油田公司材料采購存在的問題及對策

張金晶(中國石油物資有限公司，北京 100120)

0 引言

伴隨著我國石油經濟的不斷發展，近些年油田公司的集中采購材料的種類更為豐富了，且油田公司的迅速發展影響了集中采購材料的總量，同時集中采購也對石油經濟的發展具有一定的推動作用。因而材料選購在公司發展過程中起著特別關鍵的作用。

從中國能源開發發展戰略和能源消費水平狀況看來，石油工業化生產已經從長期性單一石油采掘向縱向多元化、綜合性利用全方位發展了。因而，更改產品構造，進行石油的當場轉換、當場生產制造是石油產業鏈迅速健康發展的必然趨勢。大力開展能源轉換，節省互聯網資源，綜合性開發利用，不斷創新經濟發展方法，走基建項目網絡資源、綠色經濟可持續性發展道路，已成為在我國社會經濟發展的新戰略。石油行業的集中采購材料供應鏈方式繁雜且供應鏈管理計劃方案嚴謹。一方面油田公司在采購材料時，要嚴格執行供應鏈管理的每個環節，合理做出有關決策；另一方面，油田公司要依據銷售市場的轉變和材料市場的需求制定切實可行的采購計劃方案，運用從銷售市場搜集到的信息辨別材料供求的關聯性，調節采購防范措施。

1 材料采購的定義及原則

1.1 材料采購的定義

采購管理是為了更好地獲得物資供應而在公司采購活動中選用的管控行為，是對公司的任何采購行為開展整體規劃和操控的活動，是全部公司的管理主題活動[1]。采購管理包含適用、財務審計、準許和程序執行，由方案、認證、訂單信息和合同四部分構成。采購管理的目的是避免采購問題危害公司的生產加工和產品品質，以低成本確保采購業務流程的一般進行。采購管理通常包含以下三個必不可少部分[2]。

1.1.1 材料采購計劃管理

采購計劃管理是指制定和管理公司的采購計劃，為企業提供精確按時的采購計劃和實行途徑，可以編寫和分解多目標、多要素采購計劃，將公司的采購要求轉變為直接采購工作。采購計劃管理符合企業選用客戶訂單、銷售訂單、生產制造訂單信息等多種多樣采購運用方式，適用靈活性的采購訂單信息形成步驟。

1.1.2 采購訂單管理

采購訂單管理是指以采購訂單信息為根據，由經銷商精確追蹤采購訂單信息流的各個方面，包含確認訂單、經銷商送貨、雙方交貨、采購方檢測并取貨進而完成采購的整個過程。

步驟配備容許在直接接受訂單信息或通過交貨產品質量檢驗過程后，挑選進庫檢測等多種多樣的采購步驟。在全部訂單信息管理環節，可以監管和管理庫存采購計劃、訂單信息運送、交貨查驗等。選購訂單信息還可以根據網上訂購，通過電商平臺立即發給相對應的經銷商。

1.1.3 采購結算管理

采購結算管理是指解決采購商品、解決勞務采購、解決非庫存買賣采購、立即運送采購業務流程、授權委托商品銷售審核等業務流程。為了更好地進行公司業務重新組合和適應業務流程，企業可以配備采購清算步驟，變更各種項目的處置標準或是重新定義的工作解決標準。

1.2 材料采購管理的原則

材料采購管理的準則有五個關鍵層面[3]。

1.2.1 適價(Right Price)

適價代表著選購是有效合理的。大量應用、少量應用、長期性應用和短期內應用中會出現差別。一般來說，要根據眾多平臺的價格表、價格對比、點評、商議多個環節來決策適合的價格。

1.2.2 適時(Right Time)

適時是指依據生產計劃制定選購計劃。依據選購計劃立即供貨，可以降低制造和售賣的成本費，進而保證公司的市場競爭能力。

1.2.3 適質(Right Quality)

