全國中小學生電子學籍檔案管理模式之思考

鐘清怡 梁丹

摘要：電子學籍，是隨著科技、電子、信息等產業的發展而興起的一種新生事物。將學生基本信息、健康管理、文化素質、道德記錄等“成長記錄”納入到電子學籍系統中，有助于打破當前“唯分數論”的評價觀，在重視知識和技能的基礎上注重學生全面發展；同時，唯一、終身不變的學籍號使學籍檔案更具保障性，可最大限度保障學生享有公平受教育機會。

關鍵詞：電子學籍；信息化；教育資源配置

為規范中小學生學籍管理，實現學籍管理的信息化、科學化、制度化，充分發揮其管理和服務功能，提高基礎教育現代化管理水平，教育部從2009年開始規劃建設全國中小學生學籍信息管理系統和全國中小學數據庫，2012年秋季學期，全國中小學學籍信息管理系統實現全國聯網并試運行。2013年9月1日，全國首部《中小學生學籍管理辦法》（以下簡稱《辦法》）正式實施，標志著我國開始建立統一的中小學生學籍管理制度。隨后全國各省市紛紛搭建電子學籍管理平臺，我省也于2015年4月28日制定《吉林省中小學生學籍管理工作細則（試行）》，開啟吉林省中小學生電子學籍檔案管理模式。

1電子學籍檔案管理模式的創新意義

1.1由紙質向電子檔案的轉變使學籍檔案更具完整性

以往全國各省市一直使用紙質學籍這一傳統的保管手段，不可否認，紙質檔案有其不可替代的優點。紙質檔案形象直觀、可讀性強、方便查看，紙質檔案均是第一手資料，有人文附加值及收藏價值。但隨著時間的推移、科技的進步，其缺點也越發凸顯出來。首先，紙質檔案管理是文書處理完畢后才進行歸檔管理，而且這里包含有檔案員的意識活動，即檔案員將其認為有保存價值的學籍文件按一定的規律進行保管，這樣就會使一些有用的學籍檔案在無意間被忽略掉。其次，由于學籍檔案本身涉及很多比較復雜的內容，導致整理工作難度不斷增加，相關管理人員的工作量隨之愈加繁重。第三，由于學籍檔案屬于永久保管范疇，檔案數量逐年攀升，所需保管空間必然不斷增加，這給檔案管理部門帶來不小挑戰。所以，在當前教育以及信息化發展的背景下，就要求從完善傳統管理模式中的不足出發，打造高效的學籍檔案管理平臺，提升管理質量。在此種考量下，電子學籍檔案管理模式應運而生。

電子學籍檔案管理模式最大的好處是在電子文件形成之初便開始管理，它融入了先進的信息化技術，具有更大的容納性，摒棄了個人意識活動對學籍歸檔管理的影響。另外，電子學籍檔案管理模式還將學生“成長記錄”納入到電子學籍系統中，《辦法》第七條第二款規定學生學籍檔案應包括：基礎信息和變動情況信息、學生信息證明、綜合素質發展報告、體質健康測試和體檢信息、預防接種信息、在校期間的獲獎信息、享受資助的信息以及省級教育部門規定的其他信息和材料等，這使得學生學籍檔案更加完整。可以說，電子學籍檔案管理模式是與時俱進的科技產物，是一個全面的、系統的、優化思想的縮影，較之紙質檔案更具完整性和先進性。

1.2唯一、終身不變的學籍號使學籍檔案更具保障性

學生學籍號是學籍信息的核心要素。《辦法》第五條明確規定，學籍號以學生居民身份證號為基礎生成，一人一號，終身不變。2013年9月18日，教育部辦公廳印發《學校（機構）人員基礎信息代碼編制規則》（教發函[2013]91號），賦予各級各類學校（機構）人員一個終身不變的唯一識別標識碼，明確學籍號的具體生成規則。

電子學籍管理系統為每名中小學生建立全國唯一的、跟隨一生的學籍號，從幼兒園入園或小學入學初次采集學籍信息后開始使用，一直延續至高等教育結束。為確保以學生身份基本信息為核心的數據準確，還利用公安部人口信息管理系統及國家人口信息庫對學生數據進行核查對比，準確無誤方可核發全國唯一正式學籍號。

學生擁有唯一、終身不變學籍號，標志著中小學生學籍信息管理系統進入新的應用階段。首先，由于學籍號與戶口本、房屋居住地等有效證件聯通，使得學區內的適齡兒童真正享受到“陽光入學”。其次，我國各大省份基本實現了電子學籍檔案的信息共享，對不同地區利用學籍檔案提供了平臺上的支撐。另外，用信息網絡監控的辦法全程跟蹤，可以輔助國家教育行政部門對全國范圍內學生的流動情況進行實時監控與管理，為滿足各級教育行政管理部門對劃撥義務教育經費、政府資助、查出不符合學籍管理辦法的學生統計、學生的學籍檔案等方面，建立健全科學的教育發展觀和優化各區縣教育資源配置提供數據上的保障。如此，不僅能提高學生異地轉學、升學等處理效率，還能避免重復學籍號、虛假學籍號問題，最大限度遏制不正當轉學、擇校等情況的發生，使全體學生享受公平受教育機會。

