檔案工作要務探討

陳建華

（中國能源建設集團浙江省電力設計院有限公司，浙江 杭州 310012）

引言

隨著我國信息技術的快速發展，互聯網、計算機、大數據等先進的技術廣泛地應用于我國的各行各業中，不僅減少了工作人員的工作量，也極大地提高了工作效率，有效地避免了由于人工失誤造成了損失，也充分地發揮了其作用和價值。在檔案方面的工作也是如此，以往對于檔案的管理工作是通過紙質版的儲存和管理，但在管理的過程中很容易造成檔案的部分資料缺失，使檔案管理的工作效率不高，而現如今的檔案管理工作能夠融入現代化先進的技術，能夠使檔案管理工作更加有條不紊，實現精準化的工作方式，加強了檔案管理的信息化，檔案管理工作勢必朝向數字化檔案的方向進一步發展，數字化檔案是將紙質版中的信息上傳到計算機中保存，有效地改進了檔案工作的管理方式，同時還能實現檔案的遠程管理，即使身處不同的區域，也能實現檔案信息的共享，實現線上分享和查閱信息，大大地方便了管理的工作，也提高了工作的效率。雖然應用數字化檔案管理具有多方面的優勢之處，但想要完全地做好檔案數字化的建設，做好數字檔案的工作還存在著一些問題需要解決。

一、檔案數字化和數字檔案的概念類別

1.檔案數字化

檔案數字化的概念是在傳統檔案管理工作的基礎上進行創新發展的，以往的檔案管理工作通常都是采用紙質版的資料，在保存和管理的過程中很容易造成檔案文件的缺失，在有需要的時候，面對龐大的數據資料，查找十分困難。檔案數字化是應用現代化的先進信息技術的產物，在建設和應用的過程中包括計算機技術、大數據技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術以及儲存技術等共同組成的一種符合新時代發展和要求的檔案信息管理模式。它能夠將傳統的紙質版檔案資料轉化為數字化的檔案信息，并將其以數字的形式保存下來，利用計算機技術和網絡相連接形成的具有一定規范化的檔案信息保存數據庫，在應用的過程中具有一定的便利性和資源共享性。所以檔案數字化為數字檔案建設奠定了強大的基礎，在具體的應用中能夠提高檔案的管理水平。與以往的檔案管理員相比之下具有提高經濟效益、提高辦公效率和增強對原檔案文件的保護力度等優勢。

2.數字檔案

數字檔案屬于一種新型的概念，與檔案數字化的建設相同，數字檔案與傳統檔案管理的形式具有很大的差別，現階段對數字檔案的解釋還沒有統一的認知，但總之數字檔案也是以信息技術為基礎，將資料和文件進行數字化處理，不在只是做為一種檔案文件的載體，而是以數字化信息的傳輸進行對檔案管理的新模式，而且與計算機網絡進行連接，從而實現檔案資源共享的目的，不受地域之間的限制。相比以往的檔案管理工作，數字檔案在工作過程中具有更大的信息儲存空間。在儲存方式方面，數字檔案是以編碼的形式存在于如今的檔案信息化管理中，在網絡中呈現出一種虛擬化的檔案，而且可以通過圖像、視頻和音頻的方式進行管理和儲存，方便管理，對于數字檔案的概念可以以“歸檔電子文件”和“館藏檔案的數字化信息”來理解[1]。

二、辦公室檔案數字化建設中存在的問題及創新措施

1.辦公室檔案數字化建設中存在的問題

1.1缺乏統一的數字化管理軟件

目前，部分單位的檔案管理部門之間缺乏統一的數字化檔案管理軟件，尤其是有些單位在檔案管理的工作上只是應用電腦來進行管理，并沒有應用專業的數字化管理軟件，在創建文檔和檔案的分類上也只是用簡單的電腦辦公軟件來創建的，所以，以這樣的形式創建出來的文件夾并不能提交互聯網進行識別，也沒有辦法做到遠程監控和異地資源共享等功能，這樣的檔案管理從本質上就有別于檔案數字化管理，從而失去檔案數字化建設的實際意義。此外，有些單位在檔案管理上能夠應用專業的軟件將信息上傳，但也存在一些部門出于本單位的工作和業務研發的具有專門性的軟件，并不能做到所有單位檔案部門的應用。

