中等學校檔案管理應走管理與服務并重之路

祖熱古麗·卡德爾

（哈密職業技術學院 新疆哈密 839000）

引言

目前，隨著信息時代的到來，我們的日常生活時時刻刻都離不開“數據”，“數據”如影隨形，與我們的生活不可分割。信息的傳播速度之快是目前大數據時代最有力的變化，中等學校的檔案管理也隨著數據時代的發展而發生改變，伴隨著潮流走向前線，尤其是其中的服務與管理工作。

一、中等學校檔案管理現狀

對于中等學校的檔案管理工作，可以說是因人而異，每個人的理解不一樣，每個學校的管理制度也不盡相同，所以在開展中等學校的檔案管理工作時，要根據學校自身需求采用不同的方法。大數據時代的到來，使得學校檔案管理的操作不是那么標準，并且對于學校來講，檔案管理是一個非常龐大的工程，里面包含了學校所有師生的信息與各部門的信息，一不小心，就有可能造成檔案遺失遺漏的情況，甚至出現重復的檔案信息，這對于傳統的檔案管理方式是非常不友好的。因此，中等學校應該根據自身的實際情況來制定適合本校檔案管理的方式，根據實際的發展情況進行改變。

1.檔案管理具備高峰期

每年到了新生入學、老生畢業的時候，中等學校的檔案管理工作就會開展得極其不順利，學生學籍的變動，檔案數據的變動，整個學校的信息都壓在了檔案管理工作人員身上，這使得檔案管理工作變得更加困難與復雜。如果管理不當，就會出現信息遺漏、遺失、信息不準確等情況，這就造成了中等學校檔案管理工作量大的特點。

2.檔案電子化不徹底

對于這些情況的發生，學校會運用電子檔案來規避，想利用電子檔案來減輕紙質檔案的麻煩，只不過現實情況卻和想象中的不太一樣，對于大部分中等學校來講，他們依舊使用紙質檔案信息管理來工作，電子檔案的用處不大，除了簡單的搜索引擎之外，并沒有使檔案管理工作的復雜性得到緩解，所以電子檔案的真正便利功能沒有得到有效的發揮。

3.檔案管理理念落后

現實分析，不少學校的檔案管理人員都是比較年長的人，他們對于檔案管理的思想是閉塞的、陳舊且不開放的，他們的管理觀念依然停留在傳統的管理方式上，就算是學校采用了電子檔案，對于他們來講也是用不慣的。并且有些學校的檔案管理人員認為只需要將檔案信息看管好，不丟失、不損壞就可以了，對于其他的用處就不需要再計較了。其實這種觀念是不正確的，檔案的管理主要是為了存檔、留檔，能夠在教職工用得著的時候進行查找使用，提高使用頻率與效率，更何況全校的信息都在檔案室，如果僅僅憑借人工的話，這個工程是相當浩大的。

4.檔案保密工作不徹底

不少中等學校的檔案看管是非常嚴格的，不會允許其他人進去，就更別提使用了。在傳統的檔案管理中，我們知道，新中國成立后的檔案室常常張貼一張“閑人免進”的字條，這就使得一般的人員是不敢太靠近這個地方的，寧可繞遠路，也不會從這個地方經過。想要查閱一些資料，步驟是相當的煩瑣，并且需要嚴格登記在冊。改革開放以后，這個情況發生了根本的變化，學校檔案管理室不再張貼“閑人免進”等字樣，可是檔案管理室還是“門可羅雀”，和以前相比變化不大，主要的原因是什么呢？主要還是在于管理方面做得不好，再加上服務意識也沒有跟上去。對于不少學校來講，他們一直沒有摸索出新的檔案管理的方法，在他們的學校檔案管理處，根本看不到改革開放后的新思想、新變化、新改革[1]。

二、中等學校檔案管理中的價值與意義

1.不利于檔案管理效率的提高

在現在這個大數據的新時代，大多中等學校還是運用老一套的管理方案，這種情況就導致了檔案管理的效率非常低，間接地影響了中等學校的發展和社會進步，因為學校的檔案管理對學校的發展和社會的進步并不是直接影響的而是慢慢促進的，并且，大多學校都會把大量的資金投放到教學資源、教學硬件設施等方面，而檔案管理這一方面會經常性地被遺漏。這就導致檔案管理沒有資金投入，從而使得檔案管理設施大大減少，檔案管理工作沒有效率，從而影響了學校的發展。再加上一些學校的檔案管理人員，他們本身不具備檔案管理的能力，沒有檔案管理相關的知識，就導致在檔案管理工作中會出現各種各樣的問題。

