檔案管理中二維碼技術應用及風險管控研究

劉社文/安徽農業大學檔案館

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業。經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案[1]。隨著經濟社會的發展，我們正在步入一個全新的時代，以人工智能、物聯網、云計算以及5G等技術為代表的新一代信息技術引領的產業變革愈演愈烈，正在不斷改變著這個世界的連接方式，也使檔案工作的內外部環境發生了深刻變化。其中，信息化成為檔案工作未來的重點發展方向。早在2003年5月，時任浙江省委書記習近平同志到浙江省檔案局（館）考察，強調“要提高檔案信息化水平, 運用現代化技術做好檔案管理工作”[2]。2021年1月1日正式實施的新修訂《檔案法》新增“檔案信息化建設”專章[3]，標志著信息化建設已上升為法律原則。信息化戰略部署以及現代信息技術的快速發展不僅為檔案工作帶來了發展機遇，其催生出的新的檔案記錄形式和管理方式，以及檔案利用場景的碎片化和泛在化，同樣對檔案工作形成了巨大挑戰。二維碼作為一種全新的信息存儲、傳遞和識別技術，系統化的應用有助于推動檔案工作從傳統的載體管理向數字管理轉型升級，也是新時代環境下檔案信息化建設的一把“利器”。它在推動線上與線下融合發展、加強供需鏈接以及促進檔案高效管理和有效利用等方面，展現了巨大的應用潛力。

二維碼技術誕生于20世紀末，伴隨著互聯網的繁榮和便攜式智能終端的普及而廣泛應用到信息傳遞、產品溯源、移動支付、身份識別、定位導航、電子憑證、內容推送等我們耳熟能詳的行業和領域[4]。在日常的生活、學習與工作中，越來越多的人習慣于通過“掃一掃”的方式來獲取信息。在檔案工作中，二維碼技術在文件歸檔、檔案檢索和庫房管理等方面得到了初步應用，取得了一定成效。相關人員利用智能設備中的二維碼識別程序對相應的二維碼進行識讀，即可登錄檔案網站瀏覽和借閱檔案，甚至還可以評論?？梢姡S碼不僅縮短了利用者與檔案之間的距離，而且大大增加了互動性、趣味性和可擴展性[5]。實踐興起的同時，相關理論研究也逐漸受到國內外學者的重視。K. Doughty認為，二維碼等非文本界面的興起與應用有助于更好地向利用者展示藏品的信息與內容[6]。A. Haworth等從可訪問性的角度指出，二維碼的一個突出優勢是不會因按錯鍵而出錯，可以快速而準確地實現利用者與藏品的對接[7]。P. Williams 等學者的研究從側面揭示了二維碼在降低藏品利用者信息檢索知識與技能要求方面的作用[8]。國內方面，張倩關注了二維碼在檔案信息智能檢索中的作用，并提出了相應的策略和方法[9]。姜春芳探索了二維碼在水文檔案管理中的應用[10]。蔣術就檔案管理實際對條形碼、二維碼和RFID技術指標進行了比較，提出條形碼、二維碼和RFID在檔案管理中的應用策略和建議[11]。程春雨分析了二維碼在檔案機讀目錄信息異質備份方面的價值，并闡述了二維碼碼制選擇和檔案機讀目錄二維碼轉換[12]。以上研究認可了二維碼在檔案管理工作中的應用價值，也為二維碼在檔案管理中的應用提供了有益參考，但這些研究多僅限于某一類專門檔案，或是檔案管理中的某一個環節，沒有全面地、分門別類地厘清二維碼技術在整個檔案管理流程中的應用，在檔案管理不同環節中二維碼碼制選擇上也缺乏專門的、系統的研究，對檔案管理中二維碼運用可能帶來的風險更是缺乏足夠關注。基于此，筆者在吸收前人研究成果基礎上，深入檔案管理工作的整個流程，全面且系統地解析不同情境下二維碼應用的選擇及風險避控，希望為二維碼在檔案管理應用方面的理論研究與實踐創新補充知識增量。

