我國(guó)重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)、問(wèn)題及改進(jìn)策略研究

史 江 黃天麒／四川大學(xué)公共管理學(xué)院

重大科技基礎(chǔ)設(shè)施是為探索未知世界、發(fā)現(xiàn)自然規(guī)律、實(shí)現(xiàn)技術(shù)變革提供極限研究手段的大型復(fù)雜科學(xué)研究系統(tǒng)[1]，又稱“大科學(xué)工程”“大科學(xué)裝置”。重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案是重大科技基礎(chǔ)設(shè)施在規(guī)劃、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、研發(fā)、施工直至竣工交付等過(guò)程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、聲像、數(shù)碼、圖表等不同形式的信息記錄。

截至2019年，國(guó)家已批準(zhǔn)立項(xiàng)、在建、運(yùn)行的國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施共計(jì)50余項(xiàng)，其中依托中國(guó)科學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱“中科院”）組織立項(xiàng)、建設(shè)和運(yùn)行的設(shè)施約占總數(shù)的2/3[2]。筆者在中科院重大科技基礎(chǔ)設(shè)施共享服務(wù)平臺(tái)上選擇了500米口徑球面射電望遠(yuǎn)鏡（以下簡(jiǎn)稱“天眼”）、“上海光源”、中國(guó)散裂中子源（以下簡(jiǎn)稱“散裂中子源”）、“科學(xué)號(hào)”海洋科學(xué)綜合考察船（以下簡(jiǎn)稱“科學(xué)號(hào)”）等4個(gè)已建成的重大科技基礎(chǔ)設(shè)施作為案例進(jìn)行剖析，探討重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理工作中的特點(diǎn)及問(wèn)題，并提出改善建議。

1 重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理工作特點(diǎn)

1.1 檔案管理工作具有復(fù)雜性

重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中參建單位眾多，檔案內(nèi)容豐富多樣，檔案管理工作具有復(fù)雜性。一是檔案形成者的復(fù)雜性。如，“天眼”項(xiàng)目參建單位數(shù)以百計(jì)，不同單位移交檔案的形式各不相同[3]；“散裂中子源”項(xiàng)目建設(shè)中作出重大和重要貢獻(xiàn)的參建單位就有69家[4]；“科學(xué)號(hào)”項(xiàng)目參建單位近300家[5]。重大科技基礎(chǔ)設(shè)施參建單位眾多，導(dǎo)致檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)不一，協(xié)調(diào)的復(fù)雜度和難度較高。

二是檔案內(nèi)容的復(fù)雜性。首先是檔案數(shù)量龐大，如，“上海光源”立項(xiàng)和建設(shè)期間形成共計(jì)5000多卷工程檔案；“散裂中子源”建設(shè)期間共形成4366卷紙質(zhì)檔案。其次是檔案種類豐富，重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案涵蓋文書(shū)、科技、聲像、會(huì)計(jì)以及電子檔案等多種類型，如，“天眼”項(xiàng)目?jī)H聲像檔案就包括9大項(xiàng)、39小項(xiàng)[6]；“上海光源”這個(gè)單一項(xiàng)目形成的檔案就涵蓋了眾多門(mén)類，幾乎相當(dāng)于一個(gè)全宗[7]。龐大的檔案數(shù)量和豐富的檔案種類也加大了重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理工作的復(fù)雜性。

1.2 檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)較為健全

各重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)單位在重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理工作中堅(jiān)持制度、標(biāo)準(zhǔn)先行，以規(guī)范的制度、標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)檔案管理工作科學(xué)、有序進(jìn)行。如，中科院檔案館基于國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定了《中科院大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范》《中科院基本建設(shè)項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范》《中科院科研課題檔案建檔規(guī)范》《中科院科研儀器設(shè)備建檔規(guī)范》《中科院聲像檔案建檔規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理工作規(guī)范開(kāi)展。

此外，各重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中，也形成了更加細(xì)致的檔案管理工作制度。如，“天眼”制定了《FAST工程檔案管理辦法》《500米口徑球面射電望遠(yuǎn)鏡（FAST）檔案立卷作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》等管理制度[8]；“散裂中子源”制定了《散裂中子源國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理辦法》《CSNS自研設(shè)備歸檔材料歸檔示意圖》等規(guī)范性文件[9]；“上海光源”制定了《上海光源檔案歸檔范圍及保管期限表》《上海光源檔案歸檔流程》等文件[10]。

1.3 檔案管理隊(duì)伍專業(yè)能力較強(qiáng)

