加強企業檔案管理發揮檔案基礎作用

2022-11-26 06:58:55攀枝花市公共交通有限責任公司

城市公共交通 2022年3期

攀枝花市公共交通有限責任公司郭敏

攀枝花市公共交通有限責任公司（以下簡稱“攀枝花公交”）遵循“為黨管檔、為國守史、為民服務”的宗旨，著力推進企業檔案規范化、標準化、常態化建設，使企業檔案的管理由分散管理到集中管理，由手工管理到計算機管理，實現了檔案查閱快捷、方便和開發利用效率高，發揮出了檔案管理在企業中的應有作用。

1 提高認識，加強企業檔案管理的規范化、標準化建設

檔案是重要的信息資源，企業檔案是企業經營管理、生產技術等活動的真實記錄。攀枝花公交充分認識到檔案管理工作在企業生存發展中的基礎性作用，扎實推進檔案管理規范化、標準化建設。

一是配備了完整的檔案管理硬件設施，包括合理分布辦公、閱覽室和庫房三室，配齊必需的成套辦公用具，為檔案管理工作順利開展做好相應準備。

二是企業的文件資料、基建圖紙、財務報表、人事檔案等都完整和真實地保存下來，為檔案查閱利用和解決實際問題提供權威有力的依據。

三是按要求對檔案資料庫內的溫度、濕度進行登記和調控，對綜合檔案室定期進行檢查、除塵，達到檔案無霉變、褪色、塵污、破損、蟲蛀的管理效果。

2 開發檔案信息資源，發揮檔案利用價值

企業檔案信息資源開發利用是企業檔案工作的重要環節。攀枝花公交的檔案管理做到“借閱有登記，利用有效果”，提升了檔案利用的權威性、全面性和有效性。挖掘企業檔案信息資源中有價值的信息，形象直觀地反映企業發展成果和發展軌跡，提供充足翔實的資料，充分發揮檔案的利用價值。比如，先后出版的《攀枝花公交客運總公司志》（1971年至2000年）和續纂《攀枝花公交客運總公司志》（2001年至2011年），特別是2011年7月出版的《攀枝花公交客運總公司志》，綜合檔案室提供了大量的歷史文件資料、照片、實物檔案等憑證依據，真實再現了攀枝花公交40年來老中青三代公交人踏霜踩露、披星戴月、風雨兼程的“孺子牛”形象。

3 健全制度，實現檔案科學規范管理

健全的檔案管理制度，是檔案管理的重要保障。攀枝花公交因單位機構調整和改制更名，根據《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號）和《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號）規定，結合工作實際修訂、完善和補充了《攀枝花市公共交通有限責任公司檔案管理制度及檔案歸檔保管期限表》。在檔案文件材料、會計檔案、科技設備資料管理中實現制度化、規范化，確保歸檔資料分類合理、齊全、科學。據實立檔，據實用檔，維護歷史的真實面貌，保持檔案的完整性，為企業發展提供翔實的信息依據。

隨著檔案信息化的發展，根據《四川省電子文檔管理系統（單機版V5.0）》升級軟件的“一文一檔”管理規定，攀枝花公交自2009年以來做到了發文全部掛接，收文大部分實現全文掛接，實現了電子文檔和目錄數據庫的管理，提升了檔案管理工作效率，提高了檔案查全率和查準率，加快了檢索速度。應用現代化管理系統對檔案文件資料進行管理，使企業檔案管理工作科學化、規范化、常態化、制度化，促進了企業檔案工作的發展，發揮了綜合檔案室的職能作用。

4 加強法制宣傳，依法治檔

貫徹落實《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施細則》，依法治檔、依法管檔，推進檔案法治文化建設，促進檔案事業的持續、法治、健康發展。

在每年6月9日“國際檔案日”宣傳活動中，攀枝花公交認真開展檔案工作宣傳和培訓，增強各級人員檔案意識和法制觀念，有效提高了企業檔案管理工作水平，保障了檔案工作發揮“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的作用。

強化工作落實，由主管領導總負責，綜合檔案室人員負責組織宣傳；利用協同辦公平臺發送國際檔案日活動宣傳信息，讓使用人員感受到檔案就在身邊，檔案與我息息相關，在辦公樓前的LED屏、公交車和站臺顯示屏上循環播放國際檔案日宣傳標語，普及檔案法律法規知識，讓職工增強檔案意識，提升對檔案的認知力；舉辦檔案業務知識培訓班，組織檔案管理人員系統學習相關知識，進一步提高了檔案管理人員業務素質、專業技能和檔案管理水平。

5 加快檔案數字化建設，創造檔案管理新業績

國家檔案局在《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中對企業檔案工作做出了全面規劃和部署，到2025年基本全面完成檔案數字化管理工作。

在企業檔案管理中推進數字化管理，保證案卷級和文件級目錄全部錄入，原件永久性保存，實行電子文件和紙質文件的“雙套制”。檔案的數字化建設節省了檔案館建立數據庫的工作量，利用者可以隨到隨查隨辦，提升對檔案文件材料的查詢速度，促進檔案利用高效化，從而提高檔案管理的工作效率。