隨鉆儀器配件數字化管理模式的探索

王重云

（中國石油集團長城鉆探工程有限公司鉆井技術服務公司，遼寧 盤錦 124010）

0 引言

隨著時代的發展和技術的進步，以5G、云計算、大數據、人工智能為代表的新一輪科技革命和以數字化、信息化、智能化為標志的產業變革蓄勢待發。新的技術變革對企業業務模式重構、管理模式變革、商業模式創新與核心能力提升方面所起的作用日趨顯著。只有順應這個時代趨勢，企業才能夠實現產業的轉型升級和價值增長。特別是對于傳統能源型企業，把握數字經濟發展戰略機遇，加快實現企業信息化、數字化轉型發展更顯得至關重要。隨鉆儀器是應用于石油鉆探過程的井下儀器，由脈沖器、發電機、整流器、測量儀等部分組成，測量儀又可分為若干種。隨鉆儀器的配件種類繁多，在生產經營成本中所占比例較高，如何在配件管理方面做到合規高效是企業一直在關注的內容。經過一段時間的發展，目前隨鉆儀器配件的計劃、采購、調撥等管理行為均已實現了在企業ERP 系統內部的集成。但在基層領域，配件管理仍然采用傳統的手工記賬模式。把配件管理由“紙上”轉移到“線上”，實現管理工作的現代化、科學化，既是行業發展的大勢所趨，也是企業實現數字化轉型的必由之路。

1 傳統隨鉆儀器配件管理模式存在的主要問題及原因分析

目前，基層單位的隨鉆儀器配件管理普遍依賴于人工記賬，配件和工具的收、發、退記錄于不同的賬本。按照機關業務科室要求，為了便于統計，每種來源（集采、自采、機加工等）又要單獨有一套賬本，這種管理模式存在兩個方面的問題。

首先，維護賬本記錄需要的工作量比較大。具體體現在每條記錄要在不同的賬本之間重復記錄，并且保持一致。比如一次出庫要同時記錄在出庫賬本和明細賬本上。對于庫存配件種類較多和需要頻繁出入庫的場合，維護這些賬本記錄就需要消耗相當的精力。有時會因無法及時完成記錄而事后補登補簽，導致出現賬實不一致的情況，降低了賬本記錄的可靠性。

其次，管理模式本身存在一些瑕疵。一是配件追溯不易實現，賬本一般只記錄名稱數量等基本信息，對于不同廠家、批次和具有時效性的配件，管理起來比較煩瑣；二是盤庫效率不高，人工登記過程緩慢，容易出現錯誤；三是統計過程耗時較長，在上報月度報表、計算成本消耗等方面需要花費較多的時間；四是相關人員無法直接獲取配件信息，必須通過配件管理人員進行查詢。如生產人員不能方便獲知配件庫存種類和數量是否滿足下一周期所需，計劃管理人員難以根據庫存情況及時提報計劃等，這可能導致配件供給不足進而造成生產延誤，或者某些配件出現過剩，而且業務科室對基層進行監管也存在不便。

導致這些問題產生的原因是多方面的，既有制度的因素，也有人的因素。第一，有的管理制度存在多年，已經與現在的發展需求不相適應；第二，基層單位的配件管理人員業務水平參差不齊，個別單位對配件管理崗位不夠重視，不組織學習培訓；第三，各單位之間的情況各異，配件管理的工作內容和工作量也有很大差別；第四，雖然此前就有要求推進配件管理工作信息化發展的呼聲，但ERP 系統的開發成本較高，部署和使用復雜，而各基層單位的條件有限，部分年齡偏大的管理人員對學習新技術的熱情不高，導致了一方面基層的配件管理難以納入ERP 系統，另一方面基層人員對于利用ERP 系統開展工作也缺乏積極性，最終導致配件管理工作的信息化發展進展緩慢。

盡管傳統的隨鉆儀器配件管理模式延續多年，變更工作方式存在一定的阻力，但是應當轉變發展理念，充分認識推進信息化、實現數字化轉型的重要性和緊迫性。經過調研，結合各單位的生產實際情況，我們設計了一種隨鉆儀器配件數字化管理模式，并在一些單位開展了試點應用，取得了良好的成效。

