機關檔案工作轉型方法初探

徐振業 陳曉旭

機關檔案是機關存續期間工作全過程的原始記錄，是機關工作查考、審計追責和開展后續工作的重要依據，是國家各級綜合檔案館館藏的主要來源，也是書寫中國共產黨黨史、新中國史、改革開放史、社會主義發展史的主要依據，承載著記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要作用。機關檔案工作是保障機關檔案科學、完整歸檔的先決條件，也是推進依法行政、提高治理水平、促進科學決策的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

《機關檔案管理規定》和新《檔案法》的正式實施，進一步保障了機關檔案工作的順利開展，也明確了機關檔案工作未來的發展方向，機關檔案工作要與時俱進，提高信息化建設水平，實現轉型發展，推進國家治理體系和治理能力現代化，為建設中國特色社會主義事業服務。

1機關檔案工作組織領導體系向科學規范化發展

專業高效的組織領導是開展一切工作的前提條件和必要保證?？茖W規范的檔案工作組織領導體系是推動檔案事業轉型發展的重要力量，要不斷優化機關檔案工作組織領導體系結構，由原來的放任型向科學規范化發展。

老版《檔案法》中著重強調機關檔案機構或檔案工作人員的職責，但并沒有明確要求機關單位一定要成立檔案管理機構或者指定專門檔案工作人員。目前，由于機關單位人員力量不足、經費有限、重視程度不夠等各種原因，很多機關單位并沒有專門的機關檔案管理機構或者指派專人專職負責機關檔案工作，檔案管理人員多是由辦公室行政人員兼任的。新《檔案法》的出臺對機關檔案工作的組織領導體系建設提出了更高的要求，“機關、團體、企事業單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作進行監督和指導?！边@一條款一是強調機關單位要加強檔案工作組織建設，應建立檔案機構或指定專職工作人員；二是強調了機關檔案工作人員的職責，從組織層面保證了機關檔案工作的順利開展。

各機關單位應完善崗位工作制度，結合本單位機關檔案管理崗位的工作需要，組織建立由專業人才組成的檔案管理機構，或者指派專業人員專職負責本單位的檔案管理工作。要保障檔案人才隊伍的獨立性，建立統一領導、逐級負責的檔案管理機制體制。進一步完善檔案人才評價機制、加快建設高素質的專業化檔案人才隊伍、不斷提高檔案工作的現代化管理水平。同時要逐步完善檔案管理人才庫設置，注重后備人才的培訓，既要加強檔案專業知識的培訓，又要重視計算機技術、掃描技術、OCR技術、數據庫技術等相關背景知識教育，進一步拓寬機關檔案管理人員的業務知識面。

2機關檔案收集內容向多門類轉變

機關檔案收集是機關檔案管理工作中的第一個流程，收集工作的質量關系到機關檔案工作整體質量，關系到各級檔案館館藏資源的質量和豐富性。在機關檔案工作邁向數字化轉型的關鍵時期，要把握好收集體裁和歸檔門類的多元化，保證機關檔案收集工作的高質量和全面性。

機關檔案歸檔工作應統一按照《機關檔案管理規定》來進行，以雙套制歸檔為主線，并由雙套制向單套制逐漸轉型。在收集歸檔過程中收集門類由原來單一門類向多門類轉變：文書檔案、人事檔案、會計檔案、科技檔案等；檔案材料的載體范圍應該更加多元化，除紙質檔案外，應增加音頻檔案、視頻檔案、電子檔案、實物檔案等多載體的檔案材料收集歸檔；機關檔案收集歸檔要做到應歸盡歸，確保材料齊全，不同門類的不同文件材料應按照國家發布的相應規范和標準來進行收集。

為進一步優化檔案質量，在歸檔收集過程中要進行價值鑒定，從國家和人民的整體利益出發，結合產生檔案的歷史環境和社會現實，按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，遵循統一標準進行檔案價值鑒定，劃定檔案的保管期限，銷毀無價值檔案。從檔案的來源、內容、保管狀態、形式等對待鑒定檔案價值進行充分預估，既要評估檔案的現實作用，也要預測到其未來能發揮的價值和作用。

在機關檔案收集過程中要壓實責任，建立收集制度，改變被動收集狀態，通過日常收集、專題收集、集中收集的方法，明確歸檔要求，確定歸檔時限和不歸檔范圍，把分散在各單位、部門、個人手中的檔案集中到機關檔案部門來統一管理，在此過程中可配合檔案意識、檔案知識、檔案法的普及和宣傳。

3機關檔案整理方法向規范型轉化

機關檔案整理是機關檔案管理工作中一項重要的基礎業務，是機關檔案文件科學系統化管理的開端。數字化治理轉型時期的機關檔案整理工作應充分發揮科技創新的支撐性作用，加快實現以檔案信息化為核心的檔案管理現代化，提高人防、技防、物防協同發展能力，推動機關檔案整理方法由粗放型向規范化轉型。

