基于SAP-ERP系統(tǒng)的成品油銷售企業(yè) 庫存差異研究

董世松

(1.中海油華南銷售公司，廣東 廣州 510024；2.中海油廣東銷售有限公司，廣東 廣州 510024)

0 引言

SAP-ERP系統(tǒng)作為重要的財務支持系統(tǒng)，具有完備的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析功能，在生產(chǎn)類和銷售類企業(yè)得到廣泛應用[1-2]。同時，由于SAP-ERP高度集成財務、銷售與庫存管理等各項模塊，以及其基于生產(chǎn)類企業(yè)財務管理的設計邏輯，在靈活多樣的銷售類企業(yè)的業(yè)務中，更好地使用該系統(tǒng)發(fā)揮其管理功能仍然值得深入研究和進一步開發(fā)[3-6]。

相較于生產(chǎn)類型企業(yè)，銷售企業(yè)存在更多在貨物實際流轉(zhuǎn)與SAP-ERP財務系統(tǒng)流轉(zhuǎn)不同步的復雜情況。比如同一公司和物料涉及多個倉儲地點和工廠且因為SAP-ERP自有不足導致工廠間實際貨物與虛擬財務轉(zhuǎn)移不同步，部分業(yè)務開展是按照送至客戶處才確定結(jié)算數(shù)量而導致貨物在離開倉儲地當時無法觸發(fā)SAP-ERP，成品油每日損耗一般于月底盤點時合并統(tǒng)一在SAP-ERP系統(tǒng)中核銷，同一家公司下轄不同倉庫的情況下客戶在一個倉庫的采購量大于該倉庫的實際庫存量等。鑒于以上種種特殊情況，成品油銷售類企業(yè)基于SAP-ERP的賬實核對管理存在諸多難點，對銷售類企業(yè)實物管理與財務管理的差異化分析提出了更高的要求。

而對銷售類企業(yè)的賬實差異分析，尤其是對賬模型的建立還未見系統(tǒng)性描述[7-9]。本文將對差異原因進行分類整理，細分差異類型，總結(jié)差異原因，提出基于SAP-ERP模型下的銷售類企業(yè)賬實差異分析的公式模型與解決思路。

1 確認差異環(huán)節(jié)

1.1 業(yè)務類型

銷售類企業(yè)所涉及的業(yè)務類型，主要可以分為貿(mào)易類業(yè)務和批發(fā)直銷類業(yè)務兩大類。其區(qū)別在于，批發(fā)直銷類業(yè)務涉及貨物在倉庫中的進、出、存管理，而貿(mào)易類業(yè)務不涉及倉庫環(huán)節(jié)，其與上下家的交割地點一般為運輸工具。

1.2 差異環(huán)節(jié)

對于批發(fā)類業(yè)務，按照貨物在倉庫的實際流轉(zhuǎn)全流程進行分類，包括貨物入庫、貨物出庫、日常保管三個環(huán)節(jié)，在SAP-ERP操作中也基本按照實物流轉(zhuǎn)全流程的邏輯進行操作。對于貿(mào)易類業(yè)務，一般按照先與下家確認結(jié)算數(shù)量，再與上家確認結(jié)算量并同時進行SAP-ERP入庫與出庫作業(yè)。貿(mào)易類業(yè)務中對于還未完成交割的貨物，其倉儲地點為運輸工具。

SAP-ERP系統(tǒng)中涉及的事務碼多達上百種，但通過對任何一個公司或倉儲地點的歷史SAP-ERP數(shù)據(jù)分析歸納可以發(fā)現(xiàn)，常用的涉及貨物中轉(zhuǎn)與財務賬面調(diào)整的SAP-ERP事務碼可以分為4個環(huán)節(jié)，其分別為實物入庫環(huán)節(jié)、實物保管環(huán)節(jié)、實物出庫環(huán)節(jié)、虛擬移動環(huán)節(jié)。其中，虛擬移動環(huán)節(jié)主要可以滿足同一公司下不同工廠之間自有資源的借用，以便滿足在總庫存充足情況下個別工廠提前銷售的業(yè)務需要。

