醫學科研檔案的開發與利用探究

史雪紅 勞依敏

（廣東省江門市人民醫院，廣東 江門 529000）

在醫院檔案中，科研檔案占據了十分重要的地位，是醫學科研人員在長期的醫療學術研究和科學研究中積累下的寶貴經驗與成果，涵蓋了文字、圖表、數據和聲像等各個方面的資料，是醫學科研的重要參考資料。科研檔案的建立，能夠促進醫學研究不斷創新、與時俱進，對醫院相關學科的發展、科研成果的開發利用具有重要意義。

一、醫學科研檔案的概念

醫學科研檔案的涵蓋面較為寬泛，例如科研項目檔案、科研綜合檔案、科研成果檔案等。科學項目檔案主要包括了科研項目從申請到結題時的各種資料與成果，并包括后續的相關獎勵資料。科研綜合檔案則包括科研項目立項與管理的相關資料，同時也包括成立學科與實驗室的相關資料。科研成果檔案則包含了各項科研項目發展過程中產生了各種結論資料、論文資料、獎勵資料等。醫學科研檔案具有較強的專業性，且不同學科之間聯系緊密，檔案的形成需要長時間研究與發展，并可通過不同的載體模式進行記錄[1]。

二、醫院科研檔案的內容與特點

針對醫院科研檔案而言，其主要是在醫院的科研人員在科學研究之中形成的具有一定價值的圖表、文字、聲像、數據等各種載體與形式的原始記錄材料，其本身是科研實踐活動與科研管理全過程的記錄與反映。對于醫學科研檔案，其本身屬于醫學科技知識的重要載體，包含了豐富的研究成果、前沿科技以及高新技術等醫學發展信息，屬于寶貴的科研財富。相對于其余類型的檔案，醫學科研檔案除開一般檔案的特點之外，還囊括了諸多不同的特點。

1.檔案專業性強

在項目的具體實施進程之中，科研工作者會搜集到大量資料，這一部分資料本身牽涉的內容較多、范圍廣泛，并且具有較強的專業性。醫學科研工作是基于專業范圍來進行課題的研究，如臨床研究，其包含了婦科到兒科、內科到外科；基礎醫學，則主要是包含了生物化學科、藥理學等對應的專業。不同的學科專業，其科研工作也存在自己的特點，所以醫學科研檔案相對于一般檔案而言，能夠很好地體現出專業性的特點[2]。

2.檔案形成周期長

醫學科研檔案的形成直接關聯到科研項目的具體執行周期，一般醫學科研項目是從申報、立項審批等開始，一系列流程都需要相關的部門與領導鑒定，其耗費的時間相對較長。從課題本身的立項開始一直到結題，總共需要2～3年的時間，如果是重大項目需要3～5年，甚至更長的時間。大型科研項目包含了階段性的課題，每一個階段都需要完整的研究，并且每一個環節之間都是相互連接的，這樣就可以形成完整的科研材料。所以，醫學科學研究連續性的特點，就代表了形成醫學科研檔案本身存在較長的周期。

3.保密性較強

針對科研文件，其本身會牽涉到知識產權，所以還需要得到相關部門的保護，尤其是醫學科研檔案。因為醫學科研成果本身的應用性較強，并且影響廣泛，如果涉及重大疾病的，就需要嚴格的保密，避免出現外泄的問題。在一定程度上，醫學科研成果和人民、國家的安危是密不可分的。所以，為了能夠提升科研檔案的整體管理水平，就需要保障醫學科研檔案的安全性[3]。

4.檔案綜合性強

醫學研究本身屬于綜合性較強的學科領域，其牽涉到方方面面。最近幾年，隨著醫學技術的不斷發展，大量科學設備以及新興技術出現在醫學研究之中。醫學研究本身呈現出綜合性、交叉性的發展趨勢，部分課題也需要多個專業、多個學科的合作才能夠完成，需要綜合性的進行研究，所以，醫學科研檔案本身也具有較強的綜合性。

三、醫院醫學科研檔案存在的開發與利用問題

1.不健全的管理機制

我國出臺了《檔案法》對檔案的管理做出了明確的規定，但隨著檔案規模的不斷擴展和檔案管理工作的日益細致化與信息化，需要加強對《檔案法》的補充與完善，才能更好地為檔案管理提供法律依據，尤其在醫院醫學科研檔案的管理方面，需要給予更多的關注。同時，醫院在醫學科研檔案的管理方面也剛剛起步，尚未對檔案的內容、檔案形成的時間以及檔案管理人員形成統一的認識與標準，沒有構建良好的管理機制進行管理，缺乏必要的激勵制度來提高管理人員的工作責任感與工作熱情，不能夠幫助科研人員完成檔案的建立與資料的積累，導致科研進展的記錄不全面、不完善，無法完整化、系統化地記錄科研成果，不利于科研檔案的進一步開發與利用。

