數字檔案在醫院檔案管理中的實踐作用探析

王麗英

（沈陽市肛腸醫院，遼寧 沈陽 110002）

數字化已成為信息發展的新方向，每個行業都在積極發展自身的數字化建設。醫院檔案管理工作也不例外，通過數字化的運用，可以有效提升檔案管理質量，但由于這項工程建設所需的工作量極大，需要投入足夠的人力、物力，并對工作內容進行科學化的統籌，才能使數字化的管理內容與傳統的管理內容相融合，確保數字檔案管理工作高效的運行，為醫院的經營與發展奠定基礎。

一、數字檔案在醫院管理中的建設原則與建設內容

1.建設原則

在建設數字化檔案過程中，需要針對如下原則進行內容的規劃，從而落實好各項工作任務。首先，數字檔案的建立原則應以資源為先，通過醫院當前的資源內容進行建設與管理工作，并在工作中做到各項檔案內容歸納及時與完整，確保數字檔案建設的質量。其次，要做好數字檔案建立的標準化原則，在建設過程中需要協調統籌好各項文件，確保檔案管理工作開展與各項任務工作相協調的關系，并按照標準化的原則對檔案內容進行建檔，實現檔案管理內容的一致化。再次，要做好整體任務內容的推進工作，在開展數字檔案工作時，需要緊密結合醫院的各項政務與信息化需求，綜合考量數字檔案所具備的各項功能，從而進行檔案系統內容的規劃與實施。最后，要做好安全性原則的建立工作，完善各類安全管理制度，對數字檔案信息內容進行安全管理，應用當下最為先進的技術內容，使醫院檔案系統配備各類安全管理軟件與硬件設施軟件，甚至應做好應急機制，對誤刪的檔案內容進行及時的恢復，促進我國數字檔案管理工作的照常運行。

2.建設內容

數字檔案的建設是一項系統化的工程，所以，檔案管理工作的實踐也需要醫院各個部門的配合來完成，從而促進醫院整體建設工作，做好檔案資源管理與系統搭建等工作。首先，基于數字檔案的基礎架構，需要配備相應的技術要求與配置，才能完善現有的基礎設施，滿足數字管理的要求。當然，在數字檔案開發與應用中，要做好功能的完善與安全可靠性的搭建，才能在檔案管理過程中實現智能與自動化。其次，要根據現有的標準對檔案內容進行數字方向的轉化，才能實現數字檔案的全面建設，并依靠該技術內容確保檔案內容的真實性、完整性，實現資源的共享。再次，要做好數字檔案的建設工作，根據現有的工作內容，做好數字檔案的歸檔處理工作，并設定嚴格的等級訪問權限，確保檔案內容更好的服務于醫院的發展需求。最后，要做好有關數字檔案管理工作的人才儲備，確保從業人員以專業化的素養，對數字內容進行精準操作，高效完成對信息資源的整理與分析。

二、數字管理與傳統管理的異同

1.數字管理與傳統管理差異

數字檔案的搭建工作是符合時代發展需求的，通過數字檔案內容的搭建，可以提升醫院整體的服務能力，并以時間發展為界限，數字檔案管理內容是傳統檔案發展的進階階段，傳統檔案管理則是數字管理的前提，由此可見，數字檔案管理工作可以使醫院檔案管理工作更為高效化、便捷化的進行。從空間位置的發展來講，數字檔案管理突破了時間與空間上的限定，在任何實踐都可以完成對檔案內容的分析與處理工作。而傳統檔案管理工作則需要在醫院特定的辦公場所中，通過相應管理人員的審批后得以對檔案內容進行有效的利用。數字檔案管理是醫院傳統檔案管理工作上的技術創新、理念創新，更是未來傳統檔案管理的一種有效形式，需要通過數字化的方式改革現有的檔案內容，及時發現傳統檔案管理工作中存在的問題，并對其加以改正，真正實現對醫院檔案內容管理的現代化。

2.數字管理與傳統管理的相同點

數字檔案管理與傳統檔案管理在本質上都是對檔案內容進行有效化的管制，且兩種管理形式都需要對醫院檔案管理中的資源進行全面的掌控，才能在開展工作中納入以人為本的管理理念，同時，二者在運行過程中，都需要相關工作人員牢靠地掌握專業知識，并懂得一定的信息技術，但在實際工作中都出現復合型人才短缺的問題[1]。