1.3電子學籍檔案管理模式使得學生管理更具發展性

電子學籍，是隨著科技、電子、信息等產業的發展而興起的一種新生事物，這種模式使得學生管理更具發展性。首先，通過科學真實的學籍管理，構建現代化學生成長記錄框架和平臺，打破當前“唯分數論”的評價觀，在重視知識和技能的基礎上注重學生全面發展，進而支撐服務育人方式改革、資源配置改革、治理結構改革等，實現基礎教育的內涵發展。其次，電子學籍檔案管理模式可以創新檔案管理思維。電子注冊學籍檔案成為學校數字檔案室的歸檔項目之后，檔案員可以進行統一、有效的管理，如按年代歸檔、編輯索引目錄、制作相關服務手冊等。同時，電子學籍檔案管理系統的運行，將逐步形成一個全國范圍內巨大的數字倉庫，方便每一個人查詢相關信息。完整的學籍檔案不僅僅是檔案，還可以為學生的學歷認證提供依據，也可以為學校的特色發展提供信息源泉。最后，電子學籍檔案管理有利于教育資源的合理配置。全國中小學學籍管理系統不僅能夠管理中小學生的學籍信息，而且能夠及時地從整體上反映我國基礎教育的學校分布和教育資源的分配情況。該管理系統運行形成的大數據，可以使教育主管部門掌握教育資源的動態信息，從而有效做到資源合理分配，促進基礎教育的均衡發展。

2電子學籍檔案管理現狀

2.1宣傳力度不夠，沒有得到普遍重視與支持

教育部在印發《中小學生學籍管理辦法》的通知時，便要求營造實施《辦法》的良好輿論環境。通知要求要利用報紙、電視、互聯網、家長通知書等多種方式進行政策解讀和宣傳，重點介紹必要性、重要性和預期成果，使《辦法》家喻戶曉，取得家長的理解和支持。同時，也要讓教育部門認識到《辦法》對于科學決策的價值，讓學校感受到對于提高整體管理水平的作用，讓家長和社會體會到教育部門促進教育公平、提升服務水平的堅定決心，這樣方能更好開展工作。

但是，地方教育部門似乎沒有很好地認識到《辦法》實施的重要性，沒有進行有效、認真的宣傳，難免會出現負責電子學籍注冊相關人員不重視，敷衍了事的情況。現實情況也是如此，負責電子學籍注冊的老師往往不是專業的學籍檔案管理專員。以吉林省長春市為例，大多數學生是在幼兒園時期便開始填寫電子學籍信息，責任老師是幼兒園帶班老師，基本不具備檔案相關知識。升入小學后，由班主任負責收集學生相關學籍的紙質資料，而后由專門人員錄入學籍檔案數據庫。雖然全國統一為中小學生建立電子學籍時，已經要求學校采集學生信息后必須打印采集表由家長確認，但仍然存在不為學生建立電子學籍或者學籍內容有誤的情況。

而家長也并不十分了解《辦法》的實施細則，只是被動地按照老師的指示填寫學生信息，“自行查找代碼”“按照有效證件填寫，不能出錯”是家長獲取的有關注冊電子學籍的唯一信息。于是家長們懵懵懂懂、反復檢查，然后提交，而是否出錯、是否影響孩子入學、是否影響孩子今后發展則不得而知。

2.2專門負責人員保障不足

一是現有人員觀念轉變困難。傳統的學籍檔案管理以紙質材料為主，以案卷的方式存放，這種方法已經形成相當長的時間，傳統的管理方法與管理理念都深入人心。所以，電子學籍檔案管理模式的引進，很容易出現檔案管理人員在接受現代化管理系統與管理理念時不適應甚至抵觸的情況。若不摒棄傳統工作意識，則在工作中往往不會主動對學籍檔案數據與信息進行收集，導致學籍檔案完整性不足。

二是培訓力度不夠。《辦法》要求，要加強對學籍檔案管理等相關人員的培訓，要熟練掌握計算機的應用知識，要確保學籍檔案管理人員的相對穩定。2016年，教育部辦公廳又發出《教育部辦公廳關于進一步規范中小學生學籍管理相關問題處理的通知》（教基一廳[2016]2號），強調建立常態化培訓機制，保證學籍管理員每年至少接受一次學籍管理培訓。但目前大多學校沒有設立相對應的崗位，一般由學校負責教務的老師兼職，也缺少對此類人員相關培訓和上崗要求，導致專門負責的人員并不專業。