適質代表著選購材料的品質符合規定，選購項目的質優價廉能夠降低最終生產成本。

1.2.4 適量(Right Quantity)

適量就是指伴隨著采購數量的提升，銷售量降低。要充分考慮資金周轉、儲存成本、材料要求計劃等各個方面要素，測算出最有效的選購總數，并不是選購總數越多越好。

1.2.5 適地(Right Place)

適地是企業和經銷商的間距越近，材料物流成本越低，采購操控性越強，彼此融洽溝通交流越便捷，采購成本肯定就越低。

2 油田公司概括

2.1 油田公司簡介

大港油田公司，油田總部位于國家“十一五”重點開發開放建設區——天津市濱海新區，該公司內部建設包括宿舍樓、體育館，以及相關的水、暖、電等配套工程[4]。油田公司配套工程涉及范圍大、人員多，并且事關員工的基本生活保障，要在合理成本內保證質量最優，就需要進一步加強材料采購管理，對采購過程中發現的問題進行及時解決。

2.2 油田公司材料采購管理現狀

2.2.1 材料采購流程

油田企業的材料采購是全部采購工作中的頭等大事，材料的供貨周期占油田企業外界用戶供貨周期的二分之一，原材料庫存值占油田企業所有庫存值的90%?，F階段油田企業的原材料采購過程具體分成下列這五個環節[5]。

(1)產生材料要求。工作員依據項目開展期內材料的要求數量、庫存數量和數據制造信息的收集，給予繼續物料需求計劃。

(2)訂單審核和供應商確定訂單。采購工作人員依據數量填好采購訂單，經主管審批后，將訂單發傳真給供應商進行確定。

(3)訂單派送追蹤。訂單接到供應商確定后，采購員將實行訂單追蹤，以保證立即裝運材料并發貨。假如產生應急訂單，買家務必聯絡供應商，開展已經購買的應急材料、生產加工、提早派送、必需時快遞或國際空運。

(4)接納材料入庫。材料抵達庫房后，倉庫工作人員將查驗主要的抵達數量和規格型號，并交到檢測員處開展查驗。相關材料驗收達標后，庫房工作人員將依據訂單號從系統進庫；假如具體抵達數量與購買數量有誤差，則與買家核對后，開展接受庫存量；針對原材料抵達后檢驗出的不合格品，決策依據生產制造緊急狀況挑選或退貨。

(5)開稅票和第三方支付。原材料進入操作系統后，買家將通告供應商開稅票，原材料中的殘品查驗后退還，國外供應商將向供應商出具負稅票，中國供應商將開展退貨扣減解決。接到稅票后，實行來料發票匹配(稅票、訂單、系統接受匯報、付款單)，向會計付款。

2.2.2 材料采購管理信息化

在物資供應采購過程中，除集中采購外，一部分采購仍然采用傳統式的手動方式開展信息收集和傳送，采購主活動并沒有完全達到采購的數字化管理目標[6]。

在一部分材料采購過程中，首先由工程項目負責人將公司的采購要求逐一傳遞給對應的供應商，隨后逐一搜集各供應商的供給信息和產品價格，根據詢價采購、價格對比、商議等一系列步驟明確最終的合作商，整個過程將消耗非常多的時間。假如急缺特殊物件，為了減少選購時長，采購工作人員將會在供應商中進行挑選，因而難以確保采購的合理化。這類方法可能會產生信息內容不公平、通信網絡方式不暢、供應商低品質供貨、供應商監管不夠等問題，且一部分供應商可能無法立即得到企業采購信息內容而喪失參加商品采購和招投標的機會，造成企業的采購成本上升。

3 油田公司集中材料采購管理存在的問題

3.1 部分材料質量不佳

一般來說，商品的品質與成本正相關，要保質保量，就需要提升成本。由于雙方流程的不透明和過后監督的狀況，買方無法參與供應商的生產過程和質量控制；供應商為了更好地在競價中獲得優勢，會通過各類方式控制成本，可能會降低產品品質，影響買方的權益，使彼此無法建立長久的合作關系[7]。自然，購置方需和許多陌生供應商建立臨時性合作關系。因為在物資供應招標時企業更加重視經濟效益，許多優秀供應商在競價中極易被履行能力差的供應商替代。購置方對履行能力差的供應商不夠了解，簽訂合同后容易產生供應質量問題，從而影響油田公司正常生產。