1.2計算機病毒問題

檔案數字化的建設必然離不開對計算機的應用，所以對于檔案部門來說，計算機的安全是檔案工作順利開展的基礎。而影響計算機正常使用的最大問題就是計算機病毒對電腦造成的嚴重的損害，如果計算機遭遇病毒的工作，就很容易使保存的檔案資料丟失、部分資料損壞或是電腦直接死機，嚴重影響檔案數字化建設，甚至是造成嚴重的經濟損失。而現階段并沒有針對計算機病毒的有效辦法，為保證計算機能夠正常使用，通常情況下，只能通過設置防火墻等措施來進行預防的工作，遇到問題只能坐以待斃[2]。

1.3檔案信息管理人員的業務水平低

在實際各單位的檔案管理部門中，一些檔案管理從業人員并不具備檔案文件管理和計算機軟件這兩種專業的技能，部分都是由于單位直接調遣或委任的，比如是那些有計算機工作相關的員工，所以一些檔案管理人員并不具備專業的檔案工作技能和水平，從而對檔案數字化建設造成了一定的阻礙。

2.辦公室檔案數字化建設的創新措施

2.1引進先進的檔案數字化管理軟件

在檔案數字化的建設中，檔案軟件作為主要的工具，在工作中必須要熟練地掌握軟件的應用方法，還要保證檔案管理軟件的更新迭代，否則就會影響后續的使用，保證檔案管理軟件能在計算機網絡中正常的使用。除此之外，要積極引進先進的檔案管理軟件和配套的計算機技術，從而保證檔案數字化建設能夠促進檔案管理工作更加便捷，真正做到智能化檔案數字化建設的目的[3]。

2.2加強檔案數據庫的建設和管理工作

檔案數字化建設依靠的是現代化信息技術的基礎上不斷發展而來的，目前，檔案數字化建設也在各檔案部門取得了一定的效果，但是在實際的工作中，仍然存在這一些問題，尤其是對與數據庫的建立，這也是檔案數字化建設的關鍵問題，所以，相關的研發部門要針對檔案數字化建設加強對數據庫的完善。在數據的建設上，為符合檔案管理部門的需求，從事檔案部門的工作人員要積極與相關的計算機研發人員進行溝通和配合，明確建設的相關要求，完善數據庫的建立和管理。

2.3提升檔案信息管理人員的技術水平

檔案數字化建設需要檔案信息管理的人員具備檔案工作相應的專業知識，同時還需要其具備較強的計算機基礎和軟件的應用能力，這二者是現階段檔案數字化建設必備的技能。所以，為保證檔案數字化建設的發展，必須加強檔案工作的人員管理，同時還要求檔案管理人員要具備專業的檔案管理工作的水平，具有一定的計算機軟件應用基礎，在后續的工作中也要不斷地強化自身應用計算機軟件的熟練程度和技能，還要掌握文件加密、隱私設置、防火墻設置等，從而保證檔案數字化建設的安全性和保密性。熟悉掌握檔案的管理知識，在工作的過程中能夠將檔案管理知識和計算機軟件的應用相結合，從而保證檔案數字化的工作質量和工作效率[4]。

三、辦公室數字檔案管理工作中存在的問題及創新措施

1.辦公室數字檔案管理工作中存在的問題

1.1數字檔案工作中缺乏完善的信息管理系統

在實際的工作中，工作人員在記錄檔案文件之后，檔案資料雖然可以通過上傳資料進行信息化處理，但隨著各種各樣的處理軟件和多媒體的普及和應用，保存應用到的介質也會相應的改變，尤其是在軟件或者計算機系統隨著更新迭代后改變了保存的位置，或是儲存的介質容易受到周圍環境影響，比如磁場的變化等，都會使文件中保存的檔案信息被破壞，從而造成檔案信息的丟失。此外，對于數字檔案管理的工作中，那些需要加強保密的檔案資料來說，在網絡保存中容易受到他人的盜取，從而造成一定的損失。現階段數字檔案管理應用到的網絡信息環境并不安全，也缺乏一定的真實性。基于這樣的情況，對于數字檔案工作，必須加強對信息系統的完善，做到文件在傳輸和保存過程中能夠具有永久性、安全性和真實性。

