淺談如何提高黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘工作的有效性

陳鵬峰

（中共永春縣委政法委員會(huì)，泉州 362699）

引 言

黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘工作包括文書工作和秘書工作兩大部分，二者互相交融、聯(lián)系緊密，是黨和政府機(jī)關(guān)日常工作不可或缺的助手。它是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能的重要方法，能夠聯(lián)系內(nèi)外、實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與基層的溝通，是部門間聯(lián)系的紐帶，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作起著參謀和協(xié)助的作用。黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘工作如果能夠進(jìn)一步提效增速，那么將會(huì)使黨政機(jī)關(guān)辦公室的工作發(fā)揮更大的作用，對(duì)于確保政令暢通、有效履行職責(zé)具有十分重要的意義。

一、黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘工作的意義與原則

辦公室文秘工作的意義和內(nèi)容重在溝通和整理匯總兩個(gè)方面。在溝通方面主要體現(xiàn)在：遵照各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示和安排，對(duì)黨政機(jī)關(guān)辦公室的文件、政令、指示進(jìn)行傳達(dá)，包括上下級(jí)之間的傳達(dá)，發(fā)揮承上啟下的作用；保證黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部與外部之間的聯(lián)系，達(dá)到溝通順暢的效果；實(shí)現(xiàn)各部門之間的交流與溝通，起到紐帶的作用。在整理匯總方面主要體現(xiàn)在：將各領(lǐng)導(dǎo)的講話等經(jīng)過整理，以文字的形式呈現(xiàn)出來，盡最大可能還原，有理、有據(jù)、有節(jié)地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)本意；在領(lǐng)導(dǎo)需要發(fā)言的場(chǎng)合，按照領(lǐng)導(dǎo)交代，準(zhǔn)備主題鮮明、內(nèi)容豐富、思想端正、切合實(shí)際情況、語言流暢的講話稿。綜合上述內(nèi)容，辦公室文秘工作人員的速度和能力，直接關(guān)系著黨政機(jī)關(guān)辦公室的工作效率，只有加速提升文秘工作的水平和專業(yè)性，才能使辦公室文秘工作得到增效提速的效果，從而為黨政機(jī)關(guān)辦公室工作增效提速助力。

辦公室文秘工作是一個(gè)整體的系統(tǒng)，為了全面有效地實(shí)施文秘工作，展現(xiàn)文秘職能，每一位文秘工作人員都要遵循正確、科學(xué)的工作原則與要求。辦公室文秘工作的原則如下：首先，應(yīng)當(dāng)明確職責(zé)、工作權(quán)限、工作目標(biāo)與工作任務(wù)；其次，在辦公室文秘工作中，要分清主次，有條不紊地開展工作；再次，應(yīng)當(dāng)科學(xué)地安排工作順序，達(dá)到統(tǒng)籌兼顧的效果；最后，文秘工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、安于職分，不可有狐假虎威、借權(quán)謀私等違反原則的工作行為。在工作中，辦公室文秘工作人員應(yīng)當(dāng)放低姿態(tài)，與各部門緊密聯(lián)系、主動(dòng)接觸，在工作中虛心聽取大家的意見，充分體現(xiàn)文秘工作人員的管理能力和溝通技能，利用自身專業(yè)水平和知識(shí)調(diào)解各部門之間矛盾，使各部門之間搞好合作，從而帶動(dòng)整個(gè)黨政機(jī)關(guān)的工作作風(fēng)，使大家感受到辦公室文秘工作雷厲風(fēng)行、行之必果、盡職盡責(zé)、絕不推諉的優(yōu)良工作作風(fēng)。