2.缺乏完善的醫學科研檔案建設資源

在建設醫院醫學科研檔案的過程中，不僅需要專業的檔案管理人才、保密性強的綜合檔案室，還需要相應的硬件設施等，例如優質的電腦與硬盤、先進的檔案管理系統等。檔案管理人員需要定期維護和升級檔案系統和軟件，并積極學習最新的檔案管理方法和技術，這一切都離不開充足的資金投入。醫院在制作年度預算時，往往會重點關注培養醫療人才、更新醫療設備、創建良好的醫療環境等，而忽視了對科研檔案的管理與建設[4]。

3.沒有充分對醫學科研檔案進行開發與利用

目前醫院醫學科研檔案的開發與利用程度遠遠不夠，比起檔案管理，一些醫院更看重醫學科研項目的立項和獲取的項目資助情況，看重相關科研成果與論文的發表，沒有對科研檔案的管理工作有正確的認識。部分科研人員在進行研究和實驗的過程中，沒有及時記錄和數據化整理科研資料，未將資料及科研電子檔案上傳至檔案室，這就導致科研檔案資料丟失、科研電子檔案不全的情況，使得檔案歸檔不規范、檔案質量下降，從而不利于檔案的利用與開發。目前，部分醫院仍采用傳統的檔案管理模式，沒有推動信息化檔案的建設，在檢索資料時費時費力，嚴重影響了科研檔案的開發與利用。

四、利用與開發醫學科研檔案的對策

對于醫學科研檔案的利用與開發，其主要是包含了加強對科研檔案的管理，建立健全相關制度、注重對醫學科研檔案的投入，建設專業化的檔案管理團隊、更新管理理念，提高科研檔案的管理水平與管理質量、不斷更新科研檔案的服務內容，探索開發與利用的新模式幾個方面。

1.加強對科研檔案的管理，建立健全相關制度

醫院方面應該首先認識到科研檔案的重要意義，建立起積極的科研檔案管理意識，將科研檔案放在重要的位置上展開工作規劃。同時，科研人員作為科研檔案的創造者，管理人員應該積極與科研人員開展交流與溝通，讓他們能夠積極主動地配合科研檔案的管理工作，使科研檔案資料的收集更加快速、全面、科學。除此之外，還需要建立健全醫學科研檔案的管理制度，確定科研檔案的資料歸納范圍、歸納形式，設立合理的歸檔時間，并明確科研檔案的使用價值，對科研檔案管理人員的專業水準進行統一的考核與評價，確保科研檔案的管理工作能夠順利開展，確保系統化、完整化、規范化地完成檔案的收納與整理。建立并完善相關的管理制度之后，還需要對科研檔案的保密制度加強建設，確保本院內的科研資料在安全的范圍內查閱與利用，避免出現剽竊、抄襲等學術不端的情況產生，保護科研人員的切身利益，維護科研人員開展科研的熱情與信心，為醫院的學術研究帶來更多的創新與發展[5]。

2.注重對醫學科研檔案的投入，建設專業化的檔案管理團隊

在進行科研檔案的建設與規劃時，應綜合考慮醫院的預算情況，在不影響人才培養、設備更新與環境建設等方面的前提下，加強對醫學科研檔案管理與建設的投入資金，完善醫院綜合檔案室的場地建設，購入或更新相關的硬件設施，并積極做好檔案信息系統的維護與更新工作，注重對科研檔案管理人員的專業培訓工作。科研檔案的管理人員應該樹立終身學習的概念，通過不斷的學習擴充自己的知識，對醫學基礎與科研管理有最基本的認識，并加強自身的計算機使用能力與信息技術能力，為醫學科研檔案的管理打下良好的基礎。醫院應該通過多種培訓方式加強對管理人員的培訓與開發，促進檔案管理專業技能的提升，確保每個管理人員都能熟練地對科研檔案事項辦理過程中的主文件、附件及相關依據性文件進行歸類、排序和編號，形成“歸檔件”， 完成檔案的歸檔工作。同時，加強對管理人員的保密意識培訓，讓他們認識到檔案保密的重要性，維護檔案的安全。科研人員也要增加檔案開發與利用的理論知識，了解檔案使用的重要意義，以促進檔案開發與利用效率的提升。醫院可以將檔案管理人員的績效與檔案管理水平掛鉤，通過這種方式能夠激勵檔案管理人員更加積極主動地學習理論和實踐，推動檔案開發與利用不斷進步。

