淺談檔案信息化建設與工程檔案管理

張宏偉 朱述泉

（1.滕州市行政審批中心，山東 棗莊 277500；2.滕州市工程建設服務中心，山東 棗莊 277500）

引言

檔案信息化不單是我國檔案管理改革的重要發展戰略，同時更是我國信息工程化發展的必需。當今大數據時代背景下的社會是一個知識型和發展型社會，檔案的管理也即將面臨新的機遇以及新的挑戰。檔案信息化是社會發展的必要性，也是未來工作發展的必然趨勢，新時期的檔案建設管理就要立足于實踐之中，不斷完善檔案信息化的服務水平，提高檔案的工作能力，促進檔案信息化的提升，推動我國檔案事業的發展。

在當前的大數據時代背景下，有了云計算和數據庫后，可通過計算機網絡、行政記錄、商業記錄和互聯網等方法，成為統計數據的重要來源及組成部分。在高性能時代背景下，傳統檔案的信息管理也將會成為必要的扭轉之一。當今，數據信息技術的檔案是動態、持續不斷發展中的，互聯網的系統安全保障也將以不斷變化來適應不斷變化的信息技術發展，加上科學的不斷地沖擊以及在過程之中不斷的發展完善自身體系，各行各業的應用范圍需求也不盡相同。雖然，在一定的程度上可能存在某些方面的局限弊端，但科學信息技術的發展是在不斷地瞬息萬變過程中，也只有在不斷地沖擊環境下，才能在電子信息化中未雨綢繆，維護利益，取得競爭。

一、檔案信息化管理的重要性

企業發展中檔案管理的作用是多方面的。據統計，目前我國各種單位在日常的工作中所產生的各類檔案資料只有不到10%以檔案的形式存放起來，而其余剩下的90%將會被作為無用的信息進行處理，這種狀況無疑將是對信息的重大損失。由于傳統形式的儲存，檔案的利用率不足10%，這種狀況也無法滿足對信息利用性的加強。隨著計算機互聯網技術的普及以及人們對資料利用的意識的增強，檔案信息電子化的需求將會成為社會各界關注的焦點[1]。

1.檔案信息化給檔案資料收集提供便捷

大數據時代背景下，運用云計算大數據技術，將數據收集，交互，隨后進行處理應用集成在一起，實現專業數據的全部網絡傳輸、匯總、確認、存儲、利用數據的資源共享，數據挖掘分析等功能。這樣可以提高數據的質量，也增強統計檔案數據管理的準確性、客觀性、真實性。大數據的普及給檔案管理帶來客觀的便利性，統計檔案數據將會更加便利，檔案信息程度上極大提高，檔案工作管理人員的工作量大大降低。有效提高檔案數據的質量和工作效率，使檔案工作管理更暢通便利[2]。

2.檔案資料信息發揮作用

第一，加強了管理使得各項工作更加簡單化，規范化和實用化。第二，提供安全、及時、準確、全面的信息服務。第三，實時瀏覽。第四，良好的安全性。第五，通過信息安全控制，使具有合法身份的用戶才能使用登錄新系統。

3.改善企業的經營

文件管理本身是企業管理的重要內容之一。文件管理能否順利進行，取決于企業整體的管理水平。另外，通過歸檔管理的發展，企業的經營會出現各種各樣的問題。這些問題整理后會交給企業決策者。企業為實現企業管理水平的提高，可以集中解決這些問題。

4.檔案管理提高企業的經濟效率

通過適當地進行文件管理，提高企業的經濟效率。對于企業來說，運用檔案管理的主要目的是獲得效率，經濟效率好意味著運用和管理的水平高。通過妥善歸檔管理，可以將企業擁有的知識資產轉換成真正的生產力，有助于企業獲得更多利益，提高企業的經濟效率。

5.檔案管理有助于提高企業決策水平

當前大數據背景下競爭環境更復雜，決策更困難。基于這樣的狀況，通過合理的文件管理工作開展，可以為商務決策提供各種各樣的信息支持。特別是為了提供有關過去的商務管理的信息，可以有效改善商業決策的科學性質，回避決策的風險[3]。

二、工程檔案管理概述

1.工程檔案管理的主要內容

工程檔案管理主要管理工程建設前，建設中和建設后期形成的文件，這些文件包括工程施工文件，監管文件以及竣工文件。這些文件包含在工程建設的各個環節，由于工程建設的數量巨大，項目繁多，因此在數據整理、數據分析、數據收集、數據存儲等環節都存在極大困難。工程的檔案管理，是對工程建設的整體文件資料進行相應的整理管理。執行建設工程檔案管理，也就是項目歸檔能真正完整記錄項目實體的相關內容，與實體的構建同步生成，覆蓋整個項目構建過程。作為最原始的工程數據，檔案管理具有重要的價值。作為文件管理人員，需要依靠先進的技術和管理方法來執行一系列的管理活動，確保項目文件能真正、完整、系統地收集、分析、保存、處理和利用。

