數字化改革背景下普陀區檔案歸集模式的實踐與創新
——以檔案歸集智能監管服務平臺為例

杜詣名 蔡越美/舟山市普陀區檔案館

檔案工作數字化改革是全面推進黨政機關整體智治的重要途徑。檔案歸集是檔案工作的基礎性、關鍵性環節，是檔案保管和利用的前提。傳統管理方法無法對立檔單位、文件資料的歸集工作進行全面監管，更無法對分散在各套系統的數據進行統籌監管，因此迫切需要借助數字化手段實現監管方法的改革和重塑。

本文在探索檔案歸集模式的基礎上，以檔案歸集智能監管服務平臺為例，較為系統地探究現有歸集模式的機理，以期推動檔案歸集工作的提升和相關模式研究的深化。

1 現狀與需求分析

檔案歸集工作是檔案管理的重要環節，檔案歸集完整與否，不僅影響后續其他工作環節的進行，還會影響各部門和人民群眾利用檔案的效果，甚至影響群眾切身利益。以舟山市普陀區為例，目前檔案歸集工作存在應歸檔案未盡數歸集的現象，容易造成查找利用時無檔可查的局面。究其原因，主要有以下幾個方面。

1.1 歸集監管模式無法適應工作需要

受限于當前歸集工作相關信息獲取的途徑與手段，監管部門對全域各立檔單位人員隊伍建設、所有文件資料、歸集流程信息無法做到高頻次監管，原因如下。一是立檔單位多、檔案數量大。普陀區目前有76家立檔單位，其文件形成于各個業務部門、各個工作環節、各種辦公業務系統軟件，每年產生幾十萬份文件資料，數量巨大且載體形式多樣，對海量文件歸檔價值判斷的監管難以有效開展。二是監管人手少、業務繁重。普陀區檔案局業務科室僅有3名執法監管人員，需負責全區檔案工作的執法監管，同時還需負責組織開展檔案宣傳教育工作以及檔案人才隊伍建設工作，執法力量薄弱，難以滿足檔案監管工作的實際需求。三是監管模式滯后。當前的檔案監管模式以年檢為主，需要執法人員實地檢查監管，因此很難及時獲取立檔單位人員隊伍建設情況、文件歸集情況、歸集工作全流程信息數據等，所掌握信息的準確性也會隨著時間的推移而無法得到保障。

1.2 歸集隊伍無法滿足歸集需求

當前的歸集隊伍在隊伍人員數量、職責分工以及業務能力保障上均不能較好地滿足歸集需求，具體表現如下。一是歸集人員數量不足。各單位對檔案工作常規的安排是僅由一名檔案員負責，且檔案員大多為兼職擔任。檔案員要向各科室索要需歸檔文件，在海量文件資料的歸集與兼職檔案員繁雜的本職工作之間尋得一個平衡點是一件較為困難的事情。二是職責分工不清。檔案歸集責任主體是檔案員，各科室主動歸集的責任不明確，缺少權責約束，各科室又不能積極配合歸集，檔案員會處于相當被動的境地，這不利于檔案歸集工作有序開展，會造成文件歸集不及時、不齊全等問題，影響檔案歸集質量。三是業務能力難保障。檔案員更換頻率高、流動性大，如區屬某單位2年時間就更換了3名檔案員；每年參加區檔案館舉行的檔案業務專業培訓的學員有近三成是新面孔，他們基本都沒有檔案工作經歷；普陀區現有的檔案員從事檔案工作的時間均不超過10年。檔案員更換頻繁，不利于檔案員提升自我業務能力，也不利于區檔案局建設檔案人才隊伍。