二、提升黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘工作時(shí)效性策略

文秘工作雖然是一個(gè)有機(jī)的整體，但是這個(gè)整體卻是由各種分門別類的碎片化事件組合而成的，造成了文秘工作的瑣碎性和時(shí)間的不連續(xù)性。因此，工作人員每天要經(jīng)過多種碎片化工作拼接，花費(fèi)大量時(shí)間處理各種事務(wù)性工作。只有想方設(shè)法提升黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘工作的時(shí)效性，減少工作中不必要的紛擾，才能使辦公室文秘工作成為黨政機(jī)關(guān)辦公的好幫手，充分發(fā)揮辦公室文秘工作的重要性。黨和政府組織在工作中產(chǎn)生的重要觀點(diǎn)、工作決定，要經(jīng)過黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘工作部門的匯總整理，形成文字資料，進(jìn)行傳達(dá)和收藏，因此辦公室文秘工作部門是機(jī)關(guān)中的重要參謀部門。黨政機(jī)關(guān)在進(jìn)行工作視察、科學(xué)調(diào)研、參加主持各類會(huì)議后，都需要文秘工作人員把這些內(nèi)容轉(zhuǎn)換成書面資料交由各部門學(xué)習(xí)和存檔。這些工作內(nèi)容就決定了文秘工作具有從事大量的文字工作、修改或草擬文稿內(nèi)容的工作特性。為了提升黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘工作的時(shí)效性，應(yīng)當(dāng)對(duì)工作人員的能力提出高要求，在保證工作質(zhì)量的同時(shí)，科學(xué)地安排工作程序，以此來提高工作效率。同時(shí)，要使辦公室文秘工作以黨政工作為中心，培養(yǎng)大批思想端正、能力超群的工作人員。

（一）積極進(jìn)行文秘專業(yè)培訓(xùn)

在任何工作崗位上，我們都應(yīng)當(dāng)秉承著一種“生命不息，學(xué)習(xí)不止”的勁頭，辦公室文秘工作更是如此。如果想要有效提高辦公室文秘工作水平，就應(yīng)當(dāng)時(shí)刻不忘充實(shí)自己、學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)、提高寫作能力，這樣才能將文秘工作做得更加完美。首先，黨政機(jī)關(guān)是黨和政府的辦公部門，在此工作的文秘工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉黨規(guī)黨史，學(xué)習(xí)我黨光輝歷史，對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)各項(xiàng)規(guī)章制度了然于心，高標(biāo)準(zhǔn)要求自己，遵守各項(xiàng)工作制度，保證辦公室文秘工作的規(guī)范性和科學(xué)性。其次，在日常工作中，定期展開工作交流活動(dòng)，整理日常工作心得體會(huì)，收集疑難問題，對(duì)未來的文秘工作展開暢想。可以評(píng)比辦公室文秘優(yōu)秀人才，邀請(qǐng)文秘工作方面的專家進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，促進(jìn)辦公室文秘工作人員的工作積極性和責(zé)任心，將文秘工作用這種方式推上新的臺(tái)階。最后，文秘工作的工作特點(diǎn)決定了工作中專業(yè)技能的特殊性和不斷更新性。因此，要逐步進(jìn)行文秘專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，內(nèi)容包括但不限于電腦辦公軟件的實(shí)際應(yīng)用、公文寫作水平的培訓(xùn)、良好的口語表達(dá)能力、優(yōu)秀的文字表達(dá)能力、組織與管理能力、溝通與協(xié)調(diào)能力等。以電腦辦公軟件的實(shí)際應(yīng)用為例，不僅要掌握Office中的Word、Excel等，還要能制作界面顏色搭配合適、內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了的PPT，用文字、圖形、色彩及動(dòng)畫的方式，改變需要闡述內(nèi)容的枯燥、單一、固定模式，將需要表述的內(nèi)容直觀、形象地展示給觀眾，讓觀眾對(duì)你要表達(dá)的意思印象深刻，從而提升文秘工作的效率和質(zhì)量。由以上幾點(diǎn)可以看出，專業(yè)的技能培訓(xùn)可以切實(shí)提高文秘工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。