2.工程檔案管理的重要性

工程檔案管理，是對工程的全部檔案進行相應的管理，對于工程建設的數據，信息和內容進行整理采集而得到的準確數據。在工程建設過程中，即是工程建設的參考，也是工程建設的記錄，有效地保證工程建設的質量和準確。在工程管理業務中，基于這些數據整理周邊的業務，科學實施城市計劃、建設的重要基礎城市防災、救援工程。從建設行業發展的角度來看，加強歸檔管理積累豐富的建設經驗，為后續項目的建設提供了科學指導，指出建設技術的發展方向和行業。因此，建設工程學檔案管理的發展不僅具有實用價值，而且還具有學術價值，可以給經濟和社會帶來巨大利益，為社會的發展作出貢獻。

三、工程檔案信息化管理存在的問題

1.對檔案管理不重視

做過資料管理的人都知道，施工過程中不重視資料管理，后期會存在多少問題，但即便是這樣，還是有一些領導對施工過程中的檔案管理不重視，對檔案的建設和管理作用認識不足，因而存在部分單位沒有完善的檔案管理制度、檔案資料管理人員變動頻繁，未及時隨著項目進度而進行相應的檔案材料編制與收集。領導在整個項目的建設中，都把重心都放在現場施工上，為了趕工期，忽視資料管理。在施工完成后，由于內業資料不完整達不到驗收條件，后續補資料工作量大，準確性和真實性得不到保障，找監理、業主簽字困難，造成工程驗收滯后。在這過程中很容易造成檔案的丟失，損壞以及文件不完整的情況，對后續檔案移交也會產生很大的影響。

2.管理資料水平低

由于工程投資大、工作面分散，涉及專業多、工期緊、任務重，為了趕工期，技術員、質檢員、施工員無分工，哪里需要頂哪里。由于檔案收集人員多為兼任，工作精力有限，又沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管理檔案的要求、資料的收集、整理都不太了解，資料收集意識比較弱。這就會出現很多問題，例如，很重要的資料丟失，后續補資料的真實性得不到保障；上報方案出現多個版本；文件編號不統一，不連續；資料的臺賬更新不及時、保存不當、收集資料不全面等問題。

3.檔案管理內容不深入完善

在現階段的大數據時代下，檔案信息數據的存儲器陷入不足，傳統模式下的檔案管理存儲相對簡單，可進行檢測搜索。可面臨現代大數據后，檔案管理明顯的力不從心，儲存方法的改變，數據檢索的需求增多，傳統的檔案系統將無法應付如此大的變化，存儲、訪問也將面臨癱瘓的狀況，也成為檔案管理的重要難題。

4.檔案管理工作者共存缺陷

4.1管理手段方面.當從傳統的檔案管理轉變數字化過程中，在很大程度上存在著一些問題，例如由于部分領導的認識不到位，導致資金、裝備、人員分配存在影響，在很大的程度上影響到檔案信息資源的利用與開發的不斷演進。

4.2管理人員方面。有一些檔案管理人員的業務素質不高，缺乏主動的工作意識，缺少創新意識，創新能力，檔案管理都存在重管輕用弊端，使得檔案的服務利用在某種程度上處于被動狀態。工程檔案信息化在時間效率性要求高，這是大數據區分別于在傳統數據挖掘中最為明顯的特征。當從傳統的檔案信息轉變后，企業則就需要更加專業以及針對性比較強的信息資源，原有的檔案管理人員的專業化信息服務將逐漸無法達到現代化信息技術的管理系統，企業就需要進行對檔案管理人員進行重新更系統的培訓，以用來避免因管理人員無法滿足現代需求管理的落后而產生矛盾。

4.3檔案門類方面。在管理過程中，檔案門類以及種類的不完整，管理不及時。主要有以下三點。

第一，信息存儲載體單一。第二，信息內容不全。第三，信息被動收集。

四、工程檔案管理信息化建設方法

在大數據的變革中，促使各行各業面臨著龐大的數據，那么就需要我們去建立一個屬于自己的檔案管理信息資源知識服務體制，檔案的管理者提供者要認清發展要求，改變對思想上的態度，積極主動根據實際的需求，歸納并整合大數據的信息資源，有效提供具有一定價值的數據，充分滿足實際研發經營信息服務。本文相信，檔案信息化發展期間遇到的種種問題將會都在大數據的時代背景下，對檔案信息化建設與探討得到進一步得到解決，新的時代背景、新的時代技術也會為數據檔案提供新思路和方法。為此，本文提出一些有關工程檔案信息化管理的對策，希望能促進工程檔案信息化管理。

