事業單位合同管理內部控制的改進研究

■張艷

一、引言

事業單位作為提供社會公共服務的主體，在我國經濟生活中發揮著不可或缺的作用。隨著經濟持續發展，事業單位加強內部控制建設具有重要意義。作為事業單位業務層面內部控制六大經濟業務之一的合同控制，其設計和運行的有效性將直接影響事業單位整體內部控制的水平，同時也是維護事業單位合法權益，提高社會公共服務效能的重要條件。

我國事業單位的很多經濟活動都必須簽訂合同，如政府采購合同、建筑工程合同、服務合同、技術合同等。目前我國事業單位依據合同法、招投標、政府采購、內部控制規范等相關內容的文件，對合同的各個流程進行管理。本文通過梳理合同管理控制的建設情況，發現并分析合同管理控制中存在的問題，根據這些問題提出幾點改進的建議。

二、存在的主要問題及分析

1.合同業務的組織管理體系。

合同管理的內部控制制度不完善，沒有合理設置合同各個流程所必需的業務崗位，職責分工不明確，不相容崗位沒有分離。某些事業單位合同擬定與審核為同一崗位，合同執行與監督評估為同一崗位，這些都嚴重影響事業單位內控管理工作，導致國有資產蒙受損失。

合同實行分級管理不明確。合同不分重要級別，僅僅根據經濟事項的分類授權各業務部門負責人簽署，容易出現業務能力不足，不能勝任簽署崗位或越權審批，增加了事業單位財務風險。

歸口管理部門設置不合理。某些事業單位僅僅只有業務部門負責合同的全部流程，沒有合同歸口管理部門，造成合同缺失等嚴重問題，沒有設置部門建立合同臺賬，導致關鍵數據信息無法統計分析，財務部門沒有參與合同談判影響了合同的后期履行。

2.合同管理業務流程。

在合同前期準備控制中，合同的調查不充分，沒有確保合同對方的資信情況、經營狀況等，加大了合同違約的風險，沒有協調好與合同相關的內容、技術、時間，沒有依據單位的投資計劃、財務預算，導致合同的訂立金額超過了投資計劃和成本預算。在合同訂立控制中，對合同內容和條款的審核不嚴，甚至僅僅讓合同對方確定所有合同條款，不加審核就訂立合同，合同的義務已超出義務一方的能力范圍導致合同違約。

在合同執行中，未按照約定履行合同，如為完成財政部門要求達到的支付進度提前支付款項可能導致單位的經濟利益受損。沒有持續關注合同對方的資信變化，疏于管理，未能及時催收應收款項和驗收對方的義務履行情況。

在合同后續管理控制中，合同登記管理不完善，缺少合同管理臺賬，沒有按時對合同歸檔和妥善保管，影響合同及其相關文件資料的安全性。合同管理檢查評估機制不完善，某些事業單位不及時檢查，導致合同未履行完畢而不知，導致合同違約，從而承擔了不必要的損失。

3.合同管理信息化滯后。

信息化的快速發展已經大幅度提高了勞動生產率，然而大部分事業單位合同管理的信息化水平卻還是停留在一個較低的水平。一些審核、審批、驗收、登記、備案等合同管理的流程關鍵節點還是停留在手工管理階段，無法降低人為因素的影響，阻礙了內部控制制度的執行。大多數事業單位都具備日常辦公軟件，管理著文件的接收、下發、查閱等工作，也具備財政部門的固定資產管理軟件和預算管理軟件，但以上這些軟件都相對獨立，影響數據的流通和對接，沒有充分利用大數據的作用，財務系統和合同管理系統分離導致在事業單位中形成一個個信息孤島。財務部門及各業務部門的管理追求的目標有些不一致，兩者之間的信息不暢通，導致財務部門要等到業務部門完成了事前、事中流程工作后，才能依據發票、合同、驗收單等材料進行事后的監督，造成了無法解決的僵局。由于信息化程度不夠，使得監督未能完成內部控制制度所要求的包括事前、事中、事后在內的全過程監控，不利于規避財務風險。

4.內部控制意識薄弱，缺乏內部控制執行的主動性，工作人員專業素養不高。

目前雖然事業單位開展內部控制的意識有一定程度的提升，但總體上對內部控制的重視程度偏低。有些事業單位根本沒有接受過系統的內部控制制度的學習，錯誤的將上級部門對各項制度的建設要求等同于內部控制建設，簡單按各項要求下發文件，沒有考慮單位自身實際情況，編制一系列內部控制制度，只起到應付各項外部檢查的作用，沒有實際效果。在內部控制的執行上缺乏主動性和積極性，沒有對預防、控制、監督起實質性的指導作用。部分事業單位相關人員專業水平偏低，對單位合同業務的重要事項實施過程缺乏參與意識，導致業務與財務脫節現象嚴重，內部控制理論知識缺乏對業務流程的關鍵點控制與風險防范意識薄弱，導致內部控制制度不能真正有效執行。