重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目具有極強(qiáng)的專業(yè)性，在研制過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各種測(cè)試實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)報(bào)告、觀測(cè)記錄等科技文件，蘊(yùn)含了該領(lǐng)域前沿的科學(xué)技術(shù)知識(shí)。一般檔案人員會(huì)因不懂這類科技文件的內(nèi)容，無(wú)法理解科技文件間的關(guān)系，導(dǎo)致開(kāi)展后續(xù)檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)偏差。為解決這一問(wèn)題，目前重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理工作要求建設(shè)單位、參建單位的檔案人員與科研、技術(shù)人員共同參與，由這三類專業(yè)人員共同組成的檔案工作隊(duì)伍可揚(yáng)長(zhǎng)避短、保證檔案管理工作的專業(yè)性。如，“天眼”要求工程技術(shù)人員全員參與檔案管理工作；“上海光源”檔案分類方案由檔案人員與工程技術(shù)人員、專家多次討論后最終確定[11]；“散裂中子源”要求檔案人員與科研人員共同參與制定“散裂中子源”研制檔案分類方案[12]；“科學(xué)號(hào)”由項(xiàng)目監(jiān)理和項(xiàng)目各系統(tǒng)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行技術(shù)把關(guān)和技術(shù)審查[13]。

同時(shí)，檔案管理隊(duì)伍也會(huì)接受專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。如，由中科院各研究院所組織立項(xiàng)和建設(shè)的重大科技基礎(chǔ)設(shè)施，其項(xiàng)目檔案管理工作通常會(huì)受中科院檔案館指導(dǎo)。中科院檔案館具有豐富的重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)，可為中科院各重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理隊(duì)伍提供檔案方面的專業(yè)指導(dǎo)與技術(shù)支持。

1.4 檔案管理實(shí)現(xiàn)全程管控

重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)周期長(zhǎng)、檔案管理情況復(fù)雜，為確保檔案管理工作質(zhì)量，各項(xiàng)目建設(shè)單位基本上都采取了全程控制的管理方式。

在合同訂立階段，建設(shè)單位即將檔案管理工作納入合同。如，“天眼”“科學(xué)號(hào)”在合同中都約定了檔案管理的條款，對(duì)歸檔范圍、質(zhì)量、時(shí)間及違約責(zé)任等都提出了明確要求[14][15]。在施工建設(shè)階段，建設(shè)單位全程跟蹤檔案形成質(zhì)量。一是要求參建單位做好預(yù)立卷工作，如“上海光源”由專職檔案人員檢查預(yù)立卷情況，收集并解決課題組的歸檔問(wèn)題[16]。二是依據(jù)建設(shè)進(jìn)度檢查預(yù)立卷質(zhì)量，如“散裂中子源”基于項(xiàng)目進(jìn)度，及時(shí)開(kāi)展歸檔的布置、檢查和推進(jìn)工作，使歸檔材料的質(zhì)量與完整度全程受控[17]。在竣工驗(yàn)收階段，通常會(huì)由中科院檔案館或國(guó)家檔案局組織檔案驗(yàn)收小組對(duì)項(xiàng)目檔案管理情況進(jìn)行專業(yè)檢查與驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，整個(gè)項(xiàng)目方能提請(qǐng)國(guó)家發(fā)改委組織國(guó)家驗(yàn)收。

2 重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案質(zhì)量參差不齊

在重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理工作中，因科技文件專業(yè)性強(qiáng)、參建單位管理水平參差不齊等，會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目檔案質(zhì)量參差不齊的情況。

部分檔案分類方案存在瑕疵。一是分類方案無(wú)法涵蓋所有檔案，如，“天眼”項(xiàng)目檔案分類表的一級(jí)類目“綜合管理類”包括“項(xiàng)目研制階段文件”“自查及預(yù)驗(yàn)收階段”“竣工驗(yàn)收階段”等二級(jí)類目，但是沒(méi)有“立項(xiàng)審批階段文件”類目；二是同級(jí)類目之間有交叉重疊情況，如，“科學(xué)號(hào)”項(xiàng)目檔案分類表的一級(jí)類目“聲像檔案”包括“照片”“視頻”“光盤(pán)”三大類，事實(shí)上“光盤(pán)”可作為“照片”類和“視頻”類檔案的存儲(chǔ)載體。

部分案卷裝訂與裝具存在質(zhì)量問(wèn)題。如，“科學(xué)號(hào)”的部分案卷，其裝訂方式不符合《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》的要求；“天眼”“散裂中子源”的部分案卷存在使用材質(zhì)、規(guī)格、樣式不一的文件盒、檔案盒，或者未裝盒等情況。

2.2 電子檔案的特性被忽視

在重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理工作普遍實(shí)行雙套制的背景之下，電子檔案通常被視作紙質(zhì)檔案的“電子版本”，其特性常被忽視。

