信息化發展導向下的婦幼保健檔案管理研究

[ 作者簡介 ]

王廣福，男，山東鄄城人，山東省鄄城縣婦幼保健計劃生育服務中心，副研究館員，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

“互聯網+”作為新世紀現代信息技術飛速發展的代表，大數據正在引領各行業的快速變革和轉型，數據的井噴式增長給檔案資源的數字化和信息化提出了更高的要求，也帶來了全新的、未知的挑戰。婦幼保健檔案資源作為“互聯網+”背景下婦幼保健部門工作的重中之重，提升婦幼保健檔案工作的信息化管理水平，提升婦幼保健檔案工作和服務水平是婦幼保健工作必須正視的問題。婦幼保健醫院應當提升檔案管理的信息化意識，優化與完善信息化發展導向下婦幼保健檔案的管理工作，建立起與互聯網環境相適應的檔案管理制度與體系。如何正確對待“互聯網+”背景下婦幼保健檔案資源的安全問題并提出合理的解決方案，消除安全隱患是提高信息化和數字化檔案管理效率的必經之路。

[ 關鍵詞 ]

信息化；婦幼保健；檔案管理

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.15.017

隨著信息技術的飛速發展，大數據已經成為當前生活、學習和工作的關鍵詞。通過信息化的手段，可以快速實現婦幼保健檔案的快速收集，提高婦幼保健檔案的歸檔和管理效率，信息化發展手段也使得婦幼保健檔案的保存更安全、更高效、更廣泛。另外，在信息化檔案管理中可以對已有的婦幼保健檔案進行鑒定、分類、保存、抽調等工作，極大地節省人力、物力和財力，也降低了婦幼保健檔案因火災等不可抗拒因素丟失的可能性。但由于“網絡病毒攻擊”“惡意鏈接”等不安全因素的存在，全世界范圍內數據安全問題的發生率也居高不下，其造成的經濟損失不可估量，對各類數據的保密性、安全性和真實性都帶來了巨大的影響。隨著“萬物皆數”的思維方式對世界帶來的潛移默化的影響日益加深，檔案信息化、數字化建設將成為未來發展的重要趨勢。與傳統檔案工作管理方式相比，數字信息化檔案管理能夠極大地提高檔案資源管理效率，也能夠快速實現檔案的合理利用，極大地節省了檔案管理的人力、物力和財力，豐富了檔案資源管理的模式，加快了檔案事業的發展。

1 信息化發展導向下婦幼保健檔案管理面臨的問題

1.1 信息化發展背景下婦幼保健檔案安全問題的新特點

無論在任何國家和地區，檔案都是極其重要的物質財產，是承載重要情報信息的重要載體，它不僅承載了一個國家和地區科技、文化、政治等方面的重要信息，也是一個人成長經歷的寶貴歷史見證。檔案管理信息化是目前檔案管理發展的新趨勢，其面臨的安全問題也發生了深刻變革。第一，數字檔案管理面臨的安全風險更為深刻、更為廣泛。傳統檔案往往以紙質版的形式存在，封存在較為隱秘的空間中，經過層層鎖鑰加密，并伴有先進的、靈敏的報警系統，只要不發生天災人禍，出現安全問題的風險較低。而婦幼保健檔案的信息化管理雖然能夠極大地提高管理效率、使用效率，但信息化檔案一旦出現問題，造成的損失是極其嚴重的。在當今信息化飛速發展的今天，婦幼保健檔案作為孕婦、嬰兒等相關人群治療方案、臨床服務的重要載體，妥善的保管有助于醫護人員對其開展和實施更有針對性、更有效的治療方案。

1.2 婦幼保健檔案信息化本身存在的問題

一是互聯網風險的突發性。網絡環境既是一個開放的環境，也是一個相對隱秘的環境。網絡攻擊可以在互聯網的掩護下，在經濟利益的驅使下，隨時隨地發動攻擊，攻擊源難以發現，攻擊手段難度較低，網絡攻擊的發動突然，加大了信息化檔案泄露和損毀的風險。網絡攻擊的突發性對數字檔案管理的技術人員的防范預案提出了更高的要求，也使得數字檔案的管理面臨巨大的挑戰。二是互聯網問題的快速傳播性。由于現代家庭日用光纖傳輸速度飛速提升，既提升了用戶的上網體驗，也加速了信息的飛速傳播。由于用戶之間的互聯日益緊密，一旦其中任何一個節點出現安全風險，那么這個風險就會隨著用戶之間的分享而飛速擴散，短時間內造成大規模的安全問題，影響廣泛而深遠。因此，一旦婦幼保健檔案的管理出現安全問題，相關隱私信息和重要信息也會飛速傳播，嚴重阻礙數字檔案管理安全的建設工作。

