加強行政事業單位庫存物品預算管控措施

巴煥忠 德州市丁東水庫運行維護中心

引言

隨著財務會計向管理會計的轉型，勢必要加強庫存物品全過程管理，其核心是向管理要效益和效果。通過適用的管理程序和方法優化管理制度克服管理短板堵塞管理漏洞，實現管理科學取得管理效能。進一步減少資金占用，降低持有成本盤活庫存物品提高管理質量，幫助行政事業單位進行服務成本核算，為作出科學決策提供數據支持。

一、加強采購預算管理，以預算管理為綱

（一）科學編制預算

建立和完善行政事業單位預算管理組織架構，樹立預算管理理念使預算控制意識深入人心。在編制年度部門預算時，應當將政府采購庫存物品單獨列出報主管部門或本級財政部門匯總。編制預算過程中注重上下協調、反復溝通，有效避免預算編制脫離實際現象，提高預算編制科學性、合理性和可執行性。依據預算按月編制采購計劃按次提交采購申請。根據采買市場變化趨勢和當前庫存以及工作實際需要，充分利用信息系統合理安排采購計劃，確定采購日期和數量確保庫存處于最佳狀態，同時避免造成庫存短缺或者積壓。

（二）嚴格預算執行

要把預算執行與預算編制列于同等重要的位置，不能只強調預算編制，忽視預算執行造成編制與執行脫軌，搞形式上的全面預算工作。只有這兩個方面兩手抓兩手都要硬才行。要在預算執行過程中加入預算控制，確保預算執行進度符合預算管理要求，穩步實現預算管理目標。建立內部授權審批控制，明確采購崗位權限范圍、執行程序和相關責任。對于大宗物品采購應當納入單位“三重一大”管理范圍，實行單位領導班子集體決策。做好總額控制與單項控制的平衡，可以單項控制為基礎，嚴格進行總額控制。定期通報預算執行情況，研究解決預算執行中存在的問題，對照預算進行比對，分析差異產生原因并根據差異大小和性質，提出具體可行的改進措施。

二、嚴格采購管理，以制衡監督為主線

（一）貫徹執行政府采購制度

采購的物品屬于納入集中采購目錄，應當實行政府集中采購。采購的物品屬于集中采購目錄之外但達到限額標準以上，應當實行政府分散采購。采購物品未納入集中采購目錄且未達到限額標準，可以自行采購。但是，嚴禁為了控制達到限額標準，而人為故意進行業務拆分。除需要采購的物品在國內無法獲取或者無法以合理的商業條件獲取，一般應在國內市場采購且應優先購買節能環保、自主創新的國產產品。采購方式一般有公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源和詢價。采購人選擇適用的采購方式，合理確定供應商采購質優價低的物品，減少舞弊或遭受欺詐。及時規范發布政府采購信息暢通質疑投訴回復渠道。

（二）科學規范采購流程

行政事業單位應當建立采購申請制度，嚴格按照預算執行進度辦理請購手續。根據已批復的預算指標提出申請，不得超出可用指標額度，必須將指標額度、支出事項和執行申請一一對應。建立科學的供應商評估和準入制度，確定合格供應商清單與選定的供應商簽訂質量保證協議。落實合同管理制度，與確定的供應商簽訂采購合同，明確雙方權利、義務和違約責任。做好采購業務各環節的記錄，確保采購業務的可追溯性。建立健全相關信息公示制度，確定信息公開的內容、范圍、方式和程序。實行自行采購的庫存物品采購業務應歸口管理，一般由單位辦公室統一辦理采購業務并且專人經辦，形成單位內部集中采購優勢。應避免單位內部科室之間“各自為政”，分散財力滋生隱患。對于特殊專用物品，相關業務科室派專人協助采購，也可經單位分管領導批準由業務科室直接經辦采購。

三、強化倉儲管理，以管理效益為重點

（一）嚴密組織驗收入庫

庫存物品在取得時應當按照成本進行初始計量。構成庫存物品成本主要包含購買價款、加工費、相關稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及使得庫存物品達到目前場所和狀態所發生的應歸屬庫存物品成本的一切相關支出。但是倉儲費用、日常維護費用以及不能歸屬庫存物品達到當前場所和狀態所發生的其他支出，不計入庫存物品入庫成本。根據行政事業單位內部控制制衡性原則，驗收人員的選定要符合在業務流程、職責分工、歸口管理等方面相互制約和相互監督的要求。保管崗位與采購崗位分離，保管崗位與驗收崗位分離。落實入庫單據制度，列明入庫物品名稱、數量、單價、質量等級、規格、責任人簽字等信息，保證入庫工作質量。

