檔案價值鑒定研究

任麗梅

摘要：檔案縱貫古今，橫連百業；檔案事業記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民。每一件被保存的檔案，都具有獨一無二的的價值。筆者圍繞檔案價值鑒定工作進行了研究，本文從檔案價值是怎樣形成的、檔案價值鑒定應該堅持哪些原則、檔案價值鑒定工作有哪些主要內容、檔案價值鑒定的標準是怎樣的和檔案價值鑒定的具體方法有哪些五個方面闡述了檔案價值鑒定工作，為檔案同人提供些許借鑒。

關鍵詞：檔案價值；檔案鑒定；研究

我們為什么要保存檔案，保存和管理檔案的意義何在？這兩個問題解決不好回答不好，就會造成檔案工作者的職業困惑，就有可能走向歷史虛無主義。宏觀上說，這是因為檔案縱貫古今，橫連百業；檔案事業記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民。微觀上說，這就涉及檔案的價值問題，一件件被保存的檔案具有獨一無二的價值［1］。

1檔案價值的形成

檔案價值內涵豐富、外延廣泛，長期以來，檔案理論界對此展開了廣泛討論，普遍認為，檔案是由文件轉化而來的歷史記錄，一定歷史條件下的社會實踐產生相應來源、內容和形式的檔案，并使檔案具有優于其他材料的不可取代的重要作用和價值［2］。

1.1檔案價值形成于社會實踐

檔案價值從何而來？來源原則和歷史唯物主義告訴我們，是社會實踐。社會實踐既是檔案價值產生的本源，通過復雜多樣的社會活動賦予檔案以各種有用屬性，又通過社會需求使檔案保存價值變為利用價值，為社會發展和時代進步服務［3］。吳寶康主編的《檔案學概論》指出：檔案來源于一定的形成單位，產生于形成單位自身的活動。于是，在社會實踐活動中形成檔案，便成為一種必然性和普遍性的社會現象[4]。社會實踐和歷史發展進一步證明，檔案作為檔案價值的物質載體，只有進入社會活動領域，才能與人的需要構成價值關系；而且社會越發展越需要檔案，社會條件越好檔案的作用就越大。社會實踐既是檔案價值產生的本源，又是檔案價值實現的必然途徑；檔案價值只有通過檔案利用，才能與社會需求有機結合，形成統一的價值關系［5］。

1.2檔案價值的實質是形成者職能意義的客觀反映

檔案價值是客觀的，有其特定的來源和內容。一定的社會單位和個人的職能活動，是檔案價值的特定來源。檔案的本質屬性，決定了檔案價值的依附性。檔案價值的內容，實際上是形成者職能活動意義的客觀反映［6］。

2檔案價值鑒定的原則

2.1應堅持以國家和人民的整體利益為出發點的原則

從國家和人民的整體利益出發衡量檔案的價值是鑒定工作的指導思想，也是評價檔案價值的基本準則［7］。鑒定檔案時，我們不能從本單位的利益或個人的好惡出發評價其價值，而應充分估計和預測檔案在整個社會發展過程中的作用[8]。

2.2應堅持全面的原則

一是要全面分析文件的各方面因素，綜合判定檔案的價值。文件的價值受多重要素影響，我們在鑒定檔案價值時，應該綜合分析文件的具體情況，全面考慮各方面的要素，不能只根據某方面的特征片面地做出結論［9］。

二是要全面把握檔案之間的聯系。各個單位、各項工作中形成的文件之間具有密切的聯系，不是孤立的。因此，我們在鑒定檔案價值時，不能孤立地判斷單份文件的價值，而應將有關的文件材料聯系起來分析，然后再做出判斷［10］。

三是要全面預測社會對檔案的利用需要。檔案不僅對本單位有用，而且對社會也有重要的價值。因此，我們在鑒定檔案價值時，既要考慮本單位的需要，也要考慮社會的需要，不能只根據某個方面的需求來判定其價值［11］。

2.3應堅持發展的原則

社會對檔案的利用需求是動態變化的。檔案價值鑒定，也是在一定的時空條件下進行的。我們在鑒定檔案價值時，既要看到檔案當下的價值，又要看到其長遠價值，正確地預測檔案的價值。