（二）通過日常工作增強(qiáng)工作效率

工作效率的增強(qiáng)，是黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘工作時(shí)效性增長(zhǎng)的最佳途徑。辦公室文秘工作具有輔助性、多樣性、服務(wù)性、從屬性、靈活性等特點(diǎn)，日常工作冗雜繁多，浪費(fèi)了工作人員大量的寶貴時(shí)間，卻仍然忙碌不停，缺少效率。因此，如果能夠科學(xué)地理順文秘工作的順序，建立輕重緩急的事件分層機(jī)制，就可以找到增強(qiáng)日常工作效率的有效途徑。第一，建立一目了然的明晰臺(tái)賬，使文秘工作人員對(duì)日常工作做一個(gè)順序排列，根據(jù)事件的輕重緩急進(jìn)行處理，避免冗雜的工作擾亂工作思路，帶來不必要的失誤。文秘工作人員在日常瑣碎冗長(zhǎng)的工作中，常常感到手足無措、思緒雜亂，沒有適合自己的清晰的工作思路。建立臺(tái)賬可以有效避免這種情況。臺(tái)賬是通過表格、圖標(biāo)、色塊等方式，建立各個(gè)事件之間的脈絡(luò)聯(lián)系和發(fā)展動(dòng)向，將表面看起來雜亂無章的各類事件推向有序化的過程，能夠提高工作的效率。如今，電腦日漸普及，辦公自動(dòng)化不斷發(fā)展，文秘工作人員應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)利用相關(guān)的管理軟件，用適合自己的方式建立工作臺(tái)賬，在工作中注意數(shù)據(jù)的更新替換，如此才能將臺(tái)賬制度充分運(yùn)用到日常工作中來。第二，追根溯源，處理特殊事務(wù)。日常工作中，文秘工作人員主要處理一些常規(guī)事務(wù)，有規(guī)可循、有據(jù)可依，這樣的事務(wù)通常可以比較迅速地完成。但是，偶爾會(huì)有一些特殊事務(wù)的處理，給日常工作帶來困難，影響工作效率，浪費(fèi)工作時(shí)間。在處理這類事務(wù)的時(shí)候，要學(xué)會(huì)觸類旁通，通過與類型相近的事務(wù)進(jìn)行對(duì)比，找到合適的解決方案，充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的思想意圖，完成工作任務(wù)。例如，在工作中，將領(lǐng)導(dǎo)實(shí)際調(diào)研得到的多種信息資料，經(jīng)過整理匯總分析，采用南丁格爾玫瑰圖這種清晰、明了的圓形直方圖的形式，代替死板枯燥的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，使得資料統(tǒng)計(jì)的結(jié)果更加讓人印象深刻。領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研后參照南丁格爾玫瑰圖就能夠?qū)φ{(diào)研結(jié)果做出準(zhǔn)確判斷，從而制定有針對(duì)性的策略，如此更能體現(xiàn)辦公室文秘工作人員職責(zé)的重要性。第三，在辦公室文秘工作中，不僅要埋頭苦干，還要“抬頭看路”。因?yàn)槁耦^苦干可以淬煉作風(fēng)，抬頭看路能夠提升能力。由此可見，辦公室文秘工作人員應(yīng)當(dāng)注意日常工作的總結(jié)，整理工作經(jīng)驗(yàn)，提升工作能力。提高黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘工作的有效性，必須時(shí)刻對(duì)做過的工作進(jìn)行分類整理，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，這樣才能在領(lǐng)導(dǎo)做決策時(shí)為其提供資料和數(shù)據(jù)，使領(lǐng)導(dǎo)能夠高效決策，發(fā)揮助手的作用。

（三）增強(qiáng)文秘工作人員的服務(wù)意識(shí)

