計算機技術(shù)在文檔管理中的應(yīng)用

孟秋竹

(江蘇省江陰中等專業(yè)學(xué)校，江蘇 無錫 214433)

計算機技術(shù)是一種基于電子計算機的科學(xué)技術(shù)，最初是指用于進行數(shù)學(xué)計算的技術(shù)，后逐漸演變成系統(tǒng)管理、算符設(shè)計、中央處理、輸入與輸出等技術(shù)，對于各個信息熵較小的系統(tǒng)進行信息收集處理，轉(zhuǎn)化為通俗易懂的信息，供人們使用。文件與檔案管理涉及的信息很多，此系統(tǒng)的信息熵較小，需要對信息進行多次收集與處理，才能轉(zhuǎn)化為可使用的信息[1]。計算機技術(shù)具備高效的信息處理能力和一定的信息容錯率，應(yīng)用范圍較廣。而文件與檔案管理是一類工作量較大的工作，需要對每個單位進行歸類收集及處理放置，采用傳統(tǒng)的方式來進行工作，工作量很大。信息時代，每時每刻都有全新的信息產(chǎn)生，人口出生、畢業(yè)、高考等都需要使用文件與檔案管理，信息量繁多且種類復(fù)雜，傳統(tǒng)的文件處理技術(shù)難以實現(xiàn)對文件檔案的高效管理，應(yīng)用計算機技術(shù)進行管理是重要的發(fā)展方向[2-3]。

1 計算機技術(shù)及文件檔案管理

計算機技術(shù)的含義分為廣義和狹義，本研究主要探討計算機技術(shù)與文件檔案管理的結(jié)合。

1.1 計算機技術(shù)

計算機技術(shù)用于計算難以進行計算的項目或數(shù)據(jù)，逐步形成了核物理電子計數(shù)技術(shù)、通信技術(shù)等分化更為明確的技術(shù)。隨著計算機技術(shù)的不斷迭代更新，其功能也在不斷增加，工作效率不斷提升，成為了一種不可替代的科學(xué)技術(shù)。文件檔案管理在各行業(yè)中均有所涉及，基于計算機技術(shù)可對文件或檔案進行管理，做到有條不紊和精益求精[3-4]。

1.2 文件檔案管理

文件檔案管理自古以來就存在，其已滲透在人們生活的方方面面[5]。

1.2.1 文件檔案管理現(xiàn)狀

我國是一個人口基數(shù)較大的國家，具有高效的文件檔案管理能力。公司企業(yè)也離不開檔案與文件管理。人事部需要對入職或離職的人員進行文件和檔案管理，對于項目收益及實施措施需要通過文件來進行記錄，這關(guān)系著公司收益和發(fā)展[6]?？偟膩碚f，文件檔案管理是我國不可分割的一部分管理事業(yè)，文件檔案管理使得各行業(yè)實現(xiàn)了秩序和規(guī)范管理。

1.2.2 信息熵

信息熵是一個從物理學(xué)中抽離出來的概念，融入了熱力學(xué)中熵的概念，常采用信息熵的方式來評定一個系統(tǒng)信息的有序性和無序性。通常一個信息系統(tǒng)中，信息熵越高，則代表一個系統(tǒng)的信息越混亂，若一個信息系統(tǒng)從無序變?yōu)榱擞行颍瑒t稱這個系統(tǒng)為熵減。文件檔案管理的本質(zhì)在于增加一個系統(tǒng)中的信息熵，將系統(tǒng)從無序狀態(tài)逐漸轉(zhuǎn)化為有序狀態(tài)，從而實現(xiàn)對信息的管理。文件檔案管理領(lǐng)域中，常采用文件收集信息及檔案收集信息的方式實現(xiàn)一個系統(tǒng)的信息熵減少。文件檔案管理還關(guān)注信息熵減少或增加的速率，傳統(tǒng)模式下的文件檔案處理信息熵減少的速率會越來越低，將計算機技術(shù)引入到文件檔案管理中，可將信息熵減少的速率增加，從而提升管理效率。