2.4應堅持效益的原則

保存檔案，需要人、財、物的支持，檔案保管期限越長，消耗就越高。效益的觀點就是要求鑒定檔案時考慮投入和產出比。只有預計檔案發揮作用的效益能夠超過保管代價，我們才判定其具有保存價值。保存檔案的效益包括經濟效益和社會效益兩個方面，檔案價值的鑒定也要堅持經濟效益和社會效益并重[12]。

3檔案價值鑒定的標準

3.1檔案屬性標準

檔案屬性包括文件來源、內容、形式特征等，它們是從檔案自身來分析和確定檔案價值的標準。

3.1.1來源標準。檔案的來源是指檔案的形成者。運用來源標準鑒定檔案的價值應注意分析以下幾方面的情況：第一，分析本單位制成的文件的作者的職能。在本單位制成的文件中，單位領導人、決策機構、綜合性辦公機構、主要業務職能機構、人事機構、外事機構制發的文件能夠比較直接地反映本單位的主要職能活動和基本情況，因而具有長久保存價值文件的比例比較高；而一般行政事務性機構、后勤機構及某些輔助性機構所制發的文件中具有長久保存價值的比例則比較低[13]。第二，分析檔案館接收對象的地位和作用。檔案形成者的地位、作用和職能情況是各級各類檔案館確定檔案收集范圍的基本根據。一般來說，一個地區黨政機關的檔案，在本地區影響較大的、具有典型性和代表性的單位的檔案，以及著名人物的檔案等價值較高，長久保存的比例較大；而基層單位形成的檔案，普通人士形成的檔案，其價值則較低，長久保存的比例較小[14]。

3.1.2內容標準。檔案的內容是指檔案所記載的事實、現象、數據、思想、經驗、結論等，它是決定檔案價值最重要、最本質的因素。根據檔案的內容判斷其價值，主要從以下兩個方面入手：第一，分析檔案內容的獨特性。檔案內容的獨特性是指檔案記述的情況或反映了本單位、地區、系統的特點，或具有新穎性和典型意義。比如，記載某個公司經營特色的檔案、某個學校辦學特色的檔案或某個地區文化特色的檔案等，都是內容上有獨特性的檔案。鑒定檔案時，應注意那些記述本單位特殊事件、特殊產品、特殊人物、特殊成果和某些特殊傳統的檔案，以及具有開創意義的新人、新事的檔案[15]。第二，分析檔案內容的時效性。文件有效期的長短對檔案的價值高低具有一定的影響。例如：方針政策性、法規性、計劃性文件在失去現行效用后，其行政作用就會轉變為科學研究的作用；而經濟合同、協議等文件成為檔案后，在有效期及法律規定的時效期內具有約束和憑證價值，有效期過后，有些文件仍具有科學研究、歷史研究的價值，而其他一些文件的價值則可能降低甚至消失。因此，我們在鑒定檔案價值時，應該通過分析文件內容的時效性及其變化情況來判定文件價值。

3.1.3形式標準。檔案的形式是指文種（文件的名稱）、形成時間、載體形態和記錄方式等。在某種情況下，檔案的形式也影響其價值。第一，文種與檔案的價值。文種表明文件的特定用途和性質，因而能夠在一定程度上反映文件的價值。一般說來，命令、指示、決定、決議、條例、公告、紀要、報告等文種往往用于記錄方針政策、重大事件和主要業務活動，具有權威性、指導性、規定性，價值較高；而通知、函件、簡報等往往用于處理一般事務，價值則相對低。第二，形成時間與檔案的價值。這是指文件產生時間距離現在的遠近程度，以及所處歷史時期的特殊意義。一般說來，檔案產生的時間距離今天越遙遠，留存下來的越稀少，其價值就越珍貴，就越值得保護和保存[16]。單位的檔案中涉及建立初期、重大調整、重大變化和發展情況的檔案等都具重要的價值，需要長遠保存。第三，稿本與檔案的價值。文件不同稿本的行政效能和憑證作用是不一樣的，因此，其價值也就有所不同。文件的草稿或草案是文件形成過程的產物，沒有現行效用，可靠性相對于定稿和正式文件要差一些。因此，價值也較小。但是，應該注意的是，某些重要文件的草稿、草案反映了文件修改、豐富、完善的過程，也具有較高的科學研究或歷史價值。第四，外觀類型與檔案的價值。文件的外觀類型是指其制成材料、記錄方式、筆跡、圖案等，它們的特殊性在一定程度上也影響檔案的價值。例如：有些文件因載體材料的獨特、古老、珍稀而具有文物價值；有些文件因出自書法家之手或裝幀華美而具有藝術價值；也有些文件因有著名人物的題詞、批注、簽字而具有紀念價值等。因此，在鑒定檔案時，對于外觀類型獨特的文件要通過具體分析其特殊意義才能判定價值[17]。