因此，在以SAP-ERP為基礎(chǔ)的賬實差異分析管理中，可以將差異原因分為入庫差異、保管差異、出庫差異以及虛擬差異。

2 規(guī)范操作標準

2.1 確定SAP-ERP操作的實際業(yè)務內(nèi)涵

為進一步完善差異分析與管理，需要結(jié)合各公司業(yè)務實際情況以及歷史操作習慣對常用的SAP-ERP事務碼進行分類整理。一般情況下，每個事務碼均可對應實物入庫環(huán)節(jié)、實物保管環(huán)節(jié)、實物出庫環(huán)節(jié)、虛擬移動環(huán)節(jié)之一，通過比對可以發(fā)現(xiàn)每一項實際業(yè)務與SAP-ERP事務碼的對應關(guān)系。

例如，在采購入庫環(huán)節(jié)，倉庫實物實際收貨量與SAP-ERP中采購結(jié)算量和收貨方承擔的運輸損耗兩項相關(guān)，而在SAP-ERP中結(jié)算量和運輸損耗分別對應不同的SAP-ERP事務碼。通過這種拆分，可以厘清SAP-ERP操作與實際業(yè)務的對應關(guān)系。

2.2 規(guī)范SAP-ERP操作與實物出入庫對應關(guān)系

在確定每項SAP-ERP事務碼與實際業(yè)務的對應關(guān)系后，則應根據(jù)工作需要加以規(guī)范，實現(xiàn)實物流動與SAP-ERP代碼的一一對應關(guān)系，避免交叉重疊。如實物損耗涉及運輸損耗、倉儲損耗，則在SAP-ERP中應建立運輸損耗和倉儲損耗不同的事務類型碼加以區(qū)分。再如運輸損耗又分為收貨環(huán)節(jié)的運輸損耗和配送客戶環(huán)節(jié)的運輸損耗，則可以通過引入入庫運輸損耗和發(fā)貨運輸損耗等不同事物類型碼，或通過不同賬號操作和記錄不同類型的運輸損耗。另外，在實際業(yè)務操作環(huán)節(jié)，要加強對于SAP-ERP事務碼與實際業(yè)務的對應關(guān)系，有條件的業(yè)務單元應每日回顧，條件不充分的單元應定期回顧，比對實際業(yè)務與SAPERP事務碼之間是否存在異常匹配，當出現(xiàn)實際業(yè)務觸發(fā)的事務碼與規(guī)則不匹配的情況，應查找是業(yè)務環(huán)節(jié)操作錯誤還是系統(tǒng)觸發(fā)事務碼異常，并有針對性地進行還原操作。對于不能還原的情況，應及時消除差異帶來的影響，并如實做好記錄。

2.3 規(guī)范實物出入庫臺賬管理

實物庫存管理應按照實物進出庫存環(huán)節(jié)分別建立相關(guān)臺賬，臺賬中各條目應與實際貨物變動數(shù)量相一致，月度盤點時應對進出入數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計整理。通過對實物賬面應存庫存與實際盤點庫存的比對，計算保管環(huán)節(jié)損溢情況，形成包含入庫量、出庫量、損耗量、結(jié)存量等數(shù)據(jù)的月度盤點表。

2.4 規(guī)范盤點業(yè)務流程

油庫盤點由實際存貨與當期出入庫明細共同構(gòu)成，實際盤點過程中應確保期初實存、入庫量、出庫量、損耗量、結(jié)存量滿足一定的邏輯關(guān)系。對于各項數(shù)據(jù)填入后不滿足以上邏輯關(guān)系的，或者出現(xiàn)顯著數(shù)據(jù)異常的，應及時查詢問題原因并予以改正，保證上述公式中各項數(shù)據(jù)無誤。同時，應關(guān)注SAP-ERP系統(tǒng)中不同存貨類型的變化是否導致財務數(shù)據(jù)異常變化。比如，涉及客存的業(yè)務，在客戶沒有提貨的情況下，SAP-ERP系統(tǒng)會出現(xiàn)數(shù)據(jù)類型的變化，該變化會使不同的類型數(shù)據(jù)之間產(chǎn)生符號相反、數(shù)量相等的一個變化，如果在系統(tǒng)中未出現(xiàn)此類對稱變化，則應及時查找系統(tǒng)原因并做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的修復。

