醫院突發公共衛生事件檔案的特點與管理

崔冬

延邊大學附屬醫院（延邊醫院）黨總支辦公室，吉林龍井 133000

醫院檔案管理涉及到很多環節，管理內容繁多且復雜，特別是在發生突發公共衛生事件之后，檔案管理復雜程度提高，而且對管理工作的要求也隨之提高。醫院的檔案管理通常是記錄醫院內部事務，而面對突發公共衛生事件，則需要與多個因素相結合，不斷完善檔案管理工作，這樣才能保障檔案管理的有效性及真實性，將檔案管理工作的意義體現出來。突發公共衛生事件檔案管理涉及到各種申請批文，還包括一系列可行性報告，另外還需要涵蓋各類工作經驗，這些文檔存在特殊性，是醫院突發公共衛生事件情況的直接反映，不管是內部資料，還是外部資料，均需要歸檔[1]。檔案管理對醫院來說有歷史性意義。在新形勢下，醫院應充分重視檔案管理，不斷完善管理技術及方法，使管理能力得到提升。

1 醫院突發公共衛生事件的概念

在我國，突發公共衛生事件是指突然出現的大范圍、大規模、不可控的衛生事件，這一類事件不僅危害性高，而且傳染性也比較高，無法在短時間內得到有效控制。突發公共衛生事件最重要特點就是突發性，事件發生時間不可控，事件影響范圍不可控[2]。突發公共衛生事件檔案是基于國家機構以及社會組織，個人應對、預防這一類事件的過程，將這些內容記錄歸檔，成為歷史記錄。在突發公共衛生事件檔案記錄過程中，還涉及到對突發事件的應急處理方案，這對之后應對突發事件提供寶貴經驗。當前，面對突發公共衛生事件，需要實行強效管理方案，可利用歸納檔案數據和資料，對突發公共衛生事件的規律予以掌握，并明確其發生特點，以便于在之后再次遇到同類事件時，可以及時進行有效處理，使應對處理工作效率提高，并結合突發公共衛生事件的特點總結經驗，使醫院應對能力提高，為后續工作的開展提供支持[3-4]。

2 醫院突發公共衛生事件檔案的特點

2.1 突發性

對于突發公共衛生事件來說，突發性是其重要特點之一。在突發公共衛生事件發生期間，醫護人員及廣大民眾無法提前做好思想準備，對醫院檔案管理工作人員來說也是如此，面對突如其來的新任務，加上陌生的環境，檔案管理難度增加，工作人員工作難度提高，另外檔案管理質量也容易受到多種因素影響[5]。在以往的檔案管理過程中，首先是搜集信息，之后是整合信息，再經過鑒定、分類處理，并予以統計、保管，最后通過多種方式進行保存。但對于突發公共衛生事件來說，傳統管理方式無法與實際需求相適應，所以需要基于原有管理形式進行優化、創新，使工作人員工作積極性、主動性提高[6]。為使檔案安全得到保障，還應與檔案管理原則、體制相結合，針對不同類型的檔案實施對應的方法、制度進行管理，以提高檔案管理的效率及水平。

2.2 復雜性

突發公共衛生事件檔案包括政府及相關管理部門的文件，面對突發公共衛生事件，檔案內容不僅涉及到監測報告，還包括應急預案，另外對于不同事件，預案內容也不同，這也決定著決策方案，使得決策方案不同，但所有結果均需要記錄。之后再將不同內容分別上報，最后進行匯總，經過匯總所得的資料信息均需要統一記錄[7]。對社會不同階層的信息進行總結形成一個整體，以便于對同類事件進行及時響應。突發公共衛生事件本身的復雜也決定著相關檔案管理工作的復雜性，因此如何提高檔案管理水平也成為醫院研究的重點內容。

