電力企業公文流轉系統的應用

潘勇

（國網襄陽供電公司，湖北襄陽 441002）

0. 引言

近幾年，隨著電力企業文化的不斷進步與發展，企業原始的數據庫與資料也在不斷累積。為了確保電力公司公文流轉與業務工作順利高效的同步開展，需要建立電力公司獨特的公文流轉管理體系，深刻落實公文流轉的各項舉措，規范公文流轉資料的收集以及整理工作，不斷提高我國電力公司公文流轉的管理水平以及公文流轉的準確性、高效性，確保其不斷朝著現代化研究方向去發展。在科技水平高速發展的影響下，現代化計算機網絡技術使辦公效率得到了極大的提升，自動化辦公的需求反映越來越強烈，國家更是將自動化辦公技術作為信息化的首要條件，實現公文流轉的自動化、網絡化是自動化辦公的核心條件之一。為了為改善公文流轉系統提供便利性、可能性，建立完善的公文流轉系統非常必要。

1. 電力企業特點

（1）電力企業是我國重要的骨干產業。電力企業受其產業發展規律和特點的制約，是公益以外的商品，是為經濟發展服務的。我國電力企業是國有壟斷企業，由其發展特點界定。能源企業的發展規模與區域經濟發展水平相對應。電力行業既是基礎行業，又是輔助行業。它們的發展和規劃，必須建立在堅實的科學基礎上穩步推進，才能為國民經濟的發展作出貢獻。電氣工業是我國的基礎產業，影響著我國國民經濟和人民財產安全。輸電網絡將電力輸送到全國所有地區。發電廠、變電站和發電廠的運營是電能工業的基礎。在保障人民用電和財產安全的同時，也為自己創造了利益，能源企業的電力來源于煤炭、煤炭、石油、天然氣等不可再生資源，以及水、風等可再生資源。通過能源的轉換和加工，電力供應給廣大消費者，使電力資源成為人類生活不可或缺的重要資源。因此，能源產業與煤炭、煤炭、石油等產業一樣，是我國國民經濟發展的重要基礎產業。

（2）電力公司關系密切。電力是一種不能大規模積累的能源，在通過電網發電和輸電的過程中得到補充。為使能源的發、輸環節正確連接，需要大量運用電力行業的控制自動化技術，以及實施產、輸、銷、用的機器設備。為確保電力裝置的安全運行，保證電力供應的數量和質量，必須嚴格控制電力的發、輸、供、用關系。該行業在生產經營過程中通過各環節之間的協調與配合，區別于其他行業。電力行業面臨的需求波動。在電力行業的生產經營過程中，每一個連接的操作都要始終按照消費者的需求進行。因此，在定義行業的生產經營過程中，需要預測能源資源負荷，“保持不變，應對變化”，維持整個電力系統的正常運行，保持一定的儲備水平。使用可以防止能源資源短缺現象，也可以防止資源浪費現象，保持一定的生產能力。在電力公司各方面相互協調的情況下，傳統的能源管理系統屬于綜合管理模式，加強關聯屬性。

2.公文流轉現狀

隨著信息爆炸時代的到來，電力公司的工作者（個人和公司）要處理的信息量每天都呈指數級增長。公司和機構公文的日常處理是一項艱巨而重要的任務。傳統的公文往往是紙質文件，必須親手交接，人傳人。該過程復雜且耗時。在實際工作中，經常會出現申請過程中的任何一個環節出現失誤，導致公文丟失或審核不及時，嚴重影響工作效率的情況。在現代世界信息就是財富，傳遞公文的劣勢往往會給企業帶來不成比例的損失。因此，在社會信息技術日新月異的環境下，開發電子文檔管理系統以提高工作效率，實現辦公自動化是非常必要和重要的。

