項(xiàng)目管理在科研院所科研經(jīng)費(fèi)管理全過程的應(yīng)用設(shè)計(jì)

劉振華

摘 要：科研院所作為科研經(jīng)費(fèi)的重要載體之一，僅僅依靠現(xiàn)有的管理體系已經(jīng)無法滿足對(duì)科研經(jīng)費(fèi)使用的管理和約束。科研院所必須重視科研經(jīng)費(fèi)管理，急需改進(jìn)甚至重新建立一套適應(yīng)現(xiàn)代管理需要的科研經(jīng)費(fèi)全過程管理體系。根據(jù)項(xiàng)目管理理論研究，完成科研經(jīng)費(fèi)全過程管理框架和體系設(shè)計(jì)。

關(guān)鍵詞：科研院所；科研經(jīng)費(fèi)；項(xiàng)目管理；設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào)：G311 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2016）13-0113-02

隨著國家加大對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的審查力度，全社會(huì)對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的使用引起了廣泛的關(guān)注。在眾多可以爭取科研經(jīng)費(fèi)的機(jī)構(gòu)中，科研院所作為國家傳統(tǒng)的科技任務(wù)的承擔(dān)機(jī)構(gòu)，科研能力的提升、科研領(lǐng)域的拓展、產(chǎn)業(yè)化發(fā)展都得到了重要進(jìn)展，而傳統(tǒng)管理組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置沒有較大的改變，從科研院所的領(lǐng)導(dǎo)層到各級(jí)科研部門對(duì)科研經(jīng)費(fèi)使用的管理意識(shí)仍然保留著傳統(tǒng)的觀念。管理職能的缺失嚴(yán)重與社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)相背離，是科研院所走出中國、走向世界、成為國際一流科研院所目標(biāo)的阻礙。要想沖破這種阻礙，科研院所需要應(yīng)用項(xiàng)目管理指導(dǎo)科研經(jīng)費(fèi)全過程管理體系的建設(shè)，新設(shè)管理組織機(jī)構(gòu)、優(yōu)化現(xiàn)有責(zé)任控制部門、設(shè)立管理戰(zhàn)略目標(biāo)、明確崗位責(zé)任、引入考核激勵(lì)，提高科研院所科研經(jīng)費(fèi)的使用效率，達(dá)到國際一流科研院所管理目標(biāo)，切實(shí)做好科研院所科研經(jīng)費(fèi)管理工作。

一、科研院所實(shí)施科研經(jīng)費(fèi)全過程管理的必要性

近年來，國家加大了對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的監(jiān)管力度，科技部作為國家科技計(jì)劃制訂的重要部門之一，也在近年增加了常態(tài)化的巡視檢查制度。在這種背景下，幾乎所有的國家科研經(jīng)費(fèi)發(fā)放部門都加大了囤積的力度，科研院所成為了國家科研經(jīng)費(fèi)審計(jì)檢查的重點(diǎn)科研機(jī)構(gòu)之一。傳統(tǒng)模式下，科研院所的經(jīng)費(fèi)管理部門把精力都用在了結(jié)題驗(yàn)收審計(jì)這一個(gè)環(huán)節(jié)上，通過檢查就”萬事大吉”的思路已經(jīng)無法應(yīng)對(duì)現(xiàn)階段及未來的審計(jì)檢查，更無法應(yīng)對(duì)各個(gè)經(jīng)費(fèi)巡查組對(duì)單位落實(shí)法人責(zé)任制的內(nèi)控制度、管理體系的檢查。所以，實(shí)施科研經(jīng)費(fèi)全過程管理已經(jīng)非常迫切，也是提高科研院所經(jīng)費(fèi)管理水平的重要契機(jī)。

（一）落實(shí)管理職能，突破形式管理

從科研院所整體來看，科研經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)嚴(yán)重，監(jiān)管缺失。儀器設(shè)備的重復(fù)購置、材料消耗品的大量沉積、差旅會(huì)議無法對(duì)應(yīng)到項(xiàng)目研究內(nèi)容、勞務(wù)咨詢費(fèi)的超標(biāo)開列、間接費(fèi)用與直接費(fèi)用的混用等情況都很普遍，管理的缺乏是推卸不掉的責(zé)任。這就需要科研院所實(shí)施全過程管理模式，才能把管理落到實(shí)處，針對(duì)科研經(jīng)費(fèi)全過程管理出臺(tái)完整的管理內(nèi)控制度，制定管理目標(biāo)，逐步推行。通過介入模式，加大對(duì)科研部門的政策宣傳和貫徹，組織內(nèi)部培訓(xùn)，使科研人員了解到科研經(jīng)費(fèi)管理的重要性，提高科研人員的自覺性和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，將形式管理的弊端逐步消除。

