淺談現代醫院辦公室的精細化管理

文/南京市高淳人民醫院 王琴

辦公室作為醫院的重要組成部門，其主要對醫院的運行與工作體系構建負責。精細化管理能夠促進辦公室工作效率的提升，并對工作流程進行優化，與傳統辦公室管理模式相比較，具有較強的管理優勢。

一、精細化管理

精細化管理作為管理模式的一種，其管理優勢明顯。精細化管理能夠提升管理質量與效率，對管理目標的實現具有促進作用。與常規管理相比，精細化管理模式體系具有現代化理念，對現代醫院辦公室管理工作的有效開展具有積極促進作用。精細化管理融入醫院辦公室工作中，能夠對辦公室管理工作體系進行優化，是提升辦公室管理工作效率的重要途徑。醫院科室較多且日常工作繁忙，在精細化管理背景下，醫院辦公室管理價值凸顯，對醫院組織工作的開展具有重要意義。

二、精細化管理在辦公室工作中的應用價值

（一）提升辦公室管理工作效率。醫院日常管理工作運作中，辦公室是核心部門，其對醫療體系的構建、醫療器械的管理、日常組織機制的運行等負責，受醫院工作模式的影響，辦公室管理工作效率難以體現。精細化管理能夠有效對傳統管理思路進行優化，以快速、精準地達成管理目標，對當前醫院辦公室管理工作效率的提升具有重要意義。

（二）促進辦公室管理工作的科學性。精細化管理在醫院辦公室工作中的應用，能夠對辦公室管理工作體系進行梳理，不斷發掘辦公室管理漏洞，并對辦公室管理隊伍進行優化。醫院辦公室管理工作內容較多，受醫療組織形式的影響，部分辦公室管理工作內容較為迫切，精細化管理能夠實現對管理工作的區分，通過輕重緩急開展管理工作，以此不斷促進醫院辦公室工作效率的提升，優化醫院辦公室管理工作環境，調動醫院辦公室管理人員參與工作的積極性。

（三）實現辦公室管理工作流程的優化。醫院辦公室管理工作的開展需要各科室工作人員的配合，受醫院工作模式的影響，大部分管理工作流程卡頓，管理任務落實面臨困境。醫院辦公室管理中融入精細化管理，能夠結合當前網絡信息技術對管理模式進行創新。在管理模式創新背景下，辦公室管理工作流程性較強，且各科室之間的配合性較強。與傳統管理方式相比，網絡信息管理模式的構建極大減少了人力資源的應用，且管理流程更加簡化，這體現出精細化管理在醫院辦公室管理工作中的積極作用。

三、現代醫院辦公室精細化管理措施

（一）立足人性化管理，提升工作人員行動力。醫療衛生環境在近年來逐漸受到國民重視，醫院辦公室管理工作的開展更加具有重要性，人性化管理能夠增強工作人員對管理工作的配合程度。辦公室精細化管理的應用需要以人性化管理為前提，不同的工作人員之間優勢不同，差異性明顯，為提升辦公室工作效率，需要結合工作人員優勢對工作內容進行劃分，以保障工作人員參與辦公室工作的積極性。人性化管理能夠彰顯工作人員個人價值，能夠根據辦公室組織機制進行優化與創新，因此，辦公室工作人員基本權益得到保障，在工作過程中行動力明顯提升。例如，在醫院辦公室工作過程中，辦公室負責人需要對辦公室成員進行工作狀態的評估，以對工作人員的優劣勢進行分析，以實現人力資源的優化配置。辦公室工作的開展各不相同，結合辦公室工作人員的性格特點進行工作任務的合理分配，有利于工作人員工作積極性的提升，對促進辦公室工作質量與效率具有重要意義。部分辦公室工作的開展需要進行溝通，性格內向的工作人員難以高效完成此類工作任務，這就影響了辦公室工作效率。