3.2 材料成本更新不及時

油田公司采購系統里有以萬計的物料編碼，直接原材料38多種，供應商有5家；間接原材料42多種，供應商有7家。在物料采購過程中，金屬、非金屬材料都會在原材料價格變動幅度超過一定數值后進行價格調整；石油相關的化學產品也會受國際油價影響，在超過臨界值時進行調價[8]。

材料成本更新不及時會對供應商和采購政策產生一系列影響。若采購價格低于成本價，供應商會消極供貨甚至不供貨，嚴重影響油田正常生產；若采購價格偏離成本價過高，油田公司耗費高，不利于提質增效政策的推行。

3.3 交貨周期較長

招標采購流程包括招標文件審核、標前、標后，各層級匯報，合同審批，轉固驗收等流程。采購業務審批，基本上需要上報至油田公司管理層審批，決策權比較集中，決策流程較長、審批耗時長，導致采購周期較長。同樣地，采購業務按照公司高層指示精神和新要求執行時，制度文件未及時修訂維護到位，會造成公司高層指令與現行制度規定不協調的局面，使交貨周期過長。

3.4 材料供應商問題

3.4.1 部分材料供應商管理水平較低，管理體系不完善

現階段供應商從上游原料管理方法到最終的顧客銷售市場，在價值管理的概念上并沒有與油田企業達成一致。油田企業僅在日常供應商管理方法中按照計劃退換貨，不負責產品質量問題，發生問題后進行現場處理，并沒有真正涉及供應商精細化管理的方法。供應商管理能力低的問題在油田企業的每個項目里都存在。有一些項目已經遷移到供應商前端的管理方法，根據商品控制計劃限定供應商供應商品達到自身的規定，但這僅限商品滿足要求。提高供應商的質量意識、建立質量管理體系、健全加工工藝體系管理、基本建立供應管理能力等是解決制作粗劣問題的管理方法，能夠在供求中依據成本開展調整。與此同時，體系管理不健全，人力資源觀念不改變，純粹以成本費用為定義開展工作，無法實現全員參與，供應商管理方法也難以獲得重視，因而在日常工作上難以有實質的進展。

3.4.2 供應商動態管理系統靈活性欠佳

供應商管理方法發展戰略不能一成不變。供應商進入到撤出這一循環系統，包括了供應商的互聯網動態和管理方法規范、規章制度的信息調節，即根據供應商的有效代謝使原材料可以達到公司飛速發展的必須。但在油田企業，由于各種要素作用，供應商動態性智能管理系統缺乏操作靈活性，無法改善。供應商在與買家管理方法協作的過程中，有時候效率不高，執行實際效果不好。

3.4.3 供應商準入流程較長

供應商準入管理方法的目標是將高品質供應商列入物資系統，但關于具體準入供應商的信息只能通過企業營業執照、金融機構稅務登記等方式得到，對供應商的深入了解如長期協作能力、發展前景、生產制造供貨能力、物流運輸能力、貨源儲備能力等缺乏高效的獲取渠道而只能從業績考核合同書或第三方認證等方面得到。由于缺乏對不同種類供應商的細化準入評定體制、對供應商準入標準的全方位掌握及調查，一部分產品代理水準低，品質保證不足，準入步驟耗費時間長，售后維修服務跟不上，導致大批量供貨能力比較有限，無法快速滿足公司的大批量原材料要求。于是問題逐漸產生，企業發生各種資源損失，同時設備運行的安全隱患及維修難度也在加大了。