2.影響學校工作整體現代化

很多學校檔案管理工作人員中不少都有態度方面的問題，他們會覺得學校的檔案管理工作并不嚴謹，并不重要，從而導致他們對檔案管理工作沒有積極性、創造性和實質性。慢慢地，他們對檔案管理工作的熱情會逐漸減弱，對于自身的要求也會愈來愈低，每日渾渾噩噩，使得我國中等學校的檔案管理工作得不到良好的改善和發展。所以，中等學校需要制定一系列關于檔案管理工作的有效措施，大量投入資金，使得檔案管理的硬件設施得到改善，促進檔案管理工作水平的提高。

3.檔案管理不夠專業化

目前，在中等學校的檔案管理實際工作中，有一大部分的中等學校是沒有一個好的管理制度的，還有一部分學校，雖然有檔案管理制度，但是卻沒有很好地實施，主要是因為大部分學校的檔案管理方式還是稍微落后的，可以操作的范圍很小，往往整理資料、存檔、歸檔時只能使用人工來進行，這其實是非常麻煩和龐大的一項工作，是落后的。檔案管理是中等學校的重要教育目標和任務，包含了多方面的內容，對于中等學校來講，他們本身就在師資力量、招生等各個方面存在著劣勢，所以檔案管理工作會經常性地被學校忽視，也就不能更好地開展工作了。有一些檔案管理人員，會因為不方便就不歸檔，隨意放置，使得檔案變得混亂，沒有順序；也會出現因為麻煩而不愿意給予查閱幫助的工作人員，這就導致越來越少的人支持檔案管理工作；再加上一部分檔案管理人員沒有按照順序進行管理，導致了檔案的丟失，這種情況也不是沒有。

三、中等學校檔案管理應走管理與服務并重的道路措施

1.信息化技術積極融合工作細節

雖然管理紙質檔案是一項繁雜、龐大的工程，但是并不意味著完全摒棄紙質化檔案管理，而是要把電子檔案與紙質檔案兩者相互融合，共同發展成長，有效地把兩者結合起來，使得學校檔案管理工作更快速地發展，根據不同部門分工的需求進行工作細節的積累，匹配學生檔案學生工作處管理、教學檔案教務處管理、財務和文書類行政部門檔案室管理的多樣化需求。在信息化時代高速發展的背景下，在中等學校的檔案管理方面，學校可以運用互聯網等技術加快檔案管理的數字化和服務化，運用電子檔案創建網頁，使師生充分利用電子檔案進行查閱與了解，把學校豐富的教學資源和各類信息相結合，促進師生提高檔案管理的使用頻率，更好地為師生提供一個更加便利的條件。

在科學技術不斷發展的今天，中等學校檔案管理工作應該使用各種各樣的科學信息技術，充分地發揮出信息技術對于學校檔案管理工作的價值，提高中等學校檔案管理工作的效率，促使中等學校不斷地往前發展。例如，通過學習目前大數據時代的一些規則，將學校的資料進行整理與歸納，進行學校官網的程序調動；同時，學校還可以運用電子檔案把一些需要經常查閱的資料發放到需要的部門，確保各個部門能夠針對學校的各項工作有效地開展與處理，也實實在在摒棄之前只會使用電子檔案來進行查找的功能，大大地開發電子檔案的其他功能，這不僅促進了學校檔案管理工作的有效開展，也促成了中等學校檔案管理水平的提升，間接地幫助了中等學校教育水平的進一步發展和提高。中等學校檔案管理制度需要結合學校自身資源和國家關于檔案管理的法律規定，在不違反國家規定的規章制度的情況下，確保檔案管理能夠形成一個完整的體系，繼續提升學校管理檔案的安全性與檔案管理的工作效率，促進中等學校不斷發展。

2.積極引進設備輔助工作

引進了先進設備，還需要有先進的技術來開展檔案管理工作，中等學校的檔案管理一般都是存檔、歸檔和整理，但是隨著目前社會越來越快地發展，創辦的中等學校也是越來越多，這就導致了學校檔案的大量工作沒有得到實際改善，管理檔案的水平也在大大降低，為了能夠讓學校檔案管理水平大幅度提高，需要引進更為先進的技術。

