試論成人高校學籍管理問題與對策
——以石景山區業余大學為例

王 蕊

北京市石景山區業余大學，北京 100043

石景山區業余大學為一所區域成人高校，擔負著為區域經濟發展培養在職高素質人才的任務，滿足了眾多成人后續取得大學專科畢業證書的繼續教育需求。近年來，隨著北京市人口政策變化及教育結構的不斷調整，北京市乃至區域內成人高等教育適齡人口逐步減少，成人學歷教育任務艱巨。在這樣的形勢下，獨立設置的成人高校必須以質量求生存，以規范求發展。

筆者作為石景山區業余大學的學籍管理員，愈發發現學校學籍管理工作水平的高低直接關系學校的教學秩序和教學質量。目前石景山區業余大學的學籍管理，除依托教育部學籍管理平臺外，基本還處于手工管理階段。因教育部學籍管理平臺的限制性和具體審批流程的復雜性，主要使用學生學籍注冊和學生畢業注冊兩個階段，對于學生整個學習周期的管理，則沒有一個統一規范的管理平臺，各種工作水平的高低、質量好壞受人為因素影響頗深。在實踐工作中，辦理畢業是之前隱藏問題的集中爆發期，因為在學生畢業時要進行畢業生修業成績核對、畢業論文（實踐環節）審核、畢業信息核對等工作，任何一項沒有完成都影響學生畢業，不能進行畢業電子注冊。為此，學籍管理員在畢業審核環節中需要多次與成績管理員、任課教師、班主任進行各項信息的核對。期間，會出現學生成績未更新、錯登、漏登情況，以及學生學籍異動未變更、個人關鍵信息有誤需修改等問題。每每發現這些問題，都需要學籍管理員多方走訪、調查核實、追本溯源，找到問題產生的原因后分情況糾正處理。這使得本就時間緊張的畢業辦理環節壓力倍增，對學生的畢業手續辦理效率和準確性造成影響。畢業辦理工作關系到每個學生的切身利益，是學籍管理的最后一關，出不得任何差錯。如果能把整個教學管理各環節梳理完善、確保正確，畢業審核工作就不用再向前追溯，按照既定節奏高效完成。希望能通過學籍管理中過程管理的規范和質量把控，改變學籍管理全過程監控只能通過畢業注冊環節來審核的現狀；通過加強對學籍管理日常工作中間過程的監督和復核，實現從招生到畢業學籍管理全過程管理的規范化，促進學校學籍管理質量和水平的提升。

一、成人高校學籍管理工作現狀

成人高校的學籍管理是教務管理中的關鍵一環，它貫穿學生從入學到畢業的全過程，是證實學生入學資質、學業水平的質量保障體系。

從2001年教育部正式對畢業生進行高等教育學歷證書電子注冊以來，學籍管理的關鍵工作就增加了學籍、學歷電子注冊工作，這種改革注定學籍管理要在教育部的規范管理下進行，不只是校內管理可以解決的問題。隨著北京市石景山區業余大學職業化教學改革的深入，學校成人學生學籍管理的工作內容不斷增加，和以前相比更加復雜，對學籍管理人員的勝任要求也愈來愈高。

（一）學籍管理工作本身具有復雜性

學校學籍管理工作涉及各方面，包括新老學生報到、注冊管理；新生檔案管理；新生學號編制，電子學籍注冊；新生錄取信息核對、修改；學生學費管理；在籍學生人數統計；電子照片采集；畢業生信息核對、資格審核上報等諸多工作。除此之外，還穿插著日常事務性管理、包括接待來電來訪；辦理學生轉出外校學習，在本校休學、退學或轉專業等學生學籍異動手續；開具各類學籍證明、在讀證明、畢業證明書、學生證補做；歷屆學生照片的整理、發放；歷屆畢業證書的制作發放；接待學生身份信息變更等直接與學生打交道的工作。

以上可以看出，學籍管理工作瑣碎繁雜，需要學籍管理人員具備良好的邏輯性和條理性，才能使工作不出現疏漏。“無過便是功”是對學籍管理工作評判的尺度，也從側面體現了學籍管理工作的復雜性。

（二）成人高校學生的結構具有復雜性

成人高校的學生存在著復雜性。從歷年情況看，成人學生年齡梯度大，低年齡段學生比例增加；學生資歷、文化素質差異較大；學習動機差異性強。同時，成人學生的社會化程度高，維權意識強，給學籍管理工作造成一定難度。

成人學生工學矛盾突出，學員社會生活內容復雜，往往因為工作、家庭的原因擠占學習時間、減弱學習動機，當受到時間、精力、興趣等多重因素影響后，學生部分會選擇退學、休學或直接不與學校聯系，部分因為專業過難而選擇轉專業，從而造成學籍頻繁變動的情況。