2.3 專業性

對于醫院來說，突發公共衛生事件檔案管理存在一定專業性，在其總結、歸納期間將事件類型體現出來，所以對檔案管理人員的要求比較高，需要具備較高的專業水平[8]。面對不同類型的突發公共衛生事件，需要對類型進行判斷，再進行深入、細致的分析，特別是從專業角度將事實內容反映出來，進而為事件的處理提供可靠、可行的處理方案，并在之后工作中結合相關程序，做好預防、抗御工作，這些內容均需要記錄在案，建立檔案[9-10]。相比于傳統檔案，突發公共衛生事件的檔案管理不僅內容多，而且范圍廣，因此專業性更高。

3 醫院突發公共衛生事件檔案管理的意義及作用

3.1 為應急方案制定提供支持

在醫院中，面對突發公共衛生事件，可以以相關檔案內容為參考，更加高效、快速地建立應對方案，不僅可以確保決策的科學性，而且可以使信息不對稱的影響降低[11]。在突發公共衛生事件發生過程中，醫院可以通過信息整合的方式，對當前信息進行掌握，再與以往類似事件處理方案相結合，對整體發展、影響進行預測，進而充分考慮不同影響因素，對各種可能發生的危害進行預測，確保處理方案的科學性，使處理錯誤率降低。在突發公共衛生事件發生之后，充分利用相關檔案的內容，可以方便對工作經驗進行總結，完善檔案內容，為之后相關事件的處理提供參考[12]。

3.2 記錄歷史

突發公共衛生事件檔案是對黨和政府領導下人民應對突發公共衛生事件全過程的真實記錄，醫院可以通過分析與總結相關檔案內容，從中吸取經驗、教訓，并在實際工作中應用[13]。突發公共衛生事件檔案可以在關鍵時刻起到重要作用。

3.3 服務大眾

突發公共衛生事件檔案記錄的基礎是真實性，客觀地收集并整理整個事件的信息資料，對整個事件的發生與發展過程進行集中反饋，總結處理經驗[14]。這些內容在宣傳突發公共衛生事件中起到關鍵性作用，能夠為廣大人民群眾傳遞信息，同時也發揮了教育、警示作用，使大眾的預防觀念得到強化，同時也幫助其建立良好的心理素質，提高其應對能力。

3.4 豐富醫學研究資料

突發公共衛生事件檔案可以為醫學研究提供參考，具備重要的研究價值。通過對突發公共衛生事件檔案內容的了解，可以對事件發生整體情況進行分析與研究，分析具體誘發因素，并對預兆信息進行分析，再經過專業判斷，使應急預案得到進一步完善，處理方法也更加規范化、系統化，為科學、合理地防控突發公共衛生事件提供支持[15]。另外結合突發公共衛生事件檔案，可以使醫院檔案管理體系更加完善，資源更加豐富，為醫學研究提供參考與支持。

4 強化醫院突發公共衛生事件檔案管理的策略

4.1 重視檔案管理，提高管理人員素質

相比于一般檔案的歸納和整理，突發公共衛生事件的檔案管理存在特殊性，負責收集及整理檔案的工作人員業務素質直接影響著原始檔案質量，所以為保證突發公共衛生事件檔案得到充分利用，則需要重視檔案管理工作，提高工作人員業務素質，組建更加專業且高水平的檔案管理隊伍。在人才選擇上，需要嚴格學歷及專業要求，在專業方面，不僅需要具備檔案管理知識，還需要具備醫療管理知識，提高入職人員的門檻，以提升檔案管理隊伍工作水平。在人才使用方面，需要做好規劃與管理，對于不同責任的工作人員，應設置對應的激勵措施，通過明確的獎懲措施提高工作熱情，同時也起到約束和限制作用，使其權責明確，通過提高薪資待遇，以更好的待遇留住人才。另外對于檔案管理人員應定期開展實踐培訓活動，組織開展應急演練，強化防控與預警，使工作人員形成應急防控意識，提高應急防控工作水平。開設檔案管理信息化的專題，讓檔案管理人員學習新管理方法及技巧，進一步提高檔案管理工作人員綜合素質。

