財務供應鏈一體化下用友U8 采購運費處理解析

趙 穎 鄭州升達經貿管理學院會計學院

在用友ERP-U8 系統中，采購業務的處理要至少要使用到應付款管理系統、采購管理系統、庫存管理系統和存貨核算系統這四個子系統，最終生成的業務憑證還需要在總賬管理系統中進行審核記賬，需要采購、倉管、財務等多個部門對財務和供應鏈系統進行集成使用。

一、采購業務基本流程

采購管理系統中，采購人員可以填制請購單、訂單、到貨單、采購發票等單據，并進行采購結算。其中請購單、訂單和采購到貨為非必要環節，是可以通過設置省略掉的，其余環節則不能缺省，具體流程如下：

第一，采購部門根據各部門提出的采購申請列出采購清單，填制請購單，根據采購合同填制采購訂單，根據供貨方提供的送貨單填寫到貨單，確定采購貨物的基本信息。

第二，倉管人員在庫存管理系統根據實際驗收入庫的數量填制采購入庫單，采購人員根據供應商開出的銷售發票來填制采購發票。采購發票是供應商開出的銷售貨物憑證，也是采購方確定采購成本的依據。

第三，采購結算。采購結算是采購業務的重要環節，將采購入庫單和主管領導審批過的采購發票進行結算后，可以確定采購成本和應付賬款。采購結算分為自動結算、手工結算和費用折扣結算。當沒有運費或者其他費用折扣時，可以選擇自動結算，系統會根據采購入庫單和采購發票中的供應商名稱、存貨名稱、數量、單價、金額等信息自動進行匹配，選擇同一筆業務的入庫單和發票進行自動結算。當有采購運費時，需要根據收到運費發票的時點來確定采用手工結算或者費用折扣結算的方式。

二、采購運費處理的相關知識點

(一)采購運費處理的兩種情況

采購運費的處理需要根據收到的運費發票在采購管理系統中填制相應的發票，并將運費發票中的不含稅價格計入到采購成本，確定應付款。上文已經提到采購成本是通過采購結算后的入庫單來確定的，而會計實務中采購運費發票的錄入時點可能在該筆業務辦理采購結算前，也可能在辦理結算后，采購結算前后的處理方式有所不同。

1.采購結算前收到采購運費發票

如果采購方收到采購運費發票時還沒有進行采購發票和采購入庫單的結算處理，那么該筆業務處于未結算狀態，可以先根據收到發票的類型錄入運費發票，選擇手工結算，將兩張發票一起同入庫單進行結算，這種處理方式下結算后的入庫單金額是包含運費的。

2.采購結算后收到采購運費發票

如果采購方收到采購運費發票時已經完成了采購發票和采購入庫單的結算處理，該筆業務處于已結算狀態，在手工結算時對應的入庫單不在被選擇列表中，無法進行手工結算，只能進行費用折扣結算，將運費發票的不含稅金額附加到該筆業務當中。

對于已完成采購結算的業務，如果未生成憑證，也可以選擇撤銷采購結算處理，具體做法將在下文舉例進行詳細說明。

(二)采購運費發票的選擇

用友U8 采購管理系統中的采購發票有三種：專用采購發票、普通采購發票和運費發票。其中專用采購發票指的是增值稅專用發票，扣稅類別默認為應稅外加，發票的金額是不含稅的，可以針對所有存貨開票；普通采購發票的金額含稅，開票的存貨范圍和專用采購發票一致；運費發票則只能針對存貨屬性是應稅勞務的運輸裝卸費等存貨開票，發票的金額和普通采購發票一樣，都是含稅的。