（三）遺留生的后續管理具有復雜性

未按期畢業的遺留生，是學籍管理工作的一大難點。這些學生的特點是在班不在籍。對于成人學生來說，因為工學矛盾而不能按期畢業，但還在六年有效學籍當中，我們稱之為“遺留生”，這些“遺留生”的數量還在逐年增加。對于未按期畢業這件事，許多學生并沒有清醒的認識，以為只要交齊了學費，畢業只需等等；更有學生以為就算剩余幾科沒有通過，也可以取得畢業證書；學生的學籍意識普遍淡薄，對學籍六年有效期沒有認識；存在這些誤區的學生通常不會主動與學校聯系，需要學籍管理老師主動與學生聯系，進行解釋說明。僅有的一些主動到校重修的學生，也經常面臨因教學計劃修訂，招生專業取消或變更，無法參加課程重修因而無法順利畢業的難題。所以，對于遺留生的管理，每人因年級、專業、未通過科目的不同而存在必然的差異，致使學籍管理從班級管理上升到個人管理，增加了學籍管理的難度。

二、成人高校學籍管理工作問題分析

成人高等教育教學管理包括招生錄取、教學計劃設置和執行、學籍管理三大塊。整個流程是不可分割的整體，牽一發而動全身，很多學籍管理過程中產生的問題可以追溯到招生環節、教學計劃執行環節。[1]成人學生在校時間長，反復休學、延期畢業，致使很多過程管理的問題會在辦理畢業時顯現，下面根據學籍管理可能會出現問題的環節進行分析。

（一）新生錄取中的問題

1．學生招生報名信息錄入錯誤

根據現行學籍管理平臺的使用情況，新生的學籍數據均由新生錄取數據生成，學生正常注冊學籍，必須與錄取數據一致。盡管錄取時信息是錯誤的，也要按錯誤的注冊。入學后，再由學校申請，持學生相關證件，先到招辦修改錄取數據，再持招辦相關證明到學籍修改數據。以致于在招生錄取時的錯誤和疏漏，給學籍管理徒增許多后續工作。

2．學生地址信息不明確，電話記錄錯誤

新生入學前，只有在報名時才會填寫自己的地址和聯系方式，學籍管理數據并不包含這兩項，但這兩項信息卻在學生管理中頻繁被用到。尤其在新生報到時，班主任需要與學生取得聯系，而有的學生由于各種原因未主動到校，又因電話、地址錯誤，往往會因未聯系到而流失。

（二）學籍異動的后續問題

每年招生錄取后，因為學生報名的盲目性，報到和開學兩周時會收到大量的學籍變更申請。學籍管理人員要針對這些申請，為學生辦理轉學到外校、校內退學、休學、轉學習形式、轉專業等學籍異動手續。為了防止學生因為申請不通過而放棄學習，學校對于學生學籍變更審批持開放態度，只要不違反學籍政策，都會批準。這樣的情況，不僅需要去市教委辦理學籍異動，后續問題也要謹慎處理。如果學生轉學到同類專業還好，有部分專業課可以免修；但非同類專業，如從會計轉學到建筑工程管理，因專業跨度大，除公共基礎課外，學生相當于重頭修讀轉入專業，而對于一些隔年招生的小專業，還會面臨轉入后無法修讀部分已經授課結束的課程，對學生來講，涉及能否如期畢業，對學籍管理員來說，要為學生拆解跨年級課表、重新核定記載學生成績、學費調整計算、協調不同班主任交接學生材料等諸多工作。這要求學籍管理員不僅要熟悉學籍業務知識，還要站在學員角度進行針對性指導，個性化定制，并且對于轉專業后期不利影響，讓學生知情。具體工作細致到位，能幫助學生順利進入新專業學習，也可抑制部分學生隨意、盲目的轉專業需求。

（三）成績管理的問題

成績管理的主要內容是記載學生學業成績，工作基本集中在期末。而成績審核在辦理畢業階段，是對學生學業成績、專業教學計劃整體的核定，是關系學生能否取得畢業資格的關鍵。日常的成績管理如果精確性不高，會對畢業成績審核增加負擔。

日常成績管理主要包括學生的學期成績記載、補考重修成績更新、教學計劃中部分科目的免修、免考等。學校的成績管理主要由成績管理員根據教師提供的原始成績單手工錄入EXCEL表來記錄和實現，受人為因素影響頗深。教師的原始成績單，會出現成績漏登、串行、綜合成績計算失誤等問題，需要成績管理員的反復核對、矯正；有些問題往往會到畢業成績審核時才發現，進而倒查更正。另外，成績管理人員的變動，管理程序脫節，課程成績單缺失等情況也會引發成績管理的問題。