三是專業人才缺乏。學籍檔案的信息化建設，不僅要求專職人員掌握豐富的檔案理論知識，還需要熟練應用計算機信息技術、互聯網技術以及各種數字信息編輯等技術。但目前來講，電子學籍檔案管理工作仍然處于初級發展階段，“檔案+計算機+互聯網”的復合型人才依然十分短缺。

2.3信息安全保障存在隱患

當前我國電子檔案信息的安全保護工作還不夠到位，相關人員對電子檔案信息的認識度也不高，認為電子檔案已經從原來的人工管理到了目前的信息化管理階段，這是順勢而生的，便很少考慮其中存在的不安全因素。

但眾所周知，信息化時代給我們帶來極大便捷的同時，也存在很多安全隱患。首先，互聯網作為電子檔案的主要工作模式，可以說對電子檔案的管理存在直接影響。但互聯網存在被病毒侵入或惡意篡改的風險，將很大程度影響電子檔案信息的安全，輕則使得電子檔案信息變得混亂缺失，重則使得電子檔案信息遭到毀滅性的破壞和丟失，進而影響學生的學歷認證和就業問題。其次，由于在學籍信息管理系統的使用過程中，系統運行安全是整個平臺運行的重點，可是學校的系統安全并沒有固若金湯，一般學校的網絡維護都由外包公司完成，系統正成為泄露學生個人信息的新途徑。

3電子學籍檔案管理模式需解決的幾個保障問題

3.1要加強運維保障工作，使電子學籍系統更好服務大眾

一是配備穩定的學籍管理員。要建立備案制度，科學核定工作量，在職稱評定、績效考核等方面適當予以傾斜，以保持學籍管理員隊伍穩定。還要加強對學籍檔案管理相關人員的培訓，不僅要熟練掌握計算機的應用知識，而且要了解檔案知識，最重要的是要專人負責，以保障電子學籍運行平臺有序發展。

二是要保障系統高效運行。這就要求有必要的財政保障，以加快省級數據中心的建設工作，加強省級數據中心網絡、服務器、存儲設備等基礎條件保障，為電子學籍系統運行提供基礎支撐。

三是提高系統應用水平。建立全國統一的電子學籍檔案數據錄入標準，進一步完善學籍管理應用細則，與其他省份對接，形成全國無障礙學籍管理制度平臺，以促進全國范圍內學籍管理信息內容共享。

四是提高系統服務能力。推進學籍系統數據與教育事業統計數據銜接，使系統數據更好地服務于教育決策，逐步在教育事業發展規劃和各項建設中運用電子學籍系統有關數據，提高科學決策水平。

同時還要做好數據保護工作，加強電子學籍管理的長效機制，建立學籍核準制度、信息保密制度、責任追究制度，確保廣大學生信息安全。

3.2提高電子學籍平臺的利用率，使家長切實感受改革的紅利

電子學籍管理作為新興的產物，要加強宣傳，采用多種形式，借助各種渠道，使人民群眾了解學籍管理問題處理的路徑和方法，減少焦慮。而家長作為學生教育最重要的參與者之一，理應全方位了解孩子的成長過程。一是家長有權了解孩子學籍信息是否無誤，學校有義務為學生家長提供查詢服務；二是考慮開通“家長入口”，主要輸入學籍號和密碼，就能看到自己孩子的成長記錄和綜合素質評價情況；三是要加大人力物力投入，按照群眾投訴工作機制，分級妥善處理群眾關心的學籍相關問題，確保投訴渠道暢通無阻，做到問題解答規范易懂。這樣，家長便能時刻關注到孩子的成長動態，與老師信息對等，實現有效溝通，才能有的放矢地教育孩子。

3.3電子學籍檔案系統的運行，不能完全放棄紙質檔案

學籍管理事關每一名中小學生，涉及人民群眾切身利益，備受社會關注，容不得有半點閃失。為最大限度確保學生學籍檔案的安全，《辦法》第八條第二款規定：將逐步推進學籍檔案電子化，同時保留必要的紙質檔案。即，為防止電子檔案運行系統的信息安全保障出現問題，在電子學籍檔案管理模式的初級發展階段，實行學籍檔案電子與紙質的雙套制管理模式。

4結語

信息化的當下，電子學籍管理模式的出現，其目的就是要讓大眾能夠接受公平的教育，跟蹤每個孩子從入學到畢業的整個過程。電子學籍檔案為學校的教學提供了數據支持，也為家長全方位了解孩子成長提供了可追蹤的數據源。所以，要把學籍管理作為治理能力提升的“總線索”，通過科學真實的學籍管理，構建現代化的學生成長記錄框架和平臺，實現基礎教育內涵發展。

參考文獻：

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