在會計實務中，收到的采購運費發票有可能是增值稅專用發票，也有可能是普通發票，在后續的業務處理中分為可抵扣和不可抵扣兩種情況。對于進項稅可以抵扣的增值稅專用運費發票，由于發票金額不含稅，應該錄入一張專用采購發票，存貨選擇運費，如果填制成運費發票，則金額含稅，會導致計入采購成本的金額錯誤。例如：收到一張金額為100 元，增值稅率為9%的增值稅專用運費發票，正確的做法是填制一張金額為100 元，稅率為9%的專用采購發票，最終結算后計入采購成本的金額是100 元，可抵扣進項稅9 元，如果填制成一張運費發票，則計入采購成本的金額為91 元，可抵扣進項稅為9 元。對于進項稅可抵扣的普通運費發票，可以選擇錄入運費發票，對于不可抵扣的運費，在填制運費發票時無需錄入運費稅率，直接將發票金額總計錄入 “原幣金額”一欄，結算時運費金額全部計入采購成本。

三、采購運費的處理方法

(一)采購結算前的采購運費處理

為了更清晰地展示采購運費的處理，假設本文案例中收到的運費發票均為增值稅專用發票，運費中增值稅進項稅額可抵扣，采購訂單、采購到貨單等操作視為省略，不再贅述。

案例內容：2022 年1 月23 日，A 公司向B 公司訂購高清攝像頭100 個，該高清攝像頭的不含稅單價為250 元，增值稅稅率13%。24 日，高清攝像頭到貨，經倉管部驗收無誤全部入庫，2022 年1 月25 日收到B 公司開具的增值稅專用發票一張，發票列明金額25 000 元，稅率13%，同時收到運費專用發票一張，金額為200 元，稅率9%。

1.案例解析

(1)2022 年1 月23 日，A 公司向B 公司訂購高清攝像頭100 個，單價250 元，可以在采購管理系統填制一張采購訂單，訂單的價稅合計金額為28 250 元。

(2)24 日該批高清攝像頭到貨，采購到貨的數量和訂單一致，采購人員可以直接根據訂單生單得到一張到貨單，到貨單的價稅合計為28 250 元。同時，該批高清攝像頭到貨后經倉管部驗收無誤全部入庫，倉管人員可以根據24 日的到貨單生單得到一張入庫單。

(3)2022 年1 月25 日收到B 公司開具的增值稅專用發票和運費專用發票各一張，發票列明金額25 000 元，稅率13%，運費發票金額為200 元，稅率9%。應該在采購管理系統填制兩張專用發票，存貨名稱分別為高清攝像頭和運費。高清攝像頭發票的價稅合計為28 250 元，運費發票的價稅合計為218 元。

(4)上述業務增值稅專用發票和運費發票是在同一天到達的，兩張發票一起填制，并且在填制運費發票前沒有進行采購結算處理。對于這種情況，采購入庫單的單位成本是250 元，而將運費分攤后，實際的單位采購成本應該是252 元(250+200/100)，如果選擇自動結算，則默認結算對象不包括運費發票，結算的單價為250 元。因此需要通過手工結算來調整入庫成本，結算對象為采購入庫單、高清攝像頭和運費的兩張發票，如此一來，高清攝像頭和25 000 元和運費的200 元都將計入采購成本，單位成本計算結果為252 元。不同結算方式的結算成本如表1 所示：

結算方式 結算對象 結算總金額 單位成本 正確性自動結算 采購入庫單和高清攝像頭發票 25 000 元 250 元 錯誤手工結算 采購入庫單、高清攝像頭和運費發票 25 200 元 252 元 正確

2.具體操作

在采購管理系統中打開 “采購結算”-“手工結算”，選擇上述生成的采購入庫單和兩張發票，對運費發票進行分攤后點擊 “結算”即可，生成的結算單內容如圖1 所示：

圖1 采購結算單

通過結算單的數據可以看出，運費的金額200 元已經全部計入高清攝像頭的采購成本。結算后可以在應付款管理根據高清攝像頭和運費的兩張發票制單確認應收賬款，在存貨核算系統對入庫單記賬后制單，確認高清攝像頭的采購成本，生成的憑證分錄如下：