一是電子檔案的原始記錄性被忽視。“天眼”強(qiáng)調(diào)“所有歸檔材料均需原件，不能用簽名章、電子簽名代替手簽字”[18]。該做法否認(rèn)了電子檔案的原始記錄性，與新修訂《檔案法》中的相關(guān)要求不符。

二是電子檔案自身的成套性被忽視。如，“科學(xué)號(hào)”認(rèn)為電子檔案的歸檔范圍要與紙質(zhì)檔案相同[19]。事實(shí)上，雖然確定電子檔案歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)檔案歸檔范圍，但二者并不一定需要保持完全一致。此外，在重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中，必然會(huì)形成很多僅以電子形式存在的電子文件，這類電子文件之間存在固有聯(lián)系與成套性，不僅無(wú)法以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，而且其讀寫(xiě)還依賴于特定的軟件環(huán)境。若使用與紙質(zhì)檔案相同的歸檔范圍，必然會(huì)遺漏許多有保存價(jià)值的電子文件，影響重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案的成套性和完整性。

三是電子檔案的可讀可用性被忽視。“科學(xué)號(hào)”強(qiáng)調(diào)“要確保歸檔電子文件為原始‘版本’和最終‘版本’”[20]，即確保歸檔電子文件歸檔前不被篡改，歸檔后不可修改。這一做法雖然在一定程度上確保了電子檔案的真實(shí)性，但若嚴(yán)格按此執(zhí)行，可能導(dǎo)致部分電子檔案的可讀可用性面臨威脅。部分科技電子檔案格式復(fù)雜，專用軟件更新?lián)Q代頻繁，若不對(duì)這類電子檔案開(kāi)展格式轉(zhuǎn)換工作、不對(duì)歸檔的專用軟件進(jìn)行升級(jí)，可能會(huì)導(dǎo)致這類電子檔案未來(lái)面臨不可讀、不可用的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 檔案價(jià)值有待挖掘

重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案蘊(yùn)含最新的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，其檔案管理工作保密性要求較高，存在重收集和保管、輕開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)象。

在檔案提供利用方面，以中科院近代物理研究所的重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案利用工作為例[21]，一是利用率較低，2015—2019年，所藏重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案年均利用僅有32人次、126卷次。二是利用者和利用目的單一，利用者多為檔案的形成者，利用檔案主要為重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)服務(wù)。三是利用方式單一，基本停留在傳統(tǒng)的原件查詢借閱或復(fù)制件獲取上，沒(méi)有采用信息技術(shù)深度挖掘檔案價(jià)值，也沒(méi)有為開(kāi)展相關(guān)工作提供主動(dòng)的檔案服務(wù)。

在檔案開(kāi)發(fā)成果方面，分析“上海光源”“散裂中子源”“科學(xué)號(hào)”三個(gè)項(xiàng)目的檔案開(kāi)發(fā)成果，可以發(fā)現(xiàn)這些項(xiàng)目檔案開(kāi)發(fā)的方式主要是利用聲像檔案制作檔案微視頻，如《大科學(xué)裝置的故事——上海光源發(fā)展歷程》《陳和生：大國(guó)重器背后的筑夢(mèng)者》《“科學(xué)”密碼——海洋科學(xué)綜合考察船建造檔案》等，這些開(kāi)發(fā)成果多是為了完成檔案宣傳任務(wù)，開(kāi)發(fā)層次低、內(nèi)容簡(jiǎn)單、宣傳力度不大、受眾面窄。

3 重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理工作改進(jìn)策略

3.1 進(jìn)一步加強(qiáng)收集整理質(zhì)量管控

首先，應(yīng)結(jié)合《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》和《質(zhì)量管理體系要求》，構(gòu)建重大科技基礎(chǔ)設(shè)施歸檔質(zhì)量管理體系。基于PDCA循環(huán)理論，重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量管理體系包括歸檔質(zhì)量計(jì)劃、歸檔質(zhì)量計(jì)劃實(shí)施、歸檔質(zhì)量檢查、歸檔結(jié)果處理等四個(gè)螺旋式上升的階段，每完成一次循環(huán)，歸檔質(zhì)量都得到一次提高。

其次，隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，在檔案收集整理過(guò)程中采取新技術(shù)，能極大提高重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理工作質(zhì)效。一是可采用新技術(shù)收集某些僅以電子形式存在的檔案，如口述檔案、聲像檔案等。以訊飛檔案機(jī)為例，該設(shè)備能通過(guò)機(jī)器學(xué)習(xí)掌握檔案專業(yè)詞匯和檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，借助語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)和檔案行業(yè)專用AI引擎，實(shí)現(xiàn)重大活動(dòng)全程記錄收集、建檔與管理。訊飛檔案機(jī)上相關(guān)技術(shù)在重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目中的應(yīng)用，可便捷實(shí)現(xiàn)對(duì)建設(shè)重大節(jié)點(diǎn)的記錄與收集，更準(zhǔn)確地呈現(xiàn)建設(shè)歷史。二是可采用自然語(yǔ)言處理、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、深度學(xué)習(xí)等技術(shù)，根據(jù)檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)分類。如澳大利亞新南威爾士州檔案館2017年將機(jī)器學(xué)習(xí)軟件應(yīng)用于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集分類，結(jié)果表明該技術(shù)能夠協(xié)助分類和處理未分類的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)[22]。此類技術(shù)尤其適合重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案按專業(yè)、按子項(xiàng)、按建設(shè)階段分類的特點(diǎn)。