1.3 歸集對象缺少綜合性的數據監管平臺

數據監管工作實質上就是對數據進行清洗、分析處理的工作，業務數據已然存在并等待分析利用，但現實利用中仍存在如下幾點障礙。一是權限難獲取。歸集監管工作涉及多套軟件系統，相當一部分軟件由各單位的上級部門基于自身業務需求建設，獨自運行和管理。因處理邏輯不同，各立檔單位要取得數據權限存在一定困難，形成權限上的壁壘。二是數據難統管。各系統數據庫字段標準不一，當前檔案監管治理模式缺少能夠打破數據壁壘、對各歸集對象所在業務系統開展綜合性監管的手段，無法根據綜合性監管的需求判定分散在各個軟件系統中的歸集對象是否需要歸檔，無法對各立檔單位的歸集工作進行數據分析和問題處理。三是監管難落實。隨著社會的飛速發展，與經濟建設、民生等事項相關的文件資料數量與日俱增，現行檔案監管模式在文件歸集源頭的監管仍是空白。在檔案歸集這項工作上，無論是立檔單位還是檔案監管部門，都顯得有些力不從心，特別是機構改革、局館分設后，執法監管隊伍力量不足的短板越發明顯，迫切需要通過監管模式質的改變來破解當前困局，實現自動采集檔案政務辦理、檔案監督檢查等數據，形成一體化、可視化、強交互、可感知的展示效果。

2 平臺設計理念

普陀區檔案歸集智能監管服務平臺從設計之初，就堅持大范圍、寬口徑、多維度、細顆粒的理念，要求能夠完全覆蓋普陀區檔案歸集工作場景，全面監管各業務系統的檔案數據，并從線上線下兩個歸集來源的維度考慮監管需求，細化工作流程、分工、權限以織密監管網絡。

2.1 場景建設力求覆蓋全面，多維監管不留死角

從管理范圍、監管對象、監管形式等多個維度入手，在應用場景建設的設計層面確保立體全面。一是立檔單位全面覆蓋。將普陀區內76家立檔單位全部納入檔案歸集智能監管服務平臺，進一步豐富各立檔單位檔案工作信息，建立一支人員較穩定、業務較嫻熟的檔案歸集隊伍，實現區域內立檔單位監管全覆蓋。二是數據系統全面覆蓋。建立多跨協同辦理機制，將普陀區黨政機關協同辦公管理系統、各業務系統以及檔案數字管理系統全部對接至檔案歸集智能監管平臺，獲取源頭文件和歸檔檔案數據，實現數據信息多跨集中分析處理。三是線上線下全面覆蓋。通過多跨協同機制，對黨政機關協同辦公管理系統、各業務系統以及檔案數字管理系統等的線上文件數據進行高頻次采集，并完善線下采集的傳統模式，對賬外文件等線下數據采用線上制發歸集清單的新模式進行采集。在采集過程中，通過平臺制發歸集任務清單，指定線下要歸集哪些文件，要求在規定時間內完成歸集任務，由此大大提高了檔案歸集效率，并將原先難以納入監管范圍的賬外檔案納入進來，實現線上線下全覆蓋。

2.2 智能監管力求覆蓋全程，簡政增效不留盲區

監管平臺從信息感知、數據處理、結果反饋等方面對歸集工作全流程進行業務邏輯設計，以高效集約的智能化業務流程節省人力資源。一是歸集信息自動獲取。設計標準化數據接口，黨政機關協同辦公管理系統、各業務系統以及檔案數字管理系統的文件信息通過數據接口定時推送至監管平臺。平臺根據系統設定的歸檔模型自動將線上文件生成歸集任務，并匹配歸集人員、落實歸集任務。二是業務數據自動分析。利用人工智能技術建立歸檔判斷依據模型，并以此為根據，對獲取的業務數據進行綜合性分析處理，避免了傳統的使用人工方式對數據進行處理，極大地提高了數據處理效率。三是結果信息自動反饋。監管平臺將分析獲得的信息結果進行角色匹配，通過浙政釘、數據駕駛艙等渠道反饋。與傳統人工方式相比，反饋數據清晰明了、精準度高，便于后期數據加工。

