澳大利亞國家檔案館“arcHIVE”數字志愿服務及啟示

劉思純/上海大學文化遺產與信息管理學院

隨著社會檔案意識不斷提高，檔案開放利用的需求明顯增長，我國檔案館館藏檔案資源供需關系有待改善。這不僅要求檔案部門從內部發力，還需要社會公眾從外部協助。新修訂《檔案法》明確提出“國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業的發展”[1]，志愿者服務恰恰為社會公眾力量參與檔案事業的建設，提供了十分重要的途徑。

我國檔案志愿服務從1994年[2]發展至今，整體水平雖然有所提升，但依然不高[3]。為提高我國檔案志愿服務水平，我國檔案學學者不僅探索內因，也對英美等國家的檔案志愿服務進行了大量研究，以期借鑒國外相對成熟的經驗，逐步完善我國檔案志愿服務。本文研究尚未進行深入討論的澳大利亞國家檔案館“arcHIVE”數字志愿服務[4]，結合時代特征與我國檔案志愿服務現狀，對加強我國檔案志愿服務提出幾點理論與實踐方面的啟示。

1“arcHIVE”數字志愿服務介紹

1.1 開展背景

澳大利亞國家檔案館擁有超250個立架，用于放置大量的案卷目錄，這些檔案是20世紀50年代以來轉交至國家檔案館保存的。為了方便公眾在線上就能利用這些資源，國家檔案館在對其進行數字化的同時，于2012年11月推出了“arcHIVE”數字志愿服務。

參與該數字志愿服務的志愿者通過登錄網站，對OCR技術無法識別的案卷目錄進行人工轉錄。轉錄完成后，志愿者可向檔案館發送檢查申請，檢查無誤就可以將轉錄內容添加到檔案館的在線數據庫Record Search中進行公開發布。官方數據顯示，截至2021年9月8日，通過“arcHIVE”成功轉錄并收入數據庫的記錄高達836641條。

1.2 運行機制

無論是游客還是注冊用戶，都可以進入該網站進行轉錄。賬號注冊流程簡易，只需要輸入符合要求的用戶名、郵箱地址及密碼，即可成功注冊，無需任何費用。相比游客，注冊用戶的優勢在于可以根據轉錄的數量進行積分、申請轉錄成果檢查、看到自己收藏以及最近轉錄的記錄，并且能在“社區公告欄”留言或查看其他志愿者的留言。網站根據創建時間、轉錄進度、難度、地域和類別對待轉錄檔案進行分類，供志愿者檢索或轉錄適合自己的檔案。轉錄的操作界面簡潔，志愿者還可以根據自身偏好調整操作界面。當轉錄工作無法一次性完成時，志愿者能夠保存當前轉錄進度，后續再繼續轉錄。

1.3 激勵與保障機制

1.3.1 激勵機制

志愿者每轉錄一條記錄，其個人主頁的積分就會增加，且隨著分值的不斷累積，志愿者的賬號還會升級，獲得不同階段的徽章，如“初學者”“愛好者”“專家”等。分值較高的志愿者有機會出現在網站首頁的積分排行榜上。

1.3.2 保障機制

除了對志愿者的服務予以激勵，澳大利亞國家檔案館還有一系列的保障政策，以維護檔案館及志愿者的相關權利。用戶個人信息隱私方面，該館有詳細的網站隱私說明，并以澳大利亞《隱私法》《檔案法》《公共服務法》等十項法案為基礎框架，制定了專屬檔案館的隱私政策，內容涵蓋檔案館收集和保存個人信息、數據存儲與數據安全、檔案管理、獲取和修改個人信息、使用和公開個人信息等方面，并對未經授權而導致個人信息泄露等的處置進行了明確說明，還強調了用戶通過互聯網（包括電子郵件、官方網站、社交平臺等方式）傳輸給檔案館的相關數據信息的使用權限及依據的法規政策。檔案館承諾“致力于及時、公平地解決投訴”，不僅公開了檔案館隱私專員的聯系方式，還提供了向澳大利亞信息委員會投訴的渠道。版權方面，澳大利亞國家檔案館就館藏檔案版權所有、館藏檔案非商業用途使用說明、版權保護范圍、申請發布許可等方面進行了規定。

