胡南鈞
(寧波大庫(kù)商貿(mào)有限公司,浙江 余姚 315400)
隨著各公司內(nèi)部控制的實(shí)踐和落實(shí),有關(guān)內(nèi)部控制的概念和理論也有一定深入研討,以期可為內(nèi)部控制具體落實(shí)提供一定依據(jù)。按照COSO委員會(huì)的報(bào)告[3],內(nèi)部控制理論也經(jīng)歷了五個(gè)階段的發(fā)展,即內(nèi)部牽制、內(nèi)部控制制度、內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)、內(nèi)部控制框架、企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理等。
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展,公司組織形式逐步從業(yè)主所有制轉(zhuǎn)變至公司股份制,經(jīng)營(yíng)者與所有者處理分離狀態(tài),為監(jiān)督經(jīng)營(yíng)者受托責(zé)任和防弊差錯(cuò)問(wèn)題,公司會(huì)計(jì)人員則總結(jié)出有關(guān)組織、計(jì)劃、協(xié)調(diào)、監(jiān)督制約活動(dòng)的相應(yīng)方法,進(jìn)而初步設(shè)定了內(nèi)部牽制制度。此制度是在人們主觀觀念上成立的,也就是說(shuō)大部分人認(rèn)為一個(gè)部門(mén)或單獨(dú)一人有意識(shí)舞弊的概念比部門(mén)合伙或2個(gè)及以上的人舞弊的幾率更大[4]。內(nèi)部牽制制度則對(duì)公司會(huì)計(jì)人員對(duì)管理印章和票據(jù)作出了規(guī)定,即同一人員不得同時(shí)管理印章和票據(jù),以及公司收入、資金、費(fèi)用、債務(wù)債權(quán)等。
1900年之后,公司管理方式逐步與電子技術(shù)進(jìn)行融合,公司內(nèi)部控制制度也逐步得到完善,這對(duì)內(nèi)部牽制制度轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)部控制制度提供了一定機(jī)會(huì)[5]。大部分公司對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)作出了控制和監(jiān)督,以達(dá)到公司長(zhǎng)期發(fā)展和穩(wěn)定生存的目的,同時(shí),相比于原來(lái)的公司內(nèi)部控制,其控制范圍也有明顯擴(kuò)張,逐步擴(kuò)展至對(duì)公司內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的控制和監(jiān)督。內(nèi)部控制的目的主要為將內(nèi)部控制區(qū)分了內(nèi)部會(huì)計(jì)控制和內(nèi)部管理控制,內(nèi)部會(huì)計(jì)控制需緊密聯(lián)合確保公司財(cái)務(wù)記錄可靠性、資產(chǎn)完整安全,并為以下幾方面提供保障,即交易需得到合理手圈、公司需記錄必要性交易,確保公認(rèn)會(huì)計(jì)原則與公司財(cái)務(wù)報(bào)表保持一致、使用和處置公司資產(chǎn)需得到管理層授權(quán)、針對(duì)會(huì)計(jì)記錄差異和現(xiàn)存資產(chǎn)可實(shí)施相應(yīng)行動(dòng)。
國(guó)際經(jīng)濟(jì)在20世紀(jì)70年代中期,經(jīng)濟(jì)極為不穩(wěn)定[6],大部分公司均出現(xiàn)為得到大量訂單而行賄官員的狀況,同時(shí)出現(xiàn)了大量違法和舞弊的事件造成部分公司破產(chǎn)。為遏制此類狀況,成立了“全美反舞弊性財(cái)務(wù)報(bào)告委員會(huì)”(COS),此委員會(huì)成員主要為五大會(huì)計(jì)職業(yè)團(tuán)隊(duì),致力于調(diào)查各貿(mào)易公司舞弊狀況和舞弊原因,結(jié)果顯示,大約50%的財(cái)務(wù)舞弊均為公司內(nèi)部控制無(wú)效而造成。所以,20世紀(jì)70年代中后期,對(duì)公司內(nèi)部控制的研究有了進(jìn)一步深入性探討[7],多集中在分析內(nèi)部控制制度的稽核和設(shè)計(jì),其重點(diǎn)為怎樣改善內(nèi)部控制制度,完善內(nèi)部控制組成,進(jìn)而確定審計(jì)內(nèi)部控制的最佳考量標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí),信息技術(shù)日益用于公司內(nèi)部交流和溝通中,對(duì)內(nèi)部控制也發(fā)揮著日益重要的作用,為評(píng)價(jià)和監(jiān)督內(nèi)部控制提供了基礎(chǔ)。