（二）落實(shí)管理責(zé)任，強(qiáng)化管理執(zhí)行力

在科研經(jīng)費(fèi)全過程管理過程中涉及的預(yù)算管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、人力資源管理、科技管理等，都要明確責(zé)任，統(tǒng)籌管理，形成單獨(dú)的管理組合，轉(zhuǎn)化為科研經(jīng)費(fèi)生命周期中的預(yù)算編制管理、預(yù)算執(zhí)行管理、結(jié)題驗(yàn)收管理的管理環(huán)節(jié)中。再形成各個(gè)數(shù)據(jù)，由新設(shè)的經(jīng)費(fèi)管理部門統(tǒng)計(jì)匯總管理數(shù)據(jù)，再由領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)數(shù)據(jù)完成內(nèi)控制度的補(bǔ)充、管理流程的進(jìn)一步優(yōu)化設(shè)計(jì)。責(zé)任落到實(shí)處，經(jīng)費(fèi)在使用過程中就不容易發(fā)生突擊花錢、轉(zhuǎn)移經(jīng)費(fèi)、虛假合同、虛假事項(xiàng)、套取資金等嚴(yán)重的違法、違紀(jì)情況。

（三）完善績效考評(píng)體系和激勵(lì)制度

項(xiàng)目科研經(jīng)費(fèi)的全過程管理，完善了經(jīng)費(fèi)使用體系，提升了預(yù)算控制的有效性。成本效益分析、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行率、預(yù)算指標(biāo)的考評(píng)是科研績效考評(píng)體系的有力依據(jù)，有利于量化考評(píng)指標(biāo)、對(duì)科研院所的科研部門的機(jī)構(gòu)和個(gè)人、責(zé)任控制的部門和個(gè)人、都具有參考的作用。通過績效考評(píng)，制定行之有效的激勵(lì)機(jī)制，配合獎(jiǎng)懲措施，提升科研院所人員的積極性，對(duì)科研院所的發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)意義。

綜上所述，科研院所全面推行科研經(jīng)費(fèi)全過程管理勢(shì)在必行，這是提升科研院所科研與管理水平，深化科研制度改革的必經(jīng)之路。

二、總體思路和實(shí)施原則

（一）總體思路

科研經(jīng)費(fèi)全過程管理是一套完整的管理體系，近年來，各個(gè)科研院所都相繼提出了科研經(jīng)費(fèi)全過程管理體系建設(shè)的意見和構(gòu)想，但是一個(gè)成熟管理體系的建立，從構(gòu)建到健全要經(jīng)歷不斷創(chuàng)新、不斷實(shí)踐、不斷改革的復(fù)雜過程。

首先，建立科研經(jīng)費(fèi)全過程管理的機(jī)構(gòu)框架，包括制定預(yù)算管理組織；明確新設(shè)管理組織機(jī)構(gòu)的責(zé)任控制范圍和職能落實(shí)情況，整合人力資源，招聘及抽調(diào)相關(guān)職業(yè)背景的管理人員，明確分工，進(jìn)行職業(yè)技能的培訓(xùn)；明確原有責(zé)任控制部門的責(zé)任控制范圍，逐步適應(yīng)新增和縮減后的崗位職能。

其次，逐步建立科研經(jīng)費(fèi)全過程管理體系，健全體系內(nèi)部的管理流程、建立與新體系相適應(yīng)的過程管理制度，確立部門規(guī)章。匹配的財(cái)務(wù)核算體系，加大財(cái)務(wù)審核崗位的培訓(xùn)力度，建立收支標(biāo)準(zhǔn)體系。

最后，引入先進(jìn)的管理信息系統(tǒng)，創(chuàng)新新型科研經(jīng)費(fèi)全過程管理的溝通機(jī)制，確立長效發(fā)展、不斷更新的體系基礎(chǔ)，擬訂定期交流、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)計(jì)劃。

（二）實(shí)施原則

科研經(jīng)費(fèi)全過程管理的實(shí)施，應(yīng)按照以下的原則：（1）全面動(dòng)員、具體實(shí)施；（2）效率與質(zhì)量并重；（3）與國家經(jīng)費(fèi)政策保持一致性；（4）設(shè)定期限目標(biāo)、逐漸推行。

（三）實(shí)施科研經(jīng)費(fèi)全過程管理的職責(zé)分工

實(shí)施科研經(jīng)費(fèi)全過程管理需要對(duì)參與經(jīng)費(fèi)管理的組織機(jī)構(gòu)及個(gè)人的職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)的分工，確保責(zé)任落實(shí)到人、制度流程明確無爭議。

1.經(jīng)費(fèi)管理委員會(huì)的職責(zé)分工。（1）宣貫國家經(jīng)費(fèi)管理政策，把握經(jīng)費(fèi)管理動(dòng)向、制定本單位內(nèi)控制度；（2）組織全科研院所責(zé)任控制部門建立工作流程；（3）設(shè)定科研經(jīng)費(fèi)全過程管理的管理目標(biāo)，計(jì)劃節(jié)點(diǎn)；（4）審批預(yù)算、年度決算、中期決算、預(yù)算調(diào)整及決算；（5）完成重大事項(xiàng)呈報(bào)的審批與決策；（6）負(fù)責(zé)制定科研績效、管理績效的考評(píng)依據(jù)和激勵(lì)政策。

