以智能增效能——“檔案資源建設”應用場景介紹

浙江省檔案館

2021年以來，按照檔案數(shù)字化改革的要求與部署，省檔案館緊緊抓住省檔案數(shù)據(jù)共享中心建設契機，高標準謀劃、高質量推進，組織構建了集數(shù)據(jù)集成、統(tǒng)計分析、指數(shù)評價、督查督辦等功能于一體的“檔案資源建設”智能化應用場景，著力推動解決全省檔案館資源建設不均衡問題。

1 建設情況

1.1 總體思路

“檔案資源建設”應用場景貫通全省檔案資源建設工作，主要設立“依法接收”“應收盡收”“專題檔案”3個板塊10個指標項、1個指數(shù)，旨在對全省檔案資源建設情況進行數(shù)據(jù)實時歸集分析，掌握全貌、樹立標兵、發(fā)現(xiàn)問題、評估業(yè)績、指導工作，重塑資源建設與資源建設工作兩個體系，打造基層業(yè)務指導與治理新路徑。

1.2 基本情況

“檔案資源建設”應用場景于2021年12月底上線試運行，全省101家檔案館的檔案資源建設情況實現(xiàn)了全過程可視化，比學趕超的氛圍日漸形成，彰顯了檔案數(shù)字化改革的使命擔當和檔案工作智能智治的可喜成果。

依法接收板塊，設置3個指標項，堅持問題導向，檢測預警突出問題，形成發(fā)現(xiàn)、處置、整改的工作閉環(huán)，推動檔案依法接收工作。一是“年計劃接收完成率”，是對檔案館年初接收計劃落實情況的量化，完成率越高，說明落實情況越好；二是“接收同比增長率”，是當年和上一年度的同比，從時間維度體現(xiàn)接收數(shù)量變化情況；三是“接收滯后預警”，顯示各檔案館超期未接收的全宗單位數(shù)量，以紅色預警形式督促各檔案館依法按期接收檔案。

應收盡收板塊，選取3大指標項，堅持目標導向，突破資源建設盲點，確保經(jīng)濟社會發(fā)展全過程和各領域形成的檔案應收盡收、全面覆蓋。一是“全宗覆蓋率”，主要考量檔案館的全宗設定是否覆蓋了所有同級別的機關企事業(yè)單位；二是“全省館藏量分布”，以一圖涵蓋全省檔案館館藏檔案整體數(shù)量與檔案結構分類分布情況；三是“政務電子檔案”，展現(xiàn)各檔案館政務電子檔案本年度接收數(shù)量。

專題檔案板塊，通過4類指標項，堅持需求導向，聚焦為新時代重大活動建檔，實現(xiàn)全省優(yōu)質檔案資源共建共享。第一類是“紅色檔案”，匯總了特藏于各檔案館的革命歷史檔案數(shù)量；第二類是“新時代重點檔案”，主要是圍繞黨委、政府重要戰(zhàn)略部署、重點事項、重大活動等進行建檔，體現(xiàn)了各級檔案館緊貼中心、服務中心，全面履行職責使命的責任擔當，是全省檔案館今后一個時期檔案資源建設的重點；第三類是“地方特色檔案”，集中展現(xiàn)全省獨具地方特色的歷史事件、重大活動、民族宗教、著名人物、非物質文化遺產(chǎn)、民間藝術、鄉(xiāng)土風情、典籍掌故等內容；第四類是“重大突發(fā)事件檔案”，為我省一些重大突發(fā)事件留痕，發(fā)揮檔案存史、資政、維權的作用。

一個指數(shù)，即“檔案資源建設工作指數(shù)”。由檔案資源建設各指標加權計算得出，并按得分高低進行動態(tài)展示并排名，正數(shù)排名發(fā)揮標桿引領作用，倒數(shù)排名發(fā)揮督促倒逼作用，正反合力形成比學趕超氛圍，提升各檔案館工作積極性，推動全省檔案資源建設轉型升級。

2 改革突破

一是暢通知情明政渠道。應用系統(tǒng)建立了省、市、縣（市、區(qū)）三級檔案館數(shù)據(jù)交互機制，便于各檔案館了解不同指標的內容、數(shù)值及全省排名位次，全面掌握本館資源建設成效與差距，提升工作的科學性、針對性。如，分析“年計劃接收完成率”指標項數(shù)值，可以讓各檔案館更精準地制定全年檔案接收計劃；分析“地方特色檔案”指標項，可以加大地方特色資源挖掘力度，推動特色檔案資源建設工作。

二是構建在線督辦機制。通過指標項動態(tài)展示與評估分析，直觀呈現(xiàn)資源建設存在的問題，前移監(jiān)督關口，提升督促整改成效。如“全宗覆蓋率”指標項要求各檔案館及時更新所有同級別機關企事業(yè)單位名稱、數(shù)量，對指標數(shù)值未達到100%的，進行問題預警，落實整改責任；“接收滯后預警”指標項則以直接、明了的方式提示檔案依法接收中存在的短板、弱項，未來數(shù)據(jù)集成到全省統(tǒng)一的大平臺，可以直接督促超期不移交檔案的相關單位及時做好檔案整理與數(shù)字化工作。

三是做好分析反饋文章。應用系統(tǒng)升級后，將實現(xiàn)多維度挖掘和分析數(shù)據(jù)的功能，從而推動全省檔案資源建設工作的高質量發(fā)展。如，分析“新時代重點檔案”指標項數(shù)據(jù)，精準指導工作薄弱的市縣檔案館變被動為主動；分析“紅色檔案”指標項數(shù)據(jù)，可以有目標地整合全省資源，形成合力，開展深層次的檔案合作開發(fā)；綜合分析數(shù)據(jù)更新情況、辦理答復情況等，可以讓省檔案館發(fā)現(xiàn)需要持續(xù)跟蹤的問題。

3 存在困難和下一步打算

由于檔案系統(tǒng)數(shù)字化改革工作起步較晚，省、市、縣（市、區(qū)）三級檔案館雖建有相關系統(tǒng)，但是三級數(shù)據(jù)倉并未徹底打通，大部分初始數(shù)據(jù)尚需人工錄入，數(shù)據(jù)的精準度有待提升；應用上線時間較短，數(shù)據(jù)的集成還不夠豐富，數(shù)據(jù)的分析功能比較弱；部分指標項的設置不夠科學，系統(tǒng)設計、數(shù)據(jù)采集等功能尚需進一步完善、提升。

下一步，省檔案館將加強與各市、縣（市、區(qū)）對接，加快實現(xiàn)省、市、縣（市、區(qū)）三級貫通；做實做好系統(tǒng)平臺的應用推廣與指導服務工作，切實做到讓“數(shù)據(jù)多跑路”，以智能化手段來提升工作實效。