協同辦公自動化優化升級應用研究

范建勇

中國地質科學院水文地質環境地質研究所 河北 石家莊 050061

引言

隨著業務的不斷發展，建設一套協同管理系統，實現信息溝通、授權、請示、匯報、審批、智能表單、公文管理、知識管理、移動應用等多種應用功能及技術勢在必行。在辦公系統整體規劃上，協同辦公系統通過獨立部署，建設目標主要分為辦公基礎應用的管理應用、系統基礎管理平臺，移動審批管理系統。這3個部分技術成熟、插件規范、二次開發接口等與外部各種信息系統可實現多種層次的信息集成和應用整合，同時3個層次之間在功能上也是相輔相成、互為補充，消息安全等機制貫穿始終。

1 協同辦公系統需求分析

通過協同辦公系統建設，全面改造原有的公文處理功能，實現公文電子化和研究所內公文全面流轉。從公文流程的起草、審核、會簽、簽發、登記、批閱、傳閱等，可實現對公文流程的自行配置，公文管理建成以后主要實現發文管理、收文管理、公文檔案3個模塊，并提供公文管理的相關輔助功能。通過對制度的梳理并與原有管理審批的整合，實現研究所內審批流程電子化，可實現多種職能的垂直管控、跨地域的橫向業務快速協作和審批，實現日常辦公中領導下達和交辦的各項工作任務的計劃、創建下達、跟蹤督辦和統計查詢管理，加強日常工作任務完成的計劃性和協調性，從而明確責任、提高效率，促進各項工作的高效完成[1]。協同辦公系統建成以后，通過組織模型建立、用戶基本信息建立、權限配置、配置信息、日志信息、維護系統信息模型，可為協同辦公系統的核心應用，如公文、協同、表單、知識管理系統等進行信息類別和使用者權限的科學分類，構建全新的信息資源管控平臺，全面支撐研究所長期發展的知識體系和決策體系建設。移動審批管理系統建成后，將解決公務出差及野外作業工作溝通效率的及時性和高效性。移動審批管理系統的建立，可實現主管領導及職工可隨時隨地利用移動終端設備與研究所辦公系統進行互聯，及時地了解研究所內部信息及查詢，實現對待辦事項的審閱、審批。

2 協同辦公系統框架結構

協同辦公系統需在滿足部門的通用辦公需求基礎上實現辦公、辦文、辦會管理和相關業務，處理好任務流程的同時，協同辦公管理平臺應采用不同的方式在不同的層面進行應用整合，滿足日常工作的業務應用需求，建立功能齊備、應用完整的辦公管理工作平臺。

協同辦公系統平臺。所有在職職工都可以通過協同平臺及時了解相應于個人權限的信息，查詢政務文件等信息，能夠滿足請示報告、公文流轉、會議管理、表單統計、所務公開、個人辦公、知識管理、移動應用等需要。辦公管理是通過信息電子數字化的技術，完成各處室的日常工作，實現領導布置的工作、指示批示及時響應和完成，重點要事的跟蹤、督辦督查，常規工作快速辦理。在整個辦公的過程中具有可督辦、可監察、可控制、可交互、可異地工作的方式，讓研究所協同辦公更方便、更透明，達到實用、管用、耐用、易用的效果。完成各項辦公事務的發起、處理和管理，并記錄辦公的過程和結果，由人通過流程驅動來完成事項的辦理、執行研究所的各種制度，完成各項溝通、審批、匯報等工作。領導用于完成各項辦公事務的審批，完成各項溝通、審批、匯報等工作，對于經常出差的領導及職工，辦公系統提供全面的移動辦公，通過手機等可以直接完成各項辦公事務的審批，完成各項溝通、審批、匯報[2]。工作任務管理是組織日常工作很重要的手段，以任務過程化管理為核心，通過對組織目標的任務指定、分解、落實、跟蹤更好地關注工作效率、團隊協作、風險控制，從而確保組織目標的執行效果和結果，迅速提升組織執行力。完成下級對上級的工作請示，以及重要事件的請示，完成關鍵事件請示、匯報、批示等工作。督辦督查管理主要任務是緊緊圍繞研究所各項中心工作，督辦督查，狠抓落實，進行督促、檢查、催辦、協調和綜合反饋，要事專項督辦、事中協調、督查、催辦，事后總結、反饋。通過數字協同辦公系統，建立實現研究所全面辦公審批、業務審批，實現制度落地，規范流程審批，提升流程審批效率和質量，實現日常辦公業務管理、制度流程審批管理，達到從上下級之間的審批運轉、協作溝通。實現發文管理，涉及各種發文稿紙，公文的形成、網上流轉的流程可自定義，并可自動生成規范格式的公文。

