人工智能在檔案管理工作中的應用研究

文/南方電網公司廣東電網廣州供電局 湯津行

人工智能技術是計算技術的一個重要分支。在大數據時代背景下，人工智能技術已經實現了與人們日常生活的初步融合。人工智能技術具備高效分析和數據解讀的特點，在檔案管理中應用人工智能技術能夠實現信息的智能檢索和智能管理，有助于優化檔案使用者的體驗，滿足用戶的多元化需求。隨著人工智能技術的進一步發展，這項技術與檔案管理工作的結合會愈加深入。探究人工智能技術與檔案管理結合的具體途徑，能夠有效推動我國檔案管理工作持續發展。

一、人工智能技術在檔案管理工作中的應用

（一）實現檔案管理工作的智能安全管理。檔案信息安全是檔案管理工作中至關重要的一環，人工智能技術能在檔案管理中實現人臉識別、指紋識別以及虹膜識別等功能。在檔案管理中應用人工智能技術能有效提高檔案信息的安全性。除此之外，人工智能技術還能應用于檔案信息庫的門禁系統之中，人工智能技術能將不具備檔案查看權限的人阻擋在外，減少了檔案管理的工作壓力。人工智能技術還能在監控系統中發揮重要作用，可以通過智能監控技術，實時監視檔案庫和檔案庫之外的動態，通過檢測識別原始視頻和目標跟蹤，分析目標的行為意圖。最重要的是，依托于人工智能技術的智能監控系統具備實時自動報警功能，能在事件發生之前上報給檔案管理者，使檔案管理人員能夠提前采取安全防范措施，以減少不必要的損失。總而言之，人工智能技術最大的作用在于保護檔案信息的安全，在檔案網絡系統的防火墻中應用人工智能技術能夠阻止非法者入侵，自動完成入侵攔截，減少網絡安全事故的發生。

（二）完成檔案管理中信息的智能分類和檢索。我國檔案管理已經初步完成傳統紙質檔案向電子檔案的轉變，實行紙質檔案與電子檔案并行的雙軌制，為檔案管理工作提供了充分的保障。電子信息檔案所包含的信息數據種類較多，如文本類檔案、多媒體類檔案、數據類檔案等。人工智能技術具備自然語言處理、語言識別以及圖像識別等功能，能夠對各種類型的電子檔案實現智能檢索與分類處理。例如，文本類別歸納技術作為自然語言處理技術的一個重要分支，在信息管理中發揮著極其重要的作用。文本類別歸納技術能通過智能化學習，捕捉到被標記文本和被檢索文本之間的關系，并根據文本屬性來對文本類別進行判斷和歸納。此外，人工智能技術還能借助語音、圖像和視頻識別技術來識別電子檔案信息。大數據時代背景下，電子檔案信息數量龐大且內容復雜，按照傳統的方式對檔案信息進行檢索已經難以滿足用戶的需求。利用人工智能技術進行檔案管理，不僅能提高檔案管理工作的效率，還能滿足檔案信息用戶的個性化需求。

（三）實現檔案信息的網絡共享。大數據背景下，實現檔案信息共享是檔案管理健康發展的必然趨勢。人工智能技術能依托網絡信息技術，建立起檔案信息共享的統一平臺，各項檔案內容都會在統一信息平臺中得到處理和審批，之后再進行調配與傳輸。新冠疫情背景下，檔案管理工作人員可以通過網絡信息共享，在人工智能技術和其他計算機科學技術的支持下，實現無接觸辦公、居家辦公，通過共享檔案信息提高檔案管理工作的效率，為用戶提供更多便利。

二、應用人工智能技術進行檔案管理的重要意義

（一）降低檔案管理工作中的錯誤率。在檔案管理工作中應用人工智能技術能降低檔案管理工作的錯誤率。人工智能技術能對檔案信息進行智能檢索和分類，可以幫助檔案管理工作人員快速查找文字、圖片以及音頻等信息，利用人工智能檢索技術可以拓寬信息查找的路徑，提高信息檢索與分類的效率。智能檢索過程中，人工智能技術會把檔案信息劃分為具體的內容，按照時間、信息屬性以及名稱等信息要素，對檔案信息進行重新排序，并根據管理者輸入的內容進行內容檢索。人工智能技術極大降低了檔案管理中錯誤的發生率。

