創建國家衛生城市檔案管理完整性與規范化的策略思考

鄭 敏

（云南省昭通市婦幼保健院，云南 昭通 657000）

國家衛生城市檔案具有非常突出的應用價值，在城市創建的過程記載了詳細的信息，其屬于國家衛生城市考核以及技術評估等多個環節重點參考的資料，體現出極具影響力的憑據和佐證功能。創國衛檔案可以將具體的實踐成果加以展示，也是檢驗相關工作成效的具體憑證，應該明確檔案完整性和規范化的基本標準，這將直接影響到后續考核、驗收與使用，必須要高度重視相關問題。

一、創建國家衛生城市的基本概述

國家衛生城市屬于城市綜合功能以及文明程度非常重要的標志，同時也屬于城市生活狀況和社會發展趨勢的最直接展示，也是象征著城市進步的基本內容，重點顯現在環境衛生以及生活衛生等多個方面。通過創建衛生城市，可以充分體現出基本人權，還能在一定程度上加快城市經濟的發展，對于維護社會的穩定、促進經濟社會的協調發展具有積極影響。創建衛生城市是一項系統性的工作，同時也是非常復雜的社會工程，在相應的行動中應該堅持著“政府組織、地方負責、部門協調、群眾動手、科學治理、社會監督”的具體方針，倡導全民參與到實際行動中。在創建國家衛生城市的過程中，應該做到下述幾點。

第一，需要加快市政基礎設施的建設步伐，讓城市的基礎設施進一步完善和優化，保證更好地開展后續的各項工作。

第二，穩步推進市容環境衛生整治工作，讓城市的衛生空間得以凈化，真正地提供滿足人們生活需求的舒適生活空間[1]。

第三，進一步開展愛國衛生工作，應該踐行愛國方針，讓城市衛生工作的開展和愛國密切聯系。

第四，扎實落實傳染病防治以及食品衛生監管，在這些方面為人們提供可靠保障。

第五，大力開展創國衛培訓和輿論宣傳工作，應該采取適宜的方式加以推動，讓相應的工作有條不紊的進行，使得創國衛成為群眾高度關注的焦點，也將其當作城市發展中的關鍵任務。

二、創建國家衛生城市檔案管理完整性和規范化意義

1.對考核總分將會產生較大影響

在《國家衛生城市標準》的相關項目中，創國衛工作計劃以及會議記錄等都應該具備著詳盡的檔案材料，這對于查閱信息和考核信息具有較大幫助，同時還能順利推進后續的工作。在相應的工作實踐中，需要高度重視組織機構健全、總結、宣傳教育知曉率等多個指標落實情況，這對于國家衛生城市的建設影響較大。國家衛生城市檔案管理完整性和規范化非常重要，關系到國家最終的衛生城市創建結果。

2.檔案可真實反映城市創建工作

創國衛檔案屬于第一手參考資料，同時也屬于測評指標的具體證據，關系到上級機關檢查以及考評等工作的開展，能夠詳細地掌控驗收組對創國衛的活動，當作原始記錄開展后續的工作。在充分展示出檔案參考價值的同時，也能真實保留創國衛的歷史痕跡，體現出的資證作用非常突出。因國家衛生城市的創建中有較為嚴格的驗收標準，在實際評價的階段還易受到多種因素的影響，所以驗收的過程中相關的創建成效無法體現，這就證實了檔案資證的重要性。

3.創國衛檔案為后期城市創建工作提供參考價值

對相應的資料進行收集的時候，應該高度重視全部內容的匯總，只有將其進行細致地整合，才能為城市建設中工作計劃的制定奠定基礎，也能讓相關問題的處理更加順利，確保工作延續性有效提升。在具體的實踐中可以通過對比數據信息以及多項工作的總結，確保創建工作穩步的開展。將實際的經驗加以總結，給城市建設管理提供有效的參考和借鑒，這對于其他工作的推進也有積極的研究效益[2]。