只有學校引進更加先進的設備，然后創建專門的區域來加快檔案管理工作的進行，通過明確的區域劃分來進行檔案管理工作的實施，才能大大地提高檔案管理工作的效率。在本校的學校體系中，財務和文書類是行政部門檔案室管理，在這類數據的管理過程中，為了保證數據的可靠性和私密性，就要在設備引進過程中，增加網絡防火墻技術，提升對檔案數據的保護。為了能夠促進學校檔案管理工作的有效開展，提高學校財務檔案管理的整體水平，對檔案管理人員進行嚴格的培訓和考核是必然的。在提高工作人員整體素質的過程中，為了打開他們的工作能力和態度，首先將“財務”代表的學校運營資金去向進行重要性的突出，提升學校對檔案管理人員的考核，能夠更加有效地選擇出更適合檔案管理的工作人員，提高學校行政檔案管理的工作水平。

3.通過分區進行責任劃定

在檔案管理這一工作區域，學校需要努力建設新環境，建設一個符合檔案管理與服務并重的檔案室，采購硬件設施設備。目前以本校的檔案分區進行分析，各種檔案都有著單獨的責任劃分，學生檔案是學生工作處管理、教學檔案是教務處管理、財務和文書類是行政部門檔案室管理，這種分類標準重新建立檔案管理區域，可以劃分若干小區域，在確保檔案管理安全的情況下做好管理與服務并重的工作。

在中等學校的檔案管理工作中，檔案管理人員一般是不涉及教學業務的，對教育教學業務也不熟悉、不專業，這就導致了檔案管理工作人員脫離廣大群眾，也脫離了學生和教育教學專業，為此要實現管理與服務并重，必須要加強對檔案管理工作人員的培養，可以讓這類工作人員“走出去”，從檔案室走出來，走到教育教學各個活動中去，不僅可以讓他們了解到更多關于學校的重要工作，還能掌握更多的關于學校資料的收集。尤其是在學生畢業季的時候，為了保證學生檔案能夠快速發送到就職單位或者是升學公司、當地人才管理中心等，就需要學生工作處聯系學生學院進行個人檔案的積累，從學科成績等對照畢業要求積極進行檔案的流通。資料收集是一個漫長的過程，在這種模式下，就要求檔案管理工作人員是非常敬業和專業的人，和教學環境融合，和教職工成為一體，成為高素質的服務管理人才，檔案管理工作人員應該加強自身服務意識，在師生有疑問時可以耐心地進行解答，這可以有效地提高檔案管理服務質量，加快服務創新的改革，檔案管理工作人員應熟練運用電子檔案功能，學習關于互聯網信息技術的知識，培養良好的職業素質，以此來促進中等學校檔案管理水平的提高[2]。

4.加強對員工的責任心培訓

檔案管理工作人員需要樹立全心全意工作、時時刻刻牢記教育意義、為教育事業添磚加瓦、為人民服務的思想，并且在檔案管理工作的整理歸納上，要科學性地使用電子檔案，加強對現代化管理設備的運用。電子檔案本身就與傳統紙質檔案不同，方式不同，程序不用，這就需要學校與檔案管理人員共同研究創新，加強服務意識，掌握服務能力，熟練運用電子檔案功能，學習關于互聯網信息技術的知識，培養良好的職業素質。這樣，中等學校檔案管理功能才會做大做強，越來越規范[3]。

例如，在電子檔案對中等學校的紙質檔案管理產生了巨大的作用后，學校完全可以為了讓檔案管理工作進一步拓展，針對教學檔案是教務處管理的現狀，大力宣傳目前新的檔案管理模式，從人才保障機制出發，針對教務處工作人員招聘采取多管齊下的方式，在學歷、資歷、資格、業績、崗位等多種指標相結合的過程中，積極穩定專業隊伍的管理，通過以績定獎的方式設立合理的檔案人員薪酬標準，將獎罰激勵機制作為基本薪酬之外的政策，引導大量師生對目前學校的檔案管理有一個新的認識，通過宣傳部門的大力宣傳，讓學校師生更加了解檔案管理工作的核心性和重要性，讓他們能夠更加了解學校檔案管理的價值與存在的目的。

結語

綜上所述，隨著網絡時代的不斷發展，傳統的檔案管理工作已經不能滿足于現在學校的需求，目前大數據新時代下，中等學校對檔案管理的創新已刻不容緩，做好中等學校檔案管理工作，走管理與服務并重之路是順應時代發展的必然。因此，中等學校加強檔案管理與服務，提高檔案管理與服務水平，不僅可以為我國培養出更高素質的技術性人才，也為學校的自身發展起到一定的奠基作用。