1.2數字檔案管理中缺乏專業的人才

在數字檔案的管理工作中，首先工作人員必須掌握一定的計算機技術等軟件，具備專業的檔案管理知識，還要具備較強的信息處理能力。但目前一些單位或企業的檔案管理人員并不是從檔案專業畢業的，沒有體系地學習過數字檔案管理相關的專業技能，對計算機的操作僅具有一些簡單的操作能力，這樣在后續的工作中就會影響其工作質量和效率。

1.3缺乏對檔案數字化管理工作的重視程度

為完善各單位的檔案管理工作，加強檔案數字化的管理，促進數字檔案的有效應用，政府及相關部門會針對數字檔案管理專項經費的預算，但在實際的落實上，一些單位或企業并沒有重視檔案管理的工作，認為表面上過得去就好，從而使檔案工作逐漸趨于形式化，在資金的投入上也比較低。而隨著信息技術的廣泛普及的應用，計算機成為人們日常生活和工作的重要工具，但這并不說明所有的人都會使用計算機，一些年齡較大的人對于計算機的應用就十分困難，對數字檔案的管理工作不能完全的掌握[5]。

2 辦公室數字檔案管理工作的創新措施

2.1完善數字檔案信息系統

為保證檔案信息具有一定的安全性、真實性以及永久性，在數字檔案工作中必須做好完善信息系統的工作，首先，對于需要記錄的檔案資料，在記錄完成后的第一時間內做好數字資料備份的工作，從而做到對數字檔案的雙重保護，此外，對于數字檔案的信息管理系統要定期進行維護和管理，避免那些需要保密處理的檔案信息泄露，保證檔案信息在管理的過程中具有完整性。其次，對于檔案信息的管理上，對于保存的路徑和保存的方式上都要做好第二手準備，對不同類型的檔案要根據對規定的分類標準進行明確的區分。比如，根據不同的檔案來源、收集時間和檔案內容進行系統的區分，經過分類管理，也能方便后續的查找工作。最后，針對檔案管理需要的保存介質而言，要選用高質量的介質來儲存數字檔案，并不斷地加強計算機維護，定期清理垃圾，清除工作軟件以外的其他軟件。同時，對于數字檔案管理的工作要注重保密性，控制好周圍的環境問題，保證周圍環境不對數字檔案工作造成影響[6]。

2.2加強數字檔案信息專業人才的培養

現階段數字檔案的管理工作與傳統的檔案管理具有很大的不同，傳統的檔案信息是通過直接存放文件來進行管理的，而數字檔案是應用互聯網技術、計算機技術等相關的輔助軟件來進行檔案的管理工作，所以，數字檔案工作的專業性要求非常強。這也就也要求各單位能夠加強專業的檔案管理人才的引進，提高招聘的條件，在入職之前可以設置一些關于檔案管理相應的計算機技術和文件管理等考核內容，將招聘重點放在專業院校的人才身上，從而加強自身數字檔案工作的專業性。此外，在實際的工作中，要定期地開展和組織檔案管理人員進行專業的培訓，提高數字檔案管理人員的專業技能，從而提升其工作重量和工作效率[7]。

2.3提高數字檔案工作人員的重視程度

首先，各單位必須重視檔案的管理工作，單位的檔案必須嚴格地按照相關的制度和規定定期上交檔案單位的檔案管理部門，檔案管理部門對檔案進行集中管理，并做到積極收集檔案。其次，嚴格按照相關部門的規定，加強對數字檔案管理工作的資金投入，并逐漸提高對數字檔案的建設。最后，還要引進專業的數字檔案管理人才，加強檔案管理工作人員對檔案信息化處理的水平，組織專業的培訓項目。尤其是針對檔案文件的管理方面，強化數字檔案相關的設施和設備建設，確保參與數字檔案管理工作的人員能夠具有一定的計算機基礎，提高工作人員的實際操作能力。

結語

隨著我國先進技術向各個領域的普及，檔案管理工作產生了新的發展方向，檔案數字化的建設和數字檔案管理的工作具有一定的發展空間，在實際的工作中要嚴格地按照相應的規范和標準下進行實際的操作，并根據實際工作中出現的問題進行系統的分析和解決，加強檔案數字化的建設和數字檔案管理工作有效實施，提升現代化先進技術的應用，促進檔案管理工作能夠在創新中不斷的發展，提供更加便捷的服務。