目前，很多機關檔案的整理工作沒有統一標準，往往憑借相關工作人員的個人經驗來進行整理，整理標準的不統一給機關檔案未來收藏進館、提供利用等工作都造成了一定困擾。機關檔案管理部門首先要依據國家規定統一原則和方法，結合本單位機關檔案管理工作實際，科學、準確地編制分類方案，然后通過組織機構分類法、年度分類法、問題分類法等方法，遵循文件的行程規律，保持文件材料間的有機聯系，把零散無序的檔案文件進行系統化的分類、組合、排列、編號和基本編目。

目前，在機關檔案整理過程中，整理內容還是以紙質檔案為主，一般由人工手動整理，工作流程繁瑣，整理時間冗長，需要大量的人員投入工作。隨著機關辦公現代化信息技術的應用和單套制的逐步推廣，電子檔案、聲像類檔案等類型檔案的歸檔數量將逐年增加，紙質檔案的歸檔數量會隨著時間推移呈現遞減趨勢，整理工作也應進一步調整規范。電子檔案的整理由專業人員按照《電子文檔歸檔與電子檔案管理規范》在系統內進行導出和存儲，將電子檔案連同元數據一并收集；聲像類檔案整理后分類、編號存入專業防磁柜；需要歸檔整理的紙質檔案在整理過程中可采取粘貼檔案安全管理條形碼或者RFID標簽等方式，開展檔案實體定位跟蹤系統建設，實現檔案實體智能管理，為機關檔案實現現代化管理開展有益探索。

4機關檔案管理向數字化治理轉型

隨著現代化信息技術快速發展，社會各領域數字化轉型加速推進。中國信息通信研究院發布了《數字時代現代化研究報告》，提升數字治理能力既是國家治理體系和治理能力現代化的重要內容，也是數字時代推進國家治理現代化的關鍵驅動力。機關檔案管理工作應該充分運用現代化信息技術手段，向數字化治理轉型，為政府開展數字治理奠定基礎。

要實現機關檔案管理工作向數字化轉型，首先需要轉變思想觀念，學習借鑒最前沿檔案管理的方式方法，以創新作為機關檔案現代化管理的突破口，結合機關工作實際和現有保管利用條件，創造性地開展工作。在現階段，要統一標準，統籌做好機關檔案的數字化、電子檔案生成保存和OCR識別工作；未來的長期目標則要根據檔案事業未來發展的新趨勢、新動向，結合機關檔案現代化管理經驗，努力向歸檔文件單套制轉型。有條件的機關單位可根據自身工作需求，與第三方企業合作，建立數據化管理平臺。實現數據庫系統內的信息進行提取和應用。

目前，部分鄉鎮機關單位的機關檔案管理工作，由于經費有限、檔案室面積小等多方面原因所限，檔案的信息化管理水平依然不高；有部分鄉鎮的機關檔案雖然開展了數字化工作，但因為存量過多，電子檔案的歸檔標準不統一，缺少相應的管理人才，缺乏統一的檔案信息化安全管理平臺，數字化檔案的整理、記錄、保存工作面臨困難，容易產生安全管理漏洞。上級檔案管理部門應對這部分鄉鎮機關檔案的管理工作給予關注，通過資金支持、設備補充、人員培訓等方式給予充分支持，保障鄉鎮機關數字化檔案工作的安全、有序開展。

5機關檔案設施建設向信息化轉型

檔案室設施的質量直接關系到檔案保存期限和壽命，完善先進的基礎設施是機關檔案管理工作開展的基礎和前提條件。機關檔案設施建設向信息化轉型需要高效的信息技術支撐和基礎設施保障。

就目前來說，部分機關的檔案室面積較小，有的機關將檔案和其他物品混放，密集架配備不夠，防塵防霉等“八防”設施設備以及檔案室內的溫濕度都無法保證，機關檔案長期在這種環境下保存，存在一定的安全隱患；部分機關的紙質檔案保管工作能夠順利開展，但隨著信息技術的發展，由于基礎設施設備和系統不完備，無法順利開展存量檔案的數字化工作。

機關檔案設施建設工作向信息化轉型要分兩步走。一是在硬件方面，要按照國家檔案部門最新的相關規定要求來設立獨立的機關檔案室。更好地滿足機關檔案管理功能分區的需要，做到辦公、整理、閱覽、庫房“四分開”，檔案室面積符合國家60m￥2/萬卷的計算指標，密集架的樓面均布活荷載標準要達到不小于8Kn/m￥2；機關檔案庫房內配備溫濕度檢測調控系統、消防系統、安防系統、漏水自動報警系統，切實保障檔案實體安全。二是在信息技術支撐方面，要保證計算機網絡軟件、硬件定期升級，做好數據安全遷移工作；要確保檔案文件和文件管理信息系統網絡暢通無阻，能夠快速檢測和處理病毒，應對黑客攻擊時能迅速恢復系統正常運行；對于機關工作中生成的電子文件，應使用加密技術；有條件的機關單位可以考慮建立能夠著錄和保存電子文件元數據的系統，進一步保證電子文件的準確性和真實性，對于電子檔案和數字化檔案，在進行系統建立時要預留出未來檔案增量的存儲空間。

參考文獻：

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