（二）嚴格保管人員任用

單位應當以書面形式（崗位責任書或其他相關文件）規定保管崗位的專業能力和職業道德要求，明確崗位職責、崗位權力以及與其他崗位或外界的關系，并將上述書面要求落實到保管崗位設置和人員配置中。保管人員應實行輪崗制度，明確輪崗周期，不具備輪崗條件的單位應當采取專項審計等控制措施。單位應當把好保管崗位人員任職關口，將職業道德修養和專業勝任能力作為選拔和任用保管人員的重要標準。完善保管人員的培訓、評價、輪崗等機制，確保保管人員具備相應的工作資格和工作能力。

（三）保管方法要科學

實行雙人雙鎖管理，雙人驗收，雙人發放，清點人和復核人共同辦理出入庫業務。執行定物定位管理，有序存放。有條件的單位可以實行二維碼管理，落實分類管理要求，做好各種防護工作。主要包括防火、防盜、防潮、防銹、防腐、防霉、防鼠、防塵、防爆、防靜電等。對于特殊性質和倉儲有特殊要求的物品，應分間分庫儲存，并在醒目處標明物品名稱、性質、危害、管理要求等信息。

對重要的、性質特殊的庫存物品，根據實際需要可以采取嚴格限制未經授權的人員直接接觸，避免發生意外的可能。做好倉庫巡視檢查制度，主要檢查防雷電、用電、防火、防盜等設備設施的安全性，并做好倉庫安全巡查登記。

（四）建立領用管理制度

行政事業單位庫存物品出庫計價應根據實際情況采用先進先出法、加權平均法和個別計價法確定。但是，出庫計價方法一經確定，不得隨意變更，確需變更的應按照會計政策變更的要求進行處理，采用追溯調整法進行調整。上述出庫計價方法不是三選其一，非此即彼。可以根據庫存物品性質、用途、金額大小等因素，選用三種方法分別計價，但是對同一種類、同一用途等分類標準而選用出庫計價方法，需要分類標準前后期統一，選擇的方法前后期一致。對于單位價值高、不能替代使用、有特定用途的庫存物品通常采用個別計價法。對于低值易耗品、包裝物等量大且價值不高的庫存物品可采用“一次轉銷法”或“五五攤銷法”確定出庫計價成本。大批庫存物品、貴重物品或危險品的發出應當實行特別授權。對于在使用過程中基本保持物質形態的物品，在領取新品時執行交舊領新制度，應將損壞、廢舊的物品交回，對于丟失被盜等無法交回的情況，應由原領用部門（科室）說明情況，并經單位分管領導批準，可給予正常發放。

1.建立領用標準。根據實際管理需要，平衡管理成本，采用限額管理或定額管理辦法。無論采用哪種管理辦法，重要的是制定限額或定額管理標準。可以采用歷史標準、計劃標準、專家指導標準等，標準的制定要切合實際，不宜太松，也不宜太緊，既要達到節約經費支出，更要以完成行政管理和事業服務職能為落腳點。例如：以人員數量、設備數量、出勤工時等為定額消耗依據；以科室、項目、工作任務等為限額消耗依據。使經費支出標準化，用限（定）額標準指導年度預算的制定，采取年度消耗以預算為準，月度發放以采購計劃為限制，形成環環相扣的管理控制程序。

2.領用票據制度。凡是物品出庫必需履行出庫單據，嚴禁無單據、打白條辦理出庫業務。認真檢查出庫單據，查看是否填列完整，審批簽字是否齊全。對于填列不全，審批簽字不合規的保管人員有權不予發放，視情況嚴重程度向主管人員報告。對于限額或定額管理的物品可以填制限（定）額領用單，標明限額數據（總定額）和已領取額度信息，實時反映重點物品的領用和結存情況。在特殊緊急情況下，可以特事特辦，在單位分管領導批準下先進行物品發放后補辦出庫手續。

