ERP在行政事業單位財會管理中的應用

付春 棗莊市港航和機場建設發展中心

引言

行政事業單位管理向信息化方向轉型，是目前改革的重要任務之一，單位中的財會管理工作也脫離了傳統人工作業模式，轉而應用信息化軟件。其中最為普遍的便是ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源計劃）財務軟件，該軟件與財會管理相結合，對比一般軟件其優勢更為明顯，并且可以實現物資資源管理、人力資源管理、財務資源管理、信息資源管理的集成，在行政事業單位中構建一體化管理機制。當前在財會管理中運用ERP還依然有一些問題存在，為了能夠充分發揮出ERP對于財會管理工作的優勢，本文針對這一問題展開討論，總結ERP在財會管理中的有效應用對策。

一、財會管理工作中的ERP概述

立足于行政事業單位角度，ERP屬于一種新型管理理念，也可將其作為一種系統，可以實現各項管理工作的統一，提高管理工作效率。對比傳統管理模式，ERP是以信息技術為依托，基于供應鏈維度實現單位內部所有資源的集中管理，覆蓋面較廣，實現數據與資源的整合，提高行政事業單位內部數據傳輸的流暢性，也能夠實現外部環境中數據共享，加強單位資源配置合理性和業決策可行性。

對比西方的一些發達國家，我國應用ERP起步較晚，所以在ERP的實踐中依然存在諸多問題，具體包括以下幾點：（1）我國引入ERP系統，有很多專業詞匯依然使用英語，如JIT（Just In Time，準時制）、CIMS（Computer/contemporary Integrated Manufacturing Systems計算機/現代集成制造系統）等。這些英語專業詞匯，可能會給行政事業單位中的工作人員造成心理上的壓力，部分財會管理人員不能精準把握流程。另外，很多單位中構建ERP系統，系統操作、專業術語均借鑒了其他國家的經驗，與行政事業單位的要求不符。財會管理人員對于其他國家的ERP操作比較陌生，所以操作熟練度不高，降低財會管理效率。

很多行政事業單位引入ERP，極大地推動了軟件開發、生產行業的發展。例如部分ERP軟件生產廠家在其他國家ERP發展與實踐中借鑒了一些經驗，但是卻沒有聯系行政事業單位實際，對ERP應用造成限制，也不利于財會管理轉型。ERP服務的實施主體包括第三方機構、政府部門、軟件商，各個主體之間相互獨立，為行政事業單位財會管理工作提供服務，同時按照對于ERP理解提出優化與應用的建議。實際上行政事業單位財會管理操作中，并不會采納全部建議，導致ERP操作會面臨一些消極因素。

二、ERP在財會管理中的要點

（一）區分ERP和其他財務軟件

ERP和其他財務軟件相比，原理方面有明顯的差別。一般財務軟件是以財務核算為對象，單一地負責收入、記錄、整理。ERP系統在業務處理過程中，將處理流程作為引導，系統會自動分錄，聯系所有的財務模塊，循環遞進高效完成財務核算工作。對于各類財務管理工作，ERP系統可以根據提前確定的會計科目，自動化生成會計憑證，并且及時更新分類賬目。由此可見，ERP可以代替人力資源，提高財會管理效率。

（二）財會管理和ERP聯系

行政事業單位財會管理工作構建ERP系統，應注意控制系統構建與安裝的速度。行政事業單位財會ERP系統比較煩瑣，也存在諸多風險。為了充分發揮出ERP對于財會管理的優勢，行政事業單位應該提前確定ERP目標與工作計劃，實施財會管理過程中落實整體規劃，確保財會管理規劃得到有效落實。此外，ERP系統還可以加強行政事業單位財會管理系統運行的穩定性，通過深入探索ERP系統，推動財會管理信息化轉型。

（三）ERP財務管理模塊

財會管理應用ERP，主要是財會數據的記錄、核算，并對行政事業單位經濟活動中資金變動過程、結果作出分析，包括總賬、應付賬款、應收賬款、固定資產等。利用ERP可以實現行政事業單位中經營資源、信息資源集成，對于行政事業單位而言，幫助其制定更加科學合理的決策。因為ERP并不只有基礎的財會功能，在透視經營、業務發展等領域也有明顯的應用價值，經濟活動信息保證一致性，實現行政事業單位財會、業務之間的協調發展。