2 隨鉆儀器配件數字化管理模式的設計與應用

隨鉆儀器配件數字化管理模式是在滿足隨鉆儀器配件管理要求的基礎上，發揮數字技術的優勢來改變傳統配件管理模式中的某些具體工作方式，實現對配件管理過程的優化，使其更加高效、便捷和可靠。具體來說就是將編碼方案、軟件開發技術和硬件設備相結合，將原始的配件信息編碼化，紙質記錄賬本軟件化，出入庫和盤庫過程硬件化，通過建立一套完整的配件管理系統及運行流程，實現配件管理過程的數字化。包括以下幾個關鍵環節。

2.1 編碼方案

編碼是對當前納入隨鉆儀器配件管理的所有配件逐項進行唯一編號，以便于統一管理。編碼方案包括編碼規則和編碼技術。在設計編碼規則時，要確定好配件類別，且要充分考慮到編碼的唯一性、穩定性、無含義和容量因素。確定配件類別相當于為編碼劃分號段，用編碼的某些位數表示特定的信息，但不宜分得過細。如果劃分過細，有的號段需求不高，出現閑置造成編碼容量變小，并且有些配件會出現分配困難。一般分為配件種類和配件項目即可。唯一性是指一項配件只對應一個編碼，一個編碼也只對應一項配件。穩定性是指編碼一旦確定，除非對應的配件本身特征發生變化，編碼應能夠長期使用。無含義是指編碼的配件項目部分不需要表現出配件的任何特定信息，使用連續流水號即可，有利于充分利用編碼容量。編碼容量可根據編碼規則算出，在設計編碼規則時應考慮容量因素，不僅要滿足當前的配件管理需求，也要為以后可能增加的配件項目預留空間。

很多配件在進入本企業的配件管理環節時已經有了一些編碼，比如全球貿易項目代碼GTIN、集團內部的物資編碼、生產或銷售企業的內部編碼等，但是這些編碼并不能夠直接作為本企業的內部編碼使用，因為這些編碼對于本企業來說都是不可控的。既不能保證本企業的所有配件都在這些編碼范圍內，也不能為新的配件分配編碼。因此有必要在企業內部建立編碼規則，確保配件管理使用的編碼能夠滿足需求。

常用的編碼技術有兩種，即條形碼和二維碼。條形碼編碼簡單，識讀方便，可靠性高，但攜帶的信息有限。二維碼編碼復雜，使用成本高，可攜帶較多信息，通常在需要溯源、防偽或者其他必要場合才會使用。本編碼方案采用條形碼技術，支持《GB／T 18347－2001 128 條碼》標準，采用純數字格式編碼，便于實現快速準確的識讀。

2.2 軟件設計與開發

軟件部分設計實現了基于.Net Framework 平臺、C＃語言和Firebird 數據庫的隨鉆儀器配件管理系統。系統由服務端和客戶端程序組成，服務端運行于企業服務器上，負責通信服務和主程序的啟動、數據的存儲和調用，用戶通過客戶端程序與通信服務的交互，實現對配件數據的錄入、修改、刪除和查詢等操作。

隨鉆儀器配件管理系統在功能上分為七個功能模塊，包括用戶與權限管理模塊，計劃管理模塊，供應商與采購管理模塊，基礎信息管理模塊，出入庫管理模塊，盤點、統計與報表模塊以及系統管理模塊。用戶與權限管理模塊負責創建用戶并配置權限，用戶分為超級管理員、單位（部門）管理員、業務員以及只讀用戶四個層級，其中只讀用戶的權限僅限于查詢被許可的數據，適合于生產人員和監管（審計）人員使用。計劃管理模塊實現生產計劃信息的記錄。供應商與采購管理模塊實現對供應商信息與采購信息的記錄。這兩個模塊的信息可以直接從ERP 系統數據導入。基礎信息管理模塊記錄配件名稱、型號、單位、編碼等信息。出入庫管理模塊負責記錄入庫（出庫）的驗收人（領料人）、時間、配件名稱、數量、批次等信息。盤點、統計與報表模塊負責生成盤點數據、統計消耗、生成報表等功能。系統管理模塊負責期初開賬、設置庫存預警數量等功能。