三、創建國家衛生城市檔案管理完整性和規范化影響因素

1.缺乏相對可靠的制度體系

創建國家衛生城市的過程中，某些單位缺少對檔案管理工作的關注度，實際的工作中反映出“重業務、輕檔案”的問題，還存在著“重實體、輕程序”和“重結果、輕過程”等現象。檔案管理工作實際開展的時候，一些管理人員屬于臨時抽調人員，并沒有接觸專業的技術培訓，實際的專業水平不夠理想，降低了檔案管理的整體成效。由于部分檔案人員針對相關類目的專業性內容缺乏鉆研，未能尋找到合理的方式對其進行研究，使得創國衛檔案資料的收集和整理中體現出諸多漏洞，這對于相關工作的整體質量造成了不利影響，也對實際工作的開展設下了明顯阻礙。還有部分單位盲目看重檔案裝訂，但是并沒有仔細審定檔案的相關內容和基本質量，以至于檔案管理的基本有效性不夠理想。

2.創國衛資料收集及歸檔未同步

依據《國家衛生城市標準》，在創建國家衛生城市的過程中涉及較多的部門，多個相關專業性檔案都是通過對應的單位安排專人整理收集，這種情況下極易出現材料、數據調整變更的問題。面對該類問題，若是未能采取合理的措施加以處理，將缺失的資料或者是信息補充到創國衛檔案管理部門中，將會引起檔案資料的脫節，還會降低信息準確性和完整度，最終干擾考核的結果。

3.資料收集存在不完整和不規范問題

在創建國家衛生城市的過程中，應該明確紙質文字資料、圖片和錄像信息等均能反映出相關工作的進展，但是也需明確不同信息資料的正確保存方法，需要運用科學的手段收集并整理。結合目前實際情況分析，發現部分檔案人員未能全面參與到相關會議實踐中，基本的活動也沒有開展到位，從而導致收集到的信息體現出不專業、不完整和不規范的問題，某些工作照片以及領導的講話內容也未能科學的保存[3]。

四、創建國家衛生城市檔案管理完整性與規范化的策略

1.積極完善檔案管理機制

應該結合創國衛檔案管理的基本要求，積極地完善相應的檔案管理機制，運用科學化的方式，使得實際工作的開展更具可靠保障。首先，應該打造出完善的組織機構，穩步實現“三同時”的目標，讓檔案工作的開展和創國衛工作同時實現、同時安排、同時推進。從市級層面角度分析，應抽調檔案局專業人員以及其他專業工作者組建起檔案資料組，重點對各個單位相關工作的落實情況進行指導，完成基本的督導檢查目標。市直屬各單位也應該安排專業人員負責好實際的工作，將檔案資料的日常收集和整理扎實推進。下屬單位部門負責著系統內部資料收集以及整理等多個方面的工作，鄉鎮以及街道辦事處等則是承擔著社區中創國衛檔案資料的督導職責。需要根據當前國家重點推行的《國家衛生城市標準》中的相關要求，對檔案進行科學的收集和整理，通過科學化的方式穩步清除障礙，使得實際工作的進展效果顯著。其次，需要進一步明確職責，讓檔案管理工作趨向制度化和規范化。在相關工作開展時應該將檔案工作擺在重要位置，需要將負責人和對應的職責清晰呈現，保證全面跟進工作進程，穩步落實創建工作，使得創國衛檔案信息保管得當，實現有效的整理及歸檔。再次，構建起完善的督導考核制度，使其發揮出積極的效力。應該結合實際的工作需要，將檔案工作穩步納入城市區塊結合的月排名考核機制中，根據實際的工作情況需要讓領導作出相關報告。最后，建立檔案達標以及示范制度，使其體現出保障效果。結合市區和居民委員會等多個主體，扎實推進各區域的檔案管理工作，各個單位應該依照《國家衛生城市標準》中的規定，將檔案資料分門別類，實現共性檔案管理和專業檔案管理，保證在轄區范圍內實現有效的建檔目標[4]。