文秘工作人員在黨政機(jī)關(guān)中首先是為廣大工作人員提供服務(wù)的，因此在日常工作中需要增強(qiáng)文秘工作人員的服務(wù)意識(shí)，不僅要積極為機(jī)關(guān)內(nèi)部人員提供服務(wù)，更要端正態(tài)度，做好為廣大人民群眾服務(wù)的準(zhǔn)備。黨政機(jī)關(guān)，從狹義上來說，僅僅指代中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)和國家行政機(jī)關(guān)。從廣義上來說，包括黨的機(jī)關(guān)、人大常委會(huì)機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)，也包括各級(jí)黨政機(jī)關(guān)派出機(jī)構(gòu)、直屬事業(yè)單位及工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等人民團(tuán)體。因此，黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘工作人員應(yīng)當(dāng)遵守單位、本行業(yè)職業(yè)道德規(guī)范及各項(xiàng)規(guī)章制度、紀(jì)律要求，在其位、謀其職、盡其責(zé)。尤其對(duì)于一名黨政機(jī)關(guān)工作人員來說，一定要強(qiáng)化黨員的榜樣作用，自覺遵守規(guī)章制度和組織紀(jì)律，在工作中服從分配安排，在思想上和黨的意志保持一致。在日常工作中不斷反思自己，增強(qiáng)自己的工作能力和學(xué)習(xí)能力，通過良好的工作表現(xiàn)來實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。在為各部門服務(wù)的工作中，不斷增強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力，提升整體工作效率，改進(jìn)工作作風(fēng)，更好地為人民服務(wù)，推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。在工作中要體現(xiàn)服務(wù)的意識(shí)，首先，應(yīng)當(dāng)帶著責(zé)任感去完成工作。責(zé)任感是一個(gè)人的思想素質(zhì)、精神境界、職業(yè)道德的綜合反映，一個(gè)人有責(zé)任感，就有積極主動(dòng)的態(tài)度、深入扎實(shí)的作風(fēng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，就有不甘落后的志氣、百折不撓的勇氣和奮力開拓的銳氣，這樣才能充分體現(xiàn)為他人服務(wù)的意識(shí)。其次，要帶著激情去工作。激情是吹動(dòng)船帆的風(fēng)，沒有風(fēng)，船就不能行駛；激情是工作的動(dòng)力，沒有動(dòng)力，工作就難以有起色。如同靈感可以催生不朽的藝術(shù)，激情能夠創(chuàng)造不凡的業(yè)績(jī)。再次，要帶著感恩去工作。在工作中保持正確的心態(tài)至關(guān)重要，要不斷學(xué)會(huì)以感激的心態(tài)對(duì)待工作、對(duì)待他人、對(duì)待組織。只要你用感恩的態(tài)度對(duì)待別人，別人就能給你關(guān)心和幫助、支持和鼓勵(lì)，你才能在美好的工作環(huán)境中努力學(xué)習(xí)工作，為他人提供高效的服務(wù)。最后，在工作中為他人服務(wù)，就是要帶著清醒的服務(wù)意識(shí)去工作。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，只有始終保持頭腦清醒的人，才能不斷取得成績(jī)、獲得成功，才能順利成長(zhǎng)、日臻成熟。所以，只有增強(qiáng)文秘工作人員的服務(wù)意識(shí)，把全心全意為人民服務(wù)作為做好工作的宗旨，才能提高黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘工作的時(shí)效性