1.3 計算機技術(shù)與文件檔案管理的有機結(jié)合

計算機技術(shù)是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的主要方向之一，文件檔案管理是我國必不可少的管理領(lǐng)域之一，計算機技術(shù)具有很多特性，與文件檔案管理完美地契合，二者之間可以進行一些有機融合，從而提升文件檔案管理效率、管理容錯率、降低管理所耗費的成本。將計算機技術(shù)融入到文件檔案管理中，能夠繼續(xù)發(fā)展和迭代，實現(xiàn)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和改造[7]。計算機技術(shù)融入到文件檔案中并不是將整項技術(shù)融入其中，而是將計算機技術(shù)與文件檔案對等融合，文件檔案管理中涉及最多的是信息數(shù)據(jù)處理和收集歸類，因此，引入計算機技術(shù)主要針對的是文件檔案管理中的信息數(shù)據(jù)管理處理機制。通過機制使傳統(tǒng)的文件檔案管理項目優(yōu)化，為文件檔案管理行業(yè)增添一些優(yōu)勢。

2 計算機技術(shù)在文件及檔案管理中的意義

科學(xué)技術(shù)的發(fā)明和創(chuàng)新對于各行業(yè)發(fā)展具有較為深遠的意義，以文件檔案管理來說，計算機技術(shù)能夠提升工作效率，增加管理容錯率，減少管理耗費的成本，極具現(xiàn)實應(yīng)用意義。

2.1 提升文件檔案管理工作效率

文件檔案管理工作量較大，包括對文件信息的收集、處理、轉(zhuǎn)化、歸類等流程，以文件檔案管理來說，其工作量已經(jīng)很大，當(dāng)增加了文件檔案管理基數(shù)后，工作量將不斷提升。將計算機技術(shù)應(yīng)用到文件檔案管理中會大大增加工作效率，計算機技術(shù)對文件檔案管理的處理是通過采用各項程序及代碼，使處理速度相較于人工更快，這無形中提升了計算機技術(shù)的工作效率。對于文件檔案管理來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在現(xiàn)實的三維空間中占據(jù)較大空間，人工整理需要將檔案進行排列和組合，耗費不少時間[8]。引入計算機技術(shù)后，能夠?qū)⑽募蜋n案進行虛擬化，虛擬化后將不再占用現(xiàn)實空間，使用過程中，計算機還能對檔案文件種類進行排序和組合，加快工作效率，準確性極高。

2.2 增加文件檔案管理容錯率

在文件檔案管理中應(yīng)用計算機技術(shù)是一種具有智能特性的技術(shù)，其能夠自行對文件檔案進行處理和排序，利用計算機技術(shù)編寫程序若不受到外界因素的干擾，則不會出現(xiàn)差錯，容錯性極高。將計算機技術(shù)用于具體的文件檔案管理，文件檔案好像工廠中生產(chǎn)的產(chǎn)品，計算機技術(shù)則是工廠中的流水線，往復(fù)工作，容錯率極高，在相對穩(wěn)定的空間中，直到機器的使用壽命結(jié)束也不會出現(xiàn)故障。計算機技術(shù)增加了文件檔案管理工作的容錯率，能夠逐漸替代人工支持基礎(chǔ)的文件檔案管理，避免人為因素產(chǎn)生的差錯，增加了檔案管理的精準性[9]。但計算機技術(shù)還并未完全發(fā)展成AI技術(shù)，若對文件檔案進行管理還需要采用人工方式進行操控，對計算機運行程序進行編碼和排列，最終才能投入運行。

2.3 減少文件檔案管理成本

傳統(tǒng)的文件檔案管理是采用紙質(zhì)材料來記錄和撰寫所有信息，其優(yōu)勢是能夠讓信息更加生動具體，很容易讓記錄者之外的人員進行理解。但劣勢是維護成本及材料費用會不斷提升。一個文件或檔案所耗費的材料成本是極其有限的，記錄及撰寫成本也很低，但文件和檔案基數(shù)不斷增加，這些成本將不斷增加。此外，需要對紙質(zhì)文件及檔案進行保養(yǎng)和加工，耗費的成本將繼續(xù)增加，不利于行業(yè)發(fā)展[10]。采用計算機技術(shù)能夠?qū)⑽募n案進行模擬化和虛擬化，將紙質(zhì)檔案形式轉(zhuǎn)為信息或代碼形式，最大程度上減少了紙質(zhì)檔案所耗費的成本。計算機技術(shù)能將文件檔案進行復(fù)制和存檔，避免文件檔案損失，具有重要意義，尤其是一些較為關(guān)鍵的資料，通過計算機技術(shù)能夠在最大程度上降低文件檔案損失帶來的不利影響[10]。