3.更新管理理念，提高科研檔案的管理水平與管理質量

創新是一個行業始終保有生命力與活力的重要因素，也是一個行業中競爭優勢的突出體現，是科學研究工作不斷進步的重要動力。在對科研檔案進行管理時，也要注重創新的精神，將傳統的思維觀念轉變，不斷學習新的管理理念，紙質檔案是最基本、最原始的，開發適應現代信息化的電子檔案管理方法，有助于提高科研檔案的管理水平。2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確了電子檔案管理的質量方針，規定電子檔案與紙質檔案具有同等效力。醫院借助信息化系統實施電子檔案單軌制隨時歸檔，檔案工作從被動接受到主動整合；檔案管理從人的經驗判斷轉為準確的系統判斷；利用者不受任何時間和空間限制，只需根據相應權限登錄，就可以隨時隨地查找所需的科研信息，使科研檔案資料的價值得以充分體現，使科研檔案真正成為醫學研究進步、提高醫院經濟效益與社會效益的有力助手。醫院還應該充分利用先進的信息系統，不斷開發科研檔案的信息資源，提高檔案的使用效率，使科研人員和其他醫療人員在日常工作中能夠合理地利用檔案信息完善自己的工作。同時，對科研檔案展開討論、歸納與分析，能夠有效地指導醫院進行科研決策、管理決策，認識到醫院現存的不足與發展的方向，為醫院的資源配置與科研投入提供思路，不斷提高醫院自身的競爭實力，為更多醫療難題的研究與解決提供有益的參考，幫助醫生實現社會價值，使醫院能夠真正實現為人民服務的宗旨，建立醫患和諧的醫療氛圍。

4.不斷更新科研檔案的服務內容，探索開發與利用的新模式

隨著科學技術的不斷發展，信息化建設成為各行各業的重要發展方向，醫學科研檔案資料也日益豐富，這就對檔案歸檔提出了新的要求，需要更加細致全面地對檔案內容實現歸納與整合。例如，科研檔案的“歸檔件”中，需要記錄項目課題的成立時間和項目編號，要寫明項目的負責人與項目的名稱，還要記錄項目下達的單位與級別，詳細記錄項目開始與終止的時間，并嚴格準確地填寫項目的資助經費，在項目進行過程中還需按時記錄中期考核材料，在項目完成時要及時記錄項目的結題時間與完成水平，并跟進項目后續的報獎與得獎情況，等等。如今電子檔案儲存技術得到不斷完善，結構化與非結構化的記錄保存方式日趨成熟，能夠將國內外的與醫學相關的各個案例與醫學知識進行完整準確的儲存。與此同時，在跟進科研項目的過程中，應該及時將項目的原始數據、文字資料、模型資料、圖片資料、聲像資料等進行完整準確的收集保存，并及時捕捉與該科研項目相關的其他醫學活動和資料，從而使科研檔案更加完整、準確，為檔案的利用和開發提供可靠的資料參考。除此之外，檔案利用與開發的重點內容之一便是相關病例的臨床診斷與治療措施，整理與具體病例相關的課題研究與業務知識，分析某些具體的醫療成果、醫學專利和醫療新技術，形成成熟的可借鑒的管理模式，指導院內相關病例的醫學診斷，為醫院的未來發展提供有益的參考。在信息全球化的今天，在保護檔案信息的前提下，應該通過共享網絡實現對科研檔案的共享與管理。將靜態的醫學科研檔案轉變為動態的實踐利用成果，是目前醫學科研檔案開發與利用的嶄新思路，是醫學水平不斷提升的重要動力[6]。

結語

醫學科研檔案是醫院檔案管理的重要內容，它不僅涵蓋了醫院的重要科研成果，還包括了相關專利申請與服務供給的重要材料，在醫院的科學研究中發揮著重要的作用。通過加強對醫學科研檔案的有效管理，不斷完善相關管理制度，加強對管理的投入，培養專業的管理人才，轉變陳舊的管理理念，不斷開創新的開發與利用模式，提供多種檔案服務內容，能夠有效地提高檔案的開發與利用效率，使檔案為醫院的科研活動、醫療活動、教學活動提供積極有益的幫助，全面提高醫院的臨床醫療水平，為醫院的發展方向指明道路，實現醫院醫療素質的提升，為醫院的可持續發展奠定基礎，為醫療事業的進步貢獻力量。