1.創新理念

新的信息化管理理念是完成企業工程文件管理的信息化的構建。通過新概念，從而完成實踐。首先，應該把服務作為檔案管理的主要目標。其次，在新的情況下，歸檔信息管理必須完成歸檔管理信息的構建，以適應時代。最后，企業還可以使用培訓和其他方法，促使員工端正工作態度，不斷提高個人的道德品質，為企業作出應有的貢獻。

2.樹立現代化檔案管理意識

檔案管理對于工程建設中有著非常重要的作用，但是由于傳統檔案管理思想的影響，導致現代管理人員，對檔案管理的重視程度不足，而且由于思想開放性不足，對于信息化檔案管理的認識不足。因此，為大幅提高工程建設歸檔管理的有效性，必須設定歸檔管理的最新概念，并結合歸檔管理和信息構建，積極調查建立相對完善、信息管理模式有助于中國工程建設產業和社會發展。

3.強化檔案數據庫的信息化管理

現在處于時刻變化的快速發展的環境中，電子信息技術已越來越多被應用到各個領域。近年來，國家也將檔案信息化的建設管理納入相關規范條例中，也逐漸建立起比較規范的檔案信息管理系統。項目部已進一步加強信息化建設，全面推廣一體化平臺，提高信息化建設水平，進一步強化綠色辦公、加強信息共享、提高運轉率、推進降本增效。

為推動在建項目工程檔案資料信息化管理，防止工程界突擊補造文件，數據失真、滯后、不規范、遺失嚴重等情況的發生，加強上級單位對下級單位的監管責任、力度和要求，集團公司開發推出項目綜合管理系統（PRP），工務署開發推出工程數據管理平臺（EIM），兩個系統均是實時同步，全程在線監督檔案、文件資料管理系統，實現從項目前期至運維階段全痕跡的結果數據的集中管理和應用。但由于檔案人員流動性和業務能力的參差不齊，導致信息化管理系統使用率和質量低，使得檔案信息化建設無法到達到預期的效果。為使工程配置歸檔的管理更系統地標準化，真正實現歸檔信息資源的共享，需要根據標準形式、工程及構建適當地進行歸檔數據庫的信息管理。開始將文件發送到文件管理系統，并通過系統自動文件。歸檔完成后，就可以在數據庫平臺上存儲文件信息，并輕松訪問文件信息。不僅如此，文件管理系統的自動化，文件信息的明確識別的構筑也需要高速化，實現快速的檢索。

4.創新檔案管理信息化機制

在現在的市場經驗系統中，企業內的文件管理工作應該隨著社會形勢的變化而變化。為使企業能更好開發，企業可以通過以下幾個方面加強獨自的構筑。首先，確立后負責系統，并向每一位工作人員確認具體工作內容。其次，對應的報酬和懲罰系統的公式化。通過科學的報酬和懲罰，提高企業內的工作氛圍。在上述規定的確立中，根據本公司的企業特性，制定限制員工行動的科學方法，刺激員工的使命感。最后，要改善計算機軟件和硬件的管理，指出需要注意的安全問題，確保信息安全。

5.加強檔案數據安全性

毋庸置疑，大數據的檔案管理工作優勢眾多，不僅能提高效率，還可降低成本。但過程中無法忽視，大數據時代背景下的信息技術也對數據的安全性產生一定威脅，很容易會造成數據信息的泄露以及丟失。加強大案管理中的數據安全性尤其重要，檔案管理人員要做到電腦殺毒的基礎性工作，掌握基本的計算機安全知識以及防范技能，避免人為因素造成安全方面的隱患。同時，要建立一定的安全基礎制度及監督管理條例，切實提升檔案整體安全性能，更好地發揮檔案管理的作用。

結語

本文就大數據時代背景下檔案信息化的必要性研究，通過論述表明當今大數據作為社會發展的原動力之一，工程檔案信息與人們的日常生活息息相關。未來，檔案系統信息化也將會推動大數據價值的資產化、生態化、社會化、檔案信息化也將創造無法比擬價值，所以要促進檔案信息化建設與工程檔案管理的研究，推動工程檔案信息化建設。