憑證1-應付款管理系統

借：材料采購-高清攝像頭 25 000

應交稅費-應交增值稅-進項稅額 3 250

貸：應付賬款 28 250

憑證2-應付款管理系統

借：材料采購-高清攝像頭 200

應交稅費-應交增值稅-進項稅額 18

貸:應付賬款 218

憑證3-存貨核算系統

借：原材料 25 200

貸：材料采購-高清攝像頭 25 200

(5)1 月31 日A 公司支付貨款，可以通過應付款管理系統填制一張付款單，付款方式為轉賬支票，付款金額為28 468 元，根據付款單生成如下憑證：

憑證4-應付款管理系統

借：應付賬款 28 468

貸：銀行存款 28 468

(二)采購結算后的采購運費處理

1.案例內容

2022 年1 月23 日，A 公司向B 公司訂購高清攝像頭100 個，該高清攝像頭的不含稅單價為250 元，增值稅稅率13%。24 日，高清攝像頭到貨，經倉管部驗收無誤后全部入庫，2022 年1 月25 日收到B 公司開具的增值稅專用發票一張，發票列明金額25 000 元，稅率13%，1 月30 日又收到B 公司運費專用發票一張，金額為200 元，稅率9%。

2.案例解析

本案例的訂單、到貨單和入庫單的處理與上例相同，文中不再贅述，25 日只填寫購買高清攝像頭的增值稅專用發票一張。

上述案例中，A 公司25 日并未收到B 公司的運費發票，在進行了高清攝像頭的驗收入庫和采購專用發票的錄入后，A 公司采購人員需要進行采購結算，此時既可以選擇自動結算也可以進行手工結算，結果一樣。完成采購結算后財務人員在應付款管理系統和存貨核算系統分別生成憑證，其中應付款管理的憑證同憑證1，存貨核算系統的憑證如下：

憑證5-存貨核算系統

借：原材料 25 000

貸：材料采購-高清攝像頭 25 000

1 月30 日，A 公司收到B 公司開出的運輸高清攝像頭的運費專用發票，金額200 元，稅率9%。此時，該筆業務已經完成了采購結算，在存貨核算系統中該批高清攝像頭的總成本為25 000 元，單位成本250 元。如果想要將運費分攤到采購成本，需要通過費用折扣結算來實現。費用折扣結算針對的是已經完成結算的采購業務，后續又發生了相關費用或者折扣，需要調整該筆業務采購成本的情況。具體操作如下：

(1)在“采購結算”的“費用折扣結算”界面，選擇已經結算過的采購入庫單和運費發票單據，點擊“分攤”后將發票的金額分攤到入庫單中，從而達到調整入庫成本的目的，分攤后該批高清攝像頭的總成本為25 200 元。

(2)結算成本處理

由于運費發票在完成費用折扣結算后，該筆業務的實際成本發生了變動，而存貨核算系統中的成本仍然是原來的25 000 元，需要在存貨核算系統的“業務核算”進行“結算成本處理”，系統會自動列示出需要進行處理的單據，結算金額默認為運費發票的金額200 元，點擊“暫估”后完成處理。結算后在應付款管理和存貨核算系統分別生成憑證，應付款管理憑證同憑證2，存貨核算憑證如下：

憑證6-存貨核算系統

借：原材料 200

貸：材料采購-高清攝像頭 200

四、結語

從上文可以看出，采購結算前和采購結算后收到運費發票的處理方式有所不同，最主要的區別在于運費發票的結算方式，無論是結算前還是結算后，處理方式和過程雖然有區別，但是最終的采購成本是相同的，各個會計科目的賬面變動額也相同。在財務供應鏈一體化的環境下，財務和業務的各個系統是協同使用，信息共享的。業務處理過程要弄清各個步驟的業務原理和本質，了解各項操作的對象和實質意義，面對各種特殊情況的出現，才可以舉一反三，充分發揮會計信息化便捷、共享的優勢。■