對于軟件的業務邏輯和數據，既要滿足生產經營的實際需求，又要避免與ERP 系統的交叉重復。在需求調研時要充分傾聽最終用戶的意見，投入運行的軟件版本要簡單易用，靈活高效，可靠穩定。對于能夠引用的數據應該支持數據導入或批處理功能，對外提供的數據則應預留接口，以便不同的業務系統間實現功能對接。

2.3 運行流程

建立隨鉆儀器配件管理系統的主要目的之一就是實現對各種配件賬表和實物的有效管理。要實現良好的管理效果，除了具有軟硬件條件，還要形成適合的業務運行機制和流程。利用系統開展配件管理工作的前期準備如下：

（1）建立服務器空間，配置軟件運行環境，安裝服務端程序并確保程序正常運行；

（2）服務端程序創建新的賬套，運行客戶端程序，連接服務端程序的賬套；

（3）配置系統基礎信息，創建新的用戶并配置權限；

（4）錄入配件基礎信息和期初數據等內容；

（5）利用標簽打印機按照配件信息和編碼方案打印配件管理標簽，包括配件名稱、型號和條形碼等信息，并粘貼于對應配件的貨架位置；

（6）執行開賬操作。

完成開賬之后，配件管理系統就可以正式投入運行。以出入庫工作為例，其工作流程為：

（1）導入當期計劃與采購數據；

（2）入庫：驗收配件，創建采購入庫單，選擇對應的計劃與采購信息，選擇配件信息，填寫數量和驗收人等內容，保存入庫單；

（3）將配件存入庫房，審核入庫單，此操作完成后配件庫存數據將更新；

（4）出庫：創建領料出庫單，按照領料人申請的名稱和數量取出配件并用掃碼槍掃描配件管理標簽的條形碼相應的次數，填寫領料人等內容，保存出庫單；

（5）審核并打印出庫單，由領料人在出庫單上簽字，將配件移交給領料人。

盤點工作的流程為：

（1）設置掃碼槍為盤點模式；

（2）在庫房中清點每項配件數量，用掃碼槍掃描該配件管理標簽上的條形碼相應的次數；

（3）所有配件掃描完成后，在配件管理系統中創建盤點單據，導入掃碼槍存儲的編碼數據，系統會將編碼識別為對應的配件名稱并對重復的編碼進行數量累加，最終得到完整的盤點數據；

（4）執行生成盤點報表，系統將盤點數據與庫存數據進行對比，并顯示盤點結果。

3 推行隨鉆儀器配件數字化管理模式的成效

3.1 建立更加科學的隨鉆儀器配件管理模式，減輕配件管理人員的工作負擔

隨鉆儀器配件管理系統作為隨鉆儀器配件數字化管理模式的技術支撐，能夠將以往各單位獨立的配件管理活動組織協調起來，納入統一的運行機制，實現配件在企業內部涵蓋計劃、采購、庫存和使用的全周期管理，提高管理的標準化、專業化和規范化水平。利用隨鉆儀器配件管理系統，配件管理人員不必在賬本記錄上消耗過多精力，數據僅需一次操作即可完成全局更新。系統投入試運行以來，由記錄不及時導致的賬實不符現象得到有效控制，基本消除補登補簽行為。各項數據錄入、查詢以及統計和報表工作消耗的時間均大幅縮短，系統導出的報表格式不會出現問題，自動填寫內容相對紙質版的手工填寫更加完整清晰，配件管理人員的工作負擔切實得到了減輕。