3.2 滿足電子檔案長(zhǎng)期保存的要求

在建設(shè)過(guò)程中，電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，科技電子檔案不同于管理類電子檔案，生成的軟件環(huán)境各不相同，格式復(fù)雜多樣，不能基于對(duì)雙套制的簡(jiǎn)單理解來(lái)保存科技電子檔案，而應(yīng)著重考慮滿足電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性要求。

一是保存原始格式文件，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。《產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》已于2021年10月實(shí)施，該規(guī)范對(duì)此作了詳細(xì)的規(guī)定，要求“產(chǎn)品的二維圖樣、三維模型文件在以符合規(guī)定的格式歸檔的同時(shí)歸檔原始格式文件”[23]。后續(xù)的重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案工作中，應(yīng)參照?qǐng)?zhí)行該規(guī)范。

二是科技電子檔案的專用軟件更新?lián)Q代頻繁，應(yīng)將格式復(fù)雜的電子檔案轉(zhuǎn)化為版式文件格式或中性格式保存，確保電子檔案的安全性與可用性。如“LOTAR（長(zhǎng)期保存和檢索國(guó)際項(xiàng)目組）”項(xiàng)目旨在滿足產(chǎn)品及技術(shù)數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存和利用要求。該項(xiàng)目已創(chuàng)建和部署EN/NAS 9300系列標(biāo)準(zhǔn)，用于數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存和檢索，規(guī)定了具體的格式轉(zhuǎn)化要求。空客公司在A350項(xiàng)目產(chǎn)品設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)歸檔時(shí)，就應(yīng)用了EN/NAS 9300系列標(biāo)準(zhǔn)，將產(chǎn)品設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為STEP AP 242 ed2格式保存[24]。同時(shí)，也應(yīng)確認(rèn)格式轉(zhuǎn)換前后內(nèi)容的一致性。

3.3 充分挖掘檔案的科研價(jià)值和科普價(jià)值

重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)為對(duì)科研人員與科研單位的科研價(jià)值，以及對(duì)社會(huì)公眾的科普價(jià)值。

以知識(shí)管理為目標(biāo)推動(dòng)檔案利用。一是在重大科技基礎(chǔ)設(shè)施研制、建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)科研、技術(shù)人員的個(gè)人知識(shí)管理，將個(gè)人知識(shí)以檔案形式固化為可用的知識(shí)資源。二是應(yīng)推動(dòng)建設(shè)單位內(nèi)部知識(shí)共享，將重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案納入單位內(nèi)部知識(shí)管理體系，挖掘重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案內(nèi)含知識(shí)，實(shí)現(xiàn)重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案知識(shí)資源在單位內(nèi)部共享。三是將重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案納入機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)聯(lián)盟（如中科院機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)）共享范疇，實(shí)現(xiàn)其內(nèi)含的可開(kāi)放知識(shí)在科研單位間的廣泛共享與利用。

以科普功能為導(dǎo)向推動(dòng)檔案開(kāi)發(fā)。一是挖掘重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案中可開(kāi)發(fā)的科普信息，如規(guī)格參數(shù)、名人事跡、音視頻、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)記錄等。中科院國(guó)家天文臺(tái)挖掘重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案中的名人事跡，制作了檔案微視頻《南仁東：一眼萬(wàn)年》。二是重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案開(kāi)發(fā)要反映真實(shí)的研制和建設(shè)歷史，如臺(tái)灣大學(xué)物理文物廳除了展示過(guò)去核物理實(shí)驗(yàn)室使用過(guò)的各類硬件、儀器之外，還展示了相關(guān)科學(xué)家的人事任命文件、手稿等，再現(xiàn)了亞洲首臺(tái)粒子加速器建設(shè)及重建的歷史[25]。三是創(chuàng)新重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案開(kāi)發(fā)形式，如以虛擬現(xiàn)實(shí)（VR）技術(shù)和全息投影技術(shù)呈現(xiàn)重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案開(kāi)發(fā)成果，同時(shí)結(jié)合人工智能技術(shù)，使開(kāi)發(fā)成果更具表現(xiàn)力和感染力。