1 二維碼的技術解讀與特點闡釋

1.1 二維碼的結構與原理

二維碼在國外通常被稱為Quick Response Code（簡稱QR Code），由豐田子公司Denso Wave于1994年在日本發明，最初應用于汽車零部件的跟蹤和在制造過程中的快速掃描[13]。2000年6月，二維碼被批準為ISO國際標準（ISO/IEC18004）[14]。傳統上，二維碼是在一定的矩形區域范圍內，沿著平面二維方向用黑白相間的圖案表示信息的幾何圖形。一個二維碼符號由功能圖形和編碼區域兩個部分組成，功能圖形主要起到定位和定義版本信息、格式信息等作用，而編碼區域負責存儲數據編碼信息。所有功能圖形區域都被空白區域包圍用于與編碼區域區分。除此之外，二維碼的外圍還留有一圈空白區，主要是為了便于識別而存在。二維碼能夠滿足更大存儲容量和更好可讀性的需求，原因在于它同時包含垂直和水平方面的數據，而且三角位置方向模式又可實現任意方向的讀取，大幅提升了便利性[15]。

1.2 二維碼的特色與優勢

二維碼的特殊結構決定了其相對一維碼而言具有更多的優勢和應用價值。與一維碼相比，二維碼具有信息存儲量大、信息存儲內容更加多樣化、保密性和防偽性更高、糾錯容錯能力更強、識別率和穩定性更好等特點，能夠更好地與智能手機移動終端相結合，有利于形成更好的互動性和體驗感。正是這些優勢賦予了二維碼更容易將個體鏈接到信息源的能力，也使其成為移動環境下檔案管理和利用的理想工具。

1.3 二維碼的類型與差異

目前，在二維碼符號表示技術方面已經研制出多種碼制，類型多達幾十種。最常用的二維碼有QR碼、Data Matrix碼和PDF417碼，其次是Maxi Code碼、Code16K碼和Code49碼。它們的外觀樣式略有不同，但這些二維碼的密度都比傳統的一維碼有了較大提高。技術屬性方面的不同又進一步決定了不同類型二維碼在性能方面也存在著較大的差異。因此，要確保二維碼的應用效果，必須深度結合檔案管理工作的具體情境，有針對性地對二維碼進行選擇。

2 檔案管理不同情境下二維碼的應用選擇

作為一種新的技術手段，二維碼技術在存儲、檢索、糾錯、保密、宣傳等方面展現出的優勢，有利于推動數字檔案館智能化建設，拓展數字檔案館檔案管理和利用方式，提高數字檔案館的服務能力和水平。其最重要的應用價值是在不影響原有檔案和檔案管理的前提下，無縫嵌入紙質檔案和電子檔案管理中，有效將紙質檔案和電子檔案收、管、用融為一體。這既符合“互聯網+”時代下檔案管理的新要求，也是新時期檔案管理技術創新的舉措[16][17]。系統來看，二維碼技術在檔案管理中的應用具體體現在物與物的鏈接、人與人的鏈接以及云到端的鏈接3個不同的情境中。

2.1 物與物的鏈接

2.1.1 檔案實體之間的鏈接

二維碼不僅能夠存儲檔案來源、檔號、內容描述、形式特征、電子屬性、數字化屬性、存放位置等實體檔案的元數據信息，還可以將檔案在收集、整理、上架和日常管理過程中的其他信息一并存儲于其中。因此，從實體空間來看，首先，二維碼可以將不同立卷部門生成的同一主題檔案通過檔號有效地鏈接在一起，便于系統查詢利用。其次，二維碼可以鏈接實體檔案和檔案柜、密集架等信息，實現實體檔案定位管理。最后，實體檔案上的二維碼可以存儲檔案日常保管信息，實現實體檔案與檔案設備之間的鏈接。

2.1.2 實體檔案和電子檔案之間的鏈接

二維碼作為一種現代管理方式，通過實體檔案和電子檔案之間的鏈接，能夠降低雙套制管理的復雜度。隨著互聯網技術的發展，檔案界對電子檔案單套制管理模式進行了有益探索，有些檔案部門已經開始嘗試對原生電子文件采用單套制的管理模式。這也是未來檔案管理的一種趨勢。然而由于我國檔案信息化建設水平參差不齊和檔案管理方式存在差異，今后很長一段時間內我國仍將采取實體檔案（如紙質和其他載體）和電子檔案雙套制的管理模式。這就要求檔案管理者在整理實體檔案的同時，還要管理相應的電子檔案，并為二者建立一定的聯系，使之一一對應。這將會大幅增加檔案部門的工作量和工作難度。二維碼技術因其便捷的特性，能夠為每份電子檔案實時生成唯一的二維碼。檔案工作者將二維碼直接打印或者粘貼在實體檔案上即可有效解決電子檔案和紙質檔案相對應的問題。因此，這種做法可以切實減輕檔案整理的工作量，有效降低與日俱增的檔案數量給檔案部門帶來的工作壓力。