2.3 業務管理力求精準細致，上傳下達不留空檔

檔案歸集監管服務平臺需要細化管理指標，如細化至單份文件、單項任務、單個成員、單個監管周期等。以疫情防控檔案歸集為例，在傳統模式下，省檔案局發文布置歸集任務，各級檔案局層層轉發通知，要求相關單位開展歸集工作。檔案監管部門只能通過實地督查了解這項工作的完成情況，上級部門只能通過下級部門上報的材料了解工作開展情況。而利用檔案歸集智能監管服務平臺，就會產生截然不同的效果：省檔案局發文之后，各單位將歸集任務納入歸集工作清單，有針對性地開展工作，從而保證檔案歸集的及時性、完整性和齊全性。同時，每個環節的進程都會通過智能監管平臺自動反饋，使上級部門能夠實時掌握歸集工作進度，讓整個檔案歸集工作的開展公開透明，使這項工作的每個節點都有跡可循。利用檔案歸集智能監管平臺，歸集單位可以明確工作任務內容，從而提高檔案歸集工作效率和檔案歸集質量；監管部門可以全面監管檔案歸集工作開展，掌握檔案歸集情況，切實提高檔案工作治理能力。

3 平臺功能介紹

基于黨政機關協同辦公管理系統、檔案數字管理系統的數據，以歸集場景作為切口，運用人工智能機器學習作為核心技術驅動，開發組織隊伍建設、歸集數據展示、歸集任務管理、歸集技術幫助等功能，著力打造全局“一屏掌控”、政令“一鍵智達”、執行“一貫到底”、服務“一網通辦”、監督“一覽無余”等數字化協同工作場景[1]。依托浙政釘，打造符合普陀實際的智慧檔案管理模式，為黨政機關整體智治提供高質量的檔案數據支撐，真正實現檔案數據信息跨平臺監管。

3.1 組織隊伍建設

組織隊伍建設主要由立檔單位管理和歸檔隊伍管理兩部分組成。立檔單位管理主要是將全區立檔單位納入監管范圍，管理其隊伍建設情況、檔案室建設情況、業務工作開展情況等信息；傳統模式下的文件收集作為歸檔的前置環節，收集是否齊全、及時都將影響檔案工作的開展，因此增加“歸集員”角色，將歸檔環節前移，在應歸檔文件擬定后由擬定人（即“歸集員”）直接開展歸檔工作，同時各立檔單位自行配置并賦予單位分管領導、科室領導、檔案員、歸集員對應層級的職能權限，充實立檔單位歸集隊伍力量。

3.2 歸集數據展示

歸集數據展示由數據大屏、數據駕駛艙兩部分組成。數據大屏主要對檔案室建設情況、檔案歸集隊伍建設情況、各立檔單位線上線下文件歸集情況進行展示，形成普陀區檔案歸集綜合管理全景一張圖，提供全量、可靠的數據服務；數據駕駛艙主要對檔案工作各項指標進行展示，包括立檔單位全宗建設情況、隊伍人員能力情況、檔案歸集門類數量情況等，對各立檔單位檔案工作情況進行全方位展示與晾曬，為監管部門線上執法提供有效的檢查依據。

3.3 歸集任務管理

歸集任務管理分為線上文件智能評判和線下文件清單化管理。對于線上文件，基于各立檔單位往年的歸檔和不歸檔數據，監管平臺在自動學習的基礎上，形成一種算法模型，以此來判斷線上文件是否需要歸檔，并對人工判斷出現的錯漏依托浙政釘進行消息提醒，有效幫助歸集人員提高判斷的準確率，防止重要文件遺漏或無價值文件占用檔案管理資源；對于線下文件，歸集智能監管服務平臺制定了一套清單化管理的歸集模式，通過制發歸集任務清單，將線下文件歸集任務納入線上管理，明確賬外文件的歸集內容和歸集時間要求，依托浙政釘消息向上逐級預警，做到重要文件及時歸集。

3.4 歸集技術幫助

歸集技術幫助功能支持上傳在線教學音視頻、規范性文件等，為業務人員提供技術幫助。區檔案館制發歸集任務時，可以將上傳的在線教學音視頻、具體規范文件與本次的任務清單進行關聯，為各立檔單位的檔案歸集員提供快捷指導，使其在工作中遇到問題時能及時得到線上指導，提高了工作效率。