三、數字檔案在醫院檔案管理中的重要作用

通過信息技術與數字內容相關聯，實現對醫院檔案內容進行管理，通過信息技術的開發，實現檔案的利用價值，同時，醫院不同科室的工作人員，在對醫院進行管理、課題內容的申訴、評職稱及準備各類材料時，都需要對醫院的信息資源進行查詢，從而獲取更為精準的檔案信息。數字檔案在醫院檔案管理過程中，可以實現提升對檔案內容的查詢及應用效率，從而實現更為方便快捷的檢索工作，繼而促進醫院醫學科研事業的發展。數字檔案會將管理工作者從傳統檔案管理工作中解放出來，減輕工作人員的工作壓力，并不斷提升在檔案管理中的效率，提升工作質量。

1.幫助現有工作人員，做好檔案的歸檔與處理

數字檔案在醫院管理過程中，可以通過信息技術的有效應用，更好地完成檔案資料的收集工作，提升工作的效率及質量。除此外，基于管理人員對信息技術的高效應用，可以快速完成檔案資源的收集與整合工作，對現有的檔案資料進行仔細的核對，從而滿足對不同部門檔案資料的收集整理與歸檔工作。醫院不同部門也會對同一重要檔案資源需要進行相互傳閱，通過數字檔案的建立，可以通過信息技術對檔案資料進行快速的傳送，這樣既可以節省時間，還能保障檔案傳遞的時效性、完整度，避免紙質檔案傳閱過程中，造成檔案內容的丟失。

2.各部門間的資源共享

在醫院發展過程中，特別重視自身的信息技術建設工作，通過信息技術可以對檔案內容進行信息化管控與整合，有關工作人員可以將數字檔案內容放置在公共信息平臺中，幫助醫院不同部門對該檔案的查詢工作，除此外，基于數字檔案中，一些檢索入口的建立，可以幫助醫院的醫務人員更好地對信息內容進行查閱，通過目錄、檔案卷宗等，就可以查詢到相關的資源信息，在一定程度上方便了醫務人員的瀏覽需求，強化數字資源的共享的能力。

四、數字檔案在醫院檔案管理實踐中出現的問題

1.基礎軟件功能較弱

為做好數字檔案在信息內容處理方面的完整性與準確性，在其工作內容上需要不斷遵循應用系統的需求，完善系統的基本需求，如對于全文檢索時，對于網絡操作系統的應用[2]。通過關系型數據庫建立對系統內容管理，確保數字檔案可以滿足醫院對于檔案內容的長期記錄與運行工作。而在實際工作中，會出現基礎軟件配備不到位，會降低其他功能的應用，從而無法滿足數字檔案的應用需求。

2.未實現統一化檔案管理

醫院中所涵蓋的部門數量極多，且不同科室間還會存在小團體的現象，在合作溝通中易出現溝通不足的問題，從而影響到檔案管理的統一性，導致數字檔案管理中出現資料方面的漏入、重復錄入及使用低的問題，需要醫院檔案管理部門對此進行嚴管，實現檔案管理的統一化。

3.檔案管理系統缺乏與辦公自動化系統間的聯系

當下多數醫院已經進入了辦公自動化時代，一些系統更是為醫院量身定制，所以，整個系統內容更兼具醫院自身的個性化。但醫院檔案管理系統的制訂多是由醫院行政部門進行主管，系統內容的標準化與規范化也是由行政部門定奪的，然而在應用過程中，不同科室的記錄方式存在差異，從而無法實現數據間的相互轉換與共享，影響檔案內容的應用效率[3]。

4.安全保障系統有待加強

醫院在建設數字檔案的過程中，應按照檔案保護等級，建立相應的安全保障技術，且該技術的實施是嚴格按照國家涉密系統的保護規定設置的，為數字檔案做足保護工作。同時，該內容還對數字檔案系統的應用進行管理員、安全員、審計員的設置，并實現三員間的管理制度。根據制度等級，完善系統內容的設定及配置權限用戶的管控工作，從而實現對檔案的安全化管理。整個系統的應用還需要配備正版的殺毒軟件設置防火墻，對于不同業務內容進行審計，對于用戶進行認證，除此外，有關管理人員需要對現有的數字檔案資源，進行加密工作的處理，特別是一些重要的數據內容，可以在檔案中使用指紋加密的技術，只允許特定的管理人員對該資源進行搜索與查閱，從而提升數字檔案在醫院檔案管理中的安全性，并將該管理方式引用到整體數字檔案管理之中，可以提升醫院檔案管理的效率，從而保障檔案信息的時效性，提升了醫院檔案管理工作的質量以及水平。而系統在進入數字檔案運行中，一些醫院僅對系統內容進行訪問權限的設置與殺毒軟件的應用，忽略了安全管理機制的搭建與安全工具的應用，從而造成安全漏洞較大，嚴重威脅到數字檔案的安全[4]。