2.1.3 物與物鏈接中二維碼的選擇

第一，實體檔案上二維碼的選擇。二維碼應用于傳統載體檔案管理，是將二維碼直接打印或粘貼在傳統載體檔案上，通過掃描二維碼來了解該卷（件）檔案的主要信息，起到方便檢索、便于管理的作用。眾所周知，傳統的檔案管理軟件在著錄項目字節設置上，都有一定的局限，不能滿足管理者對檔案內容進行盡可能全面描述。如教學檔案中的成績往往是按照一個班級或者一個專業進行裝訂整理的，傳統檔案管理軟件無法完全揭示所有學生姓名等信息；文書檔案中人員任免文件，在涉及很多人時，傳統著錄很難錄全。這或多或少會給檔案查詢利用工作帶來障礙。這種場景下二維碼的選擇要考慮以下幾個因素：首先，存儲容量要求高，能反映檔案內容摘要和目錄等信息，尤其是字符型信息。其次，為確保利用過程中的便利性，所采用的二維碼能夠被專用設備和手機支持。最后，存在多次借出的情況，二維碼有可能在借閱過程中變得模糊、發生污損，所以對糾錯能力有一定要求。對比各種二維碼的屬性，發現QR碼最為合適。

第二，檔案裝具上二維碼的選擇。二維碼主要應用于檔案資料的統計及反映盒內檔案目錄和齊全完整情況。通過與檔案管理系統中信息的有效鏈接，檔案管理人員掃描檔案盒上的二維碼就能清楚地知道盒內的檔案目錄是否齊全、是否有借出未還的情況。這種應用場景下，二維碼張貼的位置是在檔案盒背脊上。二維碼的選擇要考慮以下因素：一是受到檔案盒空間大小的限制，二維碼應盡可能做到小巧、美觀，不能太大。二是二維碼里面存儲的信息一般是該檔案盒里各案卷（件）的目錄、檔號和相關借閱變動信息，存儲容量不需要太大。三是涉及檔案統計工作，工作量比較大，對識別速度要求比較高。四是這些檔案裝具長期保存在檔案庫房的檔案柜中，一般不會有污損的情況，所以糾錯能力要求不高。對比各種二維碼的屬性，發現DataMatrix碼最為合適。

2.2 人與人的鏈接

2.2.1 檔案形成者與檔案管理者間的鏈接

從檔案的定義中可以看出，檔案形成于國家機構、社會組織和個人的社會實踐活動，國家機構、社會組織和個人是檔案的形成者。檔案形成者歸檔工作的好壞直接影響檔案和檔案工作的質量。檔案管理者在做好日常指導工作、加強前端控制的同時，還可以利用微信公眾號做好主動業務指導工作。檔案形成者通過掃描二維碼信息進入公眾號就能查詢檔案收集、分類、組卷、編號等相關規章制度，通過微視頻能了解檔案實操相關信息，通過網絡答疑解惑實現檔案形成者和管理者之間的互動，從而把指導人員從疲于應付大量的重復性指導和電話答疑中解放出來，既節省了時間和費用，又使指導人員有更多的精力思考解決個性和典型性問題，拓寬了提供優質業務指導服務的空間[18]。

2.2.2 檔案管理者與檔案利用者間的鏈接

檔案管理人員經過收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、編研等工作環節對檔案進行科學管理，為檔案的利用奠定良好的基礎。利用者利用檔案是檔案應用于實踐，反過來指導社會實踐的過程。檔案管理者通過二維碼鏈接，向利用者推送館藏、檔案編研、展覽、利用注意事項等信息，做到有的放矢，避免利用者盲目查詢。此外，檔案管理者還可以根據二維碼收集的利用者利用檔案信息的行為特征、習慣、興趣、角色等信息[19]，利用大數據技術分析不同人群的檔案利用需求，為利用者提供更加精準的信息，實現精細化、人性化、個性化的智能推送服務[20]。