20世紀(jì)90年代時(shí)期,內(nèi)部控制理論多偏向于建立內(nèi)部控制體系,COSO委員會(huì)稱,需在現(xiàn)有目標(biāo)上,確保公司利益,實(shí)現(xiàn)遵從適用法律法規(guī)、經(jīng)營(yíng)效率和效果、財(cái)務(wù)報(bào)告可靠,且指出內(nèi)部控制框架[8],公司內(nèi)部控制要素需包括以下五大要素,即信息溝通和監(jiān)督、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)、控制活動(dòng)、環(huán)境控制。實(shí)施內(nèi)部控制的同時(shí),也需兼顧到對(duì)各級(jí)管理者、企業(yè)董事會(huì)、其他員工的影響,所以,構(gòu)成要素需根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)方式進(jìn)行確定,并結(jié)合公司經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程。
公司對(duì)外界環(huán)境改變?yōu)楣景l(fā)展帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)注度日益加大,也逐步將風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制兩者進(jìn)行融合。COSO委員會(huì)在《內(nèi)部控制-企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理框架》中指出[9],公司風(fēng)險(xiǎn)管理框架主要由8個(gè)內(nèi)部控制要素和4個(gè)內(nèi)部控制目標(biāo)組成。其中,公司內(nèi)部控制目標(biāo)為公司實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)效率和效果、財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性、遵從法律法規(guī)。8要素分別為設(shè)定目標(biāo)、識(shí)別事項(xiàng)、分析風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)督、信息溝通、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)、活動(dòng)控制、環(huán)境控制。
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展,各貿(mào)易公司發(fā)展趨勢(shì)日益較好。現(xiàn)大部分中小貿(mào)易公司均具有應(yīng)變能力強(qiáng)、工作效率高、組織形式多樣、行業(yè)分布廣等優(yōu)勢(shì),但也存在較多缺陷。即所有權(quán)與經(jīng)營(yíng)權(quán)兩者未分離、資金短缺、家族色彩濃烈、生命期短暫等,均會(huì)加大公司風(fēng)險(xiǎn)性,人們?nèi)找婕哟罅藢?duì)公司內(nèi)部控制的必要性和重要性。
在實(shí)施內(nèi)部控制方面,大部分中小貿(mào)易公司實(shí)施的較為良好,內(nèi)部控制實(shí)施效果理想,而在銷售與收款、付款和采購(gòu)、貨幣資金等方面,大約有60%以上的企業(yè)均處于實(shí)施非常和較為嚴(yán)格階段[10],提示雖相比于大型貿(mào)易公司,部分中小貿(mào)易公司未設(shè)置正式機(jī)構(gòu),但在實(shí)施內(nèi)部控制上所獲得的效果,其差距也不大。目前我國(guó)大部分中小貿(mào)易公司在實(shí)施內(nèi)部控制上均遇到了各種狀況,在不相容職務(wù)相分離、授權(quán)批準(zhǔn)控制、控制會(huì)計(jì)系統(tǒng)、控制預(yù)算系統(tǒng)等方面做得不錯(cuò),表現(xiàn)很好、較好、一般的比例大于50%,但仍然未達(dá)到70%。同時(shí),在使用電子信息技術(shù)協(xié)助建立健全內(nèi)部控制制度、建立有效的財(cái)產(chǎn)保全控制等方面,目前仍需進(jìn)一步加大整改力度。
造成現(xiàn)我國(guó)大多數(shù)貿(mào)易公司內(nèi)部會(huì)計(jì)工作效率偏低下和工作失真的主要因素之一則為貿(mào)易公司內(nèi)部控制環(huán)境存在缺陷,表現(xiàn)為以下幾方面。(1)貿(mào)易公司內(nèi)部存在不健全的治理結(jié)構(gòu),現(xiàn)大部分貿(mào)易公司均未完全建立內(nèi)部控制制度且職能也存在不完善的狀況;企業(yè)董事會(huì)內(nèi)部相應(yīng)機(jī)制也需持續(xù)進(jìn)行完善和改進(jìn),對(duì)審議公司內(nèi)部所發(fā)生的重大事件無(wú)批準(zhǔn)權(quán)利;公司中存在獨(dú)立董事,多處于形式化狀態(tài),無(wú)法從根本上確保股東利益的效果,與企業(yè)經(jīng)理人員之間不具有相互制約的狀況;無(wú)法將企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)、人員、企業(yè)資金等進(jìn)行分,且具有不規(guī)范交易的狀況。