三、行政事業單位財會管理現狀與建議

（一）財會管理現狀

1.財會管理理念不足

行政事業單位在經營管理中有明確的定位，所以難免會有部分行政事業單位的財會管理缺乏重視。經濟效益約束力度不強，行政事業單位理解財會管理工作，始終局限在基礎層面的會計核算，只是要求資金收支詳細、明確，即做到有賬可查即可，反而在利用財會管理提高行政事業單位績效沒有足夠的關注。

2.預算管理不合理

行政事業單位政府在編制采購預算方案時，無法完全規避盲目性、隨意性的問題，方案執行過程中沒有合理安排工作人員，而且后續跟進也滯后，考核評估與獎懲機制不夠完善，導致政府采購受到干擾。結合目前ERP的應用經驗，政府采購規模超支、采購價格高、采購產品隨意變更等問題比較常見，可能會降低財會管理效率。

3.財會人員信息化水平不足

行政事業單位中的財會管理人員雖然整體上與人才要求相符，但是個別財會管理人員對于現行市場經濟法律法規的熟悉度比較有限，ERP實務操作相對模糊，也因此降低了行政事業單位財務數據的真實度性。因為財會管理人員的信息化水平有待提升，所以也直觀地影響到單位整體信息化建設進程。

（二）解決對策

1.加強財會管理認識

行政事業單位在信息化、數字化環境下，務必創新財會管理理念，特別是財會管理人員，一方面應該學習新的財會管理理論知識，熟悉現代化財會管理軟件與工具的操作要領。另一方面財會管理人員必須在工作中深入落實信息化管理方法，發揮ERP優勢，創新行政事業單位的財會管理模式。除此之外，行政事業單位需要進一步完善財會管理體系，設置相應的工作崗位，落實監督機制，定期對單位中的資金收支進行抽查，考核財會管理人員績效，不斷完善財會管理制度和會計核算體系，使得行政事業單位的財會管理效率得到提升，這也有利于推進行政事業單位轉型。

2.提高預算管理合理性

對行政事業單位財會管理工作給予重視，應該要著重加強預算管理，提高預算管理合理性。建議從管理人員著手，熟悉預算管理流程以及相關要求，科學編制采購預算方案，杜絕采購的盲目性與隨意性。科學應用ERP創新預算管理模式，使行政事業單位中與預算管理相關的信息、資源能夠有效集成，切實提升預算管理效率和信息化程度。

3.組織財會人員培訓

財會管理和ERP的有效結合，必須不斷提升財會管理人員專業素質，做好人才儲備工作。建議調整財會管理人員薪資待遇，并提升準入門檻，對于單位中已有的財會管理人員，應該定期培訓，指導其財會管理新知識和ERP系統實務操作技巧。財會管理人員還應該參與專業資格認證考試，不斷更新個人的財會專業知識架構，實現財會管理專業水平的提升。為了能夠提升財會管理人員信息化程度，建議行政事業單位在財會管理工作方面給予資金方面的支持，用于建設ERP系統，采購系統建設需要用到的設備與軟件系統，同時還應該做好設備的日常維護與保養，定期查殺財務軟件系統病毒，保障單位內部財會管理安全性。財會管理人員必須充分掌握ERP財務軟件系統操作技能，建議參加單位組織的培訓班，提升個人ERP財務軟件系統應用水平。

4.ERP系統調試

行政事業單位選擇ERP軟件時，因為各個軟件商提供的軟件功能、型號均不相同，所以行政事業單位開展財會管理工作，務必要結合實際管理需求，選擇最為契合的ERP軟件。關于ERP系統的設計，必須與財會部門權能、權限、人員等結合，通過與ERP供應商的聯系，將行政事業單位在財會管理方面的基本需求與之交流，為其設計軟件提供方向，使最終獲得的ERP系統與行政事業單位內部環境、財會管理工作更為契合。ERP系統正式投入使用前，需要采用以往積累的數據信息對系統進行測驗，財會管理人員將操作流程公開，使其他工作人員能夠熟悉操作流程。對于ERP系統的應用，還應該充分展現行政事業單位的特征，體現出ERP個性化、針對性，將行政事業單位各個發展階段作為ERP應用的側重點，按照各階段特征，對ERP系統結構與功能作出調整，使其可以滿足行政事業單位財會管理工作的基本需求。換言之，ERP系統在行政事業單位每一個發展階段都能夠發揮出其作用，使單位內部環境得到改善。財會管理系統包含大量數據，而且數據本身變化也非常明顯，這就需要充分考慮財會管理實際，調試ERP系統，加強ERP系統和財會管理工作的契合度。