3 建立差異對賬模型

通常情況下，油庫倉儲的實物庫存，不外乎公司自己所有和代客戶保管兩種類型，即“自有”和“客存”。

任何一個倉儲單元均應滿足式(1)：

對于成品油銷售類企業(yè)，關(guān)聯(lián)企業(yè)的在途資源，運輸過程的超標損耗，OB類業(yè)務的延遲結(jié)算，保管損耗按照月度統(tǒng)一核銷，賬目庫存的虛擬調(diào)整等原因，會導致出現(xiàn)賬實差異。則對公式(1)進行變型，得出式(2)：

對于入庫差異，如果系統(tǒng)入庫大于實物入庫，則入庫差異取“正數(shù)”。如果系統(tǒng)出庫大于實物出庫，則出庫差異取“負數(shù)”。如果系統(tǒng)保管損溢大于實物保管損溢，則保管損溢差異取“正數(shù)”。由于成品油計量和交接標準的原因，行業(yè)內(nèi)普遍存在的因為誤差原因?qū)е碌谋９苡嗷驌p耗，一般保管損溢按照盈余取“正數(shù)”，損耗取“負數(shù)”的原則記錄。如果系統(tǒng)虛擬差異為使得本工廠自有或客存增加，則虛擬差異取“正數(shù)”，反之取“負數(shù)”。

例如，工廠A期初有實物庫存200 t，SAPERP自 有160 t，SAP-ERP客 存40 t。則 通 過 計 算可知，SAP-ERP自有+SAP-ERP客存=實物庫存，符合公式(1)。如果在下一個盤點周期中，工廠A通過OB方式給客戶送貨20 t，而在結(jié)賬時還未送至客戶處，仍然在物流途中，該種情況下無法確定與客戶實際結(jié)算數(shù)量，即自有或客存未變化，實物庫存僅剩余180 t，存在出庫差異+20 t(實物出庫大于系統(tǒng)出庫則出庫差異取“正數(shù)”)，入庫差異、保管損溢差異和虛擬差異三項均為零。則本期期末SAP-ERP自有+SAP-ERP客存=160+40=200，實物庫存+出庫差異=180+20=200，滿足公式(2)。

在使用對賬模型時，對于存在多工廠或客存銷售業(yè)務的企業(yè)，應同時關(guān)注以下SAP-ERP系統(tǒng)常見的異常情況。如果出現(xiàn)異常情況，應及時查找原因進行修正。對于工廠之間的虛擬移動，應對其進行單獨統(tǒng)計，任何一個時間周期內(nèi)，工廠之間的虛擬移動應該閉環(huán)，也就是各工廠虛擬移動數(shù)量代數(shù)和應該等于零。成品油銷售企業(yè)普遍存在客存銷售的業(yè)務模式，在對賬中應該確認是否滿足自有的減少等于客存的生成，也就是客存銷售業(yè)務中同一個工廠內(nèi)自有減少與客存生成數(shù)量代數(shù)和應該等于零。

4 差異分析與處理

通過以上對差異環(huán)節(jié)的辨識，建立差異分析核對模型后，應對差異核對工作進行梳理和建立流程。

首先，財務賬面管理與實物庫存管理主管人員應首先確定財務結(jié)賬時間應與實物盤點時間一致，對于不一致的情況，應進行還原操作。由于SAP-ERP系統(tǒng)不同模塊之間存在操作時間差異，對于該問題應予以關(guān)注，保證實物管理人員在系統(tǒng)操作的信息及時流轉(zhuǎn)至財務管理人員處。同時，財務管理人員應關(guān)注觸發(fā)了SAP-ERP事務碼的數(shù)據(jù)的審批程序，及時予以審批，或?qū)τ诓灰?guī)范業(yè)務予以拒絕并及時通知實物管理人員重新調(diào)整業(yè)務數(shù)據(jù)或做好差異記錄。

