應用標準化文檔檢查管理系統(tǒng)提升文檔標審效能研究

朱江 朱梅 梁國強 高晉文

（1北京航天晨信科技有限責任公司，北京， 102308；2中國航天科工運載技術研究院北京分院北京， 102308；3北京控制與電子技術研究所，北京， 100038）

航天院科研院所作為知識數(shù)據(jù)密集型科技企業(yè)，在項目策劃、產(chǎn)品設計、試驗驗證、工藝設計、產(chǎn)品生產(chǎn)、檢驗和售后服務等各階段中產(chǎn)生的知識和經(jīng)驗，通過設計文件、工藝文件、研究試驗文件等文件方式進行記載、評審、傳遞和歸檔，在這些過程中產(chǎn)生的各類文件、圖紙和報告等隨著各級次產(chǎn)品全生命周期科研活動的開展呈幾何級的增長，這類文件質(zhì)量高低是產(chǎn)品質(zhì)量保證的重要基礎，是影響產(chǎn)品質(zhì)量的關鍵因素。在航天科工集團航天防務標準化戰(zhàn)略和質(zhì)量大數(shù)據(jù)建設的引領下，航天科工運載技術研究院北京分院面對新形勢、新要求對所屬科研院所各類文件標準化審查工作模式提出了新的解決思路。

1 標準化文檔檢查管理系統(tǒng)的概念及背景

近年來，隨著航天裝備建設的快速發(fā)展，航天科工運載技術研究院北京分院所屬科研院所需應對越來越多文件編制和標準化審查工作，完成高質(zhì)量裝備的研制也對各類產(chǎn)品所需的文件質(zhì)量提出了更高的要求，各類工程技術人員需要編寫更多的技術文檔，同時標準化人員需要審查更多的技術文檔，日益增長的標準化審查需求與標準化審查資源配備不足的矛盾突顯。在面對越來越大的工作壓力下，亟需借助“信息化” “數(shù)字化”和“智能化”工具手段[1]，及時總結并形成一套與研制緊密融合、良性互動的標準化工作和管理模式，以保證大量科研生產(chǎn)技術文檔的編制質(zhì)量和文檔的審查效率。

標準化文檔檢查管理系統(tǒng)可以規(guī)范設計模板，提高設計模板的可復用性，最大程度保證設計模板的統(tǒng)一性和一致性，減少不同技術人員對相同類型文件編制格式的隨意性，極大提高文件編制的標準化水平[2]。同時可以簡化標審流程，自動對文檔進行標準化檢查，輸出不符合標準規(guī)則的問題，并對問題進行自動修復，減輕員工的工作壓力，保證文檔的正確性，極大提高標準化檢查的效率和準確性，提升文檔質(zhì)量[3-4]。

2 標準化文檔檢查管理系統(tǒng)的建設實踐

2.1 標準化文檔檢查管理系統(tǒng)的建設目標

建立統(tǒng)一的標準化文檔編寫管理平臺。將標準化部門掌握的標準化知識，形成量化的標準規(guī)范知識庫，為后續(xù)培訓提供素材；也可將標準化檢查過程與文檔審簽流程結合，將文檔檢查結果數(shù)據(jù)提供給標準化人員審簽參考，提升標準化審簽工作效率和質(zhì)量；并且可以形成文檔審查的結果記錄，可為總結重點文檔審查注意事項和標準化執(zhí)行考核提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

建立標準化文檔編寫軟件和檢查軟件。工程技術人員在編寫文檔時，通過標準化文檔編輯器，自動調(diào)用文檔模板，依據(jù)標準規(guī)范要求進行文檔自動編輯；文檔編寫完成后，通過標準化文檔檢查軟件，依據(jù)標準規(guī)范的規(guī)則要求，對文檔自動進行檢查，同時可對不符合標準規(guī)范要求的格式和內(nèi)容進行自動修復，從而提高文檔的標準化水平，降低人員的工作壓力。

建立標檢問題的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析機制。從檢查量、發(fā)現(xiàn)問題量、修改問題量和重點考核項等維度對標檢結果數(shù)據(jù)進行匯總統(tǒng)計，分析常發(fā)生的問題類型，提出針對性措施，同時匯總數(shù)據(jù)可作為所標準化考核參考依據(jù)。

