ERP系統在企業內控管理中的應用

[ 作者簡介 ]

方林莉，女，湖北武漢人，武漢敬思亭信息技術有限公司，總經理，中級會計師，本科，研究方向：財務管理。

[ 摘要 ]

本文通過闡述基于企業內控管理ERP系統的內涵，進一步分析利用ERP系統對企業內部控制管理工作的優勢，研究當前我國ERP系統在企業內控管理中應用的現狀，從提高企業內部ERP系統管理意識、選擇適合企業ERP系統管理軟件、重視企業ERP系統專業團隊組建、建立完善ERP系統管理監督制度等方面逐一論述ERP系統在企業內控管理中應用的有效對策。

[ 關鍵詞 ]

ERP系統；企業內控；內控管理；管理策略

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.16.051

隨著全球經濟一體化進程的逐步加快，市場競爭變得日益激烈，企業如何在復雜的社會背景之下，在市場中占據領先地位，成為了當前企業運營的嚴峻課題。因此，要通過內部控制的方式，進一步提高企業的經營管理效率，使得企業能夠按照既定戰略目標發展。基于信息社會背景之下，企業需要用科學技術進一步實現內控管理目標，本文就ERP系統在企業內控管理中的應用做以研究。

1 ? ?基于企業內控管理ERP系統內涵

1.1 ?ERP系統管理特點

ERP系統全稱為Enterprise Resource Planning，是指企業資源計劃管理，這也是企業內控管理的先決基礎，整個系統的運作模式將供應鏈管理思路無限放大，結合了離散型以及流程型企業業務的生產特點，能夠為企業運營的全過程提供支持。隨著社會的不斷發展，市場競爭日益激烈，企業在發展的過程中應以市場為導向，靈活地開展相關業務，而ERP系統則能夠將企業的物力、資金、信息資源有機結合，并形成一體化的企業信息管理系統[1]。

1.2 ?ERP系統功能模塊

ERP系統在發展初期緊緊圍繞企業運行的生產資源計劃、制造、財務、銷售以及采購等業務進行管理，而隨著科學技術的不斷發展，ERP系統的功能業務被隨之放大。ERP系統不僅企業各類辦公以及管理軟件都可以納入其中，還突破了行業的壁壘，形成了跨界供應鏈資源管理，像銷售與市場、財務管理以及生產控制等，不僅是在制造業有廣泛地使用，零售業、電信業、機關單位等都通過這種技術實現了內外資源的有機結合。

2 ? ?利用ERP系統進行企業內控的優勢

2.1 ?改善內部控制管理工作環境

企業內部控制管理的難點在于如何將多部門、多業務、多人員的運營狀況進行業務上的互聯互通，從而進一步提高作業效率，實現企業精益生產。而通過ERP系統可以將企業內部制造活動與外部供應商制造資源進行有效的整合，從而實現系統運行的集成化，企業內部控制管理工作就可以跨越多個部門，建立一個長久的持續化管理機制，有利于企業實現自我評價以及不斷優化管理機制。

2.2 ?進一步降低企業運營的風險

企業的內部控制管理質量與企業未來的發展息息相關，ERP系統可以實現資源、財務以及人員等多方位管理業務的整合，這將有利于企業踐行“雙重預防機制”，在管理過程中通過對整體資源進行優化配置的方式，進一步減少企業內部運營所存在的風險，并且ERP系統還具備判斷信息是否正確以及設置權限的功能，當管理過程中出現問題時，會及時地向管理人員發出預警，企業能夠及時地發現問題[2]。

3 ? ?ERP系統在企業內控應用的現狀

3.1 ?企業應用ERP系統內控意識不足

ERP系統早在1990年就被美國Gartner Group公司所提出，2003年左右中國的ERP系統市場才逐漸發展了起來，隨著我國經濟實力以及科學技術不斷增強，ERP系統在短時間內得到了蓬勃的發展，但在企業內部控制適用范圍上還具有一定的局限性。部分企業管理者未能意識到ERP系統對于企業未來發展的優勢，仍然趨向于使用人力管理的方式執行內部控制相關任務，這使得企業的管理手段存在一定的滯后性，不利于提升企業市場核心競爭力。

3.2 ?無法建立完善的ERP系統監管制度

ERP系統建設是一個周期性較長且投資較大的管理體系，部分企業由于忽視了監管制度的建立，在成本核算等環節較為模糊，企業內部職能部門之間的溝通也較少，相關管理措施無法實際落地發揮作用。同時部分中小企業對于內部機構設置的不合理，缺乏內外部審計監管，導致后期使用過程中系統信息出現虛假的情況，進一步影響到企業的利益，如不能及時解決，企業的內驅力將會逐步減弱。