針對“arcHIVE”轉錄系統，平臺對志愿者提出四項條款及條件，主要目的是維護平臺轉錄及積分制的正常運行。面對可能發生的糾紛及爭論，檔案館還提出了免責聲明。

2 “arcHIVE”數字志愿服務特點

2.1 參與難度不高

該志愿服務對參與的志愿者沒有專業學歷、年齡職業、地域國籍及個人技能等硬性要求，志愿者只需要能夠聯網的設備，在遵守檔案館相關規定的前提下，就可以進行轉錄。該志愿服務的入口可通過澳大利亞國家檔案館官網主頁的“支持國家檔案館”的按鈕進入，也可以從該網站菜單欄的“關于我們—志愿者”進入，方便快捷。同時，志愿服務入口放置在官網頭圖這樣顯眼的位置，并開放多入口觸達訪問網站的用戶，可以看出澳大利亞國家檔案館對其的重視程度。

轉錄的操作界面簡潔明了并附有相關說明，無論是對于上網的熟手還是新手，都十分友好；再加上轉錄的重點不在于操作，而在于對文本的識別，從這一層面來說，志愿者的服務難度進一步降低。在此基礎上，檔案館將待轉錄的檔案以轉錄難度、進度及地域進行劃分，給予志愿者自主選擇的權利和參考依據。即時保存轉錄進度的功能也打破了時間和空間給志愿者帶來的限制。檔案館通過這種方式將志愿服務的部分主導權分給志愿者，一定程度上緩解了服務內容固定與志愿者服務意愿可能產生的矛盾。

2.2 重視志愿者權利

志愿服務利益主體層面，檔案館對自身及志愿者都有相應的政策保障。隱私政策闡明了檔案館對志愿者個人信息的處理權限，版權說明保護了檔案館所擁有的館藏資源的使用權限，免責聲明告知了檔案館網站的立場原則。志愿服務行為要素層面，檔案館做到了志愿服務開展前的責任厘清、開展中的規則約束及質量把控，以及結束后的權利維護。

“arcHIVE”設有轉錄得積分的激勵機制。相比志愿者證書、紀念品、津貼等物質獎勵，轉錄得積分更多是精神層面的獎勵。一方面，志愿者通過積分、榮譽稱號進行自我的縱向比較；另一方面，積分排行榜則實現了志愿者之間的橫向比較。

2.3 強調互聯互通

隨著互聯網技術和社交平臺的發展，網絡中的個體基于自身興趣、情感需求、價值追求等逐漸聚集到一起，形成了網絡虛擬社群[5]。“arcHIVE”數字志愿服務正是建立了一個網絡虛擬社群，其開設的“社區公告欄（Community Board）”為該社群的個體提供了互相交流的平臺。志愿者可以在此處評論或回復他人的留言，還可以瀏覽其他志愿者的個人主頁，了解他人轉錄信息。社群式運營加強了志愿者的互動，讓社群個體間“弱關系”向“強關系”轉化，形成信任體系，進一步推動志愿服務的開展[6]。志愿者通過內部的橫向溝通，表達社群及成員需求[7]。