（二）提高檔案管理工作的安全性。傳統檔案向電子檔案的轉型升級為檔案管理工作提供了諸多便利，但電子檔案的安全性始終是檔案管理工作人員最為關心的問題，而人工智能技術能切實提高檔案管理工作的安全性。人工智能技術能為檔案管理工作提供安全權限，檔案管理工作人員根據權限等級來獲取檔案內容。這種做法能充分發揮人工智能技術的優勢，使電子檔案的安全問題得以解決。另外，人工智能技術在一定程度上，能夠提高入侵檢測的效率，加強防火墻的安全性，將不安全因素阻攔在檔案信息系統之外，有效保護檔案安全。

（三）大幅提高檔案管理工作的效率。電子檔案的數量較大、內容復雜，如果用傳統方式來處理電子信息檔案，則會降低管理效率，阻礙檔案管理工作的開展和優化。我們可以將人工智能技術應用在檔案管理工作的各個環節，這項技術能夠幫助工作人員細化檔案內容，建立智能信息運作體系，將檔案管理工作的各個環節聯系起來，同時提高系統使用人員的體驗和效率。

（四）降低檔案管理工作的管理成本。應用人工智能技術能有效降低檔案管理工作的管理成本。人工智能技術是一項長期的、可持續的新興技術。檔案管理部門只需要在前期投入技術成本、人員成本，便會通過人工智能技術的先進性，為后期管理帶來持續利益。人工智能技術不僅能降低檔案管理工作的難度，還能使前期投入在后期運作中發揮最大的效益。從長遠角度來看，人工智能技術的應用能夠減少整體投入，降低后期維護成本。

三、促進人工智能技術與檔案管理融合的策略

（一）智能識別技術。智能識別技術是最基本的人工智能技術，其應用廣泛且較為成熟。在檔案管理工作中，智能識別技術具體應用在優化檔案的關鍵信息搜索。關鍵信息搜索已經突破了單一文字的限制，具備了語音搜索和圖片識別等多種形式。例如，在查找文檔時可以采用語音輸入的方式，人工智能技術會自動將語音轉換成文字，并且支持模糊音識別，在檔案管理系統中進行搜索。在這三種方式中，圖片識別的應用優勢較大，對于年代較為久遠的不完整信息，只要輸入相關圖片即可完成搜索，從而獲得與圖片內容相近的檔案信息。

（二）網絡共享平臺。一般情況下，檔案的借閱和查找工作較為復雜。但是我們可以搭建起網絡信息共享平臺，通過人工智能技術簡化檔案使用的流程，在提高工作效率的同時，也能給用戶帶來更加優質的體驗。檔案管理部門將用于共享的信息向當地的局域網進行報備和展示，檔案管理部門和局域網內部的工作人員通過專門的ID賬號登錄系統查看檔案信息。檔案管理部門在進行新人培訓時也要對員工進行說明。

（三）智能安全管理。在落實檔案管理工作的過程中，智能安全管理是極為關鍵的一項工作。檔案管理工作人員可以利用人臉識別技術、虹膜識別技術以及指紋識別技術等為檔案管理工作提供安全保障。除此之外，應進一步升級檔案管理部門的智能監控系統，利用智能監控技術實現檔案管理工作的動態監控。在具體建設檔案庫房時，可以在門禁系統內部科學應用智能安全系統，這樣既能保證檔案管理部門的高效運作，又能有效阻止無關人員介入檔案管理工作?？傊褂萌斯ぶ悄芗夹g能實現檔案管理工作的安全管理，應作為重點研究方向。

四、人工智能技術與檔案管理工作結合的方向

在大數據時代，人工智能技術在檔案管理工作中的應用會朝著更加深入的方向進一步發展。人工智能以大數據技術為依托，通過大數據技術進行深入學習，形成智能技術。在檔案管理工作中，數據信息是檔案的主體內容，人工智能技術能夠通過對大數據的訓練和深度學習，總結出檔案管理工作的基本運行規律。隨著大數據時代的不斷發展，我國的檔案管理工作也向著數字化、電子化和智能化的方向大步前進。人工智能技術與檔案檔案管理的融合是發展趨勢。同時，推進檔案管理向著數字化、電子化和智能化方向深入發展，要使檔案管理變得更加人性化，努力實現用戶多方面的要求。不僅如此，檔案管理工作還要充分用人工智能技術來實現自身變革，不斷更新檔案管理體系，搭建統一的檔案管理平臺，形成更加優質高效的檔案服務體系，為用戶提供個性化服務。

五、結語

人工智能技術給我們的生活帶來極大的便利，隨著人們對人工智能技術研究的逐漸深入，人工智能技術將會發揮出更大的作用。我國檔案管理工作存在著各種各樣的缺陷，人工智能技術具備智能化的特點，能幫助檔案管理工作完成轉型升級，使檔案管理工作向著更加人性化的方向發展。