紙質檔案和電子檔案并存的必要性分析

邱常宇

（洮南市價格認證中心，吉林白城 137100）

0.引言

在信息技術的支持下，為電子檔案的發展提供了技術支持，極大提高了檔案的利用效率和價值，能更好地為社會發展和建設提供檔案上的支持。不過從當前電子檔案應用問題看，在紙質檔案朝著電子檔案的轉換過程中，兩種檔案管理方式各有價值，所以如何結合管理環境選擇合適的檔案儲存管理方式便成為每個檔案管理者必須要考慮的問題。在當前的社會經濟發展中，紙質檔案和電子檔案都有著不可替代性，兩者都不能在短時間內互相進行取代，且都能滿足社會的發展需要，所以要求兩種檔案管理形式并存。下面將具體分析促進兩種檔案管理形式并存的措施，希望為相關檔案管理工作者提供幫助。

1.紙質檔案的特征和優缺點

1.1 紙質檔案的特征

首先，紙質檔案中信息對載體的依附性較強，需要以紙質作為媒介完成信息的記錄和傳遞。其次，檔案信息會跟載體緊密結合，無法做到徹底分離，而且檔案信息可以做到長期有效的保管，相較于木板、皮革和石頭等載體，紙張明顯更具有保存能力。最后，紙質檔案在進行歸檔時，在人力和時間上需要的較多，而且同一紙質資源無法在同時間內完成不同地點的分享，且有管理工作量大和信息獨占性突出的特點。

1.2 紙質檔案的優缺點

首先，紙質檔案有著更強的直觀性，且紙質檔案會在形成過程中得到相關人員的蓋章確認，所以既可以保證檔案信息的真實有效性，也會使其具有一定的法律效益。其次，紙質檔案有著更強的人文價值，紙質檔案在完成對信息的整理后，可以隨著時間的推移形成富有價值的寶貴資源。最后，紙質檔案有著更強的可操作性，對于檔案管理人員專業技能水平的要求較低。不過紙質檔案在新時代的發展中同樣也露出了一些缺陷，影響著紙質檔案價值的體現，具體缺陷：紙質檔案在儲存中需要的空間較大，且對空間中的環境要求也較高，從而增加了工作人員的工作量加劇了空間資源的浪費；紙質檔案在調閱過程中無法高效率的完成所需檔案的查找工作，且在檔案損壞、丟失和不完整的影響下也會影響紙質檔案管理工作的質量和效率。

2.電子檔案的特征和優缺點

2.1 電子檔案的特征

首先，在信息存儲密度上較高，例如光盤、磁盤等設備有著空間占用少和文件存儲內容多的特點。其次，在信息形式上更具有多樣化，區別于傳統的檔案管理，可以在檔案展現形式上具有多種形式，利于圖片、視頻、文字和聲音等，能更直接的展現檔案的內容。最后，具有較高的信息共享能力，同一檔案可以在同一時間進行不同地點的共享傳遞，不僅提高了檔案利用的效率，也能充分發揮出檔案利用的價值，且電子檔案內容還可以和電子載體進行隨時分離，能夠快速實現電子檔案的復制和傳輸工作。

2.2 電子檔案的優缺點

首先，在電子檔案管理中，可以高效率完成對各類信息的查詢、存儲、提取和使用，而且占用的實際空間也遠遠小于紙質檔案管理所需要的空間。同時也可以及時完成對檔案信息的更新，保證各類檔案信息具有時效性。其次，在利用電子化進行檔案管理時，可以有效降低工作人員的人為因素所造成的檔案損失問題，從而做到對檔案的保護。最后，電子檔案可以高效率的進行檔案信息的交流和傳遞，提高了社會發展的速度。不過電子檔案管理也面臨著一些挑戰，具體缺陷：黑客技術容易威脅到檔案管理的安全性，會出現重要檔案信息被竊取和肆意篡改的問題，不利于發揮電子檔案管理的價值；對信息設備的依賴于過強，容易受到設備的影響降低相關檔案的查詢和調閱。