1.3 婦幼保健檔案信息化管理建設的滯后性

很多婦幼保健院的檔案管理觀念落后，沒有跟上近幾年互聯網大發展的潮流，部分婦幼保健檔案管理人員沒有從思想上高度重視婦幼保健檔案管理工作的重要性與隱私性，無法順應時代的發展潮流，更新管理觀念，改進管理方式，以提高婦幼保健檔案管理的效率和質量。由于近幾年“互聯網+”和大數據的發展速度遠超過了大多數人的理解承受能力，婦幼保健部門受資金、技術、人才的限制，部門檔案管理的制度建設也相對滯后，檔案的信息化建設存在漏洞。有些婦幼保健醫院建立了各式各樣的數據庫，進行了多樣的加密，但信息化的婦幼保健檔案的數據庫大都缺乏整體性，缺乏標準，管理不規范，也給信息化檔案的管理埋下了安全隱患。再加上從事檔案管理工作的工作人員缺乏專業培訓，工作人員的業務能力也滯后于數字檔案管理的發展速度。

2 信息化發展導向下婦幼保健檔案管理的有效策略

2.1 建立健全信息化檔案安全管理的制度

有序、合理、高效的管理制度是數字檔案安全管理的重要內容，制度是婦幼保健檔案信息化管理工作能夠順利推進的重要保障。在危機四伏的互聯網中，除了要提高自身的技術水平，更要通過制度建設來提高數字檔案的管理水平，從管理的角度分析風險、發現風險、防范風險。

婦幼保健檔案的管理工作是婦幼保健院或部門的基礎工作，也是跟蹤孕婦、嬰兒等特殊人群的有效手段。婦幼保健檔案的管理工作在信息化的大背景下，其安全能否得到保障，充分體現了婦幼保健單位對檔案管理的把控力和反應力，也是治理能力的充分體現。由于婦幼保健檔案關系到很多嬰兒、孕婦的切身利益，為了使婦幼保健檔案免于互聯網的誤傷，各相關單位應該建立嚴謹、全面的數字檔案資源管理制度，充分做好風險預案，為信息化檔案管理工作的開展提高制度保障。

完善婦幼保健信息化檔案管理的法律法規，增強相關法律的約束力。法律法規能夠對不法分子起到震懾的作用，協調和優化信息化婦幼保健檔案的管理工作，在宏觀上對數字檔案的管理工作進行指導。目前，我國已經出臺了多項與檔案管理相關的法律文件，涉及檔案安全問題的條款覆蓋范圍較廣，能夠在很大程度上滿足信息化檔案管理的需要，保證信息化檔案管理工作開展的流暢性和安全性。由于互聯網網絡違法犯罪的隱蔽性，法律的警示與懲戒作用往往滯后于問題的發生，再加上大部分人對互聯網信息安全的防范意識淡薄，對信息安全問題的出現不夠靈敏，法律法規的約束力不夠理想。

2.2 健全信息化婦幼保健檔案安全教育培訓體系

無論是“互聯網+”背景下的信息化檔案管理，還是傳統的紙質版檔案管理工作，都需要檔案管理人員的辛勤付出，檔案管理人員是婦幼保健檔案信息化的第一接觸人和責任人，擔負著婦幼保健檔案安全和保管的責任。而目前，很多檔案館的管理人員的專業水平和專業素養嚴重不足，阻礙了數字檔案安全管理工作的發展和管理水平的提高。

要結合互聯網、大數據的發展現狀，創新現有的檔案管理的內容，針對不同部門的不同管理要求，督促檔案管理人員加強對“互聯網+”信息技術的熟悉程度。首先，要不定期組織相關檔案人員進行考核，實行能者上、庸者下的用人政策，重點考核管理人員的保密意識和風險防范意識，及時發現和糾正不正當的崗后行為和違規行為，根據檔案管理的現實情況和互聯網發展的速度，對相應的保密協議和內容進行及時的調整與補充，并設立對應的懲罰和警示措施。其次，要對易發生的檔案泄露、風險案例進行學習，從典型事例出發，提高管理人員的防范意識；根據部門的現有條件，組織檔案管理安全演練，通過演練來幫助管理人員熟悉已做預案的流程，明確各自的職責和負責范圍，使婦幼保健檔案管理人員能夠隨時應對不同的突發情況，也能夠幫助管理人員對已學習的相關專業技能進行實操，強化對專業技能和常識的理解，使日后的婦幼保健檔案管理工作更加從容、更專業、更高效，減少因安全風險造成的數字檔案的損失。