2.2.3 人與人鏈接間二維碼的選擇

這種情境下二維碼的選擇要考慮以下幾個因素：首先，作為人與人之間鏈接的有效手段，其內容應該比較豐富，對存儲容量要求高，尤其是字符型信息。其次，為方便溝通交流，所采用的二維碼能夠被專用設備和手機支持。對比各種二維碼的屬性，發現QR碼最為合適。

2.3 云到端的鏈接

2.3.1 檔案服務的線上與線下融合

二維碼作為一種新技術手段，是連接線上線下檔案利用的重要橋梁和紐帶。提供檔案利用服務是體現檔案價值的重要方式?，F今很多檔案部門都已同步開展了線下檔案實體服務和線上檔案虛擬服務。在實行檔案線上和線下服務時，也存在一些問題。檔案線上服務往往缺乏相應的線下服務作支撐，造成線上服務的能力和提供的信息十分有限；同時，線下信息無法及時反映在線上，使得線上線下相互脫節、整體服務水平不高，無法合力提升檔案服務水平，以至于線上服務流于形式、形同虛設[21]。

在檔案的O2O的服務過程中，二維碼技術能將線上的網絡服務和線下的實體服務相結合，實現線上線下服務的一體化。利用二維碼技術為每個檔案線上服務（如預約查詢、業務辦理、信息推送等）即時生成二維碼，利用者在業務辦理過程中和辦理完畢后，通過掃碼即可知曉業務辦理動態和取回利用結果。同時，在檔案展覽過程中，由于展覽場地、參觀時間等因素的制約，利用二維碼技術為每件展品制作二維碼，利用者通過掃碼即可詳細的了解展品信息。由此可見，二維碼技術消除了線上服務和線下服務的界限，讓它們不再具有獨立性，而是作為整體服務的一部分，共同完成整個服務[22]。

2.3.2 檔案的宣傳推廣

二維碼作為一種宣傳方式，是擴大檔案影響力、提高全民檔案意識的重要載體。檔案宣傳是檔案工作的重要組成部分。開展檔案宣傳工作有助于傳播檔案知識和文化，是增強社會檔案意識的重要途徑。在信息社會，隨著新媒體和自媒體的出現，信息傳播的方式與傳統媒體相比發生了很大改變，人們獲取信息的渠道越來越多、速度越來越快。二維碼作為人們日常生活中獲取信息的常見方式，將其應用于檔案宣傳中，不僅能夠讓人們方便、快捷利用檔案，而且能夠極大地豐富檔案宣傳形式，提高檔案宣傳的吸引力，拉近檔案與人民群眾的距離，實現民眾與檔案工作的互動，有利于消除檔案工作者與檔案利用者之間信息不對稱的問題[23]。二維碼可以將微博、微信、微視頻、App等各種新媒體和移動終端聯系在一起，打破檔案傳統宣傳方式的束縛，將檔案宣傳推向“紙媒+PC端+移動端”模式，從而提升檔案宣傳服務能力，提高檔案宣傳效率，真正實現檔案“收集—整理—分析—利用—展示”各個環節有機、緊密的聯系[24]。

2.3.3 檔案的檢索利用

檔案檢索是實體檔案線上利用的重要環節，檢索工具的好壞直接影響檔案利用的效果。二維碼作為一種信息展示的重要方法，能夠有效解決查全率和查準率。目前，檔案檢索一直存在著著錄標引簡單、檢索語言專業性較強、檢索工具智能化程度較低、信息之間關聯度不高等問題，檔案檢索的查全率和查準率不高。而體現檔案價值的一個重要方面就是公眾能否快速、便捷、準確地找到自己所需的檔案信息資源。二維碼特有的“一物一碼”功能，能夠為任意一份檔案生成自己獨有的二維碼?？赏ㄟ^二維碼鏈接將相關信息聯合在一起傳播，服務利用者。檔案利用者只需直接掃描二維碼，就能快速定位并顯示對應的檔案內容，避免檔案檢索過程中出現的各種困難或問題[25]。