3.1.4保管狀況標準。第一，完整程度與檔案的價值。完整程度是指一個立檔單位、一個時期、一個地區檔案數量的齊全狀況。檔案的完整程度在一定條件下對檔案的價值產生影響。例如：在鑒定時，我們有時會看到某份文件的價值并不大。但是，由于這個時期該單位保存下來的檔案數量很少，如果再剔除一些文件，就會造成歷史的空白，于是，這份文件的價值因此會相應提高，可以適當地延長其保管期限。第二，內容的可替代程度與檔案的價值。在鑒定時，如果我們看到一份文件的內容已經被其他更重要的文件所包括，那么，該份文件的價值可以從嚴判定；反之，如果一份文件只反映了全貌中一個方面的問題，但又別無其他材料，那么，這份文件的價值就相對提高。例如：一般來說，本單位的年度總結和統計報表等應該永久保存，季度、月份的總結和統計報表應長期或短期保存；但是，在沒有年度的總結和統計報表的情況下，季度和月份的總結和統計報表就會變得重要起來，其價值就會相應提高。再如：在有定稿和正式文件的情況下，副本、草稿的價值比較小，一般可以不歸檔；而在沒有定稿和正本的情況下，副本、草稿的價值則相對提高，可歸檔視為正本保存。

3.2社會利用標準

3.2.1利用方向與檔案的價值。利用方向是指利用者對檔案內容和類型需求的趨向性。不同歷史時期、不同職業、不同目的的利用者，其所需檔案的內容和類型存在較大差別。比如：單位的領導所從事的是決策性工作，因此常需要方針政策性的檔案，或反映單位全面情況的檔案；而業務部門的人員則更多地需要那些反映具體情況的決定、報表等。為了掌握利用需要的方向，我們需加強對現有檔案利用狀況的統計和研究，總結規律，進行科學的預測，使保存的檔案能夠滿足各方面的需要[18]。

3.2.2利用面與檔案的價值。利用面是指檔案利用者的廣泛性，它要求我們在判定檔案保管期限時，一定要以社會廣泛的利用面為前提，克服只考慮單位的需要而忽視公民個人需要的片面性。

4檔案價值鑒定的方法

4.1分析文件的內容

分析文件的內容，是鑒定檔案價值的基礎。內容重要的價值大，內容一般的價值小。例如：反映黨和國家有關方針政策、反映本部門主要職能活動和業務工作、反映本單位重大事件和中心工作的文件，內容重要，保存價值較大，保管期限應當從長。反映日常事務性活動的文件，其保存價值就小。對文件內容的分析，通常圍繞內容的重要性、內容的獨特性和內容的時效性三個方面進行。

4.2分析文件產生的時間

文件產生的時間不同，其保存價值往往也會不同。一般來講，文件產生的時間越早，保存量越少，越珍貴。對于這些產生時間早、數量少的文件應從長保存，不得隨意銷毀[19]。

4.3分析文件的名稱、稿本和外形特征

文件的名稱或文種，它在一定程度上反映文件的價值。比如決定、命令、指示、條例、會議紀要、總結等，往往要比通知、來往信函、簡報等文件的保存價值大。不同的文件稿本，其保存價值也是有區別的。通常情況下，文件的定稿和正本比草稿和副本的保存價值大。外形特征、文字、圖案等方面具有科學的、藝術的、觀賞的價值，或者文件上有著名人物的題詞、簽名的筆跡，這些文件的保存價值自然會相應增大。

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