政務信息報送系統。通過先進的技術、穩定的運行環境、美觀簡潔的界面、簡便的操作實現各級單位之間政務信息的報送、采集、處理、共享等功能。傳統的信息上報方式費事費力，信息溝通和共享困難，研究所亟須一套通過電子信息化的手段來實現信息報送、信息采編、發布審批、信息管理等功能的政務信息管理與服務，各處室通過應用實時報送各類政務信息，信息采編人員通過此系統進行政務信息采集、政務信息處理、編輯等工作，并自動對政務信息的采用情況進行匯總并通報發布。信息報送系統需要提供這樣一套信息報送、信息共享、信息公開、信息考核工具[3]。在以信息化為特征的當今社會，政務信息已成為領導決策、工作部署的重要基礎和科學依據。根據實際情況制定相關規定，健全信息工作機構，配備事業心、責任心強的專兼職政務信息工作人員，多渠道、多層次、多方位搜集、整理、撰寫和上報信息。信息報送應用強大的用戶自定義功能，為不同單位的不同需求、不同的應用場景在同一套系統上得以實現提供了強力的后盾，并且充分適應不斷變化的需求，使系統管理工作更加簡便，得心應手。根據報送流程繁簡程度，自行定義報送流程。該應用使得傳統的信息報送方式完全實現了電子信息化，從信息的上報到審核到發布、考核及統計整個過程完全在平臺上完成，把信息報送人員從煩瑣的考核統計工作中解放出來。辦公系統為信息的考核提供了一套完整的考評流程，從考核標準的設置到對發布的信息評分進而進行各部門總分的統計，各單位各部門信息報送排名情況，每一步驟都有理有據，相比傳統信息考核的一邊翻考核標準一邊計算總分更具科學性。支持用戶自定義評分標準，對信息可以進行評分，考核每個部門的信息報送情況，系統記錄每個部門的總分情況，為年度、季度信息報送考核提供高效靈活的管理服務。

公職人員辦公時間不固定，經常出野外，會議較多，不在辦公室就沒有辦法處理公務。為擴展協同辦公應用場景，滿足非固定辦公人員協同需要，在智能手機上安裝協同辦公終端，只要有手機信號或有Wi-Fi的地方，就可連上研究所協同系統，處理待辦事項、查看文檔資料等。綜合辦公系統領導決策解決方案面向領導決策需求分析，整合政府各業務系統等各項業務信息化數據，建立多維度一體化分析模型，集圖形化展現與數據挖掘為一體，為領導提供決策數據支撐，量身定制不同業務主題，形成領導統管全局的決策支持平臺。實現統一入口、集成應用，即完成日常協同審批，又能監控分析研究所管理狀況，為領導提供一體化的領導桌面。針對各管理視角進行不同主題定制，匹配相關角色、應用場景，為不同的領導推送所管部門的運作情況。