3“arcHIVE”對我國開展檔案志愿服務的啟示

3.1 善用網絡平臺開展及推廣檔案志愿服務

我國檔案志愿服務多為線下進行，線上檔案志愿服務較少[8]。從“arcHIVE”的運行情況及成果來看，我國檔案部門應該積極開展類似的線上檔案志愿服務。《中國互聯網發展報告（2021）》顯示，截至2020年底，中國有9.89億網民，互聯網普及率達到70.4%，移動互聯網用戶總數更是超過16億[9]。新冠疫情的暴發，也促使了人們生活、工作方式的改變，加強了各行各業對于互聯網及在線活動的依賴。從這點出發，線上模式與當下人們的行為習慣相契合，順應了互聯網及后疫情時代的發展規律，容易被人們接受。同時，礙于時間和空間的限制，線下志愿服務往往存在一定的參與門檻，如行程沖突、地點太遠等，這些都會影響公眾的參與意愿。通過網絡平臺在線完成志愿服務，打破了時空壁壘，放寬了志愿服務的要求。誠然，并不是所有類型的志愿服務都能通過線上完成，這就需要檔案部門合理利用館藏資源，深入挖掘可置于網絡開展的服務內容。“arcHIVE”的志愿者在線完成了大批量的轉錄工作，一方面，志愿者接觸到了基礎的檔案業務與實在的檔案文件（掃描影像）；另一方面，志愿服務對澳大利亞國家檔案館檔案數字化的開展起到了實質性的幫助。我國檔案志愿服務多為宣傳講解、檔案征集及業務指導類，深入檔案日常管理工作的項目很少[10]。近幾年來檔案數字化蓬勃發展，國家也鼓勵推進傳統載體檔案數字化[11]。檔案部門可以開發如在線轉錄等的檔案志愿服務，讓檔案志愿服務與檔案事業發展真正結合起來。

另外，我國檔案志愿服務隊伍中，占比最大的是檔案部門工作人員[12]。公眾參與度不高最主要的原因是不了解檔案志愿服務活動，而且檔案志愿服務項目信息不易獲取[13]。針對上述問題，檔案部門可以參考“arcHIVE”，為志愿者項目單獨開設網頁，將零散信息匯總，并在官網醒目位置引導提示，引導公眾進入該頁面，避免入口深給公眾查找帶來不便，進而阻礙公眾參與檔案志愿服務。同時，借助微博、抖音、微信公眾號等新媒體平臺，加大檔案志愿服務宣傳推廣力度，擴大群體覆蓋范圍。

3.2 建立并完善激勵與保障機制

3.2.1 從志愿者行為動機出發制定激勵政策

志愿者雖然不計物質報酬，自愿貢獻個人時間及精力，但一定的激勵機制更能調動志愿者參與志愿服務的積極性和主動性。國外學者自20世紀70年代起，就開始探討志愿者激勵因素，并得出了雙因素模型、三因素模型、多因素模型等理論[14]；我國有相關研究表明，公眾愿意參與志愿服務的動機包括了績效期望、社群影響、風險感知和促進條件[15]。綜合上述理論研究發現，實現自我價值和提升個人能力，是志愿者參與志愿服務的主要因素。“arcHIVE”正是以積分制、榮譽稱號及排行榜等直觀的形式，顯化了志愿者的工作成果，使其從價值、認知和提升方面獲得了滿足，有利于志愿服務的持續性開展。《檔案法》也強調了“對在檔案收集、整理、保護、利用等方面做出突出貢獻的單位和個人”，要“按照國家有關規定給予表彰、獎勵”[16]。因此，我國檔案部門在開展檔案志愿服務時，要重視激勵機制的建立與完善，從志愿者的行為動機出發，制定合適的激勵政策。如，檔案部門可以根據志愿服務的內容及數量予以志愿者相應的積分或虛擬貨幣，積分或虛擬貨幣能兌換不同的獎勵，如榮譽徽章、賬號頭銜、培訓機會等。優惠券、紀念品、檔案編研成果等也可納入兌換范圍，滿足部分對物質獎勵有需求的志愿者。

