淺談企業檔案信息管理優化發展
——以四川日報報業集團檔案管理為例

文/李靜

檔案工作在四川日報報業集團（以下簡稱“集團”）管理中包含非常豐富的內容，從一張張老照片、一個個銅制的獎牌到一段段保存已久的采訪錄音，都見證了四川日報走過的70年光輝歷程。

近年來，為了進一步加強集團檔案管理工作，提高檔案專業化、信息化管理水平，充分發揮檔案在管理、調控、經營的基礎性作用，使檔案工作更加科學化、規范化、制度化、信息化，在集團黨委的領導下，集團辦公室結合自身的職責職能，制定了一系列檔案工作規范化管理規劃和目標，并在集團領導的重視和關心下進行安排部署，確保集團檔案工作有序推進。

強化政治意識，為檔案工作提供組織保障

近年來，集團高度重視檔案工作，調整充實四川日報報業集團辦公室檔案管理人員，加強檔案管理以及檔案文化的建設，加強檔案管理工作人員與其他部門的交流和聯系。集團各相關部門積極支持，主動配合檔案工作，保證了檔案資料收集、整理工作的順利進行，為集團檔案工作提供了堅實的組織保障。

今年以來，集團深入學習習近平總書記來川視察重要指示精神和省第十二次黨代會精神，貫徹落實習近平總書記關于做好新時代檔案工作重要批示精神和全國檔案局長館長會議精神，全面提升集團檔案工作服務水平。

進一步做好四川日報報業集團檔案工作，要不斷強化政治意識，自覺做“兩個確立”的忠誠擁護者和“兩個維護”的堅定踐行者。集團檔案管理機構要胸懷“國之大者”，聚焦“省之要事”，培育和踐行社會主義核心價值觀，加強愛國主義教育，將檔案事業擺在推進集團改革發展的重要位置，深入實施檔案事業發展“十四五”規劃，扎實抓好集團檔案宣傳、檔案記錄留存等重點工作，全面提升檔案工作規范化、科學化、信息化、現代化水平。

抓好法規與黨紀教育，深入檔案管理、信息、文化的學習

近年來，集團有計劃、有步驟地組織檔案管理人員深入學習檔案法律法規以及檔案工作相關規章制度，每年分別派遣集團檔案管理人員參加省檔案局、省國家保密局等單位組織安排的檔案管理專業技術人員業務培訓和國家保密法學習培訓，從中對相關法律法規有了更深層次的理解。

堅持把紀律和規矩挺在前面，深入推進黨風廉政建設，永葆黨的先進性和純潔性，切實加強檔案管理隊伍建設。通過不斷深入學習習近平總書記關于做好新時代檔案工作重要批示精神和省委辦公廳檔案管理處關于檔案工作的決策部署，增強了集團各單位（部門）檔案管理人員的責任感和法治觀念。集團辦公室還專門組織檔案管理人員系統學習了《中國共產黨廉潔自律準則》和《中國共產黨紀律處分條例》（以下簡稱《準則》和《條例》），通過學習，充分認識貫徹《準則》和《條例》的重要意義，切實抓好《準則》和《條例》的貫徹實施。

通過不斷深入學習習近平總書記關于保密工作的重要指示批示精神和中央、省委關于保密工作的決策部署，集團辦公室進一步將檔案管理工作重心聚焦到保障相關檔案核心秘密的絕對安全上來，聚焦到省委重大會議活動與重大決策部署的保密服務上來，聚焦到核心機關、要害部門、關鍵崗位上來，牢牢把握保密工作的政治屬性，進一步健全完善集團保密制度機制，切實加強對集團各單位（部門）保密工作的領導。