(2)企業(yè)中構(gòu)成和組織較為混亂的狀況。目前來(lái)看,大多數(shù)企業(yè)中所具備的組織架構(gòu)無(wú)法滿足實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的需求,且各項(xiàng)交易均存在不規(guī)范性。(3)公司組織結(jié)構(gòu)混亂?,F(xiàn)很多貿(mào)易公司組織框架和結(jié)構(gòu)均無(wú)法滿足正常運(yùn)行內(nèi)部控制機(jī)制,且內(nèi)部監(jiān)控的多種職能。內(nèi)部控制機(jī)制中所存在的架構(gòu)和構(gòu)成較為混亂,管理內(nèi)部控制體系方面存在嚴(yán)重缺失現(xiàn)象。公司內(nèi)各部門(mén)未明確劃分各部門(mén)職責(zé),各部門(mén)間無(wú)法制衡,公司內(nèi)部的崗位間無(wú)制度進(jìn)行制衡,如重要崗位和關(guān)鍵崗位之間。(4)經(jīng)理層的管理機(jī)制不夠完善。公司內(nèi)部控制機(jī)制缺乏對(duì)經(jīng)理層的約束制度。一直以來(lái),公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)者均存在獨(dú)攬大權(quán)、一言堂的狀況,甚至將制衡和約束完全去掉。對(duì)公司內(nèi)部的管理機(jī)制和決策流程無(wú)嚴(yán)格規(guī)范性,管理者的決策存在隨意性和獨(dú)斷專行性。針對(duì)經(jīng)理層來(lái)說(shuō),缺乏監(jiān)管制度,而評(píng)估制度也存在不完善性,經(jīng)理層人員無(wú)法真正地落實(shí)自身職能,企業(yè)運(yùn)作效率明顯被降低。員工手冊(cè)在劃分工作崗位和職責(zé)方面也需持續(xù)完善,并提出相應(yīng)培訓(xùn)計(jì)劃和方案,各員工均缺乏對(duì)自身職能方面的認(rèn)識(shí),甚至不知曉、明確企業(yè)禁止條例,出現(xiàn)員工不勝任自身所在崗位職責(zé),缺乏公平、合理激勵(lì)和考核方案。
黨的十九大報(bào)告指出,“必須樹(shù)立和踐行綠水青山就是金山銀山的理念,堅(jiān)持節(jié)約資源和保護(hù)環(huán)境的基本國(guó)策,實(shí)行最嚴(yán)格的生態(tài)環(huán)境保護(hù)制度,形成綠色發(fā)展方式和生活方式,堅(jiān)定走生產(chǎn)發(fā)展、生活富裕、生態(tài)良好的文明發(fā)展道路” [1]。在全社會(huì)建設(shè)生態(tài)文明的背景下和資源環(huán)境約束趨緊的條件下,綠色發(fā)展是當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的指導(dǎo)理念和重要規(guī)制。
將內(nèi)部控制監(jiān)督制度應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部管控中,主在于實(shí)行內(nèi)部控制,企業(yè)可從方案設(shè)計(jì)、具體實(shí)施等環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)控制目的,因此,幾乎各類型風(fēng)險(xiǎn)均可在其接受范圍內(nèi)實(shí)施。貿(mào)易公司內(nèi)部控制目前也存在多項(xiàng)問(wèn)題。首先,在控制措施方面存在盲點(diǎn)區(qū)域,大部分業(yè)務(wù)處于無(wú)有效和合理的控制制度,審批授權(quán)時(shí),部分公司的制度不夠健全,過(guò)于集中各項(xiàng)權(quán)限,內(nèi)部職能崗位的制度出現(xiàn)無(wú)效;其次,實(shí)施措施、管理制度無(wú)效和公司內(nèi)部賬目和資產(chǎn)控制無(wú)效,業(yè)務(wù)、經(jīng)濟(jì)方面缺乏復(fù)核方案;最后,在控制子公司方面也往往憑借領(lǐng)導(dǎo)者自身主觀想法和意識(shí)進(jìn)行判定,出現(xiàn)職能濫用的狀況。
企業(yè)發(fā)展過(guò)程中,企業(yè)文化發(fā)揮著重要作用和意義。目前來(lái)看,我國(guó)大部分貿(mào)易公司并未形成一個(gè)完整、具體的企業(yè)文化,且在企業(yè)文化方面缺乏一定認(rèn)識(shí)。大部分中小型貿(mào)易公司領(lǐng)導(dǎo)者存在目光短淺的狀況,僅局限在短期或眼前的經(jīng)濟(jì)效益,忽略了貿(mào)易公司此后的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益,十分輕視自身企業(yè)文化,認(rèn)為公司文化對(duì)自身經(jīng)濟(jì)收入無(wú)任何影響,甚至認(rèn)為公司文化屬于資源浪費(fèi)的一種表現(xiàn)。