2.檔案資料收集及歸檔同步

檔案收集應該充分展示出時效性，需要保證檔案收集在規定的時間內及時落實。在創建國家衛生城市的過程中，信息的收集通常涉及四年時間，這就體現出該項工作的時間跨度大、涉及范圍廣泛等特征。若是收集工作未能在規定時間內推進，將會引起部分資源的明顯流失，還會埋下一些隱患。城市每年定時、定期地開展相關工作，交由市級創國衛管理機構重點推進，根據實際的落實情況查漏補缺。檔案資料涵蓋著共性和專業性兩種，不同的主體均負責著對應的信息資源，牽頭單位需要定時收集本系統、本單位的專業技術資料，制定出相應的目錄，實現規范化管理，保證讓相關資源發揮出最大化利用價值，真正地實現統一歸檔任務目的。比如，衛健委重點負責十大類中健康教育、生活飲用水衛生等多個方面的檔案資料，住建局則是負責市容環境衛生和城中村等相關檔案資料的歸檔，應該高度重視相關工作的落實情況，運用科學化的方式進行統一監管。多種創國衛照片應該及時、準確地呈現出來，還需進行合理的收集，保證同步至電子檔案歸檔。為了讓檔案管理的成效更加顯著，應該采取數字化掃描方案，保證相關資料準確、嚴謹，實現上下的有效對應，符合基本邏輯和要求，做到有據可循。全部的信息資料均應該有所依據，還應該值得推敲，以此才能更好地展示出實際的價值和優勢之處。不同級別的檔案也需進行統一化的監管，實際陳述的內容應該尋找到對應依據，檔案資料應如實反映出創國衛工作情況。完整的檔案資料可以將檔案記錄的優越之處加以體現，這樣才能順利地呈現創國衛資證價值，時效性以及完整性、準確性也可體現得淋漓盡致。

3.強化檔案驗收標準及要求審定

針對市級部門以及相關單位，應該重點核查全市創國衛專業檔案，市級層面的檔案專業人員也應該高度重視完整性以及全面性的相關內容，審定具體數據信息的邏輯性，仔細判斷歸檔專業度等。紙質檔案整理階段，規范性文件資料應該嚴格依照紅頭文件加以收集，還需根據相關的要求打印，高度關注行文規范，可根據需要成立領導小組并遵循制度發文，應正確體現文號和責任者等信息[5]。必須要科學地劃分檔案保管期限，規范編寫卷內文件目錄以及備考表等相關的內容。在整個實踐階段必須要高度重視檔案信息準確度和真實性，也就是在管理的過程中堅持以事實為基本依據。需明確的是檔案就是客觀的記錄，因此，需要充分還原事實真相，由此才能讓創國衛檔案管理工作穩步開展，體現出基本的規范化以及完整性。

4.構建并優化檔案移交制度

在創建國家衛生城市的過程中，應該明確檔案扮演的重要角色，需要正視其可以充分反映創建工作的進展，當完成了基本的任務，相關資料必須要結合檔案館要求著重分析，完成有效的對接，落實好檔案規范移交任務，實現電子檔案的移交。在填寫創國衛檔案資料移交信息時應該重視規范性，必須要嚴格遵循相應的填寫標準進行操作，否則將會影響到后續的使用。檔案的整理、編目、分類等工作的穩步推進，結合符合相關標準的移交制度加以推進，可以讓檔案開發和利用更加順暢，真正地展示出實際的運用價值和社會效應。

5.提升檔案管理人員綜合素養

人就是各項工作開展的主要參與者，因此，需要高度重視人員素質水平和綜合能力等多個方面。為保證創國衛檔案管理工作穩步開展，應該積極地關注檔案管理人員綜合素養的提升策略，需要通過多元化措施穩步提高相關人員素質及能力。應該對檔案管理人員普及相關工作開展意義，對其展開系統化的專業培訓，開展創建國家衛生城市標準研讀活動，使得檔案人員的收集和整理技能穩步提高，積極主動地投入到相應實踐中，為國家相關工作的開展提供支持[6]。檔案人員的收集和整理能力應該受到關注，需要通過多種方案提高相關人員責任意識，保證基本的工作質量。只有通過多元化的途徑強化人員素質水平，才能為實際工作提供必要的保障，也能讓國家和城市的發展擁有理想的支撐條件。

結語

創建國家衛生城市是時代發展的必然，對于城市的長遠發展和進步意義重大，在新時期扮演著非常重要的角色。在開展實際的工作時，檔案管理也擔負著重要職責，需要引起高度關注。為將檔案管理工作整體質量穩步提升，需要將檔案資料收集完整性和規范化當作基本標準，扎實地推進科學化進程，促使著創國衛檔案管理工作有條不紊的開展，真正地展示出檔案資源的科學性和有效性。就檔案管理人員來說，需要進一步提升綜合素養和技能水平，明確新型技術的實際利用價值，優化衛生城市檔案管理的對策，使得實際工作質量上升至新高度，為創國衛工作的進步穩固基礎。