2.經(jīng)費(fèi)管理辦公室的職責(zé)分工。（1）負(fù)責(zé)將經(jīng)費(fèi)管理委員會(huì)的評(píng)估審議結(jié)果向各個(gè)責(zé)任控制部門及課題組下達(dá)；（2）負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)全過程管理的具體事務(wù)，與責(zé)任控制部門密切配合；（3）負(fù)責(zé)與課題組管理聯(lián)系人及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人建立溝通機(jī)制，完成信息交流與反饋；（4）負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)整理、分析，上報(bào)經(jīng)費(fèi)管理委員會(huì)作為政策制度建設(shè)依據(jù)。

3.科研部門的職責(zé)分工。科研部門要建立管理聯(lián)系人制度，設(shè)立管理聯(lián)系人及團(tuán)隊(duì)，督促管理聯(lián)系人或團(tuán)隊(duì)完成科研經(jīng)費(fèi)管理的相關(guān)培訓(xùn)，配合整個(gè)項(xiàng)目的科研經(jīng)費(fèi)全過程管理進(jìn)程的溝通與聯(lián)系，將重大信息反饋給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自動(dòng)在項(xiàng)目研制期內(nèi)成為經(jīng)費(fèi)管理委員會(huì)的成員，要履行其義務(wù)和責(zé)任，完成與經(jīng)費(fèi)管理委員會(huì)管理責(zé)任的對(duì)接。

三、科研院所科研經(jīng)費(fèi)全過程管理的實(shí)施與執(zhí)行

結(jié)合科研院所的特點(diǎn)，科研經(jīng)費(fèi)的全過程管理按照項(xiàng)目周期包括預(yù)算管理、預(yù)算執(zhí)行管理、結(jié)題驗(yàn)收管理。三個(gè)階段互為因果，每個(gè)階段管理監(jiān)督的效果都會(huì)直接影響下一個(gè)階段執(zhí)行的效果。預(yù)算由經(jīng)費(fèi)主管機(jī)構(gòu)批復(fù)后，將預(yù)算數(shù)據(jù)注入管理信息系統(tǒng)，完成科研院所科研經(jīng)費(fèi)全過程管理體系內(nèi)各機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)共享，為預(yù)算執(zhí)行管理做好準(zhǔn)備。預(yù)算執(zhí)行管理是科研院所經(jīng)費(fèi)管理團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行過程中的情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控，根據(jù)對(duì)預(yù)算執(zhí)行相關(guān)數(shù)據(jù)的分析與匯總，解決經(jīng)費(fèi)在運(yùn)行過程中存在的問題，提出解決方案，及時(shí)解決問題。通過加強(qiáng)科研院所內(nèi)部控制制度建設(shè)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)核算、實(shí)物資產(chǎn)管理、人員聘用管理等責(zé)任控制。嚴(yán)格進(jìn)行監(jiān)管，在預(yù)算執(zhí)行過程中有經(jīng)費(fèi)管理團(tuán)隊(duì)結(jié)合預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)進(jìn)行項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行偏差因果分析，將分析的結(jié)果與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)溝通，進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。

科研經(jīng)費(fèi)的結(jié)題驗(yàn)收階段反映了預(yù)算管理、預(yù)算管理的效果，是對(duì)管理是否實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的檢驗(yàn)。在結(jié)題驗(yàn)收階段，經(jīng)費(fèi)管理團(tuán)隊(duì)全面參與科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)驗(yàn)收的資料籌備、審計(jì)驗(yàn)收工作。

四、小結(jié)

科研院所作為科研經(jīng)費(fèi)爭取的重要載體，肩負(fù)著監(jiān)管科研經(jīng)費(fèi)使用的重要使命。科研院所科研經(jīng)費(fèi)的管理和使用也成為了全社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)。首先，對(duì)科研院所實(shí)施科研經(jīng)費(fèi)全過程管理的必要性進(jìn)行了闡述，全面剖析了科研院所實(shí)施科研經(jīng)費(fèi)全過程管理，才能落實(shí)管理職能，突破傳統(tǒng)管理模式下的形式管理，落實(shí)管理責(zé)任，強(qiáng)化管理的執(zhí)行力度，提高經(jīng)費(fèi)預(yù)算的合理性和可執(zhí)行性，提升管理的時(shí)效性，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)實(shí)施實(shí)時(shí)監(jiān)控，防范資金使用風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)維護(hù)來之不易的研究所學(xué)風(fēng)和科研人員形象。其次，明確了實(shí)施思路和實(shí)施原則，介紹了研究所實(shí)施科研經(jīng)費(fèi)全過程的職責(zé)分工，并詳細(xì)介紹了具體的實(shí)施過程和實(shí)施內(nèi)容，把項(xiàng)目管理應(yīng)用在研究所科研經(jīng)費(fèi)管理的每個(gè)過程中。項(xiàng)目管理對(duì)科研院所科研經(jīng)費(fèi)全過程管理的應(yīng)用具有很大的實(shí)際意義。