貿(mào)易公司內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制包括針對(duì)某幾項(xiàng)或某一項(xiàng)所用的專用監(jiān)督機(jī)制和日常持續(xù)性監(jiān)督機(jī)制,可為企業(yè)內(nèi)實(shí)施內(nèi)部控制提供有效的保障?,F(xiàn)公司內(nèi)部各部門(mén)之間缺少有效的相互監(jiān)督。部分公司雖然設(shè)立的內(nèi)審部門(mén),但內(nèi)部審計(jì)無(wú)良好職能,無(wú)法確保審計(jì)的獨(dú)立性,監(jiān)督檢查機(jī)制多為形式化狀態(tài),各內(nèi)部審計(jì)人員也無(wú)有效溝通能力和反饋能力。貿(mào)易公司內(nèi)部未明確劃分審計(jì)職責(zé)權(quán)限,無(wú)法確保公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)可獨(dú)立實(shí)施自身職責(zé)。
盡管存在內(nèi)部控制缺陷的貿(mào)易公司數(shù)量不斷增加,但在揭露內(nèi)部控制缺陷的過(guò)程中仍存在大量缺陷,存在的缺陷沒(méi)有得到明確的識(shí)別,內(nèi)部缺陷也沒(méi)有公布或分類。內(nèi)部控制缺陷是內(nèi)部控制有效性的主要指標(biāo)。即,內(nèi)部控制缺陷是內(nèi)部控制有效性的指標(biāo)。因此,有必要進(jìn)一步完善內(nèi)部控制的檢測(cè)方法,即內(nèi)部控制質(zhì)量的檢測(cè)機(jī)制。
進(jìn)一步拓展企業(yè)內(nèi)部控制體系的領(lǐng)域,確保內(nèi)部控制目標(biāo)實(shí)施的合理性。不僅要加強(qiáng)企業(yè)自身內(nèi)部控制制度建設(shè),還要加大對(duì)分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制制度建設(shè)的投入。在這個(gè)過(guò)程中,要充分考慮各分公司和子公司的經(jīng)營(yíng)情況。根據(jù)其特點(diǎn),建立滿足業(yè)務(wù)需要的內(nèi)部控制體系,確保整體控制目標(biāo)的合理性和有效性。目前大多數(shù)貿(mào)易公司所實(shí)施的內(nèi)部控制制度,均致力于我國(guó)本土背景上,在創(chuàng)新理論和理念方面缺乏高質(zhì)量討論和概念分析。此后在我國(guó)貿(mào)易公司內(nèi)部控制方面實(shí)施后續(xù)行動(dòng),需全面審查和全面研究。從管制公司內(nèi)部來(lái)看,需實(shí)施科學(xué)方式來(lái)評(píng)估我國(guó)貿(mào)易公司內(nèi)部控制,提升企業(yè)試驗(yàn)和理論的研究一體化,并讓企業(yè)業(yè)績(jī)獲得成果。
遵循分權(quán)規(guī)范,明確內(nèi)部控制各部門(mén)所負(fù)責(zé)職責(zé),明確發(fā)生事情前,以及各環(huán)節(jié)的職責(zé),適當(dāng)進(jìn)行管理,完成企業(yè)內(nèi)部各崗位和部門(mén)該履行的職責(zé),明確各權(quán)力機(jī)制,將股東職權(quán)劃分至經(jīng)理、監(jiān)事,將董事會(huì)授權(quán)逐步過(guò)渡至企業(yè)內(nèi)部管理人員,但無(wú)法確保監(jiān)事會(huì)職權(quán)。設(shè)立重大決策失誤、董事離任、主管、經(jīng)理離任,對(duì)話興趣和決策失誤的系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)多層面、多層次、自上而下的責(zé)任制,以增強(qiáng)主管、經(jīng)理和其他代理商責(zé)任感,并追究其責(zé)任,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)股東權(quán)益。董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)所存在重點(diǎn)職能為改善內(nèi)部控制信息和資金。促進(jìn)建設(shè)內(nèi)部控制體系,并實(shí)施日常業(yè)務(wù),做好投資管理,更好地落實(shí)各人員之間的審計(jì)和溝通管理。此外,還需改善相應(yīng)環(huán)節(jié)的功能,滿足各層次資金流向,改善資金管理和特定功能,進(jìn)而確保各業(yè)務(wù)實(shí)施的合理性。