（二）強調成本管理，構建辦公室精細化環境。成本管理作為辦公室管理工作的重點，醫院應當對成本管理工作進行重視，以保障辦公室對財務成本的精細化核算，為醫院管理與運營工作的開展提供幫助。成本管理與醫院財務數據具有相關性，其共同作用于醫院未來發展趨勢，因此為保障醫院的發展持續性，醫院辦公室需要對成本管理進行強調，以實現對醫院財務資源的優化配置。精細化管理較為細致，能夠對成本管理數據與財務數據進行精準核算，對減少數據漏洞具有重要價值。辦公室管理對成本管理的重視，能夠對辦公室工作環境形成影響，在精細化管理工作氛圍下，醫院辦公室工作人員狀態更加穩定，對醫院辦公室管理工作現代化發展意義重大。例如，在辦公室工作過程中，以財務管理為例，成本管理需要格外受到注重，扭轉財務工作人員的工作態度，以強化辦公室工作氛圍。精細化管理體系能夠加強對成本控制的管理，對財務預算工作質量提供保障。另外，精細化管理能夠對醫療設備的采購與管理體系進行完善，這也在一定程度上促進醫院成本管理工作質量的提升。伴隨醫療技術的不斷進步，醫療器械成本支出不斷增加，因此成本管理重要性難以凸顯，通過辦公室精細化管理，管理工作的開展既有效解決了管理問題，又可以實現成本節約，優良管理體系背景下，全面保障了醫院日常工作的順利開展。

（三）融入信息化技術，優化辦公體系。現代化醫院建設過程中，各類信息技術、網絡技術得以充分應用，醫療工作模式不斷進行創新，信息化技術在醫院辦公室工作中的應用，能夠實現辦公室工作效率的大幅提升。醫院辦公室工作的開展受工作內容的影響，需要各科室之間的溝通與配合，以保障管理工作流程的有效性。信息化技術能夠實現醫療信息數據的立體化呈現，創新醫療管理工作模式，進而促進醫院辦公室工作效率的提升。信息化技術對醫院辦公室工作人員提出了一定的要求。信息化技術的應用往往以計算機技術與網絡技術為基礎，工作人員必須具備一定的計算機基礎，以此保障辦公室信息化工作模式的有效應用。

醫院辦公室與信息化技術的融合，以信息化辦公平臺為主要形式，信息化辦公平臺能夠實現辦公室管理業務的線上開展，工作內容不再受時間與地點的影響，極大提升了管理工作的便利性。信息化辦公平臺能夠拓展辦公室管理模式，同時為保障辦公流程的有序性，辦公平臺需要對工作人員之間的權限進行明確，以保障各級工作人員工作的有效性，強化工作質量。辦公平臺能夠實現對醫療數據資料的存儲，為管理工作的有效開展提供了數據信息依據，進一步促進了醫院運營效率的提升。在信息系統輔助下，優化的調節機制作用得以充分發揮，實現了對醫院各部門之間聯系的有效加深，各部門的精密協作加強，大大提高了管理體系的執行力度，精細化管理的實施在醫院各個方面得以統籌兼顧，實現了工作整體效率和水平的提升。

（四）對醫療信息檔案工作的不斷完善和管理工作的進一步優化。部分醫療檔案是由醫院辦公室開展管理的，一般來講，由辦公室負責管理的檔案資料具有重要價值，為完善此類資料檔案的管理，辦公室需要就檔案管理模式進行優化，進而實現對醫療信息檔案的高質量管理。辦公室管理檔案的丟失與遺漏不利于醫院的發展，甚至會給醫院帶來一定的難題。因此，對于該方面問題，需要引起管理者重視，在開展精細化管理過程中，需要對檔案管理體制進行進一步改革優化，構建新型、完善的管理體制，并保障相關工作人員具備較高責任感，以規范化流程進行活動的有效規劃，并在檔案存放中注重查詢和整理，為工作的開展提供便利，促進醫院服務水平的有效提升。此外，以多元化手段提高醫院的調用信息效率，投入更多的精力開展收集和保存工作，以信息技術作為輔助，實現檔案管理的精細化、便捷化和流程化。例如，設置專門的檔案管理工作人員，對檔案管理工作的開展和質量保障全權負責，重視檔案管理工作的信息化發展建設，以保障檔案信息管理的質量，減少環境對紙質資料的影響，杜絕人為傳閱過程中資料的丟失。檔案管理人員要明確自身職責，并對檔案管理規范進行落實，進而保障檔案管理工作質量。檔案包含員工檔案、患者醫療檔案與醫療研究檔案，因此檔案管理工作需要保障精細化，以此減少不必要的辦公室檔案管理問題，確保檔案管理工作開展的科學有序和高效精準。

四、結語

現代化醫院發展過程中，醫療體系不斷優化、醫療制度持續改革，這就對辦公室工作提出了一定的要求。精細化管理在醫院辦公室中的應用對提升辦公室工作質量與效率具有重要作用，但作為管理模式的創新，部分醫院在精細化管理的應用過程中難以體現精細化管理工作質量，對此醫院辦公室領導者應對精細化管理模式充分重視，以探索精細化管理在醫院辦公室的應用措施，進而彰顯精細化管理在醫院辦公室的管理價值。