實現(xiàn)標準化文檔檢查管理系統(tǒng)和PDM（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）等文件系統(tǒng)的集成。構建標準化文檔檢查管理系統(tǒng)與PDM系統(tǒng)之間接口關聯(lián)關系，實現(xiàn)PDM系統(tǒng)對文檔是否通過標準化檢查的判斷與控制，實現(xiàn)在PDM系統(tǒng)中查看文檔審查結果。

實現(xiàn)標準化文檔檢查管理系統(tǒng)和標準全文數(shù)據(jù)庫的集成。通過與標準全文數(shù)據(jù)庫的集成，實現(xiàn)對文檔中引用標準與庫中標準的比對，通過標準號和庫中標準的相關屬性信息，對文檔中引用標準的名稱、是否有效進行判別，并在檢查結果中給出提示。

提升全體人員的標準化意識。標準化文檔檢查管理系統(tǒng)建設的目標是將標準化人員大量集中的標審工作提前釋放到文件編制環(huán)節(jié)，使得全體人員可通過工具的使用不斷深化掌握標準化知識，提升全員標準化意識。

2.2 標準化文檔檢查管理系統(tǒng)總體架構

標準化文檔檢查管理系統(tǒng)功能架構如圖1所示。

圖1 標準化文檔檢查管理系統(tǒng)功能架構圖

數(shù)據(jù)層：是整個系統(tǒng)的支撐，為軟件提供基礎管理服務。充分利用已有信息資源，建設邏輯集中、物理分散的共享信息資源體系。對于所有結構化數(shù)據(jù)，系統(tǒng)將統(tǒng)一通過大型關系型數(shù)據(jù)庫進行管理，而對于邏輯庫中的所有非結構化數(shù)據(jù)則統(tǒng)一通過文件庫系統(tǒng)進行管理。

平臺層：軟件架構的基礎，為具體應用提供高效快速的服務，主要包括：數(shù)據(jù)引擎、流程引擎、安全管理、業(yè)務建模、協(xié)同服務、API接口等。

系統(tǒng)層：是面向業(yè)務建設的核心功能，主要包括：權限管理、文檔模板管理、檢測規(guī)則庫管理、檢測規(guī)則模板管理、標準化數(shù)據(jù)庫管理、日志管理與統(tǒng)計分析等功能。

應用層：基于系統(tǒng)層之上為技術人員直接使用的應用層，主要包括文檔編輯器和標準化檢查工具。文檔編輯器主要功能包括：文檔模板調(diào)用、文檔模板更新、文件編輯快捷鍵、文件輸出、引用標準等。標準化檢查工具主要功能包括：檢測規(guī)則模板調(diào)用、文件自動檢測、文件自動修復等。

系統(tǒng)集成：系統(tǒng)集成是面向制造業(yè)企業(yè)大量管理應用系統(tǒng)之間的集成接口服務，采用國際通用的標準Web Service接口的方式，為多系統(tǒng)間數(shù)據(jù)協(xié)調(diào)提供支撐服務。

2.3 標準化文檔檢查管理系統(tǒng)應用模式

a）標準化部門對模板的管理和維護。標準化管理員對文檔模板和檢查規(guī)則模板進行管理和維護，向文檔編寫人員發(fā)布文檔模板和檢查規(guī)則模板。

b）文件編制人員使用文檔編輯器編寫文檔。編制人員需要編寫文檔時，首先打開平臺，下載合適的文檔模板，然后根據(jù)模板編寫文檔，形成文件初稿。

c）文件編制人員使用標準化文檔檢查管理系統(tǒng)對文檔進行自檢。編制人員編寫完成后，編制人員使用文檔檢查工具對文件進行檢查。檢查時，首先從規(guī)則模板庫中引用適合的規(guī)則模板，然后對照規(guī)則要求檢查文檔中的問題，最后進行自動修復，保存為修復完成的文檔（修復后的文件），同時工具自動把檢查的結果信息保存至檢查結果庫中。

d）編制人員提交文檔至PDM系統(tǒng)進行送審。編制人員完成文檔的檢查和修復后，對于需要提交PDM系統(tǒng)審簽的，上傳至PDM系統(tǒng)進行審簽。在提交PDM系統(tǒng)送審時，校對人員和檢查人員可以下載文檔，使用檢查工具進行檢查是否還會存在問題，同時需要對工具檢查之外的內(nèi)容進行人工檢查。