2.3.4 云到端鏈接中二維碼的選擇

第一，檔案線上利用服務二維碼的選擇。檔案線上服務是在網絡環境下所開展的檔案服務工作，如預約查檔、在線查詢、問卷調查等，整個過程一般都是全程電子化辦理。以預約查檔為例，利用者在線填寫預約信息，生成預約二維碼。在預約時間之前，檔案管理人員根據這些信息完成檔案查找、復制等工作。利用者來檔案部門時，只需在現場拿出手機或其他移動終端出具電子二維碼給檔案工作人員掃描識別，即可取走相應的檔案證明材料。在這個場景下，二維碼的選擇要考慮以下因素：一是這種二維碼是電子二維碼，一般不會發生畸變或受到惡意篡改，所以對二維碼的可靠性和糾錯能力要求不高。二是利用者希望盡快取走自己所需的檔案資料，這對掃碼識別速度和設備的通用性、經濟性有較高要求，所以會選擇掃碼速度較快、具有較好設備通用性和經濟性的二維碼。比較發現，選擇QR碼最為合適。

第二，檔案線下利用服務二維碼的選擇。在檔案利用過程中生成的二維碼，一方面包含了利用人姓名、單位、聯系方式等信息，另一方面也包含了被利用檔案材料的內容信息，如題名、檔號、密級。不管是利用人信息，還是檔案材料信息，都具有一定的隱私性。因此，在選擇二維碼的時候，檔案部門希望該二維碼只能被專用設備所讀取。檔案利用服務承載的信息容量不是很大，所以在選擇二維碼時，對其存儲容量要求不高。此外，線下利用服務過程中，二維碼需要隨借閱單打印出來，并需要進行整理歸檔，這就要求該二維碼具有一定的抗畸變和糾錯能力[26]。比較發現，選擇PDF417碼最為合適。

除此之外，二維碼技術還具有其他應用價值，如二維碼的制作過程簡單、打印成本低，可以低成本地應用到檔案信息化業務工作中，具有較好的經濟價值；二維碼技術所具有的信息隱藏功能，可以將檔案中的敏感信息進行加密，防止檔案泄密，起到保護信息安全的作用；利用二維碼存儲容量較大的優勢，將檔案信息集成到二維碼中，通過掃碼獲取檔案信息，可以達到保護檔案原件的目的。

3 二維碼在檔案管理工作中的風險避控

技術就像一把雙刃劍，二維碼也同樣如此，它的應用給檔案管理帶來便利的同時，也產生了諸多風險。缺乏檔案二維碼標準設計、檔案信息單向交互中存在被不法分子劫持或植入病毒和垃圾廣告的風險、二維碼設置過多過濫等問題，正成為二維碼在檔案管理工作中應用和普及的絆腳石。因此，防范二維碼在檔案管理工作中的風險是十分必要的。

3.1 頂層設計，制定檔案管理工作二維碼應用標準

為了對二維碼的使用進行規范管理，國內多個行業分別制定了相關的應用標準。1997年12月，我國頒布實施了第一個條形碼標準《四一七條碼》；2006年5月，信息產業部發布了《二維碼網格矩陣碼（GM）》；2015年，中國電子商會與中國質量認證中心發布了《二維碼規范應用評價體系》；2017年7月，國家標準化管理委員會頒布了《商品二維碼》；2017年12月，中國人民銀行頒布了《條碼支付業務規范（試行）》。

截至目前，檔案行業還沒有出臺類似的標準。國家檔案主管部門可以根據實際需要，加強頂層設計，制定檔案管理工作中二維碼應用標準。一是二維碼的選用標準，即不同場景下二維碼的選擇。前面已有詳細敘述，此處不再贅述。二是二維碼中數據元編制標準和格式要逐一明確，對需要加密數據元的加密方式和策略的選擇，要有明確規定。三是二維碼的發布機制要標準化。將二維碼標準植入檔案信息管理體系，確定相應的軟件標準、硬件標準和印刷標準，合理設計相應的管理系統[27]。