（四）學生檔案管理的問題

學生的學籍檔案，是鑒明學生身份、記載學生在校學習過程的電子或紙質記錄。它為學生在校學習起著證明、憑據、查詢等關鍵作用。作為學校檔案管理中的重要一環，它有明確的存檔內容和保存要求。例如學籍卡片、畢業生登記表、畢業成績單是必須存檔的內容，但是在學生整個學習過程中，所涉及的學籍檔案不僅僅是以上內容，還有學生的學籍異動材料、免修免考證明、電子照片等。除卻需要存檔的關鍵檔案外，對于其他檔案的管理，往往因為學籍管理人員工作緊張，疏于收集、整理、保管和統計，很多原始記錄表散落在各處，沒有明顯的標記分類，甚至會出現遺失現象，在后期學生管理中需要進行查詢時才會發現問題。又因為學籍檔案管理伴隨學生學習全過程，會根據時間不斷產生，保管權限也會在班主任和學籍管理員之間流動，在學生管理時也需要不斷調取查證，一般會在學生畢業后統一整理封存，如果學籍管理員過程管理過于粗放，沒有相應的工作規范，也會為后期制造麻煩。所以，加強對學籍檔案的管理，制定相關檔案收存報廢辦法，合理分配檔案整理工作時間，是需要解決的問題。

三、成人高校學籍管理工作對策和建議

（一）學籍管理需加強制度建設

任何管理制定制度都是首要任務，制度先行，才能有章可循。目前，學校的相關制度因制定得較早，跟不上學籍管理要求的變化。有些制度因為從教育部起始，就沒為成人高校制定明確的規章，造成現在沒有明文制度，只能按以往慣例辦事的現狀。學校應在改革創新的基礎上對現行制度進行大面積更新和建設，以符合學校現行和長遠發展規劃。

（二）學籍管理需加強信息化建設

“現代信息技術的發展逐漸推動成人高等繼續教育朝著信息化、科學化的方向發展，以此提升成人高等繼續教育學籍管理的質量和效果。”[2]學校應該利用信息化手段，加快自己學校管理平臺的開發、建設和使用。

由學籍管理人員根據實踐工作需要提出用戶需求，再由其他教務管理人員提出建議，使平臺需求合理并趨于完善，以此保證平臺與實際工作緊密結合。同時，由于學籍管理必定要使用到教育部管理平臺進行注冊和畢業工作，如果本校管理平臺可以預留接口，和教育部平臺有效對接，便可減少學籍管理中一些重復的工作，從而大大提高管理效率。

系統開發使用后，能從根本上改變學校現行的成績管理模式，減少人為因素對學籍管理的不利影響。同時，學籍管理人員在使用過程中，也可以評估平臺使用對工作完成度、工作效力是否提升，體會平臺對本校工作的適用度，根據實際使用提出新的需求，定制新的功能模塊，對管理系統進行不斷完善和升級換代，以確保管理平臺能更好地服務學籍管理工作，使學籍過程管理更透明、更規范，真正使學籍管理信息化落到實處。

（三）學籍管理需加強過程管理

學籍管理工作伴隨學生入學到畢業的始終，所以加強過程管理應該做到三點：對于學籍管理目標達成制定相應的計劃；對于工作流程梳理明確清晰、條理分明；對于每個工作環節盡量優化提升，做到精細完善。總之，如果能在新生注冊入學開始就始終保持過程管控的意識，在固定時間節點進行檢查反饋，保障學籍信息、成績檔案等關鍵信息的準確度，其他學籍異動、重修管理、畢業實踐等中間環節不出現錯漏，就能最大限度避免到畢業時再倒追檢查的被動局面。

在學籍管理過程中，學籍管理員要樹立責任意識，增加對學籍工作的敬畏感，認識到自己的一個失誤對學生來說都是百分之百的錯誤；要樹立質量意識，對學籍工作實行精細化管理，加強對日常工作的檢查和掌控；要樹立事前控制的意識，根據對工作程序的熟悉，找出容易出現問題的環節，提前做好防控措施；樹立反思意識，創新開展工作，追求工作不斷完善。

四、結語

學籍管理是學校教學質量管理中的關鍵一環，學籍管理無小事，管理人員的專業素養更是決定管理質量的要素，管理人員應緊跟政策腳步，規范管理流程，主動學習鉆研，精進工作水平，更加有效地助力成人學生學習成長。