2.3 應用多元化的安全技術，不斷提升網絡的安全性，凈化網絡環境

婦幼保健部門的計算機程序工作人員應發揮自身優勢，結合軟件、硬件、前后端和防火墻技術，著力開發安全性能較高的加密網站，形成全面的、長縱深的安全壁壘，為婦幼保健檔案的信息化管理保駕護航。加強婦幼保健檔案的信息化管理，運用現在已有的人臉識別、指紋識別、聲音識別等多種模式，為婦幼保健檔案數據庫的網站鏈接進行加密，切實提高信息化婦幼保健檔案的保密性和安全性。要加大對非法軟件和黑客IP的掃描力度和深度，不定時地更新掃描系統，對已有的病毒庫進行及時的更新，切實提高婦幼保健檔案數據庫的風險抵御能力，不斷提高網絡的安全性。

雖然很多婦幼保健院或部門都建立了自己的數據管理平臺并進行了加密，也投入了大量的資金和精力致力于婦幼保健檔案的信息化管理，但全行業全領域內尚未形成一套完整、科學、嚴謹、安全的婦幼保健檔案管理模式，尚未形成統一的管理標準，還處在摸著石頭過河的摸索階段。應該把握機會，積極開發、建設底層邏輯，從底層的操作管理系統開始，不斷完善和豐富婦幼保健檔案管理的新模式，開發和完善適宜當下網絡環境的檔案管理程序，并能根據時代的發展潮流對其進行超前的更新，促進婦幼保健檔案資源的多元化利用，提高數字檔案資源的安全性、保密性、真實性。

2.4 積極引進婦幼保健檔案信息化的管理人員，加強重點人才培養

注重專業基礎扎實、年輕有活力、有擔當、敢作為的檔案管理人員的引進和典型培養，要在婦幼保健院或部門建立起一支信息化、先進、高效的檔案管理隊伍。提高管理人員的工作熟練程度，及時發現并處理不足，提升檔案管理工作的實效。制定合理的選拔規則，要重視怎么選、從哪選等事關用人導向的關鍵問題，打造、建設一支綜合能力強、專業素養高、結構配置合理、擁有向上活力的人才隊伍，配備合理的、系統的選拔規則，使人才能夠盡其用、盡其才、盡其能。根據不同人才的知識水平、教育背景、性格、年齡、喜好等特點進行優化組合，婦幼保健檔案管理部門要統籌使用，綜合考量，使檔案管理部門的人才能夠充分發揮協同作用，提高檔案管理工作的運行效率，實現一加一大于二的發展目標。要重視選拔邏輯思維能力強、有大局觀的檔案管理人員，提高檔案管理工作的信息化效率。婦幼保健院或部門可通過公開招聘的方式，從海量人才中選擇具有較高專業素養及職業操守的人才進行培養，并通過專業的培訓保證這些新招聘的人才適應企業各個崗位的工作內容，最終完成定向培養的目標。婦幼保健院或部門的檔案管理者要與其他部門專業、優秀的檔案管理師建立起良好的合作關系，主動、認真地學習他們的婦幼保健檔案管理觀念和管理制度，主動解放思想，積極融入信息化檔案管理的大潮流中，提高檔案管理的效率。在引進、培養人才時，要充分考慮人才引進的目的、用途，不能忽視對其的培養教育，要增強人才對信息化檔案管理工作的價值認同，推動形成引進、培訓、使用、考核的系統規則，給予人才充分施展才能的空間，早日完成重點人才的定向培養。

3 結束語

在“互聯網+”時代背景下，風險與機遇并存，挑戰與風口同在，既給整個社會帶來了生產力的大解放，提高了生產效率，也帶來了巨大的挑戰。檔案管理工作作為事關個人和單位信息安全的重要工作，在“互聯網+”的大背景下，加強安全管理是做好檔案管理工作的核心。總體來說，信息化發展導向下婦幼保健檔案管理工作是時代發展下催生的產物，也是每個婦幼保健院或部門必須面對的檔案管理現狀，婦幼保健檔案管理的信息化、數據化水平也是決定檔案管理效率和水平的重要衡量指標。隨著信息技術的持續向前發展，婦幼保健檔案管理工作會更進一步地數字化、智能化和信息化，海量的婦幼保健檔案也會在大數據和高水平信息技術的基礎上完成原始的數據積累，催促婦幼保健檔案的安全化、智能化、信息化的建設和發展邁上新臺階。

參考文獻

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