3.2 源頭奠基，完善二維碼信息安全管理制度

做好微觀監控，完善二維碼信息安全管理制度，確保二維碼技術在檔案管理工作中正常運行。第一，要制定檔案網絡信息的安全管理辦法，做到流程化管理。二維碼信息的產生、運維、更新、服務等都要有明確的應急處置預案，以防信息鏈接指向被黑客惡意篡改、檔案信息內容未經授權被修改等情況的發生。第二，做好存儲云空間的安全性，相應的信息做到定時備份。第三，實行專人管理檔案二維碼信息，并明確其相應的職責。上傳和修改二維碼信息只能由專人或者被授權的人來完成，杜絕人人皆可參與的現象發生。對條件允許的檔案管理部門來說，還可以設置專門的信息管理部門，做好檔案二維碼信息的管理工作。

3.3 精準發力，分類管理二維碼鏈接

二維碼的選擇要因地制宜，種類不宜過多，內容信息要能便于檔案管理工作的開展，而不能流于形式。第一類是QR碼，主要應用在檔案實體和檔案線上利用服務，其包含的內容信息要盡量豐富，檔案內容摘要等信息編制要嚴格按照相關標準執行，不能簡單復制檔案管理系統里面的著錄信息；檔案線上服務利用者信息和所需檔案信息描述盡可能詳實，為以后大數據分析檔案利用情況做鋪墊。在日常工作中，檔案管理部門要明確此類信息的著錄責任和計錯規則。由于涉及對外利用，在信息單向傳送中有一定風險，所以需要對隱私信息進行適當加密處理。第二類是DataMatrix碼和PDF417碼。從用途上來說，它們是檔案管理部門內部使用的二維碼，可以作為檔案管理內部資料來進行質量管控，不需要進行特別的加密處理。

3.4 引導賦能，提高信息安全防范意識

在檔案管理中，二維碼技術給檔案管理者和利用者帶來便利的同時，也需要管理者和利用者提升安全防范意識。對于檔案管理者來說，要加大宣傳教育，做好信息安全的普及工作，使風險意識深入人心。在對外利用中，明確責任歸屬，不能隨意泄露檔案內容信息和利用者個人隱私。要注重對利用者安全意識的培育，如在二維碼旁邊放置警示標語及正確的示例圖。對利用者來說，要遵循檔案管理部門安全管理規定，做到只讀取安全可靠渠道的二維碼；在安全設備上，下載安裝官方應用軟件，加強讀取設備本身的安全性。

4 結語

在瞬息萬變的社會發展潮流中，新生事物對舊事物的揚棄并沒有放緩，反而加快了步伐。當條形碼在檔案工作中尚未完全普及的時候，二維碼已經乘著“互聯網+”的東風盛裝走來。它以信息容量大、編碼范圍廣、糾錯能力強等特性和得天獨厚的環境條件，正試圖在這個移動互聯網日趨盛行的時代再次吹響檔案工作轉型創新的號角。雖然二維碼的使用漸趨廣泛，但與西方一些發達國家相比，二維碼在我國檔案工作中的應用還遠遠不夠。盡管也有一些學者可能并不看好，但隨著國內物聯網、移動通信等技術的不斷發展，相信更多、更完善的二維碼技術應用方案將在檔案工作中被開發出來。再結合良好的管理和服務模式，二維碼將會成為移動互聯環境下連接現實與虛擬、檔案與利用者以及檔案與管理者最得力的工具之一。要高質量實現這一目標，技術開發固然重要，理論研究也責無旁貸。在既有研究成果基礎上，本文結合新時代環境下檔案工作的特征，從物與物的鏈接、人與人的鏈接、云到端的鏈接等角度系統而深入地分析了二維碼在檔案工作不同場景中的選擇與應用，并針對應用過程中存在的風險，從標準制定、制度建設、分類管理和防范意識四個方面提出了相應的對策，希望能夠為加快推動檔案信息建設、促進檔案工作提質增效出謀劃策。此外，本研究也存在一些不足之處。由于二維碼在檔案工作中的應用仍處于不斷探索階段，尚未實現普及和推廣，再加上疫情的制約，筆者難以對二維碼在實際應用過程中可能面臨的阻滯、檔案利用者對二維碼的需求類型與態度等充分展開實地調研，這也是未來研究的重點，后續筆者將繼續對這些問題進行專門探索。