3.紙質檔案和電子檔案并存的必要性

3.1 兩種檔案儲存形式都能滿足社會的需要

從紙質檔案和電子檔案的功能特征看有著明顯的不同，在紙質檔案的收集和管理中重點是對檔案的內容、來源、時間進行分類、整理、歸檔，而電子檔案管理中則重點要求在技術條件轉換下獲得必要電子設備的支持。不過這兩種檔案儲存形式卻都是社會發展所必需的，且雙方都不能完全取代對方。針對紙質檔案而言，雖然在信息傳遞方面不如電子檔案方便，不過卻具有較強的原始性。對于電子檔案而言，雖然有著較強的儲存能力和分析交流能力，但是電子檔案在儲存上需要依賴電子設備有著載體不耐用的問題，容易出現數據丟失和失竊的風險[1]。此外，電子檔案的開發需要大量的資金支持，一些地方政府或者單位受到資金不足的影響便無法及時進行檔案儲存的電子化管理，所以在檔案的依賴上還是使用傳統的紙質檔案管理形式，能結合各個地區的經濟發展情況使各項檔案工作獲得有效落實。最后，電子檔案還需要配備專門的管理人員并重視后期的設備維護，這都需要政府或者單位投入資金給予支持，而紙質檔案無論在人員管理還是資金利用上都較為成熟，在當前新時代的經濟發展中，需要加強對紙質檔案和電子檔案并存的認識，從而讓兩種檔案管理工作方式共同滿足社會發展的各項需求。

3.2 紙質檔案有不可替代性

首先，紙質檔案具有權威性。人類在歷史上對紙質檔案的利用時間較長，所以在紙質文件上的管理經驗更豐富，而且也習慣利用紙質文件進行各項工作。同時我國司法部門在檔案鑒定上也有著較為成熟的技術，在法律文件上也認同紙質檔案的效力，所以目前紙質檔案依然在法律體系中發揮著作用。其次，電子檔案中具有憑證的電子文件在復制時需要進行存檔，以保證電子檔案的安全性。在信息時代的高速發展下對電子檔案管理既有機遇也有挑戰，電子檔案依然面臨著嚴峻的檔案損失風險，當前需要兩種檔案儲存形式的并存[2]。

3.3 電子檔案的不可替代性

首先，紙質檔案在形成上較為復雜，需要公文歷經接收、篩選、歸檔、入庫等復雜的程序，且在這些過程中需要耗費大量的人力、物力和時間，不能擁有電子檔案成檔的工作效率。其次，電子檔案符合時代發展的要求，既可以降低檔案管理人員的工作量和節省工作人員的時間，也可以大大提高檔案的應用效率和價值，能促進社會經濟的發展，當前的經濟發展環境需要電子檔案管理和紙質檔案管理的并存。

4.紙質檔案和電子檔案并存的措施

4.1 不斷建立并完善檔案管理的制度和標準

隨著信息時代的發展，在各種信息技術的不斷影響下，給予了檔案管理新的機遇，使其朝著電子檔案的方向發展，在檔案管理智能化的不斷深入下，需要檔案部門及時建立并完善對應的電子檔案管理制度和規范，從而確保紙質檔案和電子檔案之間的轉換、對接和管理工作的有效性。具體而言，相關檔案部門需要結合電子檔案管理的特點及時制定電子數據的格式標準，并通過對電子檔案著錄和標引規則的頒布來統一電子數據的格式。同時也要對電子檔案信息的硬件設備、載體、轉換格式和儲存格式的標準進行規范，使電子檔案滿足當前時代發展中的需求，最終形成電子檔案和紙質檔案并存為社會發展提供服務的局面[3]。

4.2 實現兩種檔案之間的同步歸檔

從我國的社會經濟發展情況看，受到電子檔案管理投入資金大和信息安全問題的影響，未來很長一段時間內紙質檔案會和電子檔案進行共存。為此，需要從檔案管理和利用的角度出發，將富有價值的檔案進行有效的歸檔和記錄，保證檔案資源可以得到充分的共享。首先，相關檔案管理人員要在紙質檔案管理和電子檔案管理的基礎上完成對兩種檔案的同步歸檔工作，同時促進紙質檔案朝著電子檔案的轉換，在不斷地掃描和轉換中提高電子檔案的儲存量。其次，要將部分電子檔案進行復制儲存或者轉換成紙質檔案，從而可以讓這部分電子檔案可以脫機保管，提高電子檔案和紙質檔案之間的聯系，從而盡量避免因為數據丟失而對電子檔案管理造成的不利影響[4]。