3.3 ?未能根據時代發展進行創新整合

ERP系統所存在的優勢和先進性要歸功于科學技術的發展，而發展又是一個在不斷變化的狀態，因此當前我國部分企業由于受到經濟條件以及工作環境的限制，在信息化建設方面的力度不夠，無法與供應鏈中的其他企業形成對接，進而造成企業內部控制管理產生一定的風險。加之，部分企業未能根據技術和市場形勢發展及時引入技術人才，使得內部控制流程隨時間的推移將無法與軟件所匹配，進而對企業未來的發展造成影響[3]。

4 ? ?ERP系統應用于企業內控管理的對策

4.1 ?提高企業內部的ERP系統管理意識

若要在企業內部利用ERP系統進行控制管理，則要進一步提高企業管理層對于ERP系統應用的重視程度，以此動員職工參與到ERP建設與開發的過程之中。一是管理層首先要明確自身在企業中作為決策者的定位，要對企業的各個運營狀況及外部市場環境有一定的了解，規劃出企業未來整體的發展目標，通過動員、號召等形式，保證ERP系統在企業內部管理工作中的建立與實施，做好規劃統籌，為ERP系統在企業內部控制管理工作中的發展奠定良好的基礎。二是ERP系統應貫穿于企業運營生產的全過程，如全面的建設企業內控管理體系，按照企業實際發展需求，確定預算成本的投入，沒有資金支持，導致后續的工作無法順利開展，前期的資源以及資金也會被進一步浪費，后期的評估結果顯示也會不理想。三是要改變企業內部人員傳統的工作及管理理念，相關人員在日常工作中要將ERP系統與內部控制管理工作有機結合。

4.2 ?選擇適合企業ERP系統管理的軟件

要實現ERP系統在企業內部控制管理中的實效性，不能盲目投入，應做好前期的咨詢以及調研工作，根據企業實際發展情況，選擇適合企業的系統軟件。一是應以實際企業運營數據為準則，分析當前企業發展以及管理過程中所出現較為薄弱的環節，對核心問題進行有效分析，重新規整業務的組織流程，進一步調整好內部的組織分配工作。結合企業內部外部環境，從而確定企業的基本生產與業務的主要構成形式，了解客戶的服務需求，以及當前市場上企業應用ERP系統進行管理成功的實際案例，這樣才能保證體系建設的科學性，從而更好地迎合時代發展。二是根據實際案例和當前我國ERP系統研究文獻分析，企業在進行ERP系統管理軟件的選擇時，可通過以下方法，利用比較的方式確定。其一，網絡層次分析法：依據系統內部的各個組成要素進行互相作用及聯系的分析，從而提高ERP系統的決策科學性。其二，模糊集分析法：分析當前影響企業ERP內部控制管理系統的主要原因，通過排列矩陣的方式，從而分析出適合企業發展的ERP系統[4]。

4.3 ?重視企業ERP系統專業團隊組建

據研究表明，我國ERP內部管理控制系統的實施成功率僅為10%-20%左右，其主要的原因在于：雖在前期進行了資金的投入，但由于內部人員實際利用率較低，軟件自身配置管理流程無法與企業實行對接的狀況。扭轉這一現狀則要通過組建專業運行團隊，進一步分化組織機構的方式，從而保證內部控制管理工作的順利進行。一是，在選擇及確定好ERP系統各個環節以后，對相應的工作人員進行ERP系統操作及實施全過程的培訓，這樣既能夠提高企業內部人員對ERP系統內部控制管理的認識，還可以圍繞企業中心戰略目標，展開相關業務。實行分層培訓，針對項目所涉及的不同層次人員，進行不同程度和軟件功能的培訓，確立精良生產、準時制生產、全面質量管理的思想，提高ERP系統的利用率。二是充分落實崗位責任制度，做好層級與機構結構之間的分化，保證每個人在此次工作中都能夠各司其職，從而進一步提高企業工作效率，以此提升部門之間的溝通協作能力。

4.4 ?建立完善的ERP系統管理監督制度

為確保ERP系統中信息的正確性和減少企業內部控制管理風險，應建立完善的管理制度，加強監督任務的落實，從而提高企業整體內部管理的科學性以及規范性。一是將績效考核制度與崗位責任制度充分結合，系統中的核心數據由各部門領導進行把關，出現問題實行問責制，與薪資掛鉤。二是要將企業內部各個控制環節的指標以及執行狀況進一步量化，使之能夠直觀地體現出企業的運營狀態，減少業務的處理失誤情況，避免出現審批流程及業務執行拖延的問題。三是充分發揮內部審計部門在企業控制管理工作中的作用，不僅要對財務方面加大審計力度，更要擴寬審計人員職能及工作審查范圍，減少由于內部人員出現的舞弊情況對企業造成的損失。審計部門應根據當前市場環境以及企業內部的運營狀況給予企業管理層合理的決策建議，從而對內控設計板塊以及執行情況做好科學評估，有利于企業不斷優化內控制度與體系。四是嚴格規劃好控制權限，做好業務流程的控制工作，促使部門之間形成互相制約，互相協調的格局。