4 改革創新亮點

普陀區檔案歸集智能監管服務平臺建設貫徹數字化改革創新理念，通過對方式、流程、手段、工具等進行全局性、系統性、根本性重塑，用數字化智能模式描述業務工作。探索建立檔案歸集工作智能監管新模式，構建數字治理、科學精準、協同高效的機關檔案歸集工作運行體系。

4.1 創新治理理念，數字化思維重塑業務

檔案歸集智能監管平臺秉持“智能輔助、機器監管”的創新理念，通過拆解傳統歸集工作流程、研究分析問題癥結，運用數字化改革思維對癥下藥，以數字化手段重塑業務流程節點。一是利用計算機信息網絡技術，實現數據信息智能感知。平臺自動獲取大數據中心共享開放的黨政機關協同辦公管理、檔案數字管理、浙政釘等軟件系統的數據，并以“單位—科室—人員—文件”的樹形結構智能匹配處理。二是以數據為基礎，通過核心算法實現高效驅動。監管平臺將傳統的歸集工作流程進行拆解、重構，通過核心算法自動分析文件的歸檔價值，實現數字化歸集監管新模式。三是使用人工智能技術，實現人機雙向智能反饋。平臺結合組織、隊伍、人員、任務等管理信息智能綜合分析檔案前、后端數據，將結果信息精準反饋至個人，提高業務人員信息反饋效率；同時，人工判斷結果不斷反饋至平臺，幫助平臺不斷完善核心算法。四是以數字化改革為引領，創新打造歸集智能監管的新模式。樹立檔案智慧管理的新理念，最大限度地輔助甚至代替人工進行檔案歸集監管工作。

4.2 創新管理機制，清單式歸集精準管理

一是采用“清單歸集、全數監管”的創新機制。用數字化智能技術實時抓取歸集流程中形成的數據信息，全面掌握各立檔單位檔案歸集工作開展情況，打破以往檔案年檢存在的局限性。二是發布清單式歸集任務，確保應歸文件辦結即歸。在智能歸集模式中，創新使用清單發布歸集任務，明確歸集時間、內容與歸集責任者，全面掌握文件歸集要素，為實現全面數字化監管提供數據支撐。三是全面檢查立檔單位，盡數監管源頭文件。在智能監管模式中，檔案歸集智能監管平臺利用人工智能技術可以評判每一份文件的歸檔價值，防止有價值的文件資料被遺漏；利用數字化管理手段追溯每一份文件的歸集者，從源頭規范檔案歸集工作，為豐富檔案資源建設提供數智保障；實時分析、匯總各立檔單位歸集的工作數據，破解檔案年檢時間、空間受限以及檢查范圍覆蓋不全面的難題，真正實現從斷續、模糊的片面管理轉向全面精準治理的機制創新。

4.3 創新隊伍管理，層級賦能促主動履責

一是形成“逐級管理、分級負責”的創新體制。創新塑造檔案歸集員這一新角色，使各立檔單位建立起一支符合檔案數字化管理要求的檔案歸集隊伍，組織隊伍架構數字化，明確歸集責任主體，形成層級架構清晰明了、職責分工科學合理、歸集任務落實到人的規范化隊伍管理體制。二是推動文件歸集責任到人、科室任務主動履責。以體制創新促進歸集工作機制創新，在健全的組織架構基礎上強化層級負責人管理職能，制定配套隊伍管理制度，營造檔案歸集數字化管理良好環境。從以往由檔案員一人向各科室索要文件進行歸集改為各科室主動歸集、單位內部形成監管機制，確保檔案歸集工作在開展過程中“有人去管”“有人可找”。

5 結語

當前，浙江省數字化改革正如火如荼推進中。普陀區檔案館將繼續采取有效舉措搶抓數字化改革先機，聚焦源頭文件歸集為黨政機關整體智治提供技術支撐，構建上下貫通、整體一盤棋的檔案歸集治理體系，為推動檔案事業高質量發展貢獻普陀智慧，全力發揮檔案事業在服務數字化改革中的積極作用。