4.3 創優化電子檔案管理的體系

隨著電子檔案管理在全國各地的不斷興起，使檔案價值得到了巨大的體現，為了保證電子檔案管理可以一直發揮出應有的價值，需要及時在電子檔案的管理模式、手段和理念上進行創新，使之符合時代的高速發展。首先，部分單位中的內部檔案管理部門缺乏獨立性，其主要的職能是執行上面的決策而非自行對檔案管理進行決策，所以在落后的檔案管理模式影響下，無法適應社會的高速發展，無法體現出檔案管理的價值。為此，需要單位和企業提高檔案管理的意識，重視檔案管理工作的發展，積極將內部檔案管理部門設置為直屬單位提高其管理的權限，為檔案管理工作創作良好的環境。其次，各企業和單位也要重視對內部檔案管理人員在思想上的解放，改變以往的重視館藏輕視利用的理念，既要發揮信息技術的特點不斷充實館藏內容，也要提高各檔案的利用價值，并在不斷對電子檔案管理的體系進行優化后，保證兩種檔案儲存形式的并存[5]。

4.4 重視檔案儲存基礎設施的建設

為了保證紙質檔案和電子檔案的并存，需要重視兩者在檔案儲存設備上的建設。對于紙質檔案而言，一般會將檔案進行分類分件的保管，所以在相同內容的檔案保管上，紙質檔案所使用的儲存空間要更大，而且在檔案的不斷累積下對于紙質檔案管理空間上的需求也就越大，所以紙質檔案在儲存時要重視基礎設施的建設。對于電子檔案而言，雖然在空間占用上較少，且隨著檔案數量的累計不會在占用空間上有著明顯增加。不過電子檔案在進行檔案的儲存和應用中需要依賴電子儲存設備和網絡系統，所以要重視電子檔案儲存對各類信息設備的采購。結合電子檔案和紙質檔案在基礎設施建設上的要求，需要各個企業或者事業單位重視對檔案庫房的規劃和建設，既要使檔案庫房的位置具有合理性，也要求內部的設備具有全面性，可以滿足電子檔案和紙質檔案管理中的保密、防火、防水、防塵、防盜等要求，使電子檔案和紙質檔案得到并存[6]。

4.5 及時進行電子檔案的理論研究

對于當前社會經濟的發展而言，電子檔案的產生極大的促進了社會各項建設工作的進行，為此需要重視對電子檔案管理的理論進行研究，在了解好電子檔案的產生和發展背景后，及時完善相關制度使電子檔案管理具有科學性。此外，需要相關的檔案管理部門和管理人員及時總結工作中電子檔案管理上的經驗，并做好電子檔案和紙質檔案的對比工作，在了解二者之間的差異后，不斷提高對兩種檔案管理應用的認知，學會在不同環境中使用不同的檔案管理形式，從而發揮出兩者在新時代的發展中的價值，使其在互補中實現發展的良性循環。

4.6 加強檔案管理人員的培訓

在當前的社會經濟發展中，對于各行各業的發展而言，人才有著不可替代的作用。隨著信息技術水平的不斷提高，很多單位或者企業的檔案管理工作都朝著電子化管理的方向發展，盡管在硬件上的有著充足的支持，不過相關的管理人員因為受到傳統管理方式的影響，不僅不能提高電子檔案管理的質量和效率，也會影響電子檔案管理價值的體現。為此，需要單位或者企業聘請專業的電子檔案管理團隊對企業內部檔案管理員工進行培訓，不僅要提高管理人員的專業檔案管理技能，也要在學習中跟上時代發展中有關檔案管理的新理念和新思想。此外，在進行培訓中還要提高檔案管理人員的綜合素質，在職業素養的支持下保證各項檔案管理工作的高效率完成。需要注意的是要在培訓過程中輔助良好的獎懲制度，從而提高檔案管理人員在培訓過程中的積極性，提高檔案管理培訓工作的價值。

5.結語

隨著越來越多的企業或單位不斷向電子化方向發展，企業或單位需要結合自身發展合理選擇檔案管理模式。針對當前紙質檔案和電子檔案的發展，要建立健全檔案管理制度和標準，加強二者的銜接，建立和優化電子檔案管理體系，注重檔案存儲基礎設施建設，及時開展電子檔案理論研究，加強檔案管理人員培訓，確保兩種檔案管理形式合理共存，共同促進社會經濟發展。