3.2.2 從利益主體及開展流程出發建立保障機制

檔案志愿服務涉及檔案部門、志愿者兩個利益主體，這就要求有明確的法規政策，厘清雙方的責任與權利，避免在檔案志愿服務中產生糾紛。目前我國還未出臺統一的檔案志愿服務法規政策，檔案部門沒有可參考的標準。“arcHIVE”則轉化思路，不拘泥于專門的指導性文件，而是將檔案志愿服務拆分為利益主體和行為要素，形成了一套全面完善的保障政策。隨著新修訂《檔案法》及《數據安全法》《個人信息保護法》等相關法律的實施，檔案部門可參照“arcHIVE”的做法，結合已有的地方性志愿服務條例，從檔案部門、志愿者和志愿服務的開展流程入手，因地制宜地建立保障機制。

首先，要保護檔案部門和志愿者的基礎權益，將個人信息保護、數據安全、檔案開放利用等方面納入政策制定范圍。相關的內容要置于線上平臺易于檢索查看的位置。線下活動時，檔案部門應提前對志愿者進行培訓說明，或者將重點印制成手冊、承諾書等形式的資料進行分發。其次，要確保檔案志愿服務的質量。“arcHIVE”有專人審核轉錄完成的內容，確認無誤后收入在線數據庫，確保檔案志愿服務能夠促進檔案事業發展。我國檔案部門也需要在檔案志愿服務中加入審查監督環節，該環節可前置或后移，也可“雙管齊下”。環節前置，即招募志愿者時就從個人信息、專業、工作取向到相關經驗等方面進行嚴格篩選，放棄“招募無門檻”帶來的志愿者數量上的優勢，在前端提高參與者的質量，進而加強檔案志愿服務的質量。環節后移，即如“arcHIVE”一樣，在檔案志愿服務過程中，檔案部門在志愿者完成具體的服務內容后進行檢查。人力充足的檔案部門可由部門內部人員落實，人力緊張的檔案部門也可招募志愿者參與這項工作。由于審查監督對專業有一定要求，人選上應側重于有檔案工作背景的志愿者，如檔案學專業學者，或有檔案工作經歷的公眾。最后，檔案部門對志愿項目的操作流程、常見問題、糾紛處理等要詳細說明，并為志愿者提供有效暢通的反饋渠道，加強雙方溝通，及時解決項目過程中出現的問題，保證檔案志愿服務的正常進行。

3.3 建立志愿者社區實現持續性志愿服務

檔案志愿者隊伍也是一個群體。志愿者在有著共同目標的群體里，通過溝通交流產生情感聯結、建立信任、獲得歸屬感、滿足社交需求，有利于增加其持續性進行志愿服務的可能。因此，我國檔案部門可以像“arcHIVE”一樣，在官方網站以博客論壇的形式，為志愿者打造分享的社區，促進志愿者之間的互動。并安排一名檔案人員維護社區，定期解答并反饋志愿者的問題、需求。志愿者也可以在社區內互幫互助。如果檔案部門存在技術或資金的限制，無法從0到1建設網絡社區，可以借助在線志愿者平臺。這類平臺一般有標準的運作流程、成型的網絡信息系統、相對全面的技術和安全保障，以及一定的受眾規模。如“志愿匯”設有網頁端和App端，擁有個人排名、虛擬勛章、公益益幣等激勵機制，能記錄志愿活動時長；擁有較為完善的志愿者信息安全保護機制及問題反饋渠道；志愿者能在所參與的志愿者組織以及活動區域留言互動。檔案部門只需要以志愿組織身份申請入駐，成功后即可發布活動招募志愿者。不過單純依靠這類并非專門服務于檔案志愿服務的平臺存在弊端，如平臺上的志愿組織及發布的志愿活動較多，導致檔案志愿服務相關信息不夠集中。檔案部門可以輔助使用微信、QQ、飛書等比較普及的辦公工具，或微博、知乎、小紅書等擁有大量注冊用戶的社交媒體平臺，匯聚檔案志愿者群體，及時發布檔案志愿服務信息，主動建立志愿者隊伍個體間的聯系，形成彈性更大、更機動靈活的分享空間。