3. 公文流轉系統

公文流轉系統是工作自動化系統的核心系統。近年來，高科技互聯網辦公的方式就像雨后春筍一般出現在各大企業的管理模式當中，互聯網辦公的便利性逐漸深入人心，公文流轉系統就是其中的一大利器。而公文流轉這項工作本身具有復雜繁重的特點，在這項工作中，通常會出現某個人的文書管理的操作不當，發生文件丟失、未審批、過時，或者外出工作未能及時審閱的情況。傳統意義上的數據文件往往都是一份厚重冗沉的文件檔案或者是紙質文件，想要從中查詢一份歷史性的數據就必須到文件專門歸檔的部門，從年份開始查詢，從而找到歸檔的文件，耗時且繁瑣。因此對于公文流轉系統的開發是很有必要性的，這種系統的開發可以讓工作人員從長期復雜的公文事務中脫身，極大加快工作效率，大大降低了行政文本，實現了自動化辦公。公文流轉系統具有基于角色管理的控制權限，可以通過模塊權限、功能權限以及業務范圍這3個三級權限是與角色關聯，賬戶與角色關聯，賬戶和業務范圍之間的關聯，從而達到系統、嚴謹、方便管理的權限管理。系統通過模塊、功能和業務范圍3個層面詮釋了三級權限的結構層次，能夠做到對賬戶權限的準確定義，極大程度上滿足了工作流過程中對文件安全性以及權限的要求，增加了系統的安全性。此系統完全建立于用戶進行的權限管理，不需要再次對賬戶進行逐一的開放權限，角色可以根據企業的內部情況提前警醒用戶的管理以及用戶的授權，然后在角色開放權限的時候就能夠簡單地進行用戶權限授予操作。用戶管理允許單一的賬戶具有多個用戶，但是在操作過程中，有且只能有一個用戶為當前角色，所有的業務處理都是以此用戶權限進行限制，當需要進行其他用戶業務的時候，可以在系統中直接進行用戶切換，并不需要再次登錄[1]。

4.公文流轉在電力企業的應用

4.1 對于公文質量的提高

在電力企業中公文的質量要求是比較高的，公文的質量是企業公文管理的重要一環，因此對于公文質量高要求的因素的存在，企業對于高精度的公文流轉工作的需求性就很高。作為一所電力企業，要想在日常工作中及時看見問題、改善問題，建立一個完善的公文管理系統評價體系是非常迫切的，公文流轉體系可以使得企業對于公文的管理基礎得到加強，對于規則的細化以及管理制度的完善起到決定性作用，使得日常公文管理工作的效率以及質量同步提高。可以把某一項工作或者某一個任務分解成為多個不同的步驟，然后又多個人員進行協作，共同完成。就相當于多個人將同一張表格共同進行填寫，這個操作可以完成業務或者公文的申請、管理、審批，并且能夠實現一些數據的規范性錄入、存檔以及查詢[2]。

（1）制定穩工流轉的管理評價標準，在日常的公文管理工作中所涉及的方方面面非常廣泛，在這個工作中有許多細節可以去改善。在電力公司中可以采取一些高效的措施，比如可以將每一個公文當做一個獨立的評價標準，內容的考核可以涉及文字、主題、格式、流程等其他部分，這種方法可以使管理規格更明確精準，并且嚴格政治性管理評價標準的規章制度，有利于日常公文管理以及審核的徐律提高。

（2）定量考評，電力公司能夠讓員工以及下屬公司進行部門的考核以及記分制，將定性的公文管理轉化成定量的日常考核。參照這種考核的標準可以更好地將企業各部門所存在的問題凸顯出來，使得公文管理工作更加規范。

4.2 對于公文效率的提高

對于公文流轉工作管理制度的加強就是防止對于日常公文工作的拖拉。眾所周知，公文具有非常強的事項行，在日常公文管理的及時性的把控是很重要的。

（1）應當嚴格遵守限時辦理的規則，對于電力企業的基層部門將龔文遞交工作結束之后，公文辦理的工作必須依照公文的辦理時限的要求。對于加急的公文必須要緊急處理，不得拖拉，在規定時間內將加急公文處理完成，拒絕拖拉，若出現客觀因素影響公文管理工作是，應當將公文交由領導進行審批，有管理人員先行答復或者對于公文進行處理時間的明確。

（2）遲到缺席制度的嚴格要求。如果企業基層部門出現公文流轉請示時限過期或者遲遲未得到答復，應將請示文件的請示內容直接通過，視作管理部門的同意請示，之后責任應由管理領導承擔公文產生的后續影響。

4.3 對于日常公文數量的精簡

在公文流轉的工作中要求就是精益求精，應該在日常公文處理工作中體現出來，這也是在基層公文管理制度的基本原則，必須要在行動上落實的。

（1）對于公文發布的數量要具有嚴格的控制，在電力企業中可以將前幾年的公文發表情況當做一個全新的衡量標準，對公文發布數量進行規定，下達每月公文發布的指標，這個進程一定要嚴格地把控住，要把公文發布的總數量嚴格地控制起來。