3.2 提高企業的生產運行效率，盤活內部資源，助力企業實現降本增效

推進隨鉆儀器配件數字化管理有利于增強企業的核心競爭力，加快業務辦理流程和組織結構優化，提高生產效率。一方面，配件數字化管理模式實現了不同層級、不同崗位的協同工作，提高了信息獲取和傳遞的及時性，如業務科室可以直接看到基層單位的配件庫存和消耗，不再需要到基層單位查賬；另一方面，也讓企業內部跨部門的數據共享得以實現。各個單位的小庫房在系統里共同組成一個虛擬的大庫房，有助于實現對配件的高效利用。如果A 單位需要的某項配件在B 單位有閑置，可以利用調撥手續實現配件的跨部門流動，減少了新增采購和資產閑置，降低了生產成本。

3.3 推進隨鉆儀器配件管理工作合規化，監管工作前移，對違規事項由事后處理轉向事前預防

傳統的隨鉆儀器配件管理工作內容繁雜，業務科室對基層單位檢查一次的工作量也比較大，無法實現面面俱到。對于生產優先的基層單位來說，經常有先找供應商要配件而后報計劃的情況，雖然企業屢次要求禁止“事后計劃”，但缺乏有效的糾正措施，業務科室很難強制要求基層單位因為配件缺乏而生產等停，畢竟涉及企業經營問題。隨鉆儀器配件數字化管理模式實現了配件管理工作在運行和監管方式上的轉變。基層單位的所有配件出入均可由業務科室進行監控，各類報表可以做到實時查看；新到配件必須在生產計劃上有對應項才可入庫；設置合理的庫存上下限閾值，達到閾值自動提示相關人員。通過技術措施與管理措施相配合，實現了監管工作從事后處理到事前預防的轉變，促進了企業的合規化發展。

4 隨鉆儀器配件數字化管理的下一步規劃

4.1 繼續完善系統功能，優化系統的軟硬件設計，加大推廣應用力度

隨鉆儀器配件管理系統經過一段時間的運行，基本滿足了企業的配件管理需求，實現了預期的各項功能。接下來將根據使用人員的反饋意見對系統各項功能進行完善，并開展規模化推廣應用。根據需要，適時開發成本管理模塊，對配件成本和成品出庫等進行管理。

4.2 加強不同業務系統間的互聯與接入。利用大數據開展生產研判，提前應對配件需求波動

隨著企業信息系統數量的增加，各系統的數據不應成為“孤島”，而應該積極開展交叉互聯研究，推廣數據引用，減少重復錄入，深挖數據價值。配件管理系統在設計階段已經預留了接口，可以實現與生產經營、財務等系統的對接，通過全局數據來分析生產形式、任務、價格等因素與配件消耗的關系，建立預判機制，提升企業庫存控制及倉儲管理的整體效率和質量，促進企業經營目標的實現。

4.3 加強隨鉆儀器配件管理系統的身份認證方式和可靠性建設

在現階段，出庫單的領料人項目由配件管理人員錄入，單據打印后由領料人進行簽字。接下來系統將開發數位板和指紋識別模塊的接入功能。利用數位板采集領料人的現場簽名，或者利用指紋識別模塊采集領料人的指紋進行身份認證，是確保出庫環節真實性的重要保證。在實現電子認證安全可靠的基礎上，可以逐步取消紙質單據。

4.4 開發隨鉆儀器配件管理系統移動端程序

以平板電腦和手機為代表的智能移動設備的普及為現代化辦公提供了巨大的便利，企業的一些信息系統已經具有了移動端程序，智能設備能夠提供比計算機更為快速方便的數據查詢和錄入功能。在隨鉆儀器配件管理領域，利用智能設備的攝像頭可以方便地采集和識讀配件管理標簽上的條形碼，從而快速完成配件出入庫的登記工作。下一步將做好隨鉆儀器配件管理系統移動端程序開發的準備工作，力爭讓配件管理過程更加便捷高效。

5 結語

數字技術的快速發展給世界帶來了前所未有的大變革，催生了企業發展的新業態、新模式，已成為全球經濟發展的重要驅動力。許多大型跨國企業也正在積極推進數字化轉型工作。對于延續多年少有變革的隨鉆儀器配件管理工作來說，數字化是挑戰，但更是機遇。將數字化融入配件管理工作，以科技創新促進管理水平提升，推動配件管理工作的科學化、規范化、高效化，實現企業的高質量發展，必將大有可為。