3.加強責任管理。發放及時是保證工作順利開展的重要條件，在出庫手續健全的前提下，保管人員要力求簡捷高效及時發放到位。發放準確是出庫工作的重中之重，沒有準確出庫計量記錄，出庫管理工作將變得毫無意義。這就要求保管人員嚴格按照出庫單據所列的物品編號、品名、規格、質量、等級、單位、數量等辦理出庫業務。做到單貨相符，準確無誤的清點移交，避免差錯。領用責任重點在于易燃、易爆、易揮發、易腐蝕等發生危險程度高的庫存物品。堅持誰發放誰負責，誰領用誰負責，壓實第一手責任人的責任。對具有使用有效期的高危物品，認真核對安全有效使用期范圍，做好登記手續。對高危物品領用可以提高審批權限，嚴格領用手續。

四、加強檢查監督，確保庫存物品安全

（一）抓好盤點清查工作

盤點是確定庫存物品實存數，查明賬存數與實存數是否相符的必要專門方法。盤點的另一個重要作用，可以查明庫存物品儲備和利用情況，對于儲備過多、長期積壓閑置利用率低的物品，要按規定及時予以處理或者加速利用，對于不配套的物品應及時補缺配套形成使用價值或者調配給其他單位使用等。從而做到合理配置物盡其用減少資金占用，加速資金周轉提高經費使用效益。盤點工作要周密組織，制定盤點方案確定盤點人員明確盤點內容、時間、步驟、方法等，準備計量器具，編制盤點清單，形成盤點報告。盤點清單一般一式三份，一份由盤點人員留存備查，一份交由實物保管人員保存，一份交財會部門與賬簿記錄進行核對。經過盤點如果賬實不符，應及時查明原因分清責任，按照庫存物品管理工作存在的主要風險點，重點考慮是否由于計量、檢驗不準確而造成的差錯；是否屬于保管過程中發生的自然損耗；是否會計記錄錯誤；是否管理不善造成霉爛、損壞；是否不法分子營私舞弊或者丟失被盜等，通過庫存物品的盤點達到賬實相符，以保證會計資料的客觀真實性，為編制行政事業單位財務報表和預算會計報表做好準備。

（二）嚴格庫存物品報廢處置

雖然庫存物品相對于固定資產價值較低，但也不能忽視報廢處置環節的管理，尤其是大宗物資集中處置更要引起重視，形成全過程閉環管理。避免抓大放小，造成管理真空。首先看是什么原因導致的報廢，是采購計劃制定問題還是實際需要發生變化問題，又或者是管理不善問題等等，一定要深入調查分析找準問題產生根源分清管理責任。其次手續是否齊全，報廢處置物資要履行必要的會議決定、申請報告、審批簽字等手續，一般按經費來源和管理責任辦理報廢處置程序。最后看處置方式是否合規，處置價格是否公允，依照上級批復或相關處置規定執行，重點關注授權自行處置方式，對于有回收價值的需要擇優選擇收購商，既要收款可靠又要出價絕對高于其他收購商，清理凈收益及時入賬上繳實行“收支兩條線”管理。

五、利用信息系統，實現管理智能化

建立和完善行政事業單位庫存物品管理信息系統，促進庫存物品管理流程與信息系統的有機結合，實現庫存物品數量、質量動態管理，減少或消除人為操縱因素。單位可以根據崗位業務需要，加強對重要業務權限的管理設置，禁止不相容職務用戶賬號的交叉操作。及時、準確地提供庫存管理信息，為單位科學決策貢獻一份力量。在加強行政事業單位信息集成和共享的同時，也要加強信息安全控制。在傳遞涉密或關鍵數據時應采取加密措施，確保信息傳遞的保密性、準確性和完整性，避免泄露信息為不法分子所利用。落實專人維護，防范網絡攻擊和非法侵入，防護信息系統安全和網絡安全。對重要的數據資料應當留有備份，以便在遭受意外損失或毀壞時重新恢復，這在計算機處理條件下尤為重要。

結語

行政事業單位庫存物品管理對提高財務管理效益和發揮行政事業單位效能具有重要意義。只有加強庫存物品全過程跟蹤、精細化管控、規范化管理才能真正實現內控管理無盲區，科學管理出價值。在實際操作過程中轉變庫存物品管理觀念，從預算源頭抓起嚴把出入庫關口，科學運用倉儲技術利用信息系統及時為行政事業單位科學決策提供可靠信息，在有限的財力范圍內為確保行政事業單位高效運作，實現最大的經濟管理價值提供保障。