（2）公文發布要加強協調性，電力企業的公共管理流程中要對發布的公文進行審核力度的加強，對于沒有必要發布的公文進行嚴格的把控，要求各個部門在橫向協同工作上加強，相同類似的事件要進行歸并使得公文的總數減少，以避免資源以及工作效率的浪費；在節假日以及安排活動時發布的公文不能重復。

5.問題以及建議

5.1 存在的問題

其實現代的公文流轉系統所具有的功能已經很全面了，但是使用率方面最高的是收文和發文，它具有的相關的功能使用率較低，甚至處在零使用率的狀態，如請示匯報和網絡報銷等，這些是大部分公司企業普遍存在的問題。而且在正常的收文和發文的流程中，普遍存有公司管理者簽發或者批辦節點，但是因為相關的領導者長期外出辦公或者工作業務繁忙等各種各樣的潛在因素致使不能及時地審閱和批示相關的公文，因此導致了公司公文處理人員的工作速度和效率，公文處理系統具有的方便快捷的特點得不到充分的發揮。雖然絕大多數公司都已經采取了無紙化，信息化辦公模式，但是在最后階段進行公文歸檔的時候，紙質的公文文件也是必須攜帶的，這種紙質文件在辦公、業務往來的過程中被標上了不能缺少的標簽，使得電子檔和紙質檔兩者并存的局面。這種管理方式不僅僅致使工作量大大增加，也使得公文流轉系統對于電子檔案快捷檢索、傳輸、閱讀、管理的特點得不到體現。企業在發文的過程中，文的擬制、格式、內容不符合發文要求的情況普遍存在，如越級請示、越權發文等行文規則上的錯誤，以及請示的內容、標點符號、公文結構層次等錯誤[3]。

5.2 關于公文流轉系統的建議

一方面加強在收文時的初步審閱，管理好公文入口，堅持統一一個收文入口，制定專門負責簽收、登記的專員，單間收文的賬目，才能確保工作流的管理工作每個環節都能精準查詢，提高員工的辦公責任感，一起落實辦文時限，提高工作效率。規范公文的審批簽收程序也是很有必要的，建立一個嚴格的公文流轉系統，對于上層的批示或者紀檢，首先需要建立急件，其次才是普通公文，對于日常的公文辦理事務，收文當天即按流程處理完畢。實施公文辦理顏色提醒項目，急件分類管理。依照公文的處理類別將公文的文件夾分成紅、藍、綠3種顏色，每種顏色對應的公文采取不同的處理方式，不僅能及時提醒管理者審批，也有利于管理者比較和權衡，這項舉措能有效提高公文的擬辦和簽收的效率。

5.3 制度完善流程嚴謹

企業中的公文流轉管理工作應該由標準化向職責方面轉化。在公文流轉運行進程中的每一個環節都能相互掛鉤、聯系密切的，穩定性、確定性的特征都是比較強的，因此要求工作流程必須建立起連續性的特點，可以讓它運行更加規范的緊密管理制度，以此作為標準使得文件在運行流轉時的規范性能夠得到一定的保障。為了把發布的公文效力充分地發揮出來，電力企業要對內部的公文管理制度進行修訂是迫切的，一旦施行就要嚴格地執行，必須保證企業中發布的公文不僅都要有統一的格式，而且在程序上也要進行規范。公文的質量管理以及流轉制度也要建立起來，把工作的流程完善得更加的細化。

6.結語

在實際辦公中，公文流轉系統早就普遍在政府機關、各企業、事業單位所運用，并且計算機和相關輔助系統的幫助下對于海量信息的整合以及公文的有效集成工作提供了便利性。電力公司公文流轉系統不僅可以大大提高員工的工作效率，并且正確地使用公文流轉系統能夠使企業的業務流程更加高效便捷，加速企業業務發展，提高電力公司在市場上的競爭性，避免被市場的潮流淘汰的噩夢。縱然公文流轉系統并非全能，但是相較于傳統公文流轉的業務辦理，其幫助性和對于業務管理的發展能力的促進不言而喻，時代在進步，作為現在信息化、無紙化辦公的企業，這樣的進步是必須適應的，跟不上腳步就會被淘汰。