4.2 優化分級管理結構

為使突發公共衛生事件檔案的實用性得到提升，可對檔案實施分級管理，并對管理結構進行優化。首先在初期收集檔案過程中，應盡量收集更多信息，以保證檔案完整性、全面性，確保信息完善，從不同角度、不同層面整理檔案，方便之后查證。實際工作中，因檔案數量多，所以人工處理相對困難，可以結合應用檔案處理軟件，實現分級管理，同時對現階段醫療服務中的問題進行分析，總結優秀經驗，使數據更加真實、有效，這也可以為之后檔案的歸納整理提供參考。另外，如果涉及到特殊病例檔案，可通過醫院內部系統實現信息共享，方便醫護人員學習與借鑒。利用專業信息化軟件對檔案結構進行優化處理，并通過信息化方式進行傳播，可以使檔案信息的指導作用充分發揮出來，可以使檔案信息的有用性得到提升，使突發公共衛生事件檔案價值得到充分體現。

4.3 強化信息化建設

在以往的突發公共衛生事件檔案收集中多存在不規范、分散的問題，對于此可充分運用信息化技術，規范統計相關數據及內容。現階段，多數醫院在檔案管理工作中硬件設備不足，只能實現基本功能，對于一些突發事件的記錄也很少有重要內容，多是時間等基本內容，這不僅影響檔案的使用率，同時也影響檔案保護。醫院及各大院校并未形成完善的信息溝通平臺，限制檔案的互通，無法充分利用檔案信息。對于此可強化信息化建設，實現電子檔案管理，提高檔案管理科學性，建立突發公共衛生事件檔案信息庫，信息庫內容可以在各個地區與部門之間相互共享，同時設計一套信息編排分類方式，保證信息有序性、內容合理性。一旦發生突發公共衛生事件，則可以在短時間內查閱相關資料，一方面可以使檔案查閱、利用更加方便，另一方面也可以使突發公共衛生事件相關的資料信息得到不斷更新和完善。另外電子檔案相比于紙質檔案，更利于保存，還可以增加單位面積儲存量，另外可以充分運用先進的科學技術，如人工智能、大數據等，使醫院對突發公共衛生事件的預防、決策更加科學、合理，面對突發公共衛生事件時也可以盡量避免不必要的資源浪費。

4.4 統一檔案格式

在突發公共衛生事件檔案信息化管理的前提下，應對檔案格式予以明確，確保其規范化、科學化，這樣才能檔案管理工作流程更加完善，這也是收集、整理檔案的關鍵環節。通過信息化工具，格式化原始數據，保留其中有價值的突發公共衛生事件檔案，如食品安全與衛生、傳染病等。在現有的數據上報及處理軟件前提下，以統一的格式進行檔案管理，對工作流程進行規范化要求，使醫院檔案更加規范，以充分運用有價值的部分，在發生突發公共衛生事件時，可以及時查閱資料，而且查閱到的資料內容更加簡潔，為應對突發公共衛生事件提供有利依據。

4.5 強化監督反饋工作

在突發公共衛生事件檔案管理中，各部門應明確職責權限，以檔案整體經營規劃為中心制定監督反饋機制，要求目標明確，考核體系明確，使人力資源得到充分調動，實行獎懲機制，使監督反饋部門工作積極性得到充分調動，進而保證執行力。安排專員負責實時監督檔案整理歸納的整個過程，對歸檔中的不足、問題進行指出，反饋給上級部門，以便于及時修正，提高檔案整理的工作效率，保證檔案管理的質量。

5 結論

對于醫院來說，突發公共衛生事件檔案管理不僅可以為醫院內部應急決策提供參考，還可以用于醫學研究，另外還可以開展教育活動，所以醫院應重視突發公共衛生事件檔案管理，認識到其對醫院及公共衛生事件的重要作用。當前在突發公共衛生事件檔案管理中仍存在一些問題，主要表現為專業人員不足、信息化水平偏低等。對于此要想使突發公共衛生事件檔案得到充分運用，則需要結合其特點，重視檔案管理，提高管理人員素質，對分級管理結構進行優化，強化信息化建設，對檔案格式進行統一，并做好監督反饋工作，提高醫院應對突發公共衛生事件的能力。