2.4 標準化文檔檢查管理系統(tǒng)的建設成效

北京控制與電子技術研究所文檔標準化管理系統(tǒng)涵蓋100余項有效文件模板，140多條審查規(guī)則、11類文檔問題診斷、76800條標準有效性檢查等內(nèi)容，已全面應用于該單位所有在研型號，覆蓋10個研發(fā)中心。系統(tǒng)上線后標準化審查工作實現(xiàn)了“六個一鍵”功能，即： “規(guī)則一鍵創(chuàng)立、模板一鍵提取、全文一鍵檢查、問題一鍵修復、結果一鍵保存、數(shù)據(jù)一鍵統(tǒng)計”。文檔標準化管理系統(tǒng)上線以來共計審查各類文件9679份，系統(tǒng)在設計預審階段發(fā)現(xiàn)文檔標準化問題685913項，其中通過一鍵修復完成問題修正450421項（其余問題經(jīng)過編制者確認后修改完成），標審環(huán)節(jié)文件駁回率下降95%，設計文件編制質(zhì)量及審核時效顯著提升，平均單份文件審查時間審查效率提升95%，平均標準化審查周期效率提升60%。結合科研生產(chǎn)需求，標準化文檔檢查管理系統(tǒng)生成50余個文檔（含研究試驗文件、設計文件以及軟件文檔）模板，納入維護檢查規(guī)則100余條，主要涵蓋標題、段落、正文、目錄、列項、表格、圖片等各個元素，嵌入現(xiàn)有文檔編制、檢查、審核工作流程，確保文檔模板獲取、文檔檢查、文檔修復多個過程僅需一鍵操作。標準化文檔檢查管理系統(tǒng)審查通過的技術文件，錯審、漏審率控制在1%以內(nèi)，審查效率提升了60%以上。大大提升了標準化人員審查效率和質(zhì)量，提升了技術文件的交付質(zhì)量。

3 標準化文檔檢查管理系統(tǒng)的未來展望

3.1 標準數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

目前研究院所的標準數(shù)據(jù)管理方式還不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)之間并不互通，且設計師在查詢和使用時存在一些困難，數(shù)據(jù)的準確性和正確性也不能完全保證。

標準化文檔檢查管理系統(tǒng)提供了簡單的引用標準數(shù)據(jù)的管理模塊，但只是簡單的標準號和標準名稱的管理，對于標準附帶信息沒有進行管理。后續(xù)通過標準數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)單位內(nèi)標準數(shù)據(jù)的自維護，標準數(shù)據(jù)的管理和檢索、標準體系的建設、標準的制修訂、標準的規(guī)劃等工作。同時包含附件內(nèi)容的管理，進一步加強標準化部門的職能作用，增強標準化工作的信息化手段。

3.2 標準化服務與應用系統(tǒng)

標準化服務與應用系統(tǒng)主要包含標準化知識管理、標準化知識學習管理、標準化培訓管理、標準化考核管理、標準化反饋管理、標準化查詢管理等模塊，對標準化管理工作的覆蓋面更加廣泛，方便標準化部門開展標準化工作。

3.3 標準化數(shù)據(jù)分析與決策

通過管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集，以圖形化等方式提供數(shù)據(jù)展示，方便對單位內(nèi)的標準化工作情況進行全方面的掌握。內(nèi)容主要包含：文檔質(zhì)量統(tǒng)計分析、文檔錯誤率統(tǒng)計分析、標準規(guī)范引用分析、標準知識運用情況分析、標準化學習情況分析、標準化考核統(tǒng)計、標準化反饋信息統(tǒng)計等功能。通過大數(shù)據(jù)分析功能，透過數(shù)據(jù)查看目前標準化工作開展情況以及目前存在的問題，采取有效手段和措施進行解決和優(yōu)化，最大提升標準化工作能力和工作質(zhì)量。