4 油田公司集中材料采購管理改進措施

4.1 提高材料質量

不合格品質的操作由技術質量部承擔，不合格點產生時由施工隊伍承擔，由運營小組長組織有關運營工作人員解決。一般不合格的情況下，工程項目品質工作人員向施工隊伍傳出整改報告，確立改動具體內容和方式，再次查驗結論后完成。比較嚴重不合格的情況下，品質工作人員匯報高級工程師，申請辦理上級領導有關質量控制單位、監管、小區業主等參與解決。并依據出色工程建筑設備的標準，在運營全過程中逐步完善質量認證體系，由項目負責人和機構各單位評定質量認證體系的運作情況，找到系統漏洞并采用恰當的防范改正措施。

4.2 提高采購人員意識

從員工角度出發，提高采購人員的意識可以讓員工充分感受到自信并提高自身在公司中的存在感。提高采購人員的意識，可以使采購的過程有條不紊地按照計劃進行：首先根據采購的步驟挑選采購方式；其次選擇合適的供貨商，討論價格并制定合同；最后在細節上達成一致。另外為了盡可能減少不必要的支出來降低成本，還要選擇合適的供應商和貨源。采購良好的材料能夠使整個系統運行有良好的開端。

采購人員的職業素養要求包含很多方面，其中最重要的是業務素質和技術素質。在采購中，可以將采購人員的素質分成材料選擇能力、交際能力等。要想提高員工的素質，必須從市場以及公司所處環境的基本情況出發，使員工了解材料采購的重要性等。也要從員工的特殊性出發，針對員工的不同特點來激發員工的潛力，培養員工的能力。

4.3 選擇科學的采購模式

采購模式可簡要分為被動采購、主動采購、針對性采購三種。被動采購是指被動采購材料的采購，不受采購方主觀意向影響的采購；主觀采購與被動采購相對，是指憑借采購方主觀意向進行采購，不受外界因素影響的采購；針對性采購特指對某一種材料進行采購。

在采購活動過程中，需要根據所采購產品的功能貢獻程度選擇不同的采購模式：對功能貢獻程度高、在采購中不易獲得且采購需要打出提前量的材料，采購部門應該選擇被動采購模式；對功能貢獻程度適中、在采購中容易獲得且采購部門需要提前告知供應商的材料，采購部門應該選擇針對性采購模式，既不浪費精力又節約時間；對功能貢獻程度小、在采購中易獲得且采購不需要打出提前量的材料，采購部門應該選擇主動采購模式，即深入市場以最優價格購買。

材料采購并不僅局限于材料的購買過程，還有很多具體劃分，如材料類型、采購方法以及采購過程等細節，都需要管理部門進行深入研究并合理分配人員，建立結構完善的采購流程。

4.4 解決供應商存在的問題

4.4.1 定期評估供應商的績效

根據對供應商的按時評定，購置方可以立即掌握供應商各領域的情況轉變，隨時隨地對技術能力、管理能力、供貨能力和各類隱患進行科學合理推論。關鍵考核指標包含供貨能力、全球化本土化能力、產品研發和自主創新能力、創新性、操作靈活性、信息化管理能力、品質業績水平、運送業績水平、庫房優點、服務項目業績水平、會計優點、盈利率、存貨周轉率及其潛在性風險等。

4.4.2 制定明確的質量標準

確定明確的標準是與供應商溝通交流的關鍵。許多情況下，規范不確定是零件產品質量問題的首要原因，會造成產品改動、成本提升和交貨時間延遲。

4.4.3 協助供應商改善產品質量

許多情況下，買家會外派質量管理或專業技術人員與供應商如何提高產品質量，從而合理地提升質量控制的效率。這類行為表面上提升了成本，但提升產品質量的改進速率可以減少公司的總體標準成本。

5 結語

對任何油田公司而言，材料采購都是一項至關重要的涉及公司建設規劃的繁雜管理活動。材料采購管理是選購中關鍵的一部分，材料采購的每一個階段都對購置結論有著十分關鍵的影響。