（四）黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘工作的職業(yè)道德要求

我國黨政機(jī)關(guān)工作的不斷提高和推進(jìn)，使得辦公室文秘工作的職業(yè)道德要求不斷提升，主要有以下幾點(diǎn)。第一，服從領(lǐng)導(dǎo)，做好參謀。領(lǐng)導(dǎo)工作的正常開展離不開辦公室文秘工作的密切配合。只有在平凡、冗雜、煩瑣的日常工作中，每天理順?biāo)悸贰盐帐聞?wù)的輕重緩急、將零碎的資料分門別類地整理妥當(dāng)、歸類整齊，才能在日常工作的進(jìn)行中真正貼近領(lǐng)導(dǎo)思想，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，實(shí)現(xiàn)辦公室文秘工作的重要作用。文秘工作人員可以先將全年的各類工作分為機(jī)關(guān)外服務(wù)工作與機(jī)關(guān)內(nèi)服務(wù)工作。再將數(shù)量多、類別雜亂的機(jī)關(guān)內(nèi)服務(wù)工作進(jìn)行細(xì)分，使用提綱挈領(lǐng)的方法，整理出一般、較重要、重要、特別重要的幾個(gè)類別，如此方便歸納總結(jié)，制成語言流暢、思路清晰、有的放矢的書面文稿，對(duì)完成后的工作進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、錯(cuò)誤整理，遞交給領(lǐng)導(dǎo)，為今后的工作做好準(zhǔn)備。只有這樣才可以使辦公室文秘工作見微知著，實(shí)現(xiàn)參考價(jià)值。第二，謙虛謹(jǐn)慎、辦事公道、服務(wù)熱情。謙虛謹(jǐn)慎，在辦公室文秘工作中是最重要的道德要求，文秘工作人員不能因?yàn)槟軌驎r(shí)刻接觸到領(lǐng)導(dǎo)而產(chǎn)生高傲自大、唯我獨(dú)尊的毛病，要有認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、團(tuán)結(jié)務(wù)實(shí)、用心服務(wù)的優(yōu)良工作作風(fēng)。在對(duì)外工作中，文秘工作面對(duì)的是人民群眾，更要做到對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和群眾平等對(duì)待，不能因人而異，看職位辦事。文秘工作人員只有秉持公道、正義，才能胸懷寬廣，對(duì)群眾和領(lǐng)導(dǎo)一視同仁，把為群眾服務(wù)當(dāng)成自己的光榮職責(zé)。第三，遵紀(jì)守法，廉潔奉公。辦公室文秘工作的特殊性，使得文秘工作人員有更多機(jī)會(huì)接觸到領(lǐng)導(dǎo)，所以只有時(shí)刻遵守“遵紀(jì)守法、廉潔奉公”的準(zhǔn)則，才不會(huì)出現(xiàn)假借領(lǐng)導(dǎo)的名義進(jìn)行吃拿卡要、借權(quán)謀私、狐假虎威等不正當(dāng)情況，給黨和政府蒙羞、給領(lǐng)導(dǎo)抹黑、使人民群眾失望。遵紀(jì)守法，廉潔奉公，要求文秘工作人員在工作中堅(jiān)持原則，不搞利益互換、不搞特殊對(duì)待、不搞任人唯親等無原則事件。而以國家、人民利益為最高標(biāo)準(zhǔn)，努力奉獻(xiàn)自己，在文秘崗位上不停發(fā)光發(fā)熱，不為各種糖衣炮彈所腐蝕，不為利益所吸引，以自己的實(shí)際工作來抗擊、抵制各種不正之風(fēng)，堅(jiān)持以浩然之氣坦蕩于世。

結(jié) 語

綜上所述，辦公室文秘工作在黨政機(jī)關(guān)工作中發(fā)揮著十分重要的作用，能夠?qū)ξ拿毓ぷ鬟M(jìn)行提速增效具有十分重要的意義。這樣才能確保黨政機(jī)關(guān)工作中政令暢通、傳達(dá)迅速，各部門之間進(jìn)行有效的溝通，減少各種誤會(huì)和矛盾的發(fā)生，提高黨政機(jī)關(guān)的整體工作效率。根據(jù)文秘工作的特殊性和多樣性，從事文秘工作的人員應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，定期進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)、技能培訓(xùn)。只有使自己時(shí)刻保持思維清晰、政治正確、立場(chǎng)鮮明、專業(yè)過硬的工作素質(zhì)，才能提高黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘工作的有效性，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)將黨政機(jī)關(guān)辦公室的工作全面、高效地展開。