五、數字檔案在醫院檔案管理中的實踐作用

1.將傳統檔案管理與數字化融合

在醫院檔案管理過程中，需要通過數字信息技術將傳統檔案工作發展與延伸，傳統檔案是數字檔案管理的基礎，所以，要做好數字檔案管理工作，就應遵循傳統檔案管理基礎，應用更為優秀的管理理念與數字化信息相融合，這樣才能加深對數字檔案的認知，對原始的信息數據進行保存，為醫患糾紛提供證據，保障醫院的基本利益。同時，在數字檔案系統中，檔案管理工作的中心也會向著數字化的方向傾斜，以有序的方式對檔案管理工作進行數字化的過渡，實現檔案內容的數字化[5]。

2.制定有效的管理制度

在醫院數字檔案管理過程中，要確保工作的有效開展，需要建立有效的管理制度，從而對現有工作開展建立規范。如在醫院檔案管理過程中，涉及人事管理工作內容，可以建立醫院整體的人事檔案數據，并在檔案管理工作中引入數字化的辦公系統，再將現有的資源進行數字存檔，有效做法可以將紙質的檔案內容轉換到數字檔案之中，并確保二者中的數據內容進行對比，確認兩份信息內容是統一的、真實的[6]。還需要對錄入的時間、名稱進行規范，建立統一格式，才不會影響后期檔案內容的檢索與建立，增強工作人員的安全防范意識，確保各個環節落實到位。與此同時，醫院還應設立相應的監督制度，通過周期性的開展工作，對數字檔案工作進行全方位的檢查，將考察的內容與績效相關聯，提升數字檔案管理工作的質量。

3.整合醫院檔案數字化原始資源

隨著信息技術的快速發展，數字檔案的管理工作以成為醫院戰略發展的新趨勢，通過對現有資源進行整合，從而實現資源的高效應用。數字檔案的實現，既可以促進醫院檔案內容進行智能化的管理，還可以促進檔案管理工作的社會化。數字檔案的管理工作，需要為各類數據資源搭建統一的數據庫，并將其納入數據控中，實施的統一管理[7]。將紙質化的檔案內容進行信息技術的處理，利用數據庫完成內容的存儲，便于醫務工作者對于內容的查詢與共享。以醫院中原聲像資料內容為例，需要做好該檔案內容的圖像存儲與音頻存儲工作。將原有的聲像資料錄入到數據庫中，圖像可以利用掃描儀進行電子圖片的轉化，視頻資料可以通過影響處理軟件進行編輯與壓縮，轉化為相應的信息數據，再按照統一的規格進行編輯與錄入工作，完成信息內容存檔，方便后續的查閱。還需要建立用戶管理系統，根據醫院不同工作人員的特性進行訪問權限的設置，實現科學化的管理，這樣既保障檔案數據的安全性，還能防止檔案存在丟失、遺漏的問題。

4.強化人才培養

要做好數字檔案在醫院檔案管理中的實踐工作，就應強化人才的培養工作，發揮人才的重要作用，加大培養的力度，確保相關人才可以更好地為醫院檔案管理工作作出貢獻[8]。人才培養的工作，要建立人才的綜合素養，不僅要具備專業的知識，還應熟練操作計算機，強化對信息技能的應用。同時，還可以直接引入信息技術方面的人才，確保醫院檔案管理工作的專業化，提升檔案管理的質量。對現有的檔案管理人員可以進行多元化的培訓，幫助相關工作者認識到檔案管理工作的重要性，并通過信息技術的應用、軟件的操控等，確保數字檔案在醫院檔案管理工作更為科學化、智能化的開展。

結語

綜上所述，數字檔案在醫院檔案管理實踐過程中是不斷完善與優化的，所以，醫院檔案管理人員要與時俱進，積極轉變檔案管理的思維，做好有關軟件與硬件的搭建工作，才能促進檔案價值發揮到最大，極大程度上促進醫院檔案管理工作的開展。