4.5 ?注重ERP系統信息的安全保護

信息社會背景之下，科學技術為人們的生活提供了便利，改變了人們的生產結構，但處于較為開放的網絡環境之中仍會存在信息安全問題，因此為了保證企業的正常運作，減少由于使用ERP系統對電子數據所產生的依賴性，應做好備份工作，并加強對企業網絡的保護。一是，部分企業在使用了ERP系統之后不會對部分系統數據信息形成紙質檔案進行封存，為了提高企業對于不確定因素風險的抵抗能力，部分核心數據信息，應生成紙質檔案，并進行封存，且規整編碼，保證意外情況來臨時也能有其他應對方案。二是，我國當前對ERP系統的建設及使用方面沒有明確的法律法規，且部分技術都掌握在寡頭的手中相對集中，因此企業在選擇服務器端時，不僅要考察企業品牌以及服務商的信譽問題更要注重對應類型系統服務器的選擇。三是，健全網絡安全防護措施，配備防火墻及殺毒軟件等安全防護措施。四是，要注重用戶終端登錄方式及系統的安全防護。

4.6 ?實現ERP系統與電子商務的有機結合

從宏觀的角度來看，企業利用ERP系統進行內部控制管理工作不僅是為了提高企業內部業務的運行效率，更要使得企業在復雜多變的社會環境之中擁有核心競爭力。就當前市場經濟發展而言，企業的內部管理ERP系統要與外界業務控制工作有機結合，當前我國電子商務正處于飛速發展的階段，因此企業應通過電子商務與內部控制管理各項業務進行融合，進一步提高互聯網技術、信息集成、供應鏈管理、客戶管理的實際效率。加快推進企業內部無紙化、自動化、信息化辦公模式，從而不斷擴寬ERP系統在企業內部控制及運營中的應用范圍。如企業在開拓其他市場，采購出售以及各環節的信息化方面都可以應用到電子商務，而且二者之間還是一種相輔相成的關系，在ERP內部控制管理系統中，不同的模塊相對較為獨立，企業可根據電子商務體系的建立自由配置內部模塊，使企業能夠以市場為導向，開展內部管理工作，從而提高管理的科學性。

4.7 ?不斷創新優化ERP系統

隨著我國科學技術的發展，ERP系統性能也在逐漸向全球化、快速化、重組化以及虛擬化的方向進發，為了突破行業壁壘，擴大業務范圍，企業還需根據時代和市場機制的發展，不斷創新與優化ERP系統。一是企業要具備長遠的眼光，利用ERP系統快速抓住市場動向，并在復雜的環境中快速地提取到有價值的信息，來不斷優化內部控制管理ERP系統的性能。二是為進一步降低成本，根據市場經濟發展形勢，進行內部ERP系統的及時重組，與行業內其他企業加大互聯互通，保證企業在重組之后的系統各模塊能夠充分迎合行業發展需求。三是加大研發力度，提高ERP系統在內部管理中的覆蓋范圍，提升企業信息互聯共享力度，將信息價值鏈不斷擴大，使企業能夠長久地立足于市場之中，并朝著全球化方向進發。

綜上所述，ERP系統充分利用了供應鏈管理思想，具備多種板塊功能，可以滿足企業內控管理的需求，在信息時代背景之下，是有效整合企業資源，提高企業工作效率的良好途徑。由于ERP系統在我國企業中所開發和應用的起步時間較晚，因此企業要重視對ERP系統的研究，可參照發達國家先進的管理方法，進一步優化企業內部ERP系統的使用，從而突破行業壁壘，推動經濟發展。

參考文獻

[1]王文姣. 基于ERP系統環境的企業內部控制研究[J]. 質量與市場，2022（07）：133-135.

[2]蔡項. 基于ERP系統環境的企業內部控制研究[J]. 中國市場，2021（28）：150-151.

[3]呂建明. ERP系統助力加強企業內控管理關鍵思考[J]. 經濟管理文摘，2021（13）：44-45.

[4]熊秋萍. 企業內控管理中ERP軟件系統的應用策略分析[J]. 中國管理信息化，2020，23（06）：59-61.