3 研究所協同辦公系統服務架構

協同辦公實施前，各個單位的溝通主要依靠紙質化文件和當面溝通。推行協同辦公系統后，大量的溝通將主要通過電子文檔進行結構化溝通，需要將大量現行的表格和非正式溝通流程轉化為計算機能夠識別的規范化表單，協助推進項目實施的人員必須對相關部門的業務和流程十分熟悉，才能與相關管理流程責任人溝通時，提出科學的優化意見建議。各單位需要實現的協同任務很多，在資源、經歷有限的情況下，哪些該上、哪些不該上顯得十分重要，必須分清輕重緩急、有所為有所不為，著力實現不夠迫切的需求暫緩實施，重要、緊迫的需求精準聚焦、全力實施。突出特色化協同主題，在做好各部門協同時必須做到突出本單位特色亮點，打造一流協同辦公系統，真正實現異地協同與無紙化、綠色辦公模式，新的協同逐步將過去繁雜的協同整合化，實現通過一次登錄即可實現辦公[4]。按照工作部署，先期到兄弟單位、相關公司開展調研，大量收集資料，全面把握協同辦公系統在類似單位使用情況和目前發展趨勢，了解相關科研單位實施主要需求，為本單位需求優化設計奠定基礎。根據前期調研情況，組織項目組人員，深入鉆研研究所規章制度，在此基礎上，在研究所內與各職能部門人員開展一對一、一對多、多對一、多對多的訪談、交流活動，全面把握各部門管理工作中要實現的主要需求。組織管理人員代表到兄弟單位實地學習其先進經驗，激發創意靈感，要求其結合研究所的實際，提出單位合理化需求。協助北京致遠互聯網軟件股份有限公司推進實施協同辦公建設與內網集成工作，在實施中收集問題，并針對發現的問題，進一步聚焦需求，優化改善流程。同時在項目實施中，著力使項目人員掌握專業軟件設計管理流程的方法。協同辦公系統投入實施后，項目組人員要進一步對系統試運行情況進行跟蹤，做好職工合理化意見、建議的收集整理，對流程進行修改，使系統不斷升級迭代。

結合研究所實際，運用致遠公司搭建統一的協同辦公平臺，實現橫向協同、縱向管控，實現協同工作溝通、協同數據分析、協同移動辦公，PC端支持100個以上并發（同時在線）；提供電子簽名、電子簽章套件許可，能夠實現全文手寫批注。實現內網和協同辦公整合為一體，整合多種資源，消除信息孤島，實現統一門戶、單點登錄、業務集成、數據傳遞等；設立領導/個人/單位/部門/團隊空間，領導、個人、部門、團隊空間主要為協同工作過程辦理事項。單位空間內容為協同工作結果展示頁面，發揮內網信息發布、通知公告功能。移動App軟件許可和微信全面打通，實現消息提醒、工作處理、移動審批、任務/日程/會議、考勤/簽到、通知公告、文件/會議紀要等一系列協同辦公常用功能。提供協同工作、表單應用、通知公告、流程審批、公文管理、目標管理、知識管理、會議管理、新聞管理、合同管理、人事管理、資產管理、文化建設、應用定制平臺等模塊。將單位圖書資料管理、科研成果管理、資產設備管理、事務公開管理系統集成到OA。實現對目標清晰分解，計劃有效執行與反饋，及時跟蹤、督辦。個人空間要包括但不限于新建事項、待發事項、已發事項、待辦事項、已辦事項、督辦事項、我的消息、我的模板、我的日程、我的任務等方面內容。單位空間要包括最新消息、通知公告、事務公開、行程安排、所發文件、會議紀要、討論、調查、事務公開模塊、科研成果模塊、圖書資料模塊、資源共享模塊等方面內容，實現經審批定稿后的文件一鍵推送至展示頁面，實現內網和協同辦公系統的有機融合。搭建專題制作模板，方便用戶結合實際自主快速制作專題內容，具有成熟和豐富的報表功能，能夠便捷地定制和調整報表，滿足各部門在業務數據調整后的對表單變化需求。具有豐富的、多層級的權限管理，能夠簡單便捷地進行權限調整設置。提供便捷和豐富的后臺管理功能，使管理人員能夠方便地進行后臺系統維護，數據備份和安全管理。建立并發機制、實現數據完整保密。支持單位職工全部登錄系統，系統使用流暢、無卡頓，流轉快捷方便，內網操作使用安全。協助研究所建設一套能夠支撐系統長期穩定運行的制度和流程，完善協同領域三級管控體系，為研究所提供協同集成接口規范、系統運維服務、推廣實施規范等建議。

4 結束語

通過研究設計，協同辦公系統將真正實現公文運轉、工作督辦、信息上報、電子化審批、目標分解、知識共享、檔案歸檔等功能，事務公開板塊公開事項實現規范化、制式化，事務公開系統成為標桿和樣板，協同辦公水平顯著提升。同時編印協同辦公系統培訓手冊，對全所人員進行系統培訓，使全所人員學會并逐漸習慣協同辦公系統使用，大幅提升管理效率。