四、ERP在財會管理工作全過程中的運用

（一）預算管理

ERP系統在財會管理工作中應用，結合當前最新的財會管理流程，需要對系統進行權限的安排，而且行政事業單位中財會管理機構也應該做出相應調整，創新財會管理制度。行政事業單位中的預算管理部門，主要負責策劃預算、預算額度審核與修訂、預算方案評估與編制等。除了上述基礎職能，預算管理部門還參與到行政事業單位中項目庫管理、擬定行業融資政策等相關工作中，可以說行政事業單位財會體制相關工作必須有預算管理部門的積極配合。當前政府部門給出的預算會計報表格式，是行政事業單位中比較常用的預算編制格式，該格式具有較強的銜接性，但無法表現出歷史收支以及預算收支所具有的經濟性。為此，行政事業單位構建ERP系統，憑借該系統集成性特征，將原本財會管理工作中的一些問題予以解決，對于預算格式的編制，行政事業單位預算收支可通過政府部門提供的預算報表格式，全方位反映資產情況與資金累計情況，并充分利用行政事業單位會計報表，通過報表的附加更加清晰地了解行政事業單位之間使用基本情況。

（二）資產管理

由于ERP系統流程指向性非常強，因此行政事業單位可以根據部門構建ERP系統的特點，設置相應的資產管理中心，主要負責數據信息傳遞，并對部門管理資產進行應用配置與處理。除此之外，資產管理中心還具有編制資產統計報告、登記資產產權、保全資產、評價與考核效益、資產清查與監管等職責。ERP系統在資產管理工作中應用，如，制定政府采購方案與策略、編制采購計劃、安排相關部門負責統一采購工作，對需要采購的物資加以統計，股份制改造資產實施重組，股份制改造股權還需合理設置，處理股份制改造資產、清產核資和產權、處理產權糾紛、管理資產處置等也可通過ERP系統實施。通過行政事業單位現有資產的評估管理處置，加強規范使用與預算內外建設資金的監督，從而充分提高資產管理信息化水平與效率，并實現ERP與資產管理的充分融合。

（三）財會操作自動化

若在行政事業單位中普及ERP系統，最為直觀的優勢便是在構建的ERP系統中，將記賬、報賬等基礎的財會操作集成化處理。以往這些工作通常是由財會管理人員手動完成，各個部門采集、整理數據后，上報給財務部門，通過網絡系統審核、校對財會數據，不僅會延長這一系列財會操作的時間，還會導致人力資源的浪費。應用ERP之后，可以有效節約財會操作的時間與精力。例如很多行政事業單位開始應用網絡報銷系統，該系統具有數據簽名、多級復核、自動計算、信息記錄等功能。報銷憑單通過電子簽名可以避免出現防偽簽名這一問題；系統多級復合方面，憑證和付款均采用二級復核，一旦發現問題便可以馬上提出、糾正；在自動計算方面，網絡報銷系統具有自動化計算憑單和補助的功能，提高計算精準性；網絡報修系統進行信息記錄，主要記錄的是核算操作的全過程，有利于明確財會管理人員承擔的責任。在系統中儲存的信息數據，如果沒有獲得批準，便不能隨意更改，由此也保證了系統中儲存財會信息的一致性，并推動行政事業單位財會操作自動化轉型。

結語

綜上所述，行政事業單位財會管理工作非常關鍵，但在信息化環境下也必須作出調整，如果一直沿用傳統的管理模式，不僅會浪費人力資源和信息資源，還不利于行政事業單位信息化轉型與創新。為此，針對當前財會管理的發展趨勢，行政事業單位廣泛應用ERP系統，將單位中財會管理信息資源加以整合，并且使財會管理工作和單位內部其他管理業務緊密連接，實現管理一體化。在ERP系統的幫助下，不僅提高了財會管理效率，也能夠在線完成所有財會管理工作，加強財會信息精準性，也為今后行政事業單位管理工作的創新與轉型奠定了基礎。