公司文化對(duì)內(nèi)部控制有效性和內(nèi)部控制成本發(fā)揮著較大作用。我國(guó)各中小企業(yè)需加大對(duì)自身企業(yè)文化的重視度,營(yíng)造出滿足自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展的公司和企業(yè)文化。首先,營(yíng)造出企業(yè)具有創(chuàng)造和創(chuàng)業(yè)的精神,確保企業(yè)文化具備積極性和先進(jìn)性。各中小貿(mào)易公司需正確理解自身企業(yè)文化內(nèi)容和概念。同時(shí),公司需找到自身的榜樣并在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中努力將自身發(fā)展至榜樣公司。鼓勵(lì)各人員掌握企業(yè)內(nèi)部文化,促進(jìn)公司建立具有自身特色的文化特征,進(jìn)一步完善人力資源系統(tǒng),合理評(píng)估人力資源。其次,確保所建立的企業(yè)精神具有健康性和良好性。塑造企業(yè)精神時(shí),需嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度,且此項(xiàng)為建設(shè)公司文化的基礎(chǔ),所以,公司在建立相應(yīng)制度和規(guī)范時(shí),需有機(jī)融合公司精神到公司各項(xiàng)工作中,讓員工保持此類精神氛圍內(nèi),確保平日工作過(guò)程中,所有員工都會(huì)受到潛移默化的影響,以提高自身素質(zhì)??傊?,任何需持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的企業(yè)均需重視建設(shè)自身文化,并創(chuàng)造滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和時(shí)代特征的精神。
內(nèi)部監(jiān)督無(wú)法缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)則為內(nèi)部控制,具備持續(xù)有效增長(zhǎng)的經(jīng)濟(jì)效益的企業(yè),其內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制也發(fā)揮了重要作用,此項(xiàng)對(duì)提升內(nèi)部控制質(zhì)量非常重要。首先,各部門(mén)之間相互監(jiān)督,如財(cái)務(wù)部監(jiān)督采購(gòu)部門(mén)的采購(gòu)價(jià)格是否符合合同約定,倉(cāng)庫(kù)收貨部門(mén)嚴(yán)格把好質(zhì)量驗(yàn)收關(guān),有問(wèn)題及時(shí)向主管部門(mén)反映,采購(gòu)部門(mén)監(jiān)督也對(duì)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)部門(mén)付款等行為有一定監(jiān)督作用,如監(jiān)督其有無(wú)區(qū)別對(duì)待供應(yīng)商,付款單付款時(shí)間和順序與實(shí)際操作是否一致,以及付款額度有無(wú)出現(xiàn)越權(quán)付款等狀況。其次,企業(yè)要建立自下而上等的監(jiān)督機(jī)制,建立員工監(jiān)督信息溝通渠道,如設(shè)立有專門(mén)負(fù)責(zé)的舉報(bào)箱。企業(yè)規(guī)模發(fā)展快的企業(yè)還可以建立獨(dú)立的內(nèi)審部門(mén),更好地發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督作用。
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,加強(qiáng)企業(yè)信息化的建設(shè),對(duì)企業(yè)的生存發(fā)展影響巨大。企業(yè)信息化的內(nèi)容包括在內(nèi)部局域網(wǎng)上建立OA系統(tǒng),在互聯(lián)網(wǎng)上建立公眾網(wǎng),在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施ERP管理系統(tǒng)等。促進(jìn)企業(yè)辦事程序和管理程序更加合理,從而大大提升企業(yè)的效率和競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)信息化還有助于提升管理層的決策的科學(xué)性,根據(jù)完整的各項(xiàng)數(shù)據(jù)科學(xué)分析后作出決策。
針對(duì)貿(mào)易公司來(lái)說(shuō),內(nèi)部控制的完善性對(duì)公司財(cái)務(wù)人員有激勵(lì)和束縛效果,可確保企業(yè)物資完全且安全,這是公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利開(kāi)展的重要保證。通過(guò)分析內(nèi)控制度結(jié)構(gòu)和管理機(jī)制存在的問(wèn)題,并根據(jù)其狀況列出相應(yīng)對(duì)策,以提升各公司對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重視度,確保其持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。