然后，通過SAP-ERP系統(tǒng)取得財務賬面數(shù)據(jù)，同時根據(jù)月度盤點表取得實物庫存。之后，進行SAPERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的提取與篩選，查詢SAP-ERP中涉及庫存變化的各相關(guān)事務碼并將其按照實物入庫、實物出庫、實物保管及虛擬移動進行分類，最后與實物庫存明細一一比對。通常，為使得對賬結(jié)果更加清晰，可以對入庫、出庫、保管和虛擬移動四類差異進一步細化，如入庫環(huán)節(jié)差異可以細分為“運輸損耗待處理”“實物在途未入庫”“SAP-ERP提前入庫”等。比如出庫環(huán)節(jié)差異可以細分為“實物出庫未與客戶結(jié)算”“客存資源待發(fā)貨”“內(nèi)部調(diào)撥業(yè)務配送在途”等。通過細化差異，既便于后續(xù)差異還原時有針對性調(diào)整，又有利于管理人員了解到對應的SAP-ERP與業(yè)務實際情況的差異點，后續(xù)針對性地制定消除差異的辦法。

最后，應對差異原因應進行核實，對于錯誤操作或未及時處理的信息應根據(jù)實際情況及時進行修改，努力減少差異的存在。確認SAP-ERP操作及實物作業(yè)數(shù)據(jù)無誤后，進行記錄確認并保存好原始單據(jù)及相關(guān)說明性文件，對于差異的后續(xù)消除提出解決辦法。

如果在實際管理過程中，存在第三方系統(tǒng)聯(lián)動的情況，應做好第三方系統(tǒng)與SAP-ERP系統(tǒng)、實物出入庫業(yè)務的數(shù)據(jù)對接。對于采用外部系統(tǒng)前，應充分驗證該系統(tǒng)對于數(shù)據(jù)傳輸?shù)募皶r性與準確性，避免輸出傳輸或無法進行數(shù)據(jù)修復等內(nèi)部問題影響庫存差異對比。原則上，通過第三方系統(tǒng)轉(zhuǎn)輸?shù)臄?shù)據(jù)邏輯應該與上述模型保持一致，并及時排查轉(zhuǎn)輸過程中的差異原因及處理。比如，由第三方系統(tǒng)提供結(jié)存量數(shù)據(jù)時，其邏輯應該滿足盤點表相關(guān)數(shù)據(jù)的運算規(guī)則，保證盤點表和損耗量數(shù)據(jù)真實和準確。如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)差異，可以從入庫量、出庫量等環(huán)節(jié)查找影響結(jié)存量的原因，比如是數(shù)據(jù)同步存在差異，或者是因為結(jié)存量讀取數(shù)據(jù)時參數(shù)需要修正等。在各項問題排除后應進一步驗證盤點邏輯，待確認各項數(shù)據(jù)符合邏輯無誤后，方可進一步使用第三方數(shù)據(jù)。

5 結(jié)語

文章通過對成品油銷售類企業(yè)SAP-ERP與實際業(yè)務存在的差異進行分析，分析了差異產(chǎn)生的原因、對差異進行分類、提出了適用于成品油銷售類企業(yè)的賬實核對對賬邏輯。對于成品油企業(yè)的賬務管理、庫存管理起到了指導作用，有助于在復雜的貿(mào)易業(yè)務過程多工廠協(xié)作中的差異原因分析與比對，為實現(xiàn)賬面差異清晰及確保貨權(quán)安全提供了重要輔助手段，有助于推動系統(tǒng)化工作效率提升。隨著企業(yè)的快速發(fā)展以及市場競爭的加劇，企業(yè)面臨的壓力不斷增加，企業(yè)對于財務與業(yè)務一體化的需求越來越高，需要通過信息化軟件系統(tǒng)，建立適合自身發(fā)展的信息化系統(tǒng)，提高企業(yè)核心競爭力。SAP-ERP系統(tǒng)作為一種較強財務業(yè)務集成應用系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)財務系統(tǒng)與其他業(yè)務部門管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，對于企業(yè)提升企業(yè)運營效率，防范企業(yè)風險具有重要的現(xiàn)實意義。