制定集團檔案管理辦法，實現集團檔案電子化管理

集團建立和完善了系統的檔案管理制度、檔案室建設方案、檔案保密制度等，包括檔案的清收、整理、鑒定、保管、統計、利用、編研、特殊載體檔案管理等內容，并結合集團工作實際對各個項目檔案的收集與整理，作了較為詳盡的規定。集團將《中華人民共和國檔案法》《四川日報報業集團檔案管理工作暫行辦法》《四川日報報業集團文件材料歸檔范圍和保管期限目錄》《四川日報報業集團電子文件歸檔與管理暫行規定》以及《檔案保管制度》《檔案利用制度》《檔案保密制度》《檔案統計制度》《檔案銷毀制度》《檔案防火安全規定》《檔案管理人員工作職責》等規章制度張貼到檔案室公告欄，使檔案管理制度應知盡知。在通過全省檔案培訓后，集團辦公室將各類檔案以及文件進行掃描、電子歸類存檔并備份，進一步完善集團電子檔案管理制度。

同時，集團辦公室組織檔案管理人員參與多元化、制度化、專業化的檔案信息技術教育培訓，對檔案管理人員做到全方位培養，做到人才培養與管理政策與時俱進，并進行適時調整，促進檔案管理與信息化不斷融合，并為集團檔案管理提供優化方案，不斷提高效率，保障正確率和保存率。

完善基礎設施，改善檔案保管保護條件

為了滿足集團工作發展需要，集團在2014年搬入傳媒大廈辦公后，設立了專門的檔案庫房，并完善了設備設施。搬遷期間，集團辦公室妥善做好各類檔案資料的搬遷轉移工作，尤其是對于集團各類核心檔案以及機要文件的轉移，尤為小心謹慎。對于因成都潮濕天氣導致個別文件發霉生蟲的情況，集團辦公室按照國家檔案局科研所修訂的2015版《檔案蟲霉防治一般規則》，科學、規范地制定了實施蟲霉處理方案，極大地減少了文件的蟲霉化。同時為了滿足檔案管理需要，檔案庫房配備了檔案密集架及規范的檔案裝具，配置了“九防”設施和計算機、復印機、打印機、掃描儀、數碼照相機等現代化管理設備，為檔案的安全保管保護及科學管理提供了良好的條件。

建立健全檔案管理有效機制，確保檔案按時、按質、按量歸集

集團辦公室和檔案管理人員定期督促催收檔案，建立了檔案移交、接收登記表等規定。同時集團規定，年終各部門負責人書面匯報工作情況時，必須同時匯報該部門檔案資料收集情況，對未按時收集檔案的部門和負責人將進行通報。在集團上報文件的印發程序方面，嚴格按照省委宣傳部的要求逐級報送文件，做到不越級、文種明確、格式清晰、程序完整。對集團上一年度的機要文件及集團文書檔案進行清查、分類、裝訂、造冊、審核，做到閉環式管理。

近幾年，通過集團辦公室特別是檔案管理人員的努力與集團各部門的密切配合，圓滿地完成了檔案管理工作的各項任務。

跟進技術發展腳步，充分發揮檔案信息的作用

為了搞好檔案信息的開發利用工作，集團檔案管理人員做了大量檔案編研工作。在平時為集團全體職工提供檔案利用服務的同時，認真做好利用登記和利用效果分析，為集團各項工作的開展發揮積極作用。

檔案管理人員從工作中收集各種數據和資料，并進行科學分類。檔案資料收集的及時性和完整性，對集團后期的發展產生了直接的影響，也是促進集團各項工作不斷探索、創新的重要保證。

在網絡時代，信息的獲取、傳輸更加方便、快捷、全面，不受時間、空間的影響。隨著信息技術的不斷發展，信息內容會不斷擴大，信息來源不斷增多，信息載體不斷更新，給檔案管理工作提出了新的更高的要求。面對新形勢、新任務，檔案管理工作必須要更新觀念，與時俱進，嚴格工作流程，強化服務功能，增強檔案意識，擴大檔案影響，積極有效地發揮檔案信息作用，持續推動集團各項工作健康有序發展。