3 計算機技術(shù)在文件檔案管理中的應(yīng)用

計算機技術(shù)在文件和檔案管理中的應(yīng)用形式和種類較多，能夠具體應(yīng)用的文件檔案管理方式也較多，以下介紹幾種具體的應(yīng)用方式，以強化文件和檔案工作性能。

3.1 融入體系，建立完整的管理模式

體系是指一定區(qū)域或范圍中的事物按照某一種特殊的界定和范圍來進行融合的整體。以文件與檔案管理來看，其范圍較廣，政府機構(gòu)的檔案文件管理主要收集人口居住地址、戶口地址、身份信息，醫(yī)院的文件檔案管理主要收集病人的病史及過敏史，通過已有的信息分析最有利于病人治療的方案。對于不同領(lǐng)域的文件檔案管理，計算機技術(shù)想要引入并得到較好的應(yīng)用，要分析文件檔案中收集信息的切入點，將各項信息納入到體系標準中，通過體系形式的信息處理來對收集管理的文件和檔案進行整合，達到應(yīng)用效果。計算機技術(shù)在文件檔案管理應(yīng)用中建立體系的意義在于能夠?qū)Σ煌愋偷男畔⑦M行收集，按規(guī)則和標準建立起具有自我調(diào)節(jié)能力的信息處理流程，通過不同信息處理流程之間的相互協(xié)同合作，對不同文件檔案信息進行處理[11]。不同領(lǐng)域文件檔案管理的信息熵是不同的，信息熵代表了其系統(tǒng)的有序性和無序性，建立體系能夠?qū)⑾到y(tǒng)中的信息熵減少，從而達到預(yù)期的信息管理作用。

3.2 應(yīng)用軟件對文件及檔案進行個性化處理

軟件是計算機技術(shù)在發(fā)展過程中產(chǎn)生的一種全新產(chǎn)品，通過軟件窗口來連接兩個系統(tǒng)之間的通道，通過這個通道來對信息進行處理和加工。文件和檔案應(yīng)用軟件主要形式為圖文及表格。

3.2.1 圖文形式的應(yīng)用軟件

圖文形式的應(yīng)用軟件最為常見的是WPS及Word文檔。這類軟件通常是信息收集者和編輯者通過對一類信息進行編輯和處理，以圖文形式呈現(xiàn)在電腦前。此類軟件在各大企業(yè)中應(yīng)用較為廣泛，圖文形式呈現(xiàn)的信息包含一個項目的各種指標、要求、時間、地點等重要信息，通過對信息的有序排列，最終變成一個具有參考價值的圖文文件，這也是文件管理中常用的方式。圖文形式呈現(xiàn)的信息具有直觀、詳細的特點，圖片和文字相結(jié)合，能夠引導(dǎo)閱讀者了解記錄者所表達的意思，交流更便利[12]。

3.2.2 表格形式的應(yīng)用軟件

表格形式的應(yīng)用軟件主要是Excel表格，這類軟件主要是對信息進行歸類總結(jié)，以類別綱目的方式呈現(xiàn)在信息閱讀者的面前。以我國居民檔案文件管理來說，從居住類型來分類，分為城鎮(zhèn)居民和農(nóng)村居民，文件檔案管理量較大。采用表格形式的應(yīng)用軟件優(yōu)勢在于能夠建立不同信息之間的類別，通過類別能夠?qū)δ骋活愋畔⑦M行分類處理，從而實現(xiàn)管理[13]。不同行業(yè)的信息種類較為繁多，工業(yè)、農(nóng)業(yè)、服務(wù)業(yè)包含著各種類別信息，若不采用分類方式進行處理，管理難度較大，因此利用表格形式的應(yīng)用軟件進行管理，工作效率極高。

4 結(jié)語

文件檔案管理是我國采用的一種信息處理模式，對于各種類型的信息處理更加便利。傳統(tǒng)的文件檔案管理存在一些問題，如信息處理效率低、人工操作容錯率較低。應(yīng)用計算機技術(shù)可有效解決這些問題，提升文件檔案管理效率。將計算機技術(shù)與傳統(tǒng)行業(yè)相結(jié)合，應(yīng)用效果較為突出，可進一步推廣和應(yīng)用。