三、改進措施研究

1.改進合同業務組織管理體制控制。

根據單位自身具體情況去設置合同業務部門及崗位，做到職責分明，不相容崗位相分離。具體做到合同的擬定與審核分離，合同審核與審批分離，合同審批與執行分離，合同執行與監督評估分離。

對合同合理分類為重大合同、重要合同、一般合同。根據不同的合同設置各業務部門進行合同前期準備、訂立、審批、簽署或授權的權限。

建立合同歸口管理機制。根據單位自身實際情況，明確合同業務的歸口管理部門。確定各部門在合同管理中的職責分工，使歸口管理部門做到協調各業務部門的合同管理工作，避免各業務部門的合同管理混亂，出現重復操作或合同管理部分流程缺失的現象。

2.完善合同管理業務流程控制。

合同的策劃目標必須同單位提供公共服務目標和戰略相一致。單位應結合預算管理充分進行可行性研究。

合同訂立前應對合同對方的經營情況等方面盡職調查，嚴格審查被調查對象的各項證明材料、報表等，必要時進行現場的調查，通過財務和非財務信息全面評估經營狀況，判斷其合同履約能力。

單位應加強對業務部門人員的培訓，提高談判小組成員的職業道德素質、專業資質、勝任能力。做到德才兼備，以德為先。在必要時需要請專業技術人員與法律專家參加談判、合同文本的擬定、合同審核。

單位在簽訂合同時，對于重大合同應當由專業技術人員、法律專業人員、財務人員參與合同的起草與審核，確保合同的目標與國家的法律法規、國家政策導向、單位整體戰略目標相一致。

事業單位應制定適應單位自身情況的合同審查流程，合同審核操作指導，明確各項業務風險點的審核人員的職責，建立合同控制責任追究制度。單位還應建立合同會審制度，單位全體職工共同參與，其中法律部門、技術部門、財務部門應認真審查，對相應的審核結果負責。

在合同履行控制中，應加強對合同的雙方履行情況、效果定期檢查、分析和驗收，確保合同的正常履行。在合同結算控制中，合同歸口部門負責匯總、整理各業務部門的信息數據，財務部門應與合同歸口管理部門所管理的信息核對，確保按合同約定及時結算相關價款。合同歸口管理部門應加強合同登記管理，加強對合同的登記、歸檔和保管。

事業單位應加強合同管理檢查評估機制，重點對合同管理流程的每個關鍵點認真仔細檢查評估。確保合同策劃符合單位目標和戰略規劃，確保每一個風險控制點得到有效的控制，并對評估的結論提出合理的建議，從而不斷提高合同內部控制設計和運行的有效性。

3.加強信息化管理。

隨著信息化辦公的快速發展，各項管理工作效率大幅度提升，內部控制的理念、流程與信息系統建設相結合，可以為內部信息系統提供堅實的基礎。充分利用先進的內部控制軟件將合同的各個流程中的各個環節融入信息化網絡管理程序中，并通過軟件跟蹤管理。明確責任部門和責任人的職責與操作權限，實現信息化管理。對于各個風險控制點中發現的風險及漏洞及時的進行修改，實現事業單位內部控制的高效管理。除此之外，內部控制軟件與相關的預算管理軟件、固定資產管理軟件、績效管理軟件、辦公管理軟件等數據有效連接，能實時提供各層次的部門所需要的各類數據，實現信息資源共享，滿足各層次部門對信息的需求。

4.提高內部控制意識，加強人員培訓。

加強培訓體系建設，不斷充實新的知識體系，逐步提高單位領導人，部門負責人對內部控制制度建設的重視度與支持力度，增強內部控制意識。通過培訓和宣傳，明確每一個職工的具體責任，為實現內部控制管理制造一個良好的內部控制環境，并使之完善與規范。在當今時代下，人才是競爭優勢的核心，吸收和培養高素質人才能夠有效推動財務管理內部控制的健全。適當加大資金投入力度，組織專業系統的培訓活動，加強對職工專業能力培訓和思想道德教育，不斷提高人員的綜合素質，培養高端的管理人才。建立績效考核與激勵制度，將考核結果與激勵制度掛鉤，從多方面對不同職工進行激勵，持續